电子文件管理制度范本
电子文件管理制度
1.目的和适用范围
为保证我公司计算机网络安全顺利运行,提高工作效率特制定本办法。
本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。
本办法的规定适用于我公司局域网电子文件的管理。
2.术语
电子文件:相对于纸质文件而言,凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息,如文件、表单、记录等,均称为电子文件。
3.职责
3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护管理,以及各部门计算机的维护管理。
3.2各部门按本规定执行。
4.管理内容和要求
4.1局域网操作系统和应用软件的建立
4.1.1操作系统的应用
a)服务器安装WindowsNT4.0
b)客户机安装Windows98第二版,需要时可安装Windows2000/*P/Me等。
4.1.2基本应用软件
a)Office2000/*P办公自动化软件
b)AutoCAD2000计算机辅助设计软件
4.1.3操作系统和应用软件的安装必须由人事行政部微机维护技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。
4.2网络软件的建立和应用
4.2.1我公司局域网电子文件的传输采用MicrosoftMail电子邮局进行管理,该软件安装在Windows98启动组程序中,随系统自行启动,各部门必须保证邮件箱在工作时间内开放,任何单位不得自行改动。
4.3网上邻居的管理
4.3.1网上用户的设置具体见附表1《计算机局域网编号及用户名称对称表》
4.3.2网上邻居中各部门在服务器中设专用文件夹,各部门把有关文件分类归档。
4.3.3设定访问权限分类控制。
4.4电子文件的管理
4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定,编制必须以扩展名为.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式进行编写。
4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放,审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。
4.4.3各部门收到电子文件后,必须进行文件回复以确保你部门正常收到电子文件。
4.4.4作好电子文件收发登记工作,发放文件有专用文件夹,接收文件有专用文件夹,作废文件由使用者按时删除。
4.4.5电子文件不允许自行进行更改,必须由编制单位提请《文件更改申请单》报品质管理小组审核、管理者代表批准后,由品质管理小组进行整体更改。
4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查,并添写《电子文件有效性检查记录》。
4.4.7由发文部门负责把回复存到专用文件夹中,做为收发文登记。
4.4.8上级部门邮件的处理方式,当收到上级部门发来的邮件时由人事行政部网关计算机负责转发给相关部门,相关部门要对文件的有效性进行反馈,最后按文件要求发回上级部门。
4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化,并填写《外来文件和资料评审表》。
4.5局域网质量体系文件的控制
4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求,以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。
4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居-正式版QMS文件》为有效受控版本,其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本,不得在体系运行中使用。如需要,必须经综合办确认同意,管理者代表批准,印制纸质文件,并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。
4.5.3计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式,避免采用数字、字母代号和个性化的名称;以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。
4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料,必须进行文档加密和标识。
4.5.5对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性,以避免无意中被修改。
4.6计算机网络安全
4.6.1每台计算机必须安装瑞星20**、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件;并定期进行查毒和杀毒,需要时,由人事行政部微机维护技术员进行。
4.6.2对一些保密的电子文件要进行加密处理,可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系统下的文件加密工具。
4.7电子文件的备份
4.7.1客户机要每季度对电子文件进行备份,其备份方式可视情况自行确定。
4.7.2服务器中归档后的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时,要刻录光盘备份,并进行分类保管。
5.相关文件和记录
《电子文件有效性检查记录》
篇2：冶金安全生产文件资料管理制度
冶金公司安全生产文件资料管理制度
一、文件与资料识别
1、各单位、部门在制定安全生产文件时,必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)
2、对外来文件要进行识别与分析,在转发或修订下发时要进行标准性转换,下传的文件必须符合标准化文件要求。
3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。
4、对资料的内容进行识别分析,不符合标准化要求的要修改完善。
二、文件与资料的管理规定
1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。
2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求,并将保存文件下发登记表存档。
3、建立文件、资料档案库,专人负责管理和保存。
4、借阅、查询各种资料、文件时,要建立借阅、查询登记表。
5、文件、资料要整理规范,保存有序,管理到位,查找便捷。
6、若文件、资料需更新、补充、增加,必须经过保管员进行操作,非工作人员不得随意进行修改。
7、妥善保护文件、资料,不得随意外借;查询文件时不得在文件上做任何标记,不得损坏。
8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作,制定相应的安全措施,保证文件、资料的安全。
篇3：金属公司技术文件管理制度
金属制品公司技术文件管理制度
一.总则:
为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性特制订本制度。
二.技术文件的编制、审核、批准:
1.技术文件由工程部负责编制,工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。
2.工程部部长负责技术文件的审核。
3.总经理负责技术文件的批准。
4.技术文件包括:
a.图纸;
b.工艺操作规程;
c.设备操作规程;
d.产品内控标准;
e.产品检验规范;
f.采购技术要求等。
三.技术文件的更改:
1.技术文件更改的前提:
a.顾客要求更改;
b.由于开发试制的疏忽而必须更改;
c.技术要求过高,生产设备无法达到而必须进行更改等。
2.各部门如确需对技术文件进行更改,须由各部门负责人填写技术文件更改申请单,报工程部审核,厂务经理批准;
3.技术文件更改申请单应包括以下内容:
a.更改原因;
b.更改前参数;
c.更改后参数。
4.技术文件更改申请单的审批:
a.厂务经理负责对技术文件更改进行审批;
b.必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签;
c.厂务经理下达技术文件更改指令(书面文件);
5.生产部根据指令实施更改。
a.更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求;
b.更改不得违反有关标准和法律、法规;
c.工程部负责更改,其他人员未经受权无权更改,工程部做好技术文件更改记录;
d.更改时所有部门及所有文件应同步更改。
四.技术文件的管理:
1.技术文件发放:
技术文件由工程部发放到相关责任部门,并在[文件发放记录表]上登记,由领用人签名。
2.文件使用和保管:
a.工程部根据工作需要合理发放给使用者;
b.使用者要妥善保管好文件,使用者未经技术部许可,不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续;
c.工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表];
d.技术文件由工程部归口保管,工程部对上述文件应进行分类并妥善保管;
e.借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准,并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录,由借阅人签名;
f.对无使用及保存价值的文件,由工程部负责审批后及时收回销毁,并填写[文件及资料回收登记表];
g.对有保存参考价值的作废文件,应在该文件上进行标识,并用专柜保存,以防误用。
批准审核编制
日期日期日期
篇4：公司文件管理制度范本
公司文件管理制度范本(5)
1目的
为了加强对文件的控制,树立文件的严肃性,特制定本制度。
2适用范围
适用于公司管理体系文件(含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式)的控制。
3职责
3.1公司办负责本制度的监督执行。
3.2各文件使用部门负责按本制度要求对所使用的文件进行管理。
3.3文件领取人负责对文件进行妥善保管。
3.4公司办文件管理员负责管理体系电子文件的管理。
4管理体系文件管理
4.1本制度是依据《文件控制程序》制订的,是《文件控制程序》的进一步细化。
4.2文件编写
4.2.1文件编号、编制、审批规定按《文件控制程序》执行。
4.2.2文件格式
4.2.2.1页边距规定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。
4.2.2.2页眉、页脚规定:页眉1.6cm,页脚1.6cm。
4.2.2.3标题规定:标题为三号字,字体为黑体。
4.2.2.4正文规定:正文为小四号、宋体字,正文条款号及一级条款内容为黑体,条款号与其后内容之间空两格,正文行间距为22磅,同时一级条款段前0.5行、段后0.5行;如最后一页内容较少,可适当缩小行间距,以减少一页;文字居左对齐;无条款号的段落段前空两格。
4.2.2.5页码规定:页码为五号字,居中。
4.2.2.6文件编号及版次格式:文件编号为五号黑体字。
4.2.2.7内容格式及要求
a)一般情况文件分为6个一级条款,“1目的”描述本文件的目的,“2适用范围”描述本文件适用的控制范围,“3职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责,“4管理内容”描述文件控制的要求,标题“管理内容”可根据文件主题更改为其他标题,“5相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称,“6记录”列出本文件所涉及的记录表式。一级条款数量可根据文件内容具体情况确定。
b)二级条款,如一级条款有若干下一层次内容,应采用二级条款,如:4.2、4.3、…;
c)三级条款,如二级条款有若干下一层次内容,应采用三级条款,如:4.2.1、4.2.2、…;
d)四级条款,如三级条款有若干下一层次内容,应采用四级条款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;条款号最多为四位。
e)文件头(含标题、文件编号)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式时,文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。
4.2.3文件封面的要求
a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面应统一;
b)文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息;
c)文件封面应有受控状态标识,发放时应有发放编号;
d)文件封面应有公司办统一编制。
4.2.4文件类型
所有编写的文件(含记录表式)应采用“WORD”或“E*CEL”类型。
4.2.5各部门在编写文件时,文件格式应符合要求,文件审核人在审核时,应对文件格式进行审查。
4.3文件发放
4.3.1所有文件由公司办统一发放,发放管理应符合《文件控制程序》要求。
4.3.2发放前,由公司办确定文件发放范围,经管理者代表确认后,实施发放。
4.3.3文件下发时,应收回作废文件,作废文件管理按4.9条款执行。
4.3.4《管理手册》、《程序文件》发放至部门级,相关作业文件发放至作业现场,发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门,如文件无封面,则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。
4.4现场文件管理
4.4.1现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本,不得使用无效版本文件,以下情况之一可视为无效版本文件:
a)无批准;
b)无文件编号;
c)无受控状态;
d)无实施日期。
4.4.2文件领取人不得在非工作时间持有文件,不得将文件带出公司外,不得复印。
4.4.3文件领取人应妥善保管领用文件,因保管不善导致文件丢失,其责任由文件领取人负责。
4.4.4公司所有下发的文件,应保持清晰,不得乱涂乱画。
4.5文件评审
4.5.1文件在执行过程中或新文件发布前,如需进行评审,由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。
4.5.2文件评审过程中,评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责,评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。
4.5.3评审时,由原文件编制部门记录评审意见,并执行评审意见的更改。
4.6文件更改
4.6.1本公司文件采取换页或换版方式更改。
4.6.2文件在执行过程中,如需更改,应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。
4.6.3更改应详细说明更改理由,涉及工艺更改的,应有更改后工艺验证的记录。
篇5：调度中心文件信息资料管理制度
一、文件、信息、资料的登记:
接收上级的来电、文件、传真及各矿上传或报送的资料应立即登记,认真填写《文件信息接收报送登记表》。
二、文件、信息、资料的报送:
1、每天白班收到上级来电、文件、传真等,应立即送局办公室。
2、每天白班收到各矿上传的文件、传真或其它资料,应于当天下班前送局办公室。
3、每天夜班收到上级下发的文件、传真,应立即把相关内容电话通知分管领导,按分管领导的指示及时或于第二天早8:30分之前报送到局办公室。
4、每天夜班收到各矿报送的文件、传真、资料等,应于第二天早8:30分之前报送到局办公室。
三、文件、资料的传达:
1、以传真电文形式下传:电话通知各矿调度员接收传真,记录接收人姓名,填写《转发文件(传真)登记簿》。
2、复印文件(传真)形式下发:电话通知各矿来局调度中心取文件,记录接收通知人姓名,填写《发放文件(传真)登记簿》。要求来取人员签字。
四、文件、资料的存档:
将存档文件按要求填写文件索引目录,以电子文档形式保存,然后将文件分类保存至档案柜。
五、文件、资料的梳理、存档、报送职责:
1、各类表格、记录的内容由当班相关人员填写。
2、每天接收各矿井(公司)向局上报的资料,由当班相关人员负责梳理、汇总、报送、存档。
制度专栏
