酒店采购工作程序

篇2：酒店采购部工作程序

采购部工作程序

第一节:采购基本程序

一、采购审批程序:

流程表:使用部门经理——仓库主任——采购部经理——财务部成本主管——财务部经理——主管副总——总经理

二、采购审批权限

采购内容限制金额批准人

库存物品$元至$元

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生鲜、食品$元至$元

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家私$元至$元

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文具$元至$元

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办公设备$元至$元

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日常维修配件$元至$元

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工程设备$元至$元

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三、基本程序:

1、使用部门申购;

2、报价;

3、报批;

4、订货入仓。

四、采购货品分为:

1、货仓存货补充:仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化,货品库存量到达最低界线时,填写采购申请单。库存最低线,也称采购线,是酒店为保证供应,减少资金积压而确定的订货点的库存量,它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限,进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。

2、部门新增物料:各部门固业务所需要设备或物料时,由各部门填写采购申请单,按采购审批程序获得批准后,由采购部组织实施。

3、部门更替旧有设备或物品:当酒店的经营活动至一定周期时,操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。

4、食物和饮料以及烟酒供应:食物和饮料以及烟酒供应品性质不同,且受客人流量和消费高低的影响,故每大都有很大的流量,食物和饮料以及烟酒品质方面的选定,需要厨房部门、酒吧、采购部和成本主任、仓库主任的合作,以便以最佳的食物,产出最好的菜。因此,食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同,除了批量的采购外,每天用料即日采购。

5、燃油和燃料。

6、维修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、办公用品。

五、物品采购程序L~

1、货仓存货补充采购程序:

仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补货采购申请单,采购申请单内必须注明以下资料。

(1)货品名称,规格;

(2)平均每月消耗量;

(3)库存数量;

(4)最近一次订货单价;

(5)最近一次订货数量;

(6)提供本次订货数量建议。

送采购部经理初审,采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认,并注明到货时间,退一份回仓库。采购部经理初审同意后,按仓库采购申请单内容要求,选定相应供应商,提出采购意见,标明本次申购单每种商品的价格,按采购审批程序报批,经总经理批准后,采购部立即组织实施

篇3：星级酒店采购部工作程序

采购部工作程序

第一节:采购基本程序

一、采购审批程序:

?流程表:使用部门经理——仓库主任——采购部经理——财务部成本主管——财务部经理——主管副总——总经理

二、采购审批权限

采购内容限制金额批准人

库存物品$元至$元

$元至$元

$元至$元

生鲜、食品$元至$元

$元至$元

$元至$元

家私$元至$元

$元至$元

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文具$元至$元

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办公设备$元至$元

$元至$元

$元至$元

日常维修配件$元至$元

$元至$元

$元至$元

工程设备$元至$元

$元至$元

$元至$元

三、基本程序:

1、使用部门申购;

2、报价;

3、报批;

4、订货入仓。

四、采购货品分为:

1、货仓存货补充:仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化,货品库存量到达最低界线时,填写“采购申请单”。库存最低线,也称采购线,是酒店为保证供应,减少资金积压而确定的订货点的库存量,它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限,进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。

2、部门新增物料:各部门固业务所需要设备或物料时,由各部门填写采购申请单,按采购审批程序获得批准后,由采购部组织实施。

3、部门更替旧有设备或物品:当酒店的经营活动至一定周期时,操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。

4、食物和饮料以及烟酒供应:食物和饮料以及烟酒供应品性质不同,且受客人流量和消费高低的影响,故每大都有很大的流量,食物和饮料以及烟酒品质方面的选定,需要厨房部门、酒吧、采购部和成本主任、仓库主任的合作,以便以最佳的食物,产出最好的菜。因此,食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同,除了批量的采购外,每天用料即日采购。

5、燃油和燃料。

6、维修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、办公用品。

五、物品采购程序L~

1、货仓存货补充采购程序:

仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补货“采购申请单”,采购申请单内必须注明以下资料。

(1)货品名称,规格;

(2)平均每月消耗量;

(3)库存数量;

(4)最近一次订货单价;

(5)最近一次订货数量;

(6)提供本次订货数量建议。

送采购部经理初审,采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认,并注明到货时间,退一份回仓库。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,选定相应供应商,提出采购意见,标明本次申购单每种商品的价格,按采购审批程序报批,经总经理批准后,采购部立即组织实施?一般物品要求之2天内完成。有特殊情况,要向主管领导汇报。

2、部门新增物品采购程序;

若部门欲增置新物料,部门经理或各餐厅总厨应查阅每年编制计划,弄清计划是否包括该项目等,如没有预算,应攒写有关报告,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部按酒店有关采购程序和审批程序进行办理,经总经理批准后,组织实施。

3、部门更新替旧设备和物品采购程序:

如部门欲替换旧有设备或物品,应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。经审批后,将一份遗失或损坏报告和采购申请单一并送交采购部,采购部按酒店采购程序和审批程序办理有关审批,经总经理批准后,组织采购

篇4：酒店物料采购工作程序

酒店经营成本的控制方法诸多,其中最主要的莫过于控制进货的成本价,怎样才能把好物料的采购关,在采购程序上有许多方面值得研究,本文就此阐述酒店物料采购程序的一些见解。

一、物料申购单形式与种类:

酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关资料,如:序(代)号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供应商的报价、供应商资料等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。

酒店的经营物料可分成四类:

一)补仓室的申购:

当一个酒店通过试运行调整后,各部门的经营状况基本趋于稳定,在各使用部门或酒店财务总仓,任何一类酒店经营物料都需要有一个存量,存量额怎样制定呢必须从五个方面考虑:流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期

部门小仓库和财务总仓应根据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定,财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量,并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量;同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时,这便是提出该物料申购的最佳时期,由采购部门专职采购。

二)集中式的申购

一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象,由于要考虑到下述几个因素,所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理,统一提出申购。

1、酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分

2、酒店管理人员的级别区分

3、酒店视觉形象设计效果的统一。

行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单,并由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批,由采购部门专职进行日常采访

三)紧急需求的采购:

紧急采购一般只限于紧急需求的情况下,价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行如:

1、工程急修门开关零配件等

2、经营中不常备的经营物料或常备物料,但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定,单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。

四)部门所需物料的日常申购:

酒店各部门在日常的经营管理中,需要大量物料,为了不占仓位,通常进货是直接存放在使用部门中的,所以这批物料的短缺,均由使用部门直接提出物料的申购单,这些物料申购单的数量较大,涉及面较广,几乎所有酒店部门都有,因此在申购与审批过程中均需严格控制,考虑因素有下面两个方面:

1、部门在提出物料申购单的时候,应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。

2、采购部门在接到使用部门的《物料申购单》后,应充分审阅并明确其内容,根据内容来寻找物料的供应商,并且在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等,使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息,以便与其他供应商比较。

二、物料采购程序

1、使用部门经理签发的《物料申购单》

2、采购部门根据《物料申购单》内容寻找供应商和报

3、财务总监根据酒店的实际情况审核申购数量和供应商情况

4、饭店分管领导审定圈价并经总经理签署

5、供应商根据酒店采购部门的书面通知或合同向酒店供货

6、酒店验收部门根据审定情况验收并处书面凭据给供应商

7、供应商根据酒店物料验收情况向酒店财务部门索取物料货

三、物料的采购

物料的采购并非单是物料的购置,所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况,除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的采购中应随时考虑到,要由2-3家同类供应商的选择并寻价,在供应商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料,还需签订供货合同,合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。

在采购过程中,为使自己处于主动地位,应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供应商最少量订金,待符合样品物料的全部到货后,再支付一定比例的货款,并有一定数额的尾款,以防物料中有不符合样品的物料夹带。

采购部门在落实使用部门的申购任务时,应严格遵守申购单上的规定,在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时,应急时通知申购部门。如果需要进行物料调整或寻找代用品时,需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的《物料样品确认书》同意后方可。

采购部门若发现申购单上的物料,属于新近增加而以往是未曾采购过的物料,采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监,物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的采购程。

四、通过物料的验收给申购部门把关

物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的一个重要部门,常用物料是由验收部直接验收,而有些专业性较强的物料,通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止,从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序,甚至有违法交易的行为,即可指出,同时及时上报有关领导请求给与帮助。

验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力,同时应具备公正、公平、公开、的工作态度,在验收过程中,采购人员应积极配合验收部门对物料的验收,在验收中须详细核对物料申购单,对照申购单中每一项内容是否与物料相符合,其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等等。

在填写验收单时要详细说明实际验收的情况,表明验收时间、申购单的编号、发票及供应商名称,并在验收单上由验收人员和使用部门参与验收人员的签署,将验收单交与酒店成本部稽核成本;交与使用部门掌握经营成本和到货时间,交与总仓了解到货时间同时也应将验收单与发票、申购单等会计凭证交与会计部作为酒店支付物料供应商物料款的有效凭证

篇5：三星级酒店采购工作程序和标准

三星级酒店采购工作程序及标准

(一)入库物品的采购工作流程及标准:

1.入库物品的采购申请

营业部门根据本部的日常经营需要,由申请人填写《采购申请单》,并详细注明所需采购物质的名称、规格、数量、品牌及参考价等。部门负责人对所需采购物品签字确认,必要时对采购物品进行删减和增补。《采购申请单》一式四联,一联作采购物品用、一联作验收凭据.一联作仓库备查、一联作部门备查;仓库根据本月的仓库物质库存情况和营业部门月用货量情况、由仓库保管员填写采购申请单,并详细注明所需采购物质的名称、规格、数量、品牌及参考价等;仓库负责人对营业部门或仓库所下的采购申请单进行初步审核并签字,对于仓库有存货的物质或代替品知会各申请部门,将《采购申请单》的分类整理归档;

2.入库物品的采购审批

采购员或采购主管每天到仓库拿取《采购申请单》,将仓库和营业部门的《采购申请单》分类整理,并在《采购申请单》上注明供应商名称,没有供应商的注明原因,并检查所有所需采购是否有参考价,没有参考价的注明参考价;

3.入库物品的采购实施

采购员或采购主管对经总经理审批后的《采购申请单》进行采购有固定供应商的,应书面通知供应商供货,并按照供应商与酒店物价小组签订的合同对供应商的供货期限进行跟踪,务必使供应商及时送货;

对于没有固定供应商送货的日常用品等由采购员或采购主管组织采购,并在《采购申请单》下达2--3天内完成采购。

4.入库物品的采购验证

供应商或总办采购部购回物品,由仓库通知验货部验货,验货部及时组织验货人员按照供应商提供的样品或验收标准、《采购申请单》、有关供货合同等对所到货物进行验收。验收合格品入库;

对于验收不合格物品由采购部与供应商协调退货,并对退货品种以书面记录,作为对供应商考核的依据。

(二)直拔物品的采购工作流程及标准:

1.直拔物品的采购申请:

直拔物品包括蔬菜类、海鲜类、肉类、部分餐料等;

部门申请人根据每天用货情况和部门仓库的库存情况填写《采

购申请单》,并详细注明所需采购物质的名称、规格、数量等;

于当天下午8:00交给行政总厨;

行政总厨对《采购申请单》进行检查,必要时作删减和增补并

签字确认后于当日下午9:00之前交给部门经理审批。

2.直拔物品的采购审批:

部门经理对行政总厨的审核过的《采购申请单》进行审批。

3.直拔物品的采购实施:

部门申请人将经部门以理签字后的《采购申请单》于当日

下午9:30之前交采购部作为第二天供应品种。

4.直拔物品的采购验证:

各供应商到货时间

员工食堂蔬菜、肉类及餐料供应商到货时间为:每天上午8:30

中餐肉禽类供应商到货时间为:每天上午9:00

中餐海鲜类供应商到货时间为:每天上午9:30

中餐蔬菜类供应商到货时间为:每天上午9:30

供应商到货,由部门申请人通知验货部验收,对于验收不合格品种予以退货,并作好相关的退货记录作为对供应商考核依据。

(三)临时物品采购工作程序

1.临时物品的采购申请:

临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求,例工程维修配件等)

部门申请人详细填写《采购申请单》,注明所需采购物质的名称、

规格、数量等

2.临时物品的采购审批:

部门负责人签字审核,检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补,并注明急需采购的原因。

3.临时物品的采购实施:

采购员或采购主管根据部门所下的《采购申请单》直接采购,部门急用的物品采购须在当天完成;

采购员或采购主任将部门所采购物品购回后,需将采购申请单交给物价小组和总经理补签字手续。

4.临时物品的采购验证:

采购部购回物品,验货部给予优先验收,验收合格入库后交与营业部门领用。