X地产公司档案文件资料管理规定

篇2：X地产公司档案管理实施细则

地产公司档案管理实施细则

第一条档案文件的日常管理

1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。

2.外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。

3.发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。

4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。

第二条档案文件借用及移交规定

1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。

2.所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。

3.文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。

4.跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。

5.文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。

6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。

第三条文件资料目录定期上交

每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。

第四条各部门文件资料归档范围和移交时间

1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。

2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。

第五条对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。

附表1:《文件资料收存、借用记录表》

附表2:《发文记录表》

附表3:《部门文件资料目录》

附表4:《案卷总目录》

附表5:《卷内备考表》

附表6:《卷内文件目录》

附表7:《文件资料移交记录表》

附表8:《文件资料销毁清单》

附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》

篇3：X地产公司人事档案和人事资料管理规定

地产公司人事档案和人事资料管理规定

为了加强公司人员人事档案的保密性,建立建全人事资料和档案,制定本规定如下:

第一条:人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料(公司内部人事资料);

第二条:员工一旦转正,应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司,本人必须提交书面说明,报人力资源部归档。

第三条:员工转入公司的人事档案应该包括:

A、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历;

B、相关学历证书、毕业生登记表;

C、以往工作期间产生的劳动合同原件;

D、相关职称评定的资料;

E、其它存档人事资料

第四条:公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入,有权调查确定真实情况。

第五条:员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存,定期向市人才移交,存入员工人事档案中。

第六条:员工入职时,需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目,公司有权进行甄别。如有虚假,视同严重违反公司规章制度。

第七条:员工在职期间,如员工个人情况(如居住地、联络电话、婚姻状况、家庭人员情况等)有所变动,应立即通知人力资源部,以健全公司内部人事资料,确保管理需要与员工有关的各项权益。

第八条、公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,不得加以删除或销毁,并且必须严格保密。

第九条、员工人事档案,由公司统一委托市人才交流中心保管。

篇4：地产公司销售部档案管理制度范本

地产公司销售部档案管理制度6

为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;

一、档案归档范围

1、销售合同

(1)预定书(认购书)原件;

(2)买卖合同原件;

(3)换、退房申请;

(4)房型修改申请;

(5)其他合同之补充协议。

2、客户资料档案

(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

(2)签约客户档案

基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;

办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;

其他客户提交之资料。

3、内部管理档案

(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件

(2)销售管理档案

(3)各日、周、月统计表及报表;

(4)早晚会会议记录。

4、内部往来文件

(1)发往各部门间的日常函件;

(2)收到公司各部门的往来文件。

5、公司对外宣传资料

(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;

(2)电视宣传资料:各种宣传用VCD、录音带、录像带;

(3)户外灯箱、路牌的样稿;

(4)各类宣传活动的录影带及照片。

6、房地产相关信息

(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;

(2)各楼盘楼书;

(3)房地产相关信息剪报;

(4)各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

(1)户外宣传制作合同复印件;

(2)媒体制作合同;

(3)其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理;

2、档案资料分类应清晰、全面;

3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;

4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

三、档案的借阅

档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:

1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;

2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;

3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;

4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;

四、档案的保管

1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;

2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;

3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;

4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;

2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。

篇5：X房地产公司档案管理制度

房地产公司档案管理制度

1.目的:为加强档案的管理工作,维护档案的完整与安全,便于公司各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》,特制定本制度。

2.适用范围:本制度适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

3.职责

档案工作,设立资产档案管理员,隶属行政办公室,对公司内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由行政办公室档案员组织协调,监督和指导。

行政办公室负责组织各部门做好档案管理工作,档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

各部门负责职责范围内档案的收集、整理工作,并将归档文件的电子文档存入指定的电脑,由行政办公室档案员负责刻录和归档。

人事档案、财务档案、销售档案分别由人力资源部、财务管理部和营销管理部设专人配合行政办公室档案管理员进行管理。

各部门应明确规定档案责任人(档案员)。档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。

归档

各部门应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行移交手续,重要资料应随时移交,集中管理,任何单位及个人不得据为己有。

归档范围及管理:

各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由行政办公室负责归档。

各工程项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料由前期开发部负责整理及归档,并按规定及时向档案室移交。

各工程项目设计方案、施工图,设计变更、洽商以及设计院、勘察单位之间往来资料,会议记录等资料由技术发展部负责整理及归档。

工程进度计划,施工总包、分包、监理、设备厂家的资质文件及其往来资料、会议记录,工程竣工验收资料及竣工图等与工程施工有关的资料由工程管理部负责整理及归档。

各类合同协议(承包、商务、销售、借贷、担保、转让等)的正本原件、工程预结算书等资料由合同管理部负责整理及归档。

各类证件(营业执照正、副本;组织机构代码证正、副本、IC卡、贷款卡;国税、地税税务登记证副本;开户许可证等)及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务管理部负责归档。

公司采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等资料由材料采购部负责整理及归档。

凡不属归档范围的文件、图纸、资料,由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。

归档资料必须符合下列要求:

文件材料齐全完整,真实有效;不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

根据档案内容整理编号、编制卷内目录、装订立卷;

根据档案内容的历史关系,区别保存价值,进行分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

借阅

档案资料借阅需履行登记、签字手续,并填写档案借阅登记表。

本公司职工一般只能借阅秘密以下的档案,查借秘密档案,需经所在单位主管副总签字,方可借阅。

机密档案只限与工作有关的人员借阅,由所在单位主管副总签署意见,经企管办主任批准后方可借阅。

本公司职工借阅的档案,原则上只能在档案阅览室查阅。如确因工作需要外借,必须经公司总经理(或常务副总)批准,外借的档案一般在一周内归还,所借档案达到规定借阅期限,如需继续使用,若无他人预约可办理续借手续。借出的档案,档案室有权根据工作需要随时催还,借阅人不得拒还。

外单位人员借阅非机要档案,必须持单位介绍信,经公司总经理签字同意,并办理借阅登记手续,所借阅的档案,只能在本档案室内查阅,不准外借,档案管理负责人并对摘抄的材料进行审查。

借阅档案要注意爱护和保管,不得转借。阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项的档案,要注意保密,如有上述违规行为,要追究当事人责任。

查阅一般档案材料,经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。

借出或归还档案时,档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况,如发现档案缺损的情况要严肃查处。

借阅者未按本规定办理借阅手续,档案管理人员一律拒借,否则,追究档案管理人员的责任。

职工临时离开公司(出国、借调、外出学习等)、调动工作或解聘办理手续之前,人力资源部门要及时通知档案部门,经档案部门签字确认已还清所借档案后,方能办理相关手续。

本公司保管的人事、财务、车辆等档案只供本公司和主管政府机关查阅,不对外交流,外单位人员需要查阅必须经公司总经理批准。

财务档案原则上不许外借,需要查阅者必须经主管财务副总同意后,由财务部指定专人陪同查阅,财务账目不予复制,财务凭证如确实需要复制,必须在财务人员和档案管理人员监督下进行复制。

档案保存期限及销毁

工程项目竣工资料、开发文件、设计文件、其他重要档案永久保存。

行政档案视可利用价值定期销毁。

档案每三年鉴定一次,对超过保存期限的进行下架、分类。

由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定酌情处置。销毁档案须填写档案鉴定与销毁审批表。

销毁档案由档案室负责执行,同时由主管领导指派监销人,监销人要在销毁清册上签名。经批准销毁的档案,不得当废纸出售或作其他用。

档案统计及管理要求

为了给分析、研究工作提供数据,要认真做好档案统计工作,建立健全各种统计台帐。

年终进行当年归档文件汇总,并统计当年档案借阅人次,分析利用率,总结档案利用与效果。

保密资料要全部入库,存放在档案室保密柜中,在重大节假日档案室要进行清点催还。

公司职工要严格遵守保密规定,若有泄密应追究责任,有严重泄密或窃密行为者,视其情节进行处理,并追究其刑事责任。

加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

附件13.档案借阅申请单

附件14.档案借

阅登记表

附件15.存档登记表

附件16.档案鉴定与销毁审批表