置业公司合同成本部制度

地产置业公司合同成本组制度

一、合同审批工作程序

1、涉及房地产开发的合同统一由合同成本组制作(或协助制作)、报上级审批。

2、合同制签计划的制定:根据项目年度开发计划,在每区既定的开发日期前一个月内(或土方工程进场施工后5天内)编制合同制签计划表,根据工程开发进度计划中各分项工程开工时间,确定各分项工程合同制作时间。

3、合同资料的收集。根据合同制签计划表中预估的各分项工程的开工时间,同工程部、预算组、集团房管中心积极联系,跟进确定相关工程的施工方案、施工图纸、施工单位、工程量、工程造价的工作。确保在工程单价及工程量确定后3日内制作完合同,确保在工程开工前签署出相关合同。

4、合同成本组洽谈的工程项目由合同成本员通知两个以上的施工单位申报施工方案、施工图纸、用料明细及单价表,交由集团房地产中心或工程技术部确认施工方案、施工图纸后三日内积极同施工单位谈定单价,报总经办负责人复核,并报集团房地产中心核定单价,同时向预算组发出审核工程量的工作联系函,在收到集团房地产中心核定单价及预算组核定的工程量后三日内制作合同,确保在工程开工前签署出相关合同。

5、凡由工程部洽谈的工程项目,在工程部会同集团房地产管理中心确定施工方案、施工图纸及施工单位后,积极联系同相关部门联系,向预算组发出审核工程量及工程单价的工作联系函,合同成本组在收到预算组核定的工程单价、工程量后三日内制作合同,确保在工程开工前签署出相关合同。

6、凡由预算组洽谈的工程项目,由预算组会同集团房地产中心确定施工图纸、工程单价、总价及施工单位,合同成本组在收到由集团房地产中心审批的工程单价、预算书后三日内制作合同,确保在工程开工前签署出相关合同。

7、合同的制作。合同成本员根据由集团统一编定的各项工程的合同范本并结合工程的实际情况,与工程部、预算组积极联系制作工程合同,实现合同的规范化、完整性,作为合同附件的文件必须附齐。合同制作完成后,在ERP系统上填写合同相关信息并导出合同审批表。

8、合同的报送审批。合同管理员将制作完的工程合同交项目总经办负责人复核后,由转交综合管理部的合同管理员上报综合管理部负责人审批,综合管理部负责人审批完毕后报项目负责人及区域负责人会签(各负责人于合同审批表上签字确认),并确保在两个工作日内完成项目阶段的审批。在项目审批完毕的当日将合同转交房地产管理中心及主管副主席对工程分包及合同条款评审会签。

9、合同的签订。主管副主席签字后,项目合同管理员将原始资料表及合同审批表存档并联系施工单位带齐公章到我方办公室签署,如施工单位不能将公章带出签订合同,则应打印好合同规定的份数加盖骑缝章后交施工单位带回公司签署,(打印好的合同必须盖好骑缝章,在有取费程式的合同还应该在取费程式上盖章),施工单位签署完毕送回后还应仔细检查有无漏、缺、换页,无上述情况则送项目负责人或专责被授权人签字并加盖项目公章后方为生效。

9、项目中其余部门在房地产经营中发生的合同必须经合同成本组进行审核,由合同成本组提供统一的合同范本。

二、合同归档工作程序

1、经项目负责人签署后的合同由各项目根据类别加盖公章、骑缝章(必要情况下加盖合同修正章)后,进行对其进行编号:

ZZ高尔夫球会"YY高字(××)第建(××)号";

KK新城项目"YY字(××)凯第(××)号";

DD项目"YY字(××)涌第(××)号";

2、合同正副本的区分原则:加盖"正本"章的合同为两份,其余为副本。

3、合同归档工作由项目专责人员负责,合同正本送项目财务部存档,合同副本原件按相应的分发部门复印后,交集团房地产管理中心资料室存档,合同需按编号排列并登记;

4、合同成本组内所有存放总档合同的文件袋上必须标注项目名称、年份及编号起迄;

5、合同成本组总档合同归档时,均需在相应的合同登记表内列明合同编号、工程项目、承包单位等基本要求;

6、当出现甲方已签署并编号的合同交送至乙方办理时,必须预先于合同登记

表上列注,以免出现重复编号的情况。

三、合同分发工作程序

1、合同分发程序必须自合同双方签订后一天内完成。

2、项目专责人员对项目负责人签署、项目加盖公章的合同(一式四份或六份)进行编号、登记,然后将正、副本各一份返还施工单位,并要求乙方登记签收。

3、其余正、副本各一份由项目资料室进行分发,正本给项目财务部,副本交集团资料总室,另外副本复印一式叁份,一份由项目资料室存档,一份分发合同成本组,一份分发到集团房地产管理中心综合管理部,并做好登记。

四、合同借阅工作程序

1、预算组在合同组借阅合同、其他部门在项目资料室借阅合同,集团公司其他部门在集团综合管理部借阅合同;

2、凡因工作需要借阅合同者,需先填写合同借阅申请表,并经由部门经理审批后,方可进行借阅;

3、借阅者持合同借阅申请表至相关合同档案管理人员处办理手续,在借出合同后应在申请表上经办人栏签署;

4、合同借阅时间超过二十四小时时,相关合同档案管理人员必须口头或书面通知借阅人办理归还或续借手续;

5、合同归还时,相关合同档案管理人员必须认真查核合同的完整性,并签实归还日期及经办人。

五、合同跟踪工作程序

1、根据合同中付款方式约定,结合工程进度和质量,制作资金计划,确保工程准时开工。

2、合同成本组根据工程进度,每月不定期对合同执行情况进行合同履约情况巡查,内容包括:甲乙双方工作落实情况,资金到位情况,工期,质量,安全文明施工等情况,并作书面资料记录分别报项目负责人和集团综合管理部。

3、根据合同巡查情况,与工程部、预算组、财务部等多方进行沟通,跟进其执行情况。

4、合同成本组通过经常性与工程监管部门的沟通,结合亲身到现场观察了解工程进度与质量情况,为工程进度款的分配提供参考。

5、通过现场的观察,结合工程开发顺序,为下一阶段要进场的工程做好准备,并起到警钟效应,避免工程安排不周而导致前松后紧的现象。

6、合同成本组每月要对月内签署的合同、待签合同、终止合同等进行统计,制作合同台帐。

六、合同评估工作程序

1、由合同成本组组织预算组、工程部等相关人员,对工程承包方进行评估;

2、评估内容包括承包方的诚信度、施工质量、技术力量、管理水平、安全文明施工、机械设备、自有资金和合同条款不足之处等情况

;

3、经过综合评估后,为日后确定承包方及洽谈合同的提供参考意见。

七、工程资金计划制定、审批程序:

1、合同管理员根据财务部编制的上月财务报表及上月资金分配计划编制《资金分配计划付款情况月报表》。

2、合同管理员根据预算部编制的上月《工程进度报表》、《物业抵扣报表》、预算部文员提交的《结算书签批汇总表》(以经房管中心审批完毕的工程结算书上的造价为准)、即将开工工程合同及《资金分配计划付款情况月报表》等资料汇总分析后两个日历天编制完成当月工程资金总计划,由项目负责人审核后发送相关部门并报集团公司备案。

3、合同成本组依据各施工合同付款条款、现场实际进度、结合项目资金到位实际情况,经核实、协调后一天内制作工程资金分配计划正稿提交项目负责人确认后再送综合管理部相关负责人复核最后报送集团房地产管理中心正式审批,最终由主管董事副总裁或主管副主席审批方为生效(各负责人于资金分配计划上签字确认)。

4、于每月最后一日向总经理提交当月资金分配计划汇总表并上报集团公司房地产管理中心备案。

5、由合同成本员根据工程开发计划和开发进度于编制下月的工程资金用量预测报表,于每月总计划完成后第二天提交至项目总经理审阅后送项目财务部,同时上报集团公司房地产管理中心综合管理部及财务中心备案。

6、由合同成本员于每年春节前的三个月开始预测"春节前工程资金用量表",并上报集团房地产管理中心综合管理部及财务中心审批、备案。

7、由合同成本员根据已确定的第二年工程开发计划制作下一年度"工程资金用量表",并上报集团房地产管理中心综合管理部及财务中心审批、备案。

八、工程资金计划发放工作程序

1、工程资金总计划经审核后,立即复印并分发至房地产项目各相关部门、人员并报送集团公司备案。

2、项目收到已审批的工程资金分配计划并与房地产项目财务沟通落实资金后,即通知施工单位到相关部门领取"开具发票通知单",凭该"通知单"到工程所在地地税部门开具发票后交回项目部。

3、项目将施工单位开具的工程发票提交项目负责人审批签署后,立即通知施工单位领取发票到财务部收取该项工程款。

九、工程结算书的传递及结算款保修金支付的工作程序:

1、由预算组将经二审组审核通过的结算书编号、登记、归档,于每月五日前形成报表提交给合同管理员;

2、合同管理员将待审批结算书登记录入当月"工程资金总计划"中的"结算款"一栏,同时将其在"进度款"一栏中删除,以待安排工程资金分配计划。

3、合同管理员将已安排了资金分配计划的结算书以书面形式通知预算部文员提交主管副主席审批;

4、结算书签出后,经预算部归档登记后转发房地产资料总室、项目资料室、财务部。各房地产项目财务部根据已批的结算书和工程资金分配计划支付结算款。合同管理员根据预算部文员的登记在"资金总计划""结算款"相应的工程后备注"已批";

5、将按合同规定扣留施工单位的保修金列入工程资金总计划中:a.若保修期已满则列入"应付保修金"版块,b.若保修期未满则列入"潜在保修金"版块;

6、合同管理员核实已结算工程的保修期已满后,通知施工单位到物业管理服务公司开具保修证明(样板房装修工程由装修部开具保修证明)并将保修证明交回财务部;

7、项目物业管理服务公司将开具好的保修证明传真给合同成本组一份,并将保修证明所列保修期间发生之保修费用从应付保修金中扣除,余额则为实际应付保修金额,列入资金分配计划中待批;

8、工程资金分配计划及发票审批签署完毕后,施工单位凭已批发票及保修证明到财务领取保修金;

十、电梯资金支付的工作程序:

1、电梯购销、安装合同签订后,合同成本员根据合同条款的规定及时安排预付订金计划,经审批通过后,通知电梯公司开具发票收款,确保电梯公司按计划安排生产(电梯公司收到订金后安排生产,每台电梯的生产周期为二个月)。

2、工程部在电梯具备进场前两周通知合同成本组,由合同成本组负责落实电梯公司出货情况及提货资金计划的安排审批,在提货前一周通知电梯公司开具发票收款,确保电梯准时提货、进场安装。

3、电梯安装完毕,经政府职能部门验收合格并出具合格证明后,根据实际情况恰当安排余款。

十一、工程成本管理工作程序

1、新开发片区(或组团)的规划方案确定后三个工作日内,由合同成本员协助总经办负责人组织安排本项目负责人、预算部、财务部、集团公司综合管理部、预算部、财务中心对方案进行工程成本控制指标讨论,并于七个工作日内提交工程成本控制预测报告,报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在四个工作日内完成。审批完成的成本控制报告须立即报项目财务、项目负责人、集团房地产管理中心、财务中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

2、由合同成本员根据项目预算部出具新开发片区(或组团)的面积指标在七个工作日内完成工程成本控制报告的调整,并报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在四个工作日内完成。审批完成的成本控制报告(修订本)须立即报项目财务、项目负责人、集团房地产管理中心、财务中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

3、由合同成本员于每季度第一个月(即1、4、7、10月)的十五日前,对已开发片区(或组团)出具工程成本跟踪报告,并报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在四个工作日内完成。审批完成的成本控制报告(修订本)须立即报项目财务、项目负责人、集团房地产管理中心、财务中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

4、成本管理员每月二十五日必须到现场核实各地块形象进度并拍摄照片,下月十日前根据各地块现场形象进度、工程进度报表、结合本地块的预测报告,在5个工作日内制作出各地块的成本分项报告,并报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在四个工作日内完成。审批完成的成本分项报告须立即报项目负责人、集团房地产管理中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

由项目合同成本员对已交楼的开发片区(或组团),在预算部出具工程台帐的十四个工作日内出具成本分析报告,并报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在四个工作日内完成。审批完成的成本控制报告(修订本)须立即报项目财务、项目负责人、售楼部、集团房地产管理中心、财务中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

5、示范单位(指非批量交示范单位)装修成本造价由项目合同成

本员于样板房装修完成后一周内出具报告,报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在七个工作日内完成。审批完成的成本控制报告(修订本)须立即报财务、项目负责人、项目售楼部、集团房地产管理中心、财务中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

6、批量交楼的装修成本造价由合同成本员于装修预算书审定的七个工作日内出具交楼标准的装修造价,报送项目(两个工作日)和集团公司(两个工作日)审批,审批手续必须在七个工作日内完成。审批完成的成本控制报告(修订本)须立即报项目财务、项目负责人、集团房地产管理中心、财务中心、主管副总裁、主管董事副总裁、副主席、主席处备案。

7、由合同成本员每个月将已签合同、已施工未签合同等现场实际情况填入目标成本表对应的子目下,分析成本指标执行情况,对于超指标分项提出解决方案,并上报房地产管理中心。

十二、分包工程核价工作程序

1、具体分包范围概指:

铝合金门窗工程、幕墙工程、铝合金百叶工程、伸缩缝工程、

玻璃工程(含隔墙、栏板)、石材工程(含洗石米、洗卵石)、

雕塑工程、铁艺工程、涂饰(室外及外墙)工程、划线工程、

细部工程、防水工程、康体工程、不锈钢工程、铝制品工程、

铸铁工程、智能工程、设备工程、沥青铺装及其它工程

2、审核价格时,尽可能将材料的原料、组成、配合比、生产工艺及加工方法的单项价格进行分析,找出材料价格的基本组成后再确定综合单价。