采购经理岗位职责采购流程

篇2：采购工作作业流程

采购作业流程

1.0目的

为规范和完善采购作业程序,确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控,特制定本作业流程。

2.0范围

适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施。

3.0职责

3.1总经理:负责《采购订单》与《物料请购单》的最终审核审批工作;

3.2制造总监:负责生产物料《采购订单》的审核工作;

3.3采购部:负责物料采购经办、进度跟催及与供方沟通和管理工作;

3.4计划部:负责《物料需求计划》的制作、下发,负责《采购订单》的制作、转发及物料进度的控制。

3.5仓库:负责物料数量的验收、按照指令将不良物料退给供方、对供方的交期、交量进行考核、统计工作。

3.6工程技术部:所有物料的图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供;对采购过程中新开发物料进行样板确认与评估。

3.7各职能部门负责《物料请购单》的申请

4.0作业程序

4.1生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购,经物控部经理审批;样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由使用部门以《物料请购单》方式提出申购,经部门经理审批(如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的,由经理审核后由中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的,由心总监审批后由报总经理批准。)。所有经过审批的申购指令统一交到物控部,采购员负责签收、处理。

4.2采购员对接到的《物料需求计划》(或《物料请购单》进行审核,并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料,进行采购期、量分析,要求在2天内完成。若发现有无达成期、量需求时,采购员与供方进行沟通,如仍无法达成要求的。采购员于30分钟内反馈给物控员处理。如须更改《物料需求计划》的,在征得物控部经理同意后,方可更改《物料需求计划》(物控员须在更改处签字、确认)。若正常,则按《物料需求计划》的要求编制《采购订单》。

4.3采购员根据《物料需求计划》、《供应商资料》等信息选择满足物料要求的供方,并于次日内编制完整、准确的《采购订单》(必要时,附上样板或技术文件资料等)交物控部经理审核、制造中心总监或总经理审批。

4.4凡采购物品金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不需编制《采购订单》,直接以《物料请购单》或外购方式采购,但必须经物控部经理审批后方可进行采购。

4.5《采购订单》审核、审批规定:

4.5.1凡采购物品单项价值在500元以下或《采购订单》总金额在1000元以下的,由物控经理审核,即可实施采购,如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的,由物控经理审核后由责任采购员报制造中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的,由制造中心总监审批后由责任采购员报总经理批准。

4.5.2审核、审批、批准时间规定:紧急《采购订单》于30分钟内完成,常规《采购订单》于1小时内完成。

4.6物控经理、制造总监、总经理分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批、批准。若发现有误,则通知责任采购员进行修改(必要时,按公司相关规定进行处理);若无误,则返交采购员实施采购作业。

4.7若审核、审批、批准通过,由相应采购员将《采购订单》下达供方,紧急《采购订单》于30分钟内完成,常规《采购订单》于2小时内完成并要求对方书面回签(紧急《采购订单》要求供方在半个工作日内回签,常规《采购订单》要求1个工作日内回签)。若《采购订单》审核、审批、批准不通过时,采购员在30分钟内回复请购部门负责人。

4.8采购员将审核、审批、批准通过得《采购订单》相应联在供应商确认后2个工作小时内分发给仓库、财务,并保管好所有《物料需求计划》,《采购订单》及《物料请购单》,以备对帐时提供给财务人员审查。

4.9责任采购员负责对下达给供方得《采购订单》进行回签跟催。

4.10采购员将《采购订单》内容登录《采购管制表》,当天将供方确认后得《采购订单》在《采购管制表》予以标识、记录,按时与供方保持联系,要求供方按质、按量、如期交货。

4.11物控部经理定期、不定期对采购员得跟催情况进行检查,并对异常情况按公司有关规定进行处理。

4.12如因公司内部原因产生《采购订单》内容需作变更时,采购员确认须变更后2个工作小时内与供方协商变更事宜,并书面通知变更,尽量减少本公司损失。若因供方原因产生《采购订单》内容需作变更时,采购员于接到通知后30分钟内通知物控员,并报物控部经理处理,变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行。

4.13采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》,若未生产急料送货,采购员须于供方送货到厂前2小时通知仓库做好收货准备工作,若为供方晚上送货,采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库,以便仓库安排仓管员加班收货。

4.14供方送货到厂后,由仓库仓管员按《进料作业流程》对来料进行数量点收、品管部进料品管员按《进料检验报告》采购联转交采购员。

4.15采购员需对仓管员或品管员反馈在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理,必要时,与供方沟通、处理。

4.16检验合格,仓管员填写《材料/半成品进仓单》,按进仓规定办理进仓手续,判定不合格,则启动《进料不合格品处理作业流程》

4.17仓库将《材料/半成品进仓单》于第二天上午9:00前交物控部,采购员签收《半成品进仓单》供方联,并将供方联传真货供方下次送货时或供方约定的转交日转交给供方做结算凭证。

4.18采购员根据《检验报告》、《材料/半成品进仓单》,将采购结果列入《采购管制表》。若有异常,则及时反馈给物控员,并报物控部经理处理。

4.19公司财务会计核实《材料/半成品进仓单》内容,在与供方对帐无误后,将采购金额列入应付款项。

4.20若车间退料,品管员判定为来料不良时,采购员在接到品管员的《检验报告》后于规定时间内处理后续工作,具体依《退料作业流程》规定执行。

4.21采购员及时跟进因物料拒收而退货处理的后续工作;及时跟进因车间退料、需再退供方以及短缺补采等处理工作;向供方反馈不良信息,并要求供方改善及确认退(换)货、补货交期。

5.0处罚规定

5.1对未按本流程规定时间内完成作业的,处罚责任人5元/次。

5.2未办理有效手续进行采购的,处罚采购员50元/单,若因此而给公司造成经济损失的,按《赔偿管理制度》处理,确有特殊先采购后补单的,只限小额、少量物料,且当天必须完成补办手续,违者处罚20元/天,直至完成补办手续为止。

5.3对不按照流程规定交上级审核、审批、批准的,处罚责任人20元/单。

5.4《采购订单》未及时下达给相关部门的,处罚责任采购员5元/单。

5.5《采购订单》下达给供方后,未要求供方回签的,处罚责任采购员5元/单。

5.6采购员丢失《材料/半成品进仓单》的,按30元/单处罚。

5.7采购员未按时联络退货的,按5元/单处罚责任采购员。

5.8采购员未按要求当天完成《采购管制表》登录的,给予5元/单处罚。

5.9财务对帐时审查《采购订单》或《物料请购单》而采购员不能提供的,处罚采购员5元/单,若该单采购造成呆滞料的,按《赔偿管理制度》处理。

5.10凡接受供应商礼品、金钱,一经发现,一律开除,并对责任人进行赔偿追溯,严重者送交公安机关处理。

6.0相关表格

6.1《物料需求计划》

6.2《物料请购单》

6.3《采购订单》

6.4《采购管制单》

6.5《检验报告》

6.6《材料/半成品进仓单》

篇3：物料采购工作流程

物料采购流程

一、物料采购计划流程

物料采购计划由供应部经理负责。

(一)物料采购计划作业流程(图24-4)

(二)各步骤的操作方法

①生产厂生产计划:取得生产厂生产计划,确定各种物料的消耗量;

②物料库存情况:取得物料库存情况报表,确定各种物料库存情况;

③确定保险储备量:根据每天消耗情况和订货周期,确定保险储备量;

④提出采购计划草案:根据生产计划、物料库存情况和保险储备量,编制采购计划草案;

⑤组织讨论:组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论,报生产事业部副总经理审批(10万元以上的采购计划);

⑥分送采购计划:将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。

二、物料采购

物料采购由供应部经理和采购员负责。

(一)物料采购作业流程(图24-5)

(二)物料采购各步骤的具体操作方法

①市场调查:通过互联网或其他渠道,调查了解低聚糖厂和酒厂所用主要原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况;

②选择供应商:根据市场调查情况,提出供应商选择方案,报供应部经理决定供应商,对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商;

③签订合同:供应商确定后,与其商谈供货的各种细节问题,并提出合同草案,报采购部经理审批;

④运输和验收:需要本公司承运的货物,联系运输车辆,组织货物运输;无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时,本岗位都要参与货物的验收,确保入库的货物与合同所规定的货物相一致;

⑤付款:根据购货合同和本公司现金流转状况,从供应商处取得相关票证,在本公司内部办理付款手续;

⑥供应商评价:根据和供应商业务交往的情况,分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。

三、物料采购合同管理

物料采购合同管理由供应部经理直接负责。

(一)物料采购合同管理流程(图24-6)

(二)各步骤的具体操作方法

①签约前的管理:采购合同签订前,本岗位审阅合同条款,确保合同条款维护本公司利益;

②履约中的管理:按采购业务人员归集采购合同,并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款;

③履约后的管理:将履约后的合同按供货单位分类归档,并妥善保管。

四、物料采购台账管理

物料采购台账管理由采购员负责。

(一)先收货后付款方式下的采购台账管理

(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-7。

(2)采购台账按供货单位设置,其具体格式如表24-3所示。

表24-3采购台账

(3)各步骤的具体操作方法如下:

①取得入库单:货物到达后,本岗位人员参与验收,并取得入库单;

②登记台账:根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;

③取得发票:收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;

④登记台账:根据发票登记采购台账中的“发票”栏,并将发票交财务部;

⑤汇款证明单:根据采购人员意见,开具支付采购货款的“汇款证明单”,报相关人员批准;

⑥登记台账:根据付款后的“汇款证明单”,登记采购台账中的“付款”栏;

⑦后续付款:对未付货款编制“汇款证明单”,报相关人员批准,并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;

⑧编制采购报表:根据采购台账编制如下三种采购报表,报供应部、财务部和生产事业部副总经理:货到款清采购情况表;货到款项部分支付采购情况表;货到款未付采购情况表。

(二)先付款后到货方式下的采购台账管理

(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-8。

(2)采购台账按供货单位设置,其格式同上。

(3)各步骤的具体操作方法如下:

①汇款证明单:根据采购人员意见和采购合同,开具预付采购货款的“汇款证明单”,报相关人员批准;

②登记台账:根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记;

③取得入库单:货物到达后,本岗位人员参与验收,并取得入库单;

④登记台账:根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;

 

;⑤取得发票:收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;

⑥登记台账:根据发票登记采购台账中的“发票”栏,并将发票交财务部;

⑦汇款证明单:根据采购人员意见和采购合同,开具支付余款的“汇款证明单”,报相关人员批准;

⑧登记台账:根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;

⑨编制采购报表:根据采购台账编制如下三种采购报表,报供应部、财务部和生产事业部副总经理:款清货到采购情况表;款项部分支付货到采购情况表;款付货未到采购情况表。

篇4：工厂采购部管理制度工作流程

工厂采购部管理制度与工作流程

一总则

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二采购部人员职责及管理制度

1.热爱本职工作,勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。

2.廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。

3.负责公司生产所需材料的采购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6.大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。

7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。

8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

9.做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

三采购工作流程

采购部作为一个职能部门,在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任,采购工作的好坏,直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,较低成本最有效的方法。在项目实施的过程中,采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作,每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率,减少工作失误,为项目的顺利实施做出各自的贡献。

具体的工作流程如下图所示:

1.在项目的初始运作阶段,采购部根据项目部、投标部的具体要求,配合进行投标的材料报价,以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2.项目正式运作后,采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求,对采购部下达《材料申购单》(附表1)此单由申请人填写,生产或者项目负责人签字后生效,一试三份,一份申请人留存,一份发往采购部,一份发往工厂或者生产基地。

3.采购部接到《材料申购单》后,根据所需材料的规格,质量要求,数量,生产地址等实际情况,向公司已经确定的合格供应商中的3家―5家发出《材料询价单》(附表2)。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字,盖公章后回传,签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一,需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》(附表3),同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。

4.供应商根据《材料订购单》安排生产运输,各项具体要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。

5.工厂和生产基地在所需材料到场后,应由专人负责材料的质量、数量检查,检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照,质量和数量都准确无误后才能进行收货,然后填写《材料到货单》(附表4),相关责任人签字后回传采购部。

6.工厂或者生产基地完成生产任务后,及时通知采购部,由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定,便于统一定价,统一结算,节约运输成本。

7.项目完成后,采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时,采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》,同时向财务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》,如有需要,采购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。

8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票,财务部在收到发票后即向供应商付款。

四采购部发展规划

原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节,早在几年前,资深的管理专家就提出了:采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。但是时至今日,又有多少个公司能真正的做到这点呢

降低采购成本不是一个短期的目标,也不是短期内就可以达成的目标,而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略,是需要长期的工作经验的积累和公司整体的采购流程,采购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作,来完成这一共同目标。

我们采购部的初步计划如下,其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整,但是保证前进的大方向永远不变

(一)在3个月内完成采购体系的建立,包括采购制度,工作流程,供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核,每种材料确定出5―10家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。

(二)在6个月内完善采购体系,修正具体工作中出现的问题。进一步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨,高效,准确的运行。

(三)在1年内建立高效的采购团队,杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误,不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失,建立完善的采购管理体系,能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利,能看到采购成本降低带来的实际效果。

(四)在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。

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p;(五)大胆设想:5―10年后,公司以自主设计,自主研发牵头,以符合科技进步的产品、技术为主打,以完善的组织结构,人员搭配为根基,以高效、先进的管理体系为依托,建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售后服务为主线,涉及钢结构工程设计、施工,通信工程设计、施工,物流,工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的供应商,为公司的发展提供最大限度地支持。

篇5：公司采购管理表单工作流程

公司采购管理表单流程

一、采购预算清单

1、制单:商务输单人员

2、审核:商务部主管

3、流程:商务根据业务员需求填写采购预算清单(一式四联,白、红、蓝、黄四联),并输入采购订单,在预算清单上加盖"已录"章,如果是业务员要求的采购,业务员应在采购预算清单上签字,预算清单红联商务留底,其他三联交仓库;仓库清点商品到入库后,在预算清单上加盖"货已收"章,并关联生成入库单;仓库将预算清单、入库单配对后,蓝联留底,白、黄两联交业务会计记帐。

二、采购订单

1、制单:商务

2、审核:商务部

3、流程:商务根据采购预算清单输入采购订单,并审核;仓库根据订单关联生成入库单,采购订单不打印。

三、入库单

1、制单:仓库

2、审核:仓库主管

3、打印:仓库

4、流程:仓库清点实物,审核采购订单后根据采购订单关联生成入库单(一式四联),由仓库负责将入库单一联送交仓库,一联送交业务员、一联送交商务、一联送交业务会计,并负责打印。

与采购订单配对

四、销售预算清单

1、制单:业务员

2、审核:商务部

3、流程:业务员填写销售预算清单(一式四联,白、红、蓝、黄四联)红联业务员留底,其他三联交商务,商务审核预算清单,输入订单后在四联预算清单上加盖"已录"章,商务将三联预算清单送交仓库,仓库审核销售订单,关联生成发货单,业务员发货时按照是否即时开发票,下面流程分两种。

(1)业务员即时开发票:业务员将三联预算清单送交财务部开票员,开票员根据预算清单开具发票,让业务员在发票存根联和记帐联上签字,并在预算清单上加盖"已开票"章,同时将发票号码写在预算清单上;业务员再将盖有"已录""已开票"章的三联预算清单送交仓库;提货人根据提货联或发票号码到仓库提货,发货员发货,提货人在发货单上签字后,发货员在三联预算清单上加盖"货已发"章,蓝联仓库留底,白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐,业务会计根据白联记帐。

(2)业务员未即时开票:发货员发货,提货人在发货单上签字后,发货员在白、蓝、黄三联预算清单上加盖"货已发"章,蓝联仓库留底,白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐,业务会计根据白联记帐。

N

Y

五、销售订单

1、制单:商务

2、审核:商务部、仓库

3、流程:商务根据销售预算清单输入销售订单并审核,仓库根据销售订单关联生成发货单,销售订单不打印。

六、发货单

1、制单:仓库

2、审核:仓库主管

3、打印:仓库

4、流程:仓库根据商务审核后的销售订单关联生成发货单(一式五联),由仓库负责打印,一联仓库留底,一联与销售预算清单配对后送业务会计,三联送交业务员,客户收到货物在发货单上签字确认后,一联客户留底,另两联由业务员送交业务会计,业务会计将发货单和出库单配对记帐。

七、送货单

1、制单:仓库

2、审核:仓库主管

3、流程:业务员根据业务需要申请紧急放行,仓库审核后发货、并填写送货单(一式三联),客户收到商品时签收,一联客户留底、一联业务员留底作为催款凭证、一联由业务员送交业务会计。

八、出库单

1、制单:仓库

2、审核:仓库主管

3、打印:业务会计

4、流程:仓库每天记帐,业务会计于次日打印出库单,出库单一式四联,一联仓库、一联业务员、两联业务会计,与发货单配对,并由业务会计负由责将出库单送交仓库和业务员核销。

九、内部调拨申请单

1、制单:调入方

2、审核:商务部

3、流程:调入方根据商品库存量及市场销售形势,填写调拨申请单(一式二联),一联由调入方保存、一联传真到商务。

十、调拨单

1、制单:商务部

2、审核:仓库

3、打印:仓库

4、流程:商务部输入调拨单,仓库审核调单拨后发货,同时打印调拨单,调拨单一式四联,一联调出方、一联调入方、一联商务,一联业务会计。

十一、商品检测报告

1、制表:维修部

2、审核:仓库

3、流程:维修部填写商品检测报告(一式三联),一联维修部留底,一联业务员留底,一联由业务员送交仓库。