YS酒店宴会接待细则

篇2：酒店宴会营销接待工作规定（1）

酒店的宴会营销及接待工作

一、宴会的基本概念:

何谓宴会简而言之,宴会指以餐饮为中心的聚会,其特色为通过一件特殊的事件使许多人共聚一堂,采用同一款菜单或自助餐形式,进行聚会活动。

二、我店宴会厅所能举办的会议形式:

目前使用宴会厅所举办的会议并非仅限于餐会,如下所述的10类活动都是宴会厅的服务对象,由此可知宴会形式的多样性。

1、订喜宴、婚宴;

2、满月宴、寿宴;

3、团拜会、春茗会、尾牙宴(限于每年12月―2月新年前后);

4、同学聚会、谢师会、毕业餐会、庆功宴;

5、记者招待会;

6、座谈会、培训会、会员或职工大会、说明会、新产品发布会、产品展示会;

7、鸡尾酒会(如:开幕酒会、周年酒会、结婚酒会等);

8、服装表演、同城各种俱乐部友交友会;

9、官方宴会;

10、其他(如:才艺表演及选美大赛、各种培训会、签约仪式等)。

三、宴会的经营形式:

因为宴会形式不一,有些宴会需要豪华的装饰与布置,例如:婚宴、庆功宴、发表会、各类展示会等。有些只需要一般桌椅陈设及视听器材即可,如:说明会、培训会等。因此,一般宴会厅的基本装饰通常较为简单,若遇特殊需求,例如婚礼、寿宴等场合则需根据顾客需要,增设舞台、红地毯、花卉、气球、灯光、特效、乐团、背景等,以便营造出宴会的华丽气氛。

四、宴会营销人员的基本职责:

对内负责与相关部门的沟通协调,对外代表酒店接洽会议、宴会及相关业务,并负责与老客户保持良好关系的同时拓展、开发新客户,并通过业务活动和了解市场信息,协助上级制定策略一求达到酒店年度计划和预算收入目标。

五、职责与任务;

1、与酒店的客户群体保持联系、满足其合理需求;

2、与现有客户维持良好的关系,同时开发新客户;

3、促销酒店现有的宴会产品、设施、场地及各项服务;

4、将客户资料整理存档,并保持完整的性及准确性;

5、服从部门主管指派,到酒店外拜访客户、接洽业务或戡察外大会场地;

6、在当班时间内及其他餐厅尚未营业前,负责接洽并协助各餐厅的订席的事宜;

7、负责带邻来访宾客参观、介绍酒店宴会厅设施必要时交由上级处理,争取生意;

8、参加部门定期举行的业务沟通会议,提交每天的业务简报以及任何指定出席的会议;

9、追踪任何有潜力的生意来源,对市场信息保持高度警觉性,及时报告上级,以制定对应策略;

10、将客户意见及同行评语予以记录,并报告上级以求改进;

11、随时保持积极主动的态度招呼客人,注意个人的仪容,保持端庄;

12、每周上交工作重点报告,包括确定及待追踪的生意,每月上交业绩报告;

13、按值班表所排定的时间上、下班,遇业务繁忙及人手不足时,应机动调整予以协助;

14、负责填写宴会预订本,并与客人进行跟进;

15、对洒店宴会厅、餐厅、服务设施、设备了如指掌,以便对顾客作全面的介绍。

篇3：酒店宴会营销接待工作规定（2）

酒店的宴会营销及接待工作(2)

一、宴会、会议的洽谈:

举办宴会,顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息,

采取的方式大约可分为3种----来电、来传真、亲自前来洽谈。一般客人的问题不外乎场是否有空、宴会、会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能提供的相关仪器设备、菜单的内容、最低消费额、现场平面图、订金以及宴会活动相关厂商资料的获得等。面对诸如此类的疑问,销售人员中须一一为顾客说明,努力掌握每一个可能的生意机会。

首先,一旦获悉顾客有举办宴会的意愿,销售人员最好能邀请顾客新自到宴会厅现场看场地。毕竟光通过电话进行解说,无实物可供参照,往往无法让顾客真正了解宴会场的实际情况,反而使其对场地的认识模糊不清,不论销售人员如何详尽介绍场地的完善,客人也很难体会。因此尽量邀请客人亲临宴会厅面对面解说,由销售人员就现场设备清楚地为其解答问题,不但可以增加说服力,让顾客不愿前往,销售人员要考虑登门拜访。一般来说,宴会生意大概只有75%是自己找上门来的,其他25%必须依靠销售人员进行促销活动,主动争取客源。

在洽谈的过程中,负责接洽的销售人员必须备妥足够的资料供顾客参考,例场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时,首先要让客户了解场地大小和形状,即使顾客已亲临现场,销售人员仍需准备场地平面图,为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的场地类型不尽相同,所以宴会厅要设多种平面摆设图,满足顾客需求。

二、宴会、会议的预订及确认:

假使顾客有意预约宴会,销售人员需问清楚宴会的日期、时间、宴会名称、性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外,菜单内容、饮料种类、与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应如实记录。当然,在预约步骤中,销售人员要提供报价单给顾客,因为大多数顾客在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何,销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结果,除存档备查外,也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此,方能确保宴会的成功。

为方便记录起见,预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表,销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥,并将客人的要求选出,等到将宴会通知单发给各部门时,所有宴会需求都一目了然。如果顾客只是暂订宴席,酒店则必须对其保持追踪,直到客人下订单为止。若顾客取消订席,也要询问取消宴会的原因,并予以记录,作为日后改进的参考。

通常,除熟客不收预订金外,其他所有宴会及会议确认时,都必须先交30%的订金,付完订金才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会如果临时取消,对酒店势必造成重大损失,因此预收订金酒店是另一种自保方式,诚属必要。除此之外,若在原来预订宴席的顾客未付之前另有其他顾客欲订同一场地,销售人员应打电话给先预订的顾客,询问其意愿。如果顾客表示确定要使用该场地,就必须请其先缴付订金,否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订,销售人员仍然不可轻易放弃任何生意机会,而应积极推荐其他可替代的宴会厅,或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心,往往能成功促每笔宴会生意。

虽然在预订时销售人员已记下顾客所有的要求,但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所有销售人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字,以保障客人与饭店自身的权利。倘若客人没时间亲自到酒店进行签约手续,销售人员可能通过书面传真或邮寄的方式,将文件送至顾客手中,请顾客在确认书上签字,签妥后再传真或邮寄回饭店以示慎生。在签订确认书时,酒店通常会要求收取30%作为订金。有时销售人员忘记与客人签确认书而平白蒙受许多损失。所以为了确保宴会的正常营运,与客人签约是不可忽略的。

三、宴会、会议接待跟进工作要领:

1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求,清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上,以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作,而无误、遗漏之处。

2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求,故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系,确实各部门已清晰各项宴会要求。

3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况,如发现遗漏、有误之处,需及时通知宴会负责人,处理解决。对各部门提前一天以发文形式通知,以方面相关部门做好协助准备。

4、每个客户对宴会的要求各不相同,但大致上以下几点,都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。

A、宴会开始前一小时,检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好,文字有无错误;

B、在宴会、会议开始前一小时,检查各种设备、谢谢是否运转正常,如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;

C、在宴会、会议开始前一小时,检查各种设备、设施是否运转正常,如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;

D、在宴会、会议开始前一小时,检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净;

E、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时,召集相关部门跟进人员开会,讲解宴会的内容和注意事项,包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具体工作,指定各工作环节的检查人;

F、若需要演出公司、礼仪小姐,事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容,并安排他们提前到达;

G、检查餐台上杯具是否与酒水相对应,如白酒摆烈酒杯,红酒摆红酒杯,汽水、啤酒摆水杯;

H、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有PA值守,宴会空调是否已提前找开,温度是否适合;

I、宴会前三小时通知保安部协助客人泊车;

J、若是重要宴会、会议,提前安排美工到场拍摄;

K、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地,若有不甚满意之处,可即协商更正;

L、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中,若有需要之处,请他随时找你;

四、宴会、会议的追踪服务:

宴会、会议结束后,由负责的销售人员亲自拜访或打电话给客户表达感谢之意,并追踪客户对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处,表示对客户的一种售后服务。如果顾客反面反映居多,产生误解之处便应及时解释清楚,但若情况属实,则可借以得知改进方向。如果客人反映是正面的,即可作日后推广宴会销售的卖点。所有追踪的结果均应列入记录并存档,作为将来评核改善成果的参考,同时也可作为此客户下次光临时应特别

注意的服务咨询,以提供较高的服务品质。

宴会对我们酒店的餐饮很重要,请餐饮部和营销部应该大力推广餐饮宴会,并做好每一场宴会的接待工作!宴会客人也是我们餐饮的最重要宣传员和潜在消费客人,各部门也尽力协助酒店餐饮的宴会推广及接待工作。