分公司发货管理程序
分公司要货及发货管理程序
1.范围
本程序对销售计划的管理、发货工作程序、管理职责等活动进行了规定;
本程序适用于所有与销售计划、发货有关的单位及部门(物资储运部、财务部等)。
2.目的
规范销售计划、发货管理,强化分公司的物流管理,合理地降低运营资金库存占有率,提高销售计划、要货开单的准确性。
3.职责
3.1分公司负责月、周要货计划和发货计划的编排、审报。
3.2物资储运部及第三方物流公司负责配送。
3.3财务处负责验审。
3.4销售管理部负责商业单位代销库存量及驻外仓库库存标准及库存比重。
4.活动
4.1分公司应对本省批发单位确定信誉额度,并在销售管理部备案。
4.2分公司每月25日前上报本分公司下月的销售预测,并上传销售管理部备案。
4.3分公司在遵照本月销售预测的基础上,提出周要货计划,在每周三之前由销售管理部汇总并提交生产制造部,指导公司生产作业,生产制造部每周向销售管理部提供货源情况。
4.3.1分公司周要货计划申报程序
(1)每周一总库向各分公司公布现有库存情况,便于与各商业单位协调
(2)业务主管制作商业客户要货计划
A业务主管对商业客户实际库存进行每周跟踪统计;
B有促销员的终端由促销员提报该终端货源短缺品种及数量;
C根据市场需求、商业客户库存状况协助商业客户申报要货计划,批发商计划须以零售终端为单位申报计划明细.
D业务主管汇总所辖区域客户要货计划,填写商业客户要货计划表。主要内容;单位代码、单位名称、经销/代销、要货品种、数量、配送方式(分驻外仓库配送、总公司直接配送、总公司集中配送三种方式);
E向分公司提交所辖区域商业客户要货计划表。
(2)分公司制作周要货计划
A汇总各区域商业客户要货计划表,制作分公司商业客户要货计划表;
B统计分公司驻外仓库实际库存,结合分公司商业客户要货计划表制作分公司周要货计划表;
C分公司周要货计划表制作规范:
a详细填写计划表要素:分公司、时间、型号、数量。
b总要货品种及数量=商业客户要货品种及数量―驻外仓库实际库存品种及数量+驻外仓库安全库存量
4.4生产作业部门可根据规模生产要求,成批组织生产,并预留库存,销售管理部制订提货权限(0.5…2),在第一个生产作业周结束前将权限及货源情况下发至销售分公司,便于销售分公司组织货源.
4.5销售分公司依照提货权限,适当修改要货申请,提出送货计划,填写计划要素:分公司或商业单位、时间、型号、数量、配送方式、配送地点、联系人、联系电话。
其中A、B类分公司可一周安排两次,C、D类分公司可一周安排一次,具体配送交由物资储运部。
4.6配送形式:
A总公司配送
①现款:
a经销商要货量满整车由总公司直接配送
b同城不同经销商要货量可凑足整车由总公司直接配送
C经销商要货量不足整车的要货由总公司配送至分公司驻外仓库。
②代销:
a经销商库存在信用额度内或已超额度但已付款的要货量满整车由总公司直接配送
b经销商库存超信用额度的要货部分经分公司汇总参考驻外仓库存状况统筹计划要货量由总公司配送至分公司驻外仓库。
B驻外仓库配送
①驻外仓库的产品首先满足有要货计划的经销商提货
②驻外仓库覆盖区域内的经销商已付款或库存在信用额度内的要货由驻外仓库配送,经销商自提的给予一定补贴。
③驻外仓库覆盖区域内的经销商库存超信用额度的要货由驻外仓库分批配送,但送货时必须结清上批超额的货款
4.7销售管理部每月依据要货申请数量及送货数量,制订考核表,考核销售分公司的开单准确性。
(1)管理部对分公司的激励
周计划月考核,综合分公司每月各周计划履行情况,结合其他因素及综合指标制定一定履行比例给予考核。
(2)分公司对商业客户的激励
方式同上,建议对商业客户计划履行率按高于分公司指标考核,考核金额体现在对商业客户的奖励中。
4.8发货程序:
4.8.1向驻外仓库的发货程序:
销售分公司填报送货计划----内勤经理审核备案----物资储运部配送
4.8.2商业单位自提的发货程序:
销售分公司填报送货计划----内勤经理审核备案----商业单位自提
4.8.3商业单位从驻外库的发货程序:
A严格按照Q/*FGRWZ15-20**号文件《驻外仓库保管员工作职责》中的有关规定执行。
B驻外库保管员凭经省经理签字、或省经理书面授权人签字认可的、业务员出具的提货单原件(如果用传真件,要求原件在三天内到驻外库),对商业单位发货。
C驻外保管员必须登记出库产品的型号、条形码、出厂日期、提货单位、提货车辆牌号等相关信息,以备查倒货使用。一旦因未登记产品的相关信息而无法查处倒货,则追究驻外库保管员责任。
D驻外库保管员每天将驻外库的进、出、存绘制成表,一份交办事处,一份留存。
5.此管理规定在原工作程序执行基础上实施,过渡期限为2个月。
篇2：公司发货管理控制程序（2）
公司发货管理控制程序(二)
一、目的:服务公司客户的产品销售,满足客户的发货要求,保证发货的及时性、准确性和有效实施款到发货的原则,防止管理不善和失误而给公司造成经济损失行为的发生,确保公司发货流程的顺畅,提高公司和客户的经济效益。
二、适用范围:公司产品发货及专卖店货架、喷绘发货及公司所有涉及发货的工作。
三、职责与权限:
3.1经营部负责人负责监督和控制公司产品、专卖店货架、喷绘及其它的发货过程,负责对超额欠款客户发货的监督审查。
3.2片区负责人负责实施产品发货工作,对客户要求的发货《客户配货单》的审核并监督仓库发货过程,确保严格按客户要求及时发货。
3.3专卖店货架、喷绘负责人负责所有客户要求的货架、喷绘的发货工作;负责下单,安排控制所有货架、喷绘合格供方质量和包装,确保发货的及时性,安全性,准确性。
3.4仓库主管负责安排仓库人员根据《客户配货单》配货装箱,确保严格按客户要求按质按量地配货。
3.5仓库管理员负责《客户配货单》的配货、装箱、打包工作并根据《成品仓库管理程序》中的发货程序具体实施。
3.6驾驶员负责客户货物的运输、发送工作并严格按客户或公司指定的货运站及运输方式及时发送。
3.7电脑室负责收集和登记客户的传真配货单,并及时交收件人签收。
3.8营销统计员负责电脑统计《汇总发货单》。
3.9财务部主管负责汇总经营部发货单据,监督和控制客户欠款额度。
四、控制程序:
4.1客户的发货单传真,必须由电脑室负责统一收集登记。营销部文员应根据传真货单及时交予该片区负责人并签收确认。
4.2各片区负责人收到客户交予或传真的要求发货的《配货单》后,认真统计该货单的发货金额并评审该客户的货款余额,如在规定的欠款额度内应在《配货单》上签字确认并及时交予仓库发货;如超过公司规定的欠款额度,应交经营部负责人审核同意后方可执行发货。片区负责人应严格按规定的权限内签名批准发货,如发现违反本控制程序规定的将严格按奖惩办法(5.2)执行。
4.3对签名确认后或经经理审批后的发货单,片区负责人应及时交予仓库配发货,严禁无故拖延影响发货时间而给客户和公司造成损失。所有《客户配货单》各片区负责人及仓库必须保存原单,作为发货和发生问题溯源的依据。
4.4经营部负责人必须随时对公司各客户发货情况进行查询和监督,严格按规定的权限审批《客户配货单》;对发货过程中发现的问题应及时予以解决;疑难及重大问题应及时汇报上级领导,取得充分授权和批准后方可最后确定。
4.5仓库主管收到经营部(经相关人员评审签名确认后)下达的《客户配货单》后应按仓库发货程序安排仓库人员及时配货,仓库人员应保证严格按配货单上的客户要求配货;仓库主管负责严格监督配货速度和质量,防止配错、漏配、短货和货单不相符的现象的发生。
4.6如仓库不能配齐或暂时短缺配货单上的产品,仓库人员应认真做好记录,列表存档以作为该品种向生技部下达生产任务的依据并及时通知该单的营销负责人反馈客户,以便客户做相应的变更。
4.7公司新产品或紧俏品种入库后,仓库人员应及时地通知营销片区负责人安排发样或通知客户看样发货;营销人员应保证公司每个新样都有发到公司各个客户手中,以确保公司每个客户系列产品上货齐全。
4.8对客户要求公司提供专卖店货架配件、喷绘等,专卖店形象负责人应按《采购控制程序》及时下单制做并负责监督和控制制作商的制做质量和速度,制作完毕后,应及时按客户要求配货;配货时应特别应注意包装的牢固性并认真清点配件、品种和件数,确保货架发货的准确性,防止错配、漏配、短货现象的发生。
4.9产品发出后,营销统计负责及时统计《汇总发货单》的数量和金额,录入电脑并确保财务账目的准确性。
4.10《汇总发货单》统计完毕后,营销文员负责及时审核《汇总发货单》并予第二天上午12:00前把《汇总发货单》传真给各客户,以便客户及时了解发货情况。
4.11驾驶员应随时了解仓库配货情况按时将货物发出,不得无故拖延并严格按客户和公司指定的货运站和运输方式发货。
4.12财务部主管按公司制定的欠款标准随时检查经营部发货及财务网络记录运行情况,监督和审核各客户的欠款额度,发现问题及时汇报上级领导并对违反本控制程序规定的行为严格按奖惩办法(5.2)执行。
五、奖惩办法:
为确保本控制程序的有效实施,提高各相关执行人员的工作积极性,考核发货过程中各执行人员的工作业绩,特订本奖罚办法:
5.1客户交予的或传真的《配货单》如因各相关执行人员玩忽职守,粗心大意,无故拖延严重失职而造成不能按时给客户发货的,给予各相关执行人员50-100元的罚款。
5.2仓库主管、片区负责人、经营部负责人超越权限,未按公司规定的允许欠款额度控制执行,任意批准发货超过公司规定的欠款额度的客户,经公司领导及相关部门评定分析,确属失职或有意的根据超越欠款额度和性质分别予以50-200元罚款。情节特别严重的,将按《公司法》追究其责任。
5.3在配货过程中,如因仓库人员玩忽职守,粗心大意,造成配错货、串号、漏货、少货或多货,根据失职程度,每次给予5-20元的罚款。
5.4新产品入库后,相关执行人员粗心大意,没有根据市场销售管理人员的安排及时给客户发样而影响产品销售的,处以相关仓库人员5-10元的罚款。
5.5客户要求发货架、喷绘的,如因专卖店形象负责人以及相关人员玩忽职守,粗心大意,在足够的时间内因不能按时给客户发货或配错货架和配件及漏配少货的而影响专卖店(专厅)开业或营业的,根据影响程序和性质,每次分别处于相关人员50-100元的罚款。
5.6营销统计员和营销文员未按时统计和传真给客户的,根据实际情况每次予以5-20元罚款。
5.7驾驶员未能按时发货或不按公司或客户指定的货运站和运输方式发货,给公司和客户因发货失误造成经济损失的,根据实际情况,每次予以5-20元的罚款。
5.8在发货过程中,各相关人员忠于职守,认真负责,一视同仁,一切以公司和客户利益为重者,发货工作成绩显着者、所负责的片区销售业绩明显提高者,公司将根据实际情况,组织相关部门评定,每月给予颁发人民币100-300元的奖金。
制度专栏
