监理公司档案管理规定
建设监理公司档案管理规定
第一章总则
为建立健全公司档案工作,规范档案管理,更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本制度。
第一条公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。
第二条公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。
第三条公司档案工作采取集中统一管理。
第二章文件材料的形成和归档
第四条公司经营和管理活动中形成的文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由责任人积累、整理后归档。
第五条文件材料归档的基本要求
1.归档的文件材料必须完整。
2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.归档材料必须层次分明,符合其形成规律。
4.归档文件必须编制目录。
第六条文件材料的归档范围主要有以下几个方面:
1.建设行政主管部门来文。
2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。
3.监理咨询合同、协议。
4.向政府有关主管部门的报告或复文。
5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。
6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。
7.有关公司人事管理档案。
8.公司经营业务档案。
9.公司会议纪要及决议。
10.其他。
第七条归档时间
1.工程项目及科研项目,在项目告一段落或项目完成后,责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。
2.各类文件材料归档一式一份,重要文件及自制文件应将原件归档。
3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料,要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。
4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。
第八条公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章档案管理
第九条档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于保管利用。
第十条公司档案分类
1.工程监理及咨询类
2.财务管理类
3.人事管理类
4.行政文书类
5.董事会类
第十一条档案鉴定
档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是;
1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。
2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3.符合国家有关档案管理的规定。
第四章档案利用
第十二条档案借阅手续
1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》
2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记簿加以记载,由档案管理员提供服务。
3.借阅涉及公司秘密的档案,应经总经理同意,方可借阅。
4.未经总经理同意,不得向非公司人员提供档案。
第十三条公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司,若确因工作需要须查看或带出公司,必须经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后即时归还。
第十四条非档案管理人员不得擅自提取档案。
篇2:工程合同管理信息及档案资料管理监理细则
工程监理细则:合同管理、信息及档案资料管理
(一)合同管理内容
1.协助业主分析合同条款,订立合同(包括实施中的各类合同),避免合同签订以后造成被动;
2.熟悉业主与施工单位订立的合同,以便检查、督促有关方面严格执行合同;
3.协助业主处理合同执行中存在或出现的问题;
4.及时向业主报告合同的执行情况;
5.独立、公正地协调解决项目实施过程中的合同纠纷。
(二)合同管理方法和手段
1.建立合同编码体系,实行分类管理;
2.协助业主和承包商完善合同条款;
3.分析合同背景和缺陷,及时寻求处理方法;
4.掌握合同内容,实行跟踪管理;
5.进行合同违法预警,及时采取防范措施。
6.认真根据合同条款,处理工程变更
7.工程变更的要求可以由建设单位、监理单位、承包人或设计单位提出。但必须经总监理工程师签认后才能生效,根据合同条款如监理单位认为确有必要变更工程或部分工程形式,质量或数量,应向承包人发出变更指令,如果这种变更是由于承包人的过失或违约所致,除承包人应对此负责外,其所引起的附加费用由承包人承担,不论哪一方面提出的变更,凡影响工程质量、进度、投资的总监理工程师发出确认发出变更令前,均应征得业主同意。
8.承包人只能而且必须服从监理工程师的工程变更指令或指示。
9.对涉及设计漏项,变更技术方案和技术标准,以及因地质条件各种原因引起的设计的变更等,不论其经费增减情况,均应及时经总监理工程师批准后才能下达。
10.变更的估价由总监理工程师按合同条款有关规定处理并书面通知承包人。
11.审查分包合同:承包人如需非主体工程分包,应按规定向总监理工程师提出申请,并将分包单位的各种资料、业绩、资质及分包内容等报总监理工程师审批。在合同实施过程中,监理工程师不与分包人发生直接关系,建设单位也不直接向分包人付款。
(三)信息与资料档案管理
1.信息管理:监理工程随时注意对信息进行收集分析整理,保存信息处理的主要手段是采用微机,对工程逐步实施动态管理,并随时从网上查询相关信息法规。
2.信息管理实行监理组织各级人员采取、专业人员整理分析、总监负责的管理体制。
3.监理档案管理
4.行政档案。
监理与建设单位之间来往函件。
监理与承包人之间往来函件,书面签复申请批复,会议记录。
监理与设计方及其它有关方往来函件。
监理机构内部往来函件,请示报告,报告批复。
监理月报。
5.计量支付档案。
承包人提出的索赔申请及批示情况。
承包人提出的计日工和单价。
额外或紧急工程费用计算
设计变更批准的费用计算。
各类支付证书
工程进度周、月报表
6.技术档案
开工及停工指令
额外工程图纸
变更设计图纸
现场指令
检查记录
施工图纸
竣工图纸
7.工程档案,督促施工单位按规定及时整理工程技术档案。
篇3:建设项目监理资料档案管理制度
建设项目监理资料及档案管理制度
一、监理文件的管理
1、监理文件是指监理项目部的监理人员在监理作业中所形成的文类管理;
2、监理文件的分级管理是指文件形成的过程中,按职责权限进行编制、审查和签发;
3、监理文件的分类管理是指文件形成后的编号、发送、传递和保管。
二、监理项目部发出的监理文件的编制和审批分为五级管理
1、监理项目部管理制度及监理作业指导文件、监理规划、专业监理实施细则由有关人员编制后总监审定,作为Ⅰ级文件;"监理规划"作为公司文件经公司批准后,作为Ⅰ级文件管理;
2、监理项目部向业主提交的重要报告:总结、月报、专题报告、图纸会审/评审纪要、工程暂停令、严惩工期审批、索赔签证、质量和安全事故报告,由有关专业监理工程师编制,总监审批签发,作为Ⅱ级文件。
3、监理项目部所发正式函件由有关监理工程师编制,总监理工程师签发,作为Ⅲ级文件。
4、监理项目部所发工程联系单、通知单、备忘录、报表、各类审查单以及监理作业表等由有关专业监理工程师编制,交规定的签发人审核后签发,作为Ⅳ级文件。
5、监理统计表以及其他监理内部文件通知等作为Ⅴ级文件。
三、监理作业中形成监理文件的分类
1、按专业分类,分为以下11类:锅炉、汽机、土建(含勘测)、仪表及控制、炉保、焊接、化学、给排水、技经及综合等。
2、文件性质分类:
综合管理:监理规划、监理的管理制度、监理项目部的重要报告、总结、月报。对施工组织设计,施工单位的作业指导书等综合性施工作业指导文件进行审核所发的工程联系单;
质量管理:对施工质量、设备质量、消缺方案等所发的通知单、联系单等有关质量控制文件;
进度管理:对开工报告的审核意见,有关开工、停工、复工令的监理项目部有关进度控制文件;
投资管理:对施工单位的工程变更和材料代用及设计单位的设计变更所引起的费用变更的答复所发出的联系单、通知单等有关投资控制的文件;
安全文明控制:对施工单位的安全管理和文明施工所进行的监督文件;
合同管理:对合同执行中的问题(包括索赔)所提出的意见而发出的联系单和通知单等文件。
四、监理部收到的工程文件的分类管理
1、来自建设单位的工程文件:
建设单位的正式公文,可作为业主来函(包括上级审批文件)建档管理;
建设单位所编制的日常工程文件按如下分类进行管理:
--建设单位所编制的会议纪要;
--建设单位和第三方所签订的合同文件;
--建设单位有关建设项目报建文件;
--建设单位所转发的设备文件;
--建设单位所转发的设计文件;
--质量监督站文件;
--建设单位所发的通知单、联系单;
--施工现场建设管理制度。
2、来自设计单位的文件,可按如下分类管理:
初步设计文件及概算书;
主/辅机设备技术规范书;
施工图设计文件;
施工图预算;
设计变更;
设计联络会资料。
3、来自施工和承包单位的工程文件可按如下分类管理:
施工依据文件和技术文件(施工组织设计及作业指导书);
开工报批文件;
要求变更施工设计或材料代用的文件和联系单;
质量保证资料;
要求变更施工进度的文件和联系单;
要求增加费用或要求索赔的文件和凭证;
关于施工质量方面的文件或联系单;
关于设备质量和开箱验收的文件和联系单;
工程调试文件;
施工质量验评资料及安装调试记录;
制造厂家的变更、答复、提供资料、方案等;
承包单位提供的检验文件和自制文件、凭证和单据;
各承包单位的正式来函做专档管理;
事故处理及不合格项处理;
施工总结及技术总结。
五、文件的传送
1、所有文件的收发传送由信息员负责;
2、监理文件发出前应按32条的规定,由审批人签字后发出;
3、收入文件应交总监批阅,按批阅意见交有关负责人处理;
4、监理部编制对外发送报表应按报表规定的审签权限审批;
5、承包单位的报表审查,按36条规定的审签权限分别递送审查;
6、监理部收发文件用表见表
六、监理作业表示及审批
对施工单位报审表的审批:
1、"工程开工/复工报审表"(A1、A6)由总监理工程师审批;
2、"施工组织设计(方案)报审表"(A3.1)由专业监理工程师审查,由总监理工程师批准;
3、"分包单位资格报审表"(A3.4)由专业监理工程师审查,由总监理工程师批准;
4、"工序报验申请表"(A3.3)由专业监理工程师审查,由总监理工程师批准;
5、"工程款支付申请表"(A4.3)由专业监理工程师审查,并填写"工程款支付证书"由总监签发;
6、"延长工期报审表"(A2.2)由专业监理工程师审查,由总监签发;
7、"费用索赔申请表"(A4.2)由专业监理工程师审查,并填写"费用索赔审批表"由总监签发;
8、"工程材料/构配件/设备报审表"(A3.2)由专业监理工程师审查,由总监或专业监理工程师批准;
9、"工程竣工报验单"(A7)由专业监理工程师审查,由总监签证;
10、"工程变更单"(A9)由专业监理工程师审查,由总监批准;
11、"监理工程师通知单"(B2)由专业监理工程师审查,由总监或专业监理工程师签发;
12、"工程暂停令"(B1)由专业监理工程师审查,由总监批准。
七、文件编号
1、文件的分类表示:
文件资料归档都应按不同类别进行标识。
文件资料的分类标识如图3-1所示。
2、文件编号
"监理现场用表"按如下编号:
*
*--------年月---------**
后两位数字流水号(二位以上)
表式
3、文件签字加盖印章
在监理作业中需要发出文件时,编制人及审核人均应由本人签字,信息员归档,加盖印章发送。
八、监理统计用表及监理台帐
监理统计用表是监理项目部内部的管理用表,作为监理人员的工作台帐,由监理项目部自存,不向外发送,主要有:
1、项目监理作业大事记;
2、设计变更工程联系单汇总登记表;
3、单位工程形象进度一览表;
4、施工质量验评统计表;
5、设备缺陷汇总表;
6、监理作业信息月报;
7、承建单位月进度款支付台帐。
九、监理文件的移交和归档
1、监理文件的移交
安装工程结束后,施工文件向建设单位进行移交的同时,监理文件也要按规定向建设单位进行移交,移交监理文件的目次要求和建设单位协商后确定,一般移交如表3-3所示文件或按GB/T50328-20**规定移交。
表3-3
序号文件名称文件级别序号文件名称文件级别
1监理规划
(含修改内容)Ⅰ11工程暂停令Ⅱ
2分包单位资格审查资料Ⅵ12延长工期报审及审批资料Ⅵ
3设计交底与图纸会审会议纪要Ⅱ13监理工作联系单Ⅵ
4设计变更资料
(审查单)Ⅳ14施工备忘录
5工程变更资料
(审查单)Ⅳ15工程资料缺陷及事故处理资料Ⅱ
6施工指导文件审查资料Ⅳ16工程施工竣工结算资料Ⅱ
7施工测量放线资料
(审查单)Ⅳ17
索赔资料签证单Ⅱ
8工程材料/构配件/设备质量检查及抽查试验资料Ⅳ18施工质量Ⅱ
19监理月报Ⅱ
9隐蔽工程验收资料
(验收单)Ⅳ20监理工作总结Ⅱ
10整改通知单Ⅳ21会议纪要Ⅱ
2、监理文件的归档
监理项目部撤离现场后,应将监理文件向公司档案部门归档。
监理项目部在撤离现场后,对有保存价值和供今后追溯的文件/资料/凭证,均应想本公司归档。
监理依据资料按以下案卷归档:
第一卷工程审批文件
第二卷工程合同/协议文件
第三卷工程报建资料及开工审批文件
第四卷工程设备招标投标资料
第五卷工程设计图纸资料
监理作业资料按以下案卷归档:
第一卷监理合同文件
第二卷监理部质量体系文件
第三卷监理内部管理制度
第四卷监理部来往公文函件
第五卷监理月报/简报
第六卷监理总结报告
第七卷监理会议纪要
第八卷监理部质量控制过程文件
第九卷监理部进度控制过程文件
第十卷监理部投资控制过程文件
第十一卷监理部安全文明控制文件
第十二卷工程索赔文件
对承包单位资料的归档,按如下案卷:
第一卷施工组织设计
第二卷施工作业指导书
第三卷安全技术措施文件
第四卷调试及试运行文件
第五卷工程达标验收文件
第六卷其他
篇4:工程监理档案管理细则
一、总则
1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本规定。
2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。
二、工程档案管理规定
2.1档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2为了便于各个环节的衔接,监理项目部配备专职信息管理员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。
三、工程文件的收发及管理规定
3.1工程文件接收
3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由监理项目部信息管理员统一接收;统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件,做好接收记录。
3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录,并能利用计算机进行各类文件的查询检索。
3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案总登记帐和分类登记帐;
3.2工程文件资料发放
3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要,由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。
四、监理项目部档案管理职责
1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。
2、归档范围:
1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。
2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。
3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,监理项目部有权退回,相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程档案的鉴定和销毁
1)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报项目部总工及经理批准后方可销毁。
2)对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
3)档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。
4)在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。
4、其它
(1)工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发》规定执行。
(2)档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
(3)工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
五、声像档案管理办法
5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。
5.2照片档案应符合以下要求:
(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;
(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;
(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);
(4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素(不允许插值);
(5)符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。
篇5:安全监理档案管理制度
1、建筑工程安全监理档案管理应做到及时、准确、系统、科学、完整。
2、建筑工程安全监理档案是在施工过程全过程中形成的材料,应由安全监理工程师负责制定计划、收集、审查、汇总、管理、保存,直至最后按规定移交。
3、公司的安全监理部门、技术部门负责建筑工程安全监理档案的编制审核和业务指导工作。
4、公司每月、项目监理部每半月进行一次安全档案检查。
5、安全监理档案建立过程中,监理人员如有更换时应及时制表登记,对更换的时间、原因、完成工作交接手续等记录清楚。
6、建筑安全监督机构和公司在安全检查中,下达的整改通知单和项目部整改后的报告,应完整的保存在档案中。
7、工程竣工后,监理单位应将建筑工程安全监理档案按规定立卷归档。