工程项目部安全保证体系文件控制工作程序

篇2：建筑公司体系文件控制工作程序

建筑公司体系文件控制程序

1目的

保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态,及时获取并使用所需文件的有效版本,防止文件丢失、误传,确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。

2范围

适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料,包括相应外来文件的控制。

3职责

3.1综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序,并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作,并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。

3.2综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。

3.3综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。

3.4工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。

3.5工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。

3.6计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。

3.7物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。

3.8生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。

3.9各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作,并负责制定文件现行状态的清单。

3.10各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。

4管理内容与方法

4.1文件的分类

--管理方针和管理目标;

--质量、职业健康安全和环境管理手册;

--质量、职业健康安全和环境体系程序文件;

--为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件,包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等;

--质量、职业健康安全和环境记录。

4.2文件的编制

文件由承担其管理职能的部门组织编制。

4.3文件的审批和发布

4.3.1质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核,总经理批准发布。

4.3.2程序文件由综合管理部组织审核,管理者代表批准和发布。

4.3.3技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核,主管副总经理批准和发布。

4.3.4管理文件由综合管理部组织审核,主管副总经理批准和发布。

4.3.5对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后,由法定代表人或其授权人签署。

4.3.6需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件,由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准,批准购买的文件经综合管理部登记后分发。

4.4(受控)文件的编号、发放、更改、评审及存档管理

4.4.1文件编号按《文件编号规定》附录B执行。

4.4.2受控的文件应做好标识,标明文件归口管理部门和分发号等。

4.4.3文件的发放由公司综合管理部负责,其受控文件应填写《内部文件发放登记表》,按批准的发放范围发放;非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。

4.4.4文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。

4.4.5受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。

4.4.6文件领用人应对受控文件妥善保管和使用,防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时,应到综合管理部办理文件更换手续,交回原文件,换发新文件,并仍沿用原文件分发号。

4.4.7当受控文件丢失后,应到综合管理部重新办理申请领用手续,并做出说明,文件补发后,要注明丢失文件作废。

4.4.8当受控文件使用人调离该岗位时,应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。

4.4.9受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理,并填写《文件更改申请表》,当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖"作废"标志。

作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置,作废文件的销毁应批准,并有人监督:

--文件的管理部门将作废文件统一收回,做好作废标识后封存或销毁记录;

--为任何原因而保留作废文件时,应予以明显标识,并与有效文件分开存放。。

4.4.10质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中,随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时,应及时评审(间隔期不超过12个月),必要时予以更新,以确保文件的有效性,充分性和适宜性。

4.4.11更改后的文件应标明更改版次,并按原发放名单追踪发放,文件的更改可采用换页或升版的方式进行。

4.4.12外来的上级管理部门文件,其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。

4.4.13受控文件的存档按《档案管理规定》实施。

4.4.14文件需复制时,由使用部门提出申请,经文件的管理部门批准,由文件的发放部门办理登记手续,与原件一样实施控制。

4.4.15管理文件如有网络版本,由文件管理部门提供只读共享,网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。

5相关文件

附录B《文件记录编号规定》

《工程图纸、资料管理规定》

《档案管理规定》

6相关记录

《传真样式》

《签报》

《会议办理会签单》

《发文稿纸》

《内部文件发放记录表》

《文件更改申请表》

《文件收回登记表》

《文件销毁申请表》

《文件销毁登记表》

《收文登记》

《发文登记》

7附录

附录A流程图

附录B《文件记录编号规定》

附录C《传真样式》

附录D

《签报》

附录E《会议办理会签单》

附录F《发文稿纸》

附录G《内部文件发放记录表》

附录H《文件更改申请表》

附录I《文件收回登记表》

附录J《文件销毁申请表》

附录K《文件销毁登记表》

附录L《收文登记》

附录M《发文登记》

附录A

(资料性附录)

流程图

A.1管理体系内部文件控制流程图

A.2管理体系外部文件控制流程图

附录B

(规范性附录)

文件记录编号规定

B.1目的

为促进企业管理规范化、科学化、程序化,特制定本规定。

B.2范围

适用于公司企业标准的编号。

B.3管理内容与方法

B.3.1企业标准文件记录编号格式

Q/GDCF****.***

篇3：OHS管理体系文件资料控制程序

OHS管理体系文件和资料控制

组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保:

(1)它们能够被恰当定位;

(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;

(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;

(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;

(5)法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。

1.理解要点

对OHS管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。

另一方面,OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。

2.审核要点

1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。

3)不论出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。

4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。

5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。

篇4：成本管理体系文件控制工作程序

成本管理体系文件控制程序

1、目的

文件是实施并保持成本管理体系的基础和依据,对文件进行控制是为了让管理者使用唯一有效版本文件,防止误用文件,以促进成本管理体系的有效运行。

2、范围

本程序适用于本公司成本管理体系要求有关的所有文件。

3、职责

3.1成本部是文件控制的归口管理部门,负责公司体系文件的控制与管理。

3.2各部门和单位的管理文件由各部门和单位管理与控制。

3.3各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。

4、工作程序

4.1文件的分类:

成本管理体系文件包括:

a)纲领性文件:成本管理手册;

b)程序性文件:各种控制程序;

c)控制成本水平和发生过程的文件:各种规章制度、各种定额或标准成本、成本预算、成本计划、成本控制方案等。

上述三个层次文件的关系见《成本管理手册》第3.4.1.4条。

4.2文件的编制

4.2.1文件的编制应按规定的职责进行,成本管理体系纲领性文件和程序性文件由成本部组织编制,控制成本水平和发生过程的文件由相应的职能部门和单位负责编制。

4.2.2文件的编制应注意:

a)与成本管理体系要求的其他文件相适应,注意与其他文件的相容性,不得与其他文件相抵触或矛盾;

b)所编制的文件内容应尽可能全面、系统,该说的一定要说到;

c)所编制的文件一定要结合本公司的实际情况,注意文件的可操作性;

d)所编制的文件,不得与成本管理标准和有关法律法规相抵触;

e)成本管理体系文件必须覆盖和符合所依据的成本管理标准;

f)文件作为成本管理活动的依据,其内容必须科学合理并确保文件的适用性。

4.3文件的评审

4.3.1文件的编写完成后和在实施过程中必须进行评审,确保其充分性和适宜性。文件的评审应由文件的批准人或文件主管部门组织进行,并做好《文件评审记录》。

4.3.2对文件评审的结果,可确定是否需要修改和补充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必须再次得到批准。

4.3.3文件评审的方式可采用会议评审,也可采用会签评审。

4.4文件的批准

4.4.1文件的批准应按授权范围进行,总经理负责批准《成本管理手册》,体系负责人负责批准程序文件,第三层控制成本水平和发生过程的文件及其他文件应由相应层次的授权人批准。

4.4.2未得到有关授权人批准的文件属无效文件,一律不得使用,使用文件的部门/单位和各类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。

4.4.3文件批准的方式应以授权人员的签字为准。

4.4.4对外来文件,相关授权人员也应进行批准,批准时应主要考虑文件的适用性。

4.5文件的发放

4.5.1文件的发放由各文件管理部门进行,其发放的范围应得到批准,并严格按已批准的发放范围进行发放,确保使用成本管理体系文件的各场所都能及时得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的发放,由各部门的文件管理人员填写《文件发放登记表》,并注明分发的受控号,文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取,便于追溯。

4.5.3文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员,以防止因文件影响成本管理活动。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部门及文件持有人,在使用文件时应全面理解,正确使用,使文件真正发挥指导和规范成本管理活动和成本管理行为的作用。

4.6.2文件在使用时各部门和单位及各类人员必须按《现行受控文件清单》中所规定的文件范围使用文件,并识别是否是现行修订状态的有效版本,清单以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用过程中各部门和单位及各类人员应保护和贮存好文件,以防止文件的损坏、丢失,当所使用的文件损坏严重,影响使用时,文件持有人或文件管理员应到文件管理部门办理更换手续,交回破损的文件,补发新文件,其分发号可继续沿用原分发号,文件管理部门在补发新文件时仍执行4.5.2条规定。

4.6.4文件管理部门对已收回的破损文件的处理,按4.9条规定执行。

4.6.5当文件使用部门/单位和使用人员不慎丢失文件后,应按4.6.3条有关规定办理补发手续,但责任人必须做出书面检讨或说明原因。若文件管理部门在补发文件时,给出新的分发控制号,应注明丢失文件的分发号作废,必要时将丢失的文件通知有关部门和单位。

4.6.6文件在使用过程中,如果发现文件不适用或不可操作时,有关部门/单位和人员应予以记录,并与文件管理部门联系更改,可按4.7条有关规定执行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,应由文件的使用部门或文件管理部门提出,并说明更改原因,报有关领导批准。具体实施由文件的主管部门组织进行,并做好《文件更改记录》。

4.7.2文件更改的批准,原则上应由原批准人批准,如原批准人不在时,可由接替其职务的人员进行批准,但必须掌握原批准依据的有关背景资料。

4.7.3文件更改后,由文件管理员进行换页处理,并注明更改状态标识和生效日期。对重要更改,由文件主管部门领导召开相关部门负责人会议,阐明更改内容和性质,并将更改后的精神层层传达到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部门应及时修订《现行受控文件清单》中的更改状态,确保各使用场合能识别文件的现行修订状态,防止误用文件。

4.8文件的换版

4.8.1文件可多次更改(修订状态从0-9),当文件需进行大幅度更改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本文件。

4.8.2换版后的文件仍按4.7.2条规定进行审批,其发放仍按4.5.2条规定执行。

4.8.3换版后的文件发放时,应收回原版次的作废文件,并按4.9条有关规定执行。

4.9文件的作废与处理

4.9.1作废的文件应由文件管理部门按《文件发放登记表》中的发放状态收回,并填写《作废文件登记表》,确保从所有使用场所收回所有失效和/或作废的文件,以防止失效和/或

作废文件的非预期使用。

4.9.2对收回的失效和/或作废的文件,文件管理部门应统一销毁,并作好《文件销毁记录》。

4.9.3对需要作为历史资料保留的作废文件,应由文件管理部门加盖“作废保留文件”印章进行标识。对作废保留的文件只能用于资料参考或追溯历史情况,不能用于指导成本管理活动和向高层领导提供决策的依据。

4.10文件的管理

4.10.1文件应有唯一性的准确标识,以确保有效使用。各部门和单位应按以下编号规则正确实施文件编号。

注:文件类号:SC――成本管理手册

C*――程序文件

GZ――规章制度

YS――预算

DE――定额

JH――计划

FA――方案

例:《文件控制程序》的编号为:××/C*-01-2006其中:××――××机械制造有限公司;C*――程序文件;01――第1号程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均应归档保存,文件管理员应填写《文件档案登记表》。为防止电子版文件丢失,所有电子版文件均应有备份,并进行适当的标识。

4.10.3使用文件的人员在借阅有关文件时,应办理借阅手续,经有关人员批准后方可借阅,并保证在规定的期限内归还所借阅的文件,到期未归还的,应由文件管理员负责收回,原版文件一律不得外借,以防止其丢失或损坏。

4.10.4为提供信任向外部(包括:政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等)提供文件,以证实本公司成本管理和成本保证能力时,文件主管部门只提供《成本管理手册》,不得提供程序性和控制成本水平及发生过程的文件,若必须提供第二层和第三层文件时,应由体系负责人批准。当所提供的受控文件修改时,也应按4.9.1条规定收回作废文件,更换新文件。

4.10.5各部门和单位应建立本部门/单位的《现行受控文件清单》,报成本部。成本部负责建立并定期公布全公司的《现行受控文件清单》,并在清单中标明所有文件的现行修订状态,以确保各部门和各类人员能识别文件的现行修订状态,并按规定的文件范围使用现行文件的有效版本。

4.10.6受控文件应加盖“受控文件”印章作为受控的标识,非受控文件可不作非受控标识,但仍然按规定进行编号。

4.10.7文件复制(包括:复印、拷贝等),必须经本部门/单位或文件主管部门负责人批准,并按批准的份数复制。受控文件的复制必须重新加盖“受控文件”印章,复制件的发放,也应按4.5.2条规定执行。

4.10.8各部门和单位使用的有效文件,应保持清晰可辩,标识正确,易于识别,存贮应便于检索,可利用文件的目录和文件的编号进行分类,确保使用时能快速查找。

4.10.9文件主管部门和各部门/单位的文件管理员应按规定检查各类现行文件的有效性,并填写《文件有效性检查记录》,发现问题,及时处理。

4.10.10各部门和单位对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和向外部提供等环节,应注意文件的保密性,对文件的保密内容不得向外透漏,必要时应在文件上进行密级标识。

4.11外来文件的控制

文件的归口主管部门和各类文件的管理部门及单位应确保识别外来文件,必要时对外来文件进行标识。直接引用的外来文件,如标准和法规等,应由文件归口管理部门的负责人批准后,方可使用。对外来文件的发放、作废、处理和管理可参照4.5条、4.9条和4.10条规定执行。

4.12对提供信任的客观证据文件――记录的控制,应按《记录控制程序》执行。

4.13文件是信息及其承载媒体,这种媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或他们的组合。

5、相关/支持性文件

5.1《记录控制程序》

6、记录

6.1《文件发放登记表》

6.2《文件评审记录》

6.3《现行受控文件清单》

6.4《文件更改记录》

6.5《文件销毁记录》

6.6《作废文件登记表》

6.7《文件归档登记表》

6.8《文件有效性检查记录》

6.9《文件更改申请单》

篇5：公司质量体系文件和资料控制工作程序

公司质量体系文件和资料控制程序

⒈目的:

对质量体系文件和资料进行控制,确保使用的文件和资料为有效版本。

⒉范围:

适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。

⒊职责:

3.1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作,并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。

3.2"手册"和"程序文件"由总经理批准。

3.3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。

3.4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

⒋工作程序:

4.1文件及资料的分类与编号

4.1.1文件和资料分为以下几类:

①质量手册;

②程序文件;

③外来文件;

④其他质量文件。

4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件:

①公司内发放的质量手册为受控文件,由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;

②程序文件为受控文件;

③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。

4.2文件的编写

4.2.1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节,手册内容应相互协调,避免重复与漏写。

4.2.2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。

4.2.3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。

4.3文件的审批

4.3.1质量手册由管理者代表审核,总经理批准。

4.3.2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核,总经理批准。

4.3.3审批主要内容:

①内容是否符合QS-9000标准,职责是否明确、合理;

②各文件之间是否协调;

③与上级政策法规是否一致。

4.3.4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签,管理者代表负责审批和控制。

4.4文件的发放

4.4.1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放,使用人在文件领用登记表上签字,受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。

4.4.2质量手册和程序文件发放范围:

①总经理、管理者代表、副总经理;

②各部门负责人。

4.4.3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门,文件原稿由资料员保管,文件作废后由资料员收回并填写销毁清单,报管理者代表批准后销毁。

4.4.4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门,领用人在文件领用登记表上签字。

4.4.5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单,各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。

4.4.6如文件发生破损,由文件执行部门提出书面申请,由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件,并在备注栏中注明"更换"字样。

4.5文件的复审与更改

4.5.1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审,每年复审一次。对不合适的文件应重新修订,对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。

4.5.2文件如在条文上需要更改,由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单,经原审批人员或经授权人员审批实施更改,并在手册/程序文件修改记录表(见附录A)上登记。

4.6文件的更换与作废

4.6.1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换,管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。

4.6.2新版文件实施后,原文件自行作废,由资料员按原文件收/发登记表统一收回,并填写文件销毁清单,原版文件及一份复印件封存备查,并加盖红色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件经审核批准后,原版文件由资料员统一归档保存,并填写文件归档登记表。

4.7.2文件应妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上,防止文件损坏。若有损坏应及时修补。

4.7.3文件原件一律不准外借,非本公司人员需借阅,由管理者代表审批后可借阅复制件,若需复制,应经总经理批准,并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。

⒌相关文件:

无。

⒍相关表单:

见清单。