档案综合管理办法范本
档案综合管理办法
档案综合管理办法
第一章总则
第一条为加强档案管理,保护和利用档案信息资源,为本所各项事业发展服务,根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定,结合本所实际,制定本办法。
第二条本办法所称档案,是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录,也是国家的宝贵财富,必须集中统一管理,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作,各部门及个人均应遵守本办法。
第二章管理体制
第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室,档案室负责对全所档案工作实行统筹规划,组织协调,监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门,其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名,各部门设兼职档案员1名。
第六条档案室工作列入年度工作计划和总结,由行政副所长分管。
第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案(含出版物)等。
第八条专职档案员必须具备中专以上文化,受过档案专业培训,并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理培训。
第三章档案管理
第九条各部门应遵守本所档案管理制度,按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作,并保证档案的安全。
第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料,按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的,必须收集齐全和立卷,并移交本所档案室集中管理,不得据为己有或者拒绝归档,更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责,各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条各部门应按下列标准组卷,保证案卷质量。
(一)归档的文件材料齐全完整。
(二)按照本所档案分类要求,对立卷归档材料进行分类。
(三)组卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成规律和有机联系,便于查找和利用,确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
(四)案卷标题简明扼要,准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份,并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写,字迹工整清晰。
(五)卷内文件排列有序,按文件形成的时间或重要程度排列,卷内目录填写正确,编写页号无误。
(六)案卷装订牢固,整齐美观,案卷中无金属物,装订线不压盖字迹。
(七)编制案卷目录、全引目录,并交档案室统一编制目录。
第十三条按照规定要求和时间,将档案编录入库。
(一)各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
(二)保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全,并编制案卷目录、全引目录,经检查无误后,一次性向档案室移交,并认真填写移交清册。
第四章档案保护
第十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥善保管。
第十五条所办公室负责对档案室进行维护,设置专用库房,并保证有充足的档案柜。
第十六条维护档案安全,保证档案库房坚固,安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条保证档案库房内清洁,无非档案用品;档案排列科学,整齐美观,便于查找。
第五章档案的统计和利用
第十八条档案室应根据管理工作需要,编制必要的目录、专题卡片等检索工具,编纂档案文件汇编等参考资料,积极主动地提供利用,为各项工作服务,为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条档案室应建立档案登记、统计制度,设置登记本、统计薄册,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务,向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条档案的借阅,应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意,基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意,科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后,再按上述借阅程序办理。
借出的档案,不得私自转借、拆散、涂改,借阅人要负责保密和保管,不准携带档案离开档案室,复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条职工调动工作,必须在归还所借档案后,方可调离;档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责,组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后,应写出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条销毁档案应指定专门的监销人,以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条机构变动时,应对档案做出妥善处理。
(一)机构撤销或合并时,其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料,应移交相应部门继续处理。
(二)批准恢复或新成立的机构,应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
(三)各种临时工作机构撤销时,其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章奖励与处罚
第二十五条档案室每年组织档案考核工作,对本所各部门档案工作进行考核,并实行奖惩。
(一)对遵守本办法,认真完成档案收集、整理、立卷工作,或在编研和业务指导方面成绩突出,或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人,给予表彰。
(二)对违反本办法,损毁、丢失档案,或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密,或未按规定归档,不按期移交档案的部门或个人,视情节给予处罚。
(三)违反本办法的部门,年度不能评为先进集体;违反本办法的个人不能评为先进个人,年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章附则
第二十六条本办法由所办公室负责解释。
第二十七条本办法自公布之日起施行,原有办法同时废止。
篇2：人事档案管理办法范本
人事档案管理办法
第一章基本原则
第一条为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据*中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号),特制定本办法。
第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分,也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。
第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据,应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。
第四条在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。
第二章体制、任务和人事档案干部
第五条人事档案是企业档案的一个组成部分,集中纳入人力资源处统一管理,业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。
第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度,负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。
篇3：档案保密制度范本
档案保密制度
档案保密制度
一、不该说的秘密,绝对不说;不该知道的秘密,绝对不问;不该看的秘密,绝对不看;不该记录的秘密,绝对不记录。
二、严格执行三密文件登记签字制度,否则,不得传递秘密文件、资料。
三、不将秘密文件、资料放在不安全的地方。
四、不携带秘密文件、资料回家,不得将秘密文件、档案资料给家属、子女阅读。
五、不携带秘密文件、资料参观、浏览、探亲、访友、办私事。
六、不得擅自翻印、复印、传抄秘密文件、资料。
七、不在公共场所谈论秘密事项,不在私人通信中涉及秘密内容。
八、不在普通电话中谈论秘密事项和不用普通邮件寄发秘密文件、资料。
九、不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本,不得私自销毁秘密文件、资料。
十、不隐瞒失密、泄密事故;保密检查不敷衍,不马虎。
篇4：档案管理员工作岗位职责
档案管理员负责纸质、电子等各类数据的保管,必须由能做好安全保密的人员担任。以下是详细的档案管理员岗位职责,供各位档案管理员参阅。
1、负责系统的各种开发文档,各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证的备份和存档保密工作;。
2、做好各类数据、资料、帐表、凭证的安全保密工作,不得擅自出借。
3、按规定期限向各类有关人员催交备份数据及时存档;
4、定期对会计档案数据资料做更新备份。
5、及时对各个岗位的记帐凭证、资料进行编号、整理、装订,按要求达到规范化,集中保管,年终决算完毕,分别整理,装订成册,以便查阅,按规定及时归档。
6、严格执行“会计档案管理制度”、“会计档案归档制度”和“会计档案借阅制度”。
7、完成部门经理(制度职责大全经理)交办的其他工作。
篇5：档案管理制度范例
档案管理制度
1.0主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
2.0档案的管理机构
2.1文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。
2.2各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
2.3档案室主要职责:
2.3.1制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3.2对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3.5提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
3.0档案的种类
3.1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
3.2企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
3.6凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
3.8汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
3.9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
3.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
4.0档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5.0档案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
5.1立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
5.2立卷归档的时间
5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。
5.2.2对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3立卷归档的要求
5.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
5.3.2移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.3.4立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.3.7立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.3.9立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.3.10文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6.0档案的借阅
6.1档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
6.4对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、
照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7.0档案保密要求
7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
7.3有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
7.4有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
7.8企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8.0超期档案的销毁
8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
8.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9.0档案的保管
档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。
制度专栏
