房地产公司文件管理程序（11）
房地产公司文件管理程序(十一)
1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责:
2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督,并受理各部门有关文件延误的投诉;
2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。
3.工作流程:
3.1文件分类:
3.1.1通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文件和外送文件。
A.内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等
B.外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等
C.外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等
3.1.2专用文件:指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。
A.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B.财务文件:即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。
C.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等
3.2总要求:
3.2.1文件处理必须做到及时、准确、安全。
3.2.2内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式,内部行文按公司惯例采用英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件《融侨集团文件处理办法》之第二章"文件格式")
3.2.3各部室资料员为公司文件流转的进出口,文件不允许由拟写人直接送领导者个人,因特殊情况必须越过传递的,应于事后按程序补办登记。
3.2.4各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初,根据以往本部门文件的运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目。
3.2.5各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据3.2.4订立的立卷类目,将空白的文件清单置于该类目的最前面;随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内,并按文件收进顺序填写文件清单。
3.2.6文件的管理一般要经过如下几个环节:
A.编制:文件由相关部门或个人拟写,所在部室资料员进行编号登记;若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。
B.批准:文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发;需要多个部门批准的,须进行会签,签发时须注明签发时间;应用软件的使用权限需报送总经理批准。
C.登记:收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。
D.用印:公司印章由总经理秘书保管,部门公章由各部室资料员保管。用印时,应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。
E.发放:各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时,由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。
F.传阅:分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴,各部门资料员在所在部门布告栏上张贴;传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章,填写需传阅人员名单,传阅人员阅毕签字。
G.更改:技术文件需要更改时,应由发布该文件的个人或部门提出,并填写《文件更改申请单》,通过资料员报原审批人批准,并由原文件发布部门按原发放范围下发,同时作好登记。
H.版本公布:制度文件换版时,由总经理室主任编制最新版本号;总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。
I.回收:文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时,所在部门资料员负责及时收回。
J.归卷:各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内;定期归卷即一个较长时间段后,对手头的所有文件进行清理,对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。联合办理的文件原件由主办部门归卷,其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。
K.借阅:文件需要借阅或复印时,借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位,如遇特殊情况,需经部门经理批准。
L.保护:文件不管处于使用或是保存状态,都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。
M.归档:各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交,无归档或存查价值的文件,经鉴别和主管部门领导确认后销毁。
3.2.7在文件处理时限方面,一般文件2个工作日,加急文件1个工作日(加急文件可加盖加急章)。若超过时限,必须先通知文件发出部门,并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长,但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系,发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。
3.2.8在文件处理权限方面,部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时,由副经理替代,必要时可通过电话向正职经理请示,有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。
3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认,以省略各部室二次重复会签的环节。(具体做法参见《合同管理制度》)。
3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查,受理各部室有关文件延误的投诉,并定期向总经
理汇报;
3.2.11各部室可根据实际需要制定各类表单,但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整;若需要增设程序以外的表单,在部门内部使用的需经部门经理审批同意,涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。
3.2.12电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘,如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。
3.3分类管理:
3.3.1通用文件:
A.内部文件:
a.请示单:即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件,以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明,各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。
报告:即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件,在我司,可视为请示单的补充形式。
a)知晓性报告:
b)执行性报告:
通知:即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件,一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出,周知性通知由人力资源部发出。
a)总经理室发文:
b)人力资源部发文:
d.工作联系函:即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的,须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门,对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。
e.会议性文件:即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见《会议制度》。
f.周记:即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。
g.制度文件:即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求,具有约束力。制度文件作为一种规范,其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准,管理制度和程序文件由管理者代表批准。各部门内部使用的制度文件(第三层次文件)由各部室主管批准。
B.外来文件:
a.法律法规:
b.外部来文:如政府来文、供方来文、顾客来文等
C.外送文件:如对政府、供方、顾客等发出的文件
3.3.2专用文件:
A.技术文件:
a.图纸:具体管理详见《设计过程管理程序》
b.施工专用文件:具体管理详见《施工管理程序》
B.财务文件:具体管理详见《财务管理制度》
C.人事资料:具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》
D.合同文件:具体管理详见《合同管理制度》
E.签价单:具体管理详见《工程造价管理程序》
F.决算资料:具体管理详见《工程造价管理程序》
3.3.3记录:记录归档前的管理严格按本程序执行,归档后则按《档案管理程序》管理。
4.相关文件:
4.1《融侨集团文件处理办法》(见第三层次文件《融侨集团档案工作手册》之《文件处理办法》)
4.2《设计过程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《财务管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造价管理程序》
5.相关表单:
5.1发文登记表
5.2收文登记表
5.3文件清单/移交清单
5.4请示单登记表
5.5文件借阅登记表
5.6工作请示单
5.7工作联系函
5.8工作周记
5.9盖章联系单
5.10图纸收发登记表(见《设计过程管理程序》)
5.11图纸作废通知单(见《设计过程管理程序》)
5.12图纸借阅登记表(见《设计过程管理程序》)
5.13文件更改申请表
编制:包秋霞
日期:20**.4.22审核:林立强、陈卫斌
日期:20**.4.28批准:林权
日期:20**.4.30
篇2：房地产公司质量手册:文件控制程序
房地产公司质量手册:文件控制程序
1.目的
通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围
本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。
3.职责
3.1工程部是文件控制的主管部门,主要负责:
指导、监督各部门对文件控制的执行情况;
质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;
3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作;
3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范围:
4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;
4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料;
4.1.3外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2文件和资料的编制与审批
4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:
a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;
b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;
c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3文件的标识与发放
4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。
4.3.2对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。
4.3.3各部门资料员负责签收文件,填写“文件接收登记表”。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改时,由更改部门填写“文件更改申请/通知单”,说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员。
4.4.3各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改,在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母“G”加顺序数字表示,如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。
4.4.4对图样的修改,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.5文件的保存与回收
4.5.1对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。
4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖“作废”章予以标识。
4.6外来文件的控制
4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;
b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。
4.6.2各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。
5.质量记录
5.1QR05-01文件发放登记表
5.2QR05-02文件接收登记表
5.3QR05-03文件借阅登记表
5.4QR05-04文件更改申请/通知单
5.5QR05-05受控文件清单
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》
6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管
理办法》
6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理办法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》
篇3：X房地产公司质量体系文件资料控制程序
房地产公司质量体系文件资料控制程序
1.目的
通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围
本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。
3.职责
3.1工程部是文件控制的主管部门,主要负责:
a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;
b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;
3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作;
3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范围:
4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;
4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料;
4.1.3外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2文件和资料的编制与审批
4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:
a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;
b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;
c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3文件的标识与发放
4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。
4.3.2对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。
4.3.3各部门资料员负责签收文件,填写"文件接收登记表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改时,由更改部门填写"文件更改申请/通知单",说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。
4.4.3各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改,在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母"G"加顺序数字表示,如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。
4.4.4对图样的修改,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.5文件的保存与回收
4.5.1对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。
4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖"作废"章予以标识。
4.6外来文件的控制
4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;
b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。
4.6.2各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。
5.质量记录
5.1QR05-01文件发放登记表
5.2QR05-02文件接收登记表
5.3QR05-03文件借阅登记表
5.4QR05-04文件更改申请/通知单
5.5QR05-05受控文件清单
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》
6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》
6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》
6.6Q/TZH-WI-011《信
函管理办法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》
篇4：工程项目部安全保证体系文件控制工作程序
工程项目部安全保证体系文件控制程序
1目的
本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件,防止使用失效或作废文件。
2职责
项目副经理是文件控制的主要领导;
资料员是文件管理的主要部门,负责登记、传阅及分发;
项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。
3程序概要
3.1文件和资料的分类
(1)安全保证体系手册,作业指导书,安全记录;
(2)法律、法规、规范;
(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组,各项施工方案;
(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。
3.2文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本
3.2.1受控
受控文件,经过受控标识,在项目部执行的文件,均属受控文件。
3.2.2非受控
非受控文件,不需本项目部执行的文件,均属非受控文件。
3.2.3标识
凡是文件都需标识,加盖受控章,非受控文件不加盖受控章,作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。
所有文件均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,以便查找,并在规定期间内留存。
4文件的批准
4.1安全标准体系手册由项目经理批准后,报公司各部门审批后,由公司副总经理或管理者代表批准后发布。
4.2施工组织设计,由公司总工程师审批。
5文件的销毁
5.1本项目无权销毁任何资料和文件。
5.2文件的归档及保管
5.3涉及工程类的有关资料竣工后,办理归档手续,有关部门安全记录竣工后保存两年。
6文件的记录
6.1文件收文记录
6.2文件传阅及发文记录
6.3文件批准记录
篇5：文件控制工作程序
1目的
对文件实施控制,确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本,确保与管理体系有关的所有文件处于受控状态,防止使用作废的文件,制定本程序。
2适用范围
适用于云南文山电力股份有限公司(以下简称“公司”)的质量管理体系、职业健康安全管理体系运行要求的文件及与公司电能质量、服务质量、职业健康安全绩效有关的文件。即管理体系所要求的文件的控制。
3职责
3.1最高管理者
a)批准管理手册的发布和更改;
b)负责所管业务系统的文件审批。
3.2管理者代表
a)审核管理手册;
b)负责所管业务系统的文件审批;
c)负责本程序文件的制定、修改和执行监控。
3.3其他公司领导负责所管业务系统的文件审批。
3.4安全生产技术部
a)归口管理文件,组织管理手册、程序文件和第二层次文件的编制、更改、分级监控、发放与管理;
b)组织编写管理手册、管理体系程序;
c)组织制定质量、职业健康安全目标;
d)组织制定质量、职业健康安全管理方案;
e)保存与质量、职业健康安全管理有关的文件和记录。
3.5办公室负责其他支持性管理文件和外来文件的管理。
3.6规划建设部负责公司程技术文件的监督、管理。
3.7市场营销部信息中心负责电脑应用软件的控制。
3.8其他有关部门
a)负责本部门有关程序文件和管理制度的编制与更改;
b)识别、分发并控制相关方提供的文件。
3.9下属分公司
负责国家现行标准、规范、规程、图集、地方性法规和行业标准等文件的购买、发放和使用管理。
4术语和缩写
a)文件:是组织指导生产和管理活动的依据。它包括信息和承载这些信息的媒体两部分。
b)规范:是阐述要求的文件。
c)管理手册:是阐明一个组织的质量、职业健康安全方针,并描述其体系的文件,它是企业管理的法规性文件。
5工作程序
5.1工作流程图
5.2文件分类
a)技术文件:由公司制定执行的指导、规范或说明技术活动的文件,如作业规范、现场运行规程、施工技术文件(施工图纸、施工组织设计等)、设计技术文件(设计预算书、计算清单等);
b)行政性管理体系文件:由公司制定执行的规范非技术活动的文件,如管理手册、管理体系程序、方针、目标、管理方案、规程、规定、通知、会议纪要、本月动态等;
c)外来文件:非公司制定的文件,如国际、国家、行业(包括质量、职业健康安全政府主管部门及上级组织)法律与标准(包括规范、规定、文件)和规程以及有关部门相关文件;(注:法律、法规、标准、规范、规程控制具体执行《法律法规及其它要求识别获取控制程序》)
d)建设工程设计和施工产品实现过程的有关记录,质量管理体系标准所要求的记录。(注:记录控制具体执行《记录控制程序》)
e)销售合同、采购合同、与顾客和经营合作方来往文电等经营文件:不作为外来文件而作为记录管理,按WSDL/P02-2006《记录控制程序》执行。
5.3文件形式
5.3.1文件分为以纸为载体的文件、电子版文件两种形式。
5.3.2同一文件,当以纸为载体的文件与电子版的文件同时存在时,将以纸为载体的文件作为正本。
5.4文件的编号规定
编号以结构简练、含义明确,便于管理检索和避免重复为原则。文件的编号按WSDL/GDO1-2006《文件和记录编号规定》执行。
5.5文件内容、格式与其他要求
5.5.1文件格式、内容应符合国家、行业和公司有关规定。
5.5.2文件页面应保持清晰、字迹应清楚,以易于识别。
5.5.3文件应注明唯一性的编号。
5.5.4文件应注明生效日期、版次号及修改状态。
5.5.5文件应注明引用文件和支持文件的编号、版次号及文件名称。
5.6文件编写、审核和批准
5.6.1公司编写并发布实施的文件,由各部室负责本部室职责权限范围内文件的编制,并严格按规定的审批程序,由对文件实施负有责任的各级管理者对文件的适用性和充分性进行审核批准后才能发布,确保其充分性、适宜性、有效性。未经批准的文件不得发布和使用。
5.6.2编制和批准程序
a)管理手册由安全生产技术管理部编制,公司总经理审批后印发执行;
b)技术文件、管理文件由其主管部室编制,相应主管领导审批后印发执行;
c)外来文件由接收者移交相应主管部门,经相应主管部门识别确认其有效性和适用性后,控制发放;
d)文件审批发放填写《文件审批/发放通知单》;
e)质量、职业健康安全文件以红头文件形式下发时,按WSDL/GD02-2006《红头文件审批管理规定》执行;
5.7文件评审
5.7.1为保持质量管理体系文件、职业健康安全管理体系文件的适宜性、充分性,应适时评审。
5.7.2评审时机
5.7.2.1质量职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序每二年评审一次。
5.7.2.2质量和职业健康安全方针每年评审一次。
5.7.2.3通用的管理文件、技术文件每二年评审一次。
5.7.2.4在一个部门内使用的管理文件、技术文件和作业文件每三年评审一次。
5.6.2.5当文件使用职业健康安全发生变化、文件在使用过程中发现明显不合理或不全面时,应在5.7.2.1、5.7.2.2、5.7.2.3条款规定时间间隔以内增加评审次数适时对相应文件实施评审。
5.7.2.6当质量、职业健康安全管理手册或程序中另有规定时,按其规定执行。
5.7.2.7其他文件由安全生产技术部经理确定其评审时机。
5.7.3评审形式、程序
5.7.3.1质量、职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序的评审,通常在管理评审时实施。安全生产技术部会前应就上述文件的适宜性、充分性有关信息及修改意见予以收集、汇总,并在需要时整理成文经安全生产技术部经理批准,提交管理评审会议评审。
5.7.3.2通用的管理文件、技术文件,由安全生产技术部或其授权人组织有关部门主管人员,通过文件会签的形式进行评审,并填写《文件评审记录表》(R4.2.3-01)。
5.7.3.3在一个部门内使用的管理文件、技术文件,由部门负责人或其授权人组织本部门有关人员、职能部门代表以文件会签形式评审。
5.7.3.4质量职业健康安全管理手册或程序中另有规定时,按其规定确定文件评审形式、程序进行。
5.7.3.5其他文件由安全生产技术部经理确定其文件评审形式和评审程序。
5.7.3.6当文件评审发生较大分歧或文件归口管理部门认为必要时,可由文件归口管理部门组织有关部门代表和有关人员,通过会议讨论的形式就文件评审统一认识,作为文件评审的准备工作。
5.7.3.7文件评审应就文件的适宜性、充分性及是否更新或重要更改(若存在时),有较一致的结论性意见。
5.7.3.9文件评审结论中有关文件的更新或重要更改(若存在时),应由文件归口管理部门分别按本程序5.7、5.8条款规定予以实施。
5.8文件更改
5.8.1文件更改需求
a)文件内容不合理或不全面;
b)文件打印发生错误;
c)其他。
5.8.2文件更改程序
由申请更改部门提出申请,填写《文件更改审批表》(R4.2.3-02),按本程序5.6.2条款规定的原审核、批准程序,予以审批。
5.8.3文件更改形式
5.8.3.1以纸为载体的文件
a)文件更改应尽可能采用换页形式。由文件归口管理部门,根据《文件更改审批表》(R4.2.3-02)制作更改后的文件,在其文件标题栏或页眉(页脚)的“修改状态栏”中,用阿拉伯数字标识其修改次数。然后,由文件归口管理部门按原文件发放范围发放,换回原未更改文件销毁;
b)在不宜采用换页形式更改时,以划改原文件形式完成以纸为载体文件的更改,但应在文件的更改前,按《文件更改审批表》(R4.2.3-02)规定的标记予以标识。
5.9文件更新
5.9.1更新时机
a)按本程序5.6条款规定评审结论为更新文件时;
b)文件经多次更改,已影响其识别时;
c)其他文件归口管理部门认为需要时。
5.9.2文件更新应按本程序5.6条款规定的原审批程序予以审核、批准。
5.10文件发放
5.10.1文件形式、发放范围和是否对其跟踪更改的确定:
a)质量、职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序的文件形式、发放范围和是否对其跟踪更改,由安全生产技术部提出意见,经安全生产技术部经理审核,质量、职业健康安全管理者代表批准;
b)通用的管理文件、技术文件,由安全生产技术部经理确定其文件形式、发放范围和是否对其跟踪更改,必要时可预先口头请示管理者代表;
c)在一个部门内使用的管理文件、技术文件,由部门负责人确定发放范围。
5.10.2文件发放
5.10.2.1由文件归口管理部门填写《文件发放审批表》(R4.2.3-03),按本程序5.10.1条款规定程序审批其发放范围。
5.10.2.2由文件归口管理部门按批准的文件发放范围发放文件。
5.10.2.3需跟踪更改的文件,应由文件归口管理部门在文件封面上标识其发放顺序号,在《文件发放登记表》(R4.2.3-04)中,由领用人签收,并按本程序5.7条款规定跟踪更改。文件在网上发布时,领用人可以不签收,而由文件归口管理部门直接控制发放范围。
5.10.2.4发放给顾客和其他组织的管理手册、样本等,不在其封面标识发放顺序号、不跟踪更改。只由文件归口管理部门在《文件发放登记表》(R4.2.3-04)中,登记其发放组织但不需要领用人签收,不跟踪更改。5.10.2.5电子版文件的网上发放,按WSDL/P04-2006《MIS系统控制程序》执行。
5.10.2.6文件归口管理部门发放文件应确保使用单位能得到有关版本的适用文件。
5.11文件回收
5.11.1需跟踪更改的文件更改、更新时,同时将作废(失效)文件,从使用场所和发放场所回收,防止其非预期使用。
5.11.2因归档或法律规定需要保留的作废(失效)文件,用“作废文件”蓝色印章标识。
5.11.3电子版文件作废时,按WSDL/P04-2006《MIS系统控制程序》的规定执行。
5.12外来文件
5.12.1外来文件应由接收部门登记入册。
5.12.2外来文件应由其使用部门申请,分别按本程序5.5和5.9条款规定,
审批其适用性和发放范围。
5.13文件管理
5.13.1文件原件归档
5.13.1.1记录文件审批过程的追踪更改的文件原件,由公司办公室适时归档管理。
5.13.1.2文件归档及管理,按WSDL/GD-BG01-2006《档案管理规定》执行。
5.13.1.3电子版文件原件归档,保存计算机软盘或光盘。可由文件编写人、批准人加密。
5.13.1.4公司办公室将归档文件登录于《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05),并将归档文件进行分类、编目、规定保存期,并妥善保存和管理。
5.13.1.5文件原件非经公司总经理批准,不得外借。
5.13.2往来文件登记
公司办公室和各部门应建立《往来文件登记表》(R4.2.3-06),记录与外部沟通的往来文件、传真、电报、信函及领用人或发件人。
5.13.3文件目录
各部门应建立接受文件目录,并适时更新。
5.13.4文件补领
由文件归口管理部门参照《文件发放审批表》(R4.2.3-03)所列发放范围执行,并按本程序5.10条款规定办理发放手续。
5.13.5文件保管
5.13.5.1文件应妥善保管,不得遗失。
5.13.5.2电子版文件应有2份备份,并造册登记。
5.13.5.3文件应保管在适宜的防火、防潮、防盗的场所。保存电子版文件的软盘、光盘、U盘,应远离强磁场。
5.13.6作废(失效)文件销毁
作废(失效)文件销毁,应经文件归口管理部门负责人批准,在《文件销毁登记表》(R4.2.3-07)中登记,并经销毁人、监销人实施并签字确认。
5.14由安全生产技术部保存本程序第8条款所列记录。
5.15由办公室保存归档文件
5.16本程序为质量、职业健康安全管理体系共用。
6引用文件
6.1WSDL/M01-2006《质量职业健康安全管理手册》;
6.2WSDL/P02-2006《记录控制程序》;
6.3WSDL/GD-AJ02-2006《红头文件审批管理规定》;
6.4WSDL/P04-2006《MIS系统控制程序》。
支持文件
7.1WSDL/GD-BG01-2006《档案管理规定》;
7.2WSDL/GD01-2006《文件和记录编号规定》。
8记录
8.1《文件评审记录表》(R4.2.3-01);
8.2《文件更改审批表》(R4.2.3-02);
8.3《文件发放审批表》(R4.2.3-03);
8.4《文件发放登记表》(R4.2.3-04);
8.5《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05);
8.6《往来文件登记表》(R4.2.3-06);
8.7《文件销毁登记表》(R4.2.3-07)。
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