服装公司文件与资料控制工作程序

篇2：OHS管理体系文件资料控制程序

OHS管理体系文件和资料控制

组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保:

(1)它们能够被恰当定位;

(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;

(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;

(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;

(5)法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。

1.理解要点

对OHS管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。

另一方面,OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。

2.审核要点

1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。

3)不论出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。

4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。

5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。

篇3：酒店质量文件资料和记录控制程序

酒店质量文件、资料和记录的控制

1.目的

对质量体系有关文件、资料和记录进行控制,确保各部门使用文件的有效版本,并为酒店质量体系的有效运行提供客观证据。

2.适用范围

适用于本酒店所有文件、资料(含电子媒体)和记录的控制。

3.引用标准/文件

3.1ISO9001:20004.2.3文件控制

4.2.4记录控制

4.职责

4.1管理者代表负责组织质量体系文件的编制。

4.2总经办负责质量体系文件和资料的发放、更改、控制和管理;负责有关质量体系运行记录的监督和管理。

4.3总经办负责外来文件、资料和酒店内部行政文件资料的控制。

4.4各部门负责本部门文件和资料的编制、修订和保管,负责对本部门的质量活动进行记录,并按要求进行控制。

5.程序要求

5.1文件和资料的控制

5.1.1文件和资料的分类

本酒店文件和资料可分为内、外两部分,《文件和资料控制程序》分别规定了内外部文件和资料的编制、接收、批准、分发、更改、替换及保管。

5.1.2外部文件和资料有国家和地方政府的政策、法令、法规性文件,及行业颁发文件、顾客提交文件、供方提交文件等。

5.1.3内部文件和资料主要有质量体系文件、行政性文件和技术资料。

5.1.4《文件和资料控制程序》规定了文件和资料的编号方法,各部门指派专人负责本部门文件资料的管理和归档工作。

5.1.5各部门发放的文件由最高审批者控制发放范围。

5.1.6保证与质量体系有关的场所使用相应文件的有效版本。各部门要将作废的文件及时撤除,并进行适当标识和处置。

5.1.7文件更改的审批应根据文件的原审批程序进行,若原审批人不在时,可由委托人审批。

5.1.8总经办监督质量体系文件的使用,确保文件保持完整、清晰、易辩认。

5.1.9对使用的外部标准、法规实施编号、登记,确保使用有效版本。

5.2记录的控制

5.2.1酒店根据质量体系要素要求和自身的实际情况建立和保存足够、完整的记录,以证明生产和服务提供符合质量控制的要求,并验证体系的有效性。

5.2.2建立《记录、资料分析控制程序》,规定质量记录的标识、收集、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等内容。

(1)记录的填写要求规范、完整并保持字迹清晰、标识明确,具备对相关活动和服务的可追溯性。

(2)及时收集、保存所有质量记录,避免损坏、遗失。

(3)质量记录保管期限应适时,对超过保存期的记录,各部门可以按规定进行报废处理。

5.3文件、资料和记录可以书面或电子媒体的形式保存,但以书面形式为准,存在于电子媒体中的文件和资料不作为执行的依据。

6.相关文件

《文件和资料控制程序》YZ/IH-QB004/2003

《记录、资料分析控制程序》YZ/IH-QB028/2003

篇4：公司文件与资料控制工作程序范本

公司文件与资料控制程序范本(5)

编制人:

审核人:

批准人:

批准日期:

版本号:A版

修订次:0次

编制单位:综合管理部

生效日期:

文件修订履历

版本/修订次

修订要项

修订内容

修订日期

A/0

首次发行

1、0目的:

为确保各部门及时有效的使用文件与资料,对公司的文件进行控制。

2、0范围:

适用于公司质量管理体系文件及外来文件的管理与控制。

3、0定义:

无

4、0权责:

4.1综合管理部与文控中心负责质量管理体质文件的标识、印发、存档、回收及统一归档,分级管理。

4.2总经理负责公司文件执行的批准。

4.3公司各部门负责本部门文件的标识、印发、存档、回收与管理工作。

4.4各部门经理/主管负责本部门文件、资料的制订、批准。

5、0作业说明:

5.1质量管理体系文件是指质量管理体系相关信息的任何文件,如:质量手册、程序文件、规范、图样、标准等等。它是质量管理体系运行的依据。

5.2质量管理体系文件的编制、审核、批准

5.2.1管理者代表在组织相关部门进行质量管理体系策划时,应考虑质量管理

体系文件的构成及其类型,列出质量管理体系文件清单,如《程序文件清单》、《作业指导文件清单》、《记录表格清单》和《外来文件清单》等,明确文件的数量及其责任部门,使文件清晰可辩,易于识别、检索,并明确质量管理体系文件的编制、审核、批准的职责,以确保文件的正确性、适宜性、充分性和有效性。

5.2.2质量方针由总经理组织编制并批准发布。

5.2.3质量目标

5.2.3.1公司总目标由管理者代表编制,总经理审批。

5.2.3.2各部门分目标由各部门编制,管理者代表审核,总经理批准。

5.2.4质量手册由管理者代表组织编制并审核,总经理批准。

5.2.5程序文件由相关部门编制,其部门负责人审核,管理者代表或副总经理批准。

5.2.6作业指导、检验标准、操作规范等三级文件由相关编制,其部门负责人负责审核,管理者代表或副总经理批准。

5.2.7各类记录表单由所属程序文件编制部门编制,其部门负责人批准。

5.2.8外来文件的控制是对文件内容的审查控制,是公司对文件适用性的审批。由主要使用部门负责批准使用。

5.3质量管理体系文件的归口,分类、编号为了使文件易于识别,检索快速,所有已审批的质量管理体系文件应交给文控中心归口、分类,统一编号。编号方法规定如下:

5.3.1质量手册文件代号为QM,编号为QM-年份(如QM-2005)。

5.3.2程序文件文件代号为QP,编号为QP-流水号(如QP-001)。

5.3.3三阶文件编号表示为WI-部门代号-流水号-版本号(如WI-QA-001-A

表示此文件为质管部第一份作业标准规范类文件,版本为A版)文件代号:WI

部门代号:W/H物管部;QA质管部;HR综合管理部;

PMC计划部;PE技术部;PD采购部;

SAM样品部;ID注塑部;FIN财务部;

A&P装配部

流水号用阿位伯数字001-999表示;版本号用英文字母A-Z表示。

5.3.4四阶文件编号表示为WF-部门代号-流水号-版本号(如WF-QA-001-A表示此文件为质管部第一份表单类文件,版本为A版)

5.4外来文件的控制

5.4.1外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客

户提供的文件等。

5.4.2在公司内使用的外来文件由归口部门负责人在《外来文件登记表》内签名和填写审批日期,表明其来源可靠,内容对公司适用。

5.4.3所有传真接收的文件,由综合管理部在文件右上角加盖“FA*”(红色)传真印章,并在《外来文件登记表》中记录。

5.4.4文件归口部门对可能更新版本的外来文件应及时跟踪并将新版本文件在《外来文件登记表》中记录,确保使用有效、最新版本的外来文件。

5.4.5更新后的外来文件须重新审批。

5.5文件的分发与回收

5.5.1质量手册、程序文件、作业指导文件的分发

5.5.1.1文控中心根据公司的具体情况编制《质量管理体系文件持有者清单》,经管理者代表审批后交文件管理员。

5.5.1.2文件管理员根据《质量管理体系文件持有者清单》中规定的份数,统一分发给规定的持有者。同时在《文件分发/回收记录》上签收。

5.5.2外来文件根据实际需要分发,分发时由接收人在《文件分发/回收记录》上签收。

5.5.3其它文件同样根据实际需要分发,分发时由接收人在《文件分发/回收记录》上登记签收。

5.5.4所有文件的旧版本回收都在新版文件分发时执行,回收完成时使用文件部门在《文件分发/回收记录》上登记签收。

5.5.5回收的旧版文件有长期保存价值的呈报管理者代表批准后封存,无保存价值的文件经文控中心整理后统一销毁,并且在相对应的文件清单中详细记录。

5.6文件的保管和借阅

5.6.1文件的保管

5.6.1.1质量手册、程序文件、作业指导文件(工作计划、合同、清单、临时通知除外)的受控原件由文控中心负责统一归档保管。相应的受控副本按《质量管理体系文件持有者清单》规定由各部门文件管理人员或持有人负责保管。

5.6.1.2外来文件由归口部门和持有部门文件管理员或持有人负责归档保管。

5.6.1.3人事文件、员工培训记录和档案类型的文件资料由综合管理部或相应使用部门进行长期保管。

5.6.1.4其它各类文件的保管期限,依《质量记录清单》所规定的保存期限进行处理。

5.6.1.5保管者须将持有文件分类放置,并按放置的顺序进行编目,在放置位置贴标签,使文件便于识

别和检索。

5.6.1.6文控中心对各部门文件的使用及保管情况不定期地进行检查,以达到对各部门文件管理实施监控的目的。

5.6.1.7文件在保管和使用过程中需保持清晰、完整,不可随意涂划,如文件使用部门因管理不善致使受控文件遗失、严重破损等不可使用或不可被回收时,文控管理人员需如实记录,并交综合管理部依丢失公司重要文件工作失职处理,处理后,补发新文件。

5.6.1.8所有需保存的旧版文件必须在其文件上加盖“作废文件”章并在《作废文件登记表》中记录,以避免各部门使用无效、作废文件。

5.6.2文件的借阅

5.6.2.1如公司内部员工需要暂时借阅质量体系文件,应到文控中心或相关部门办理借阅与归还手续,并填写《文件借阅/复制记录》。

5.6.2.2公司文件在外部机构(顾客或供应商等)需要使用时,必须经过副总经理批准允许外传后,并在文件上加盖“非受控文件”章方可外传。

5.7文件的评审和修订

5.7.1文件的评审

5.7.1.1文件发布后,管理和使用部门须根据公司的实际运作情况对文件进行评审,对不适当之处提出更改申请。

5.7.1.2在每次内部质量管理体系审核前,审核组对文件进行评审,对不符合及不适当处提出更改申请。具体按《内部质量体系审核程序》实施。

5.7.2文件的修订

5.7.2.1提出修订部门填写《文件修订申请单》,部门负责人确认后,交文控中心,文控中心组织有关部门/人员对要求修订内容进行评审,确保更改内容不背离标准和法规要求、与质量管理体系的其他相关文件与要求连贯一致、并要求修订内容在公司的实际条件下是有效可行的。

5.7.2.2评审通过后,文控中心管理员将修订文件呈管理者代表或副总经理批准并依《质量管理体系文件持有者清单》将新版文件分发,同时回收相关旧版文件。

5.7.2.3非受控文件不受文件修订的控制。

5.8文件的废弃

5.8.1质量管理体系文件新版生效时,旧版同时作废(有特殊说明的除外)。

5.8.2无必要保留的作废文件原版和副本由文控中心或相关部门文件管理员统一收回并销毁,也可以在每页上盖“作废文件”印章,将纸张留作其他用途。

5.9文件和记录的管理

5.9.1公司内部所有运行文件,均按本程序的要求进行管理。

5.9.2所有质量记录及部门自行发行与控制的作业指导文件均按《记录控

制程序》进行管理。

6、0参考文件

6.1《内部质量审核程序》…………(QP-009)

6.2《记录控制程序》…………(QP-003)

7、0相关记录

7.1《外来文件登记表》…………(WF-HR-001-A)

7.2《文件借阅/复制记录》…………(WF-HR-002-A)

7.3《文件修订申请单》…………(WF-HR-003-A)

7.4《文件分发/回收记录》…………(WF-HR-004-A)

7.5《作废文件登记表》…………(WF-HR-005-A)

7.6《质量管理体系文件持有者清单》…………(WF-HR-006-A)

篇5：质量体系技术文件资料控制程序

质量体系技术文件和资料控制程序

⒈目的:

对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制,确保现场使用文件为现行有效。

⒉范围:

适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。

⒊职责:

3.1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理。

3.2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。

⒋工作程序:

4.1技术文件及资料(以下简称文件和资料)的分类及编号

4.1.1文件和资料的分类

4.1.1.1文件分为内部文件和外部文件:

①内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等;

②外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。

4.1.2文件和资料的编号:

文件和资料的编号由技术部统一规定,编号应层次分明,条理清楚,做到一物一号,既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。

4.1.3文件和资料分为受控和非受控两种,产品标准(包括国家标准、企业标准)、产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件;其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

4.2文件的编号及审批

4.2.1为提高产品质量,增加竞争能力,企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。

4.2.2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查,技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。

4.3文件的发放与接收

4.3.1资料员在文件批准后3天内,按技术文件发放范围发放,不得多发或漏发,文件领用人在文件收/发登记表上签名,受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

4.3.2当文件严重破损影响使用时,应到技术部办理更换手续,交回破损文件,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"更换"字样,由技术部经理审批后,换发新文件。当使用部门将文件丢失时,由使用部门向技术部提出书面申请,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"重发"字样,经技术部经理审批后补发丢失的文件,在文件上注明"重发"字样,并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到,应将原文件送回技术部,统一销毁,以防误用。

4.3.3技术部列出技术文件清单,接收部门收到文件后,在技术文件清单上做好记录。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改时,由技术部有关人员填写文件更改通知单,经审批后,按文件收/发登记表到有关部门更改文件,更改完成后,由使用部门有关人员在更改通知单上签名。

4.4.2若技术文件更改内容较多,不便在原文件上更改时,可按更改要求重新编制新的技术文件,由资料管理员按原文件收/发登记表发放,并填写文件收/发登记表,原登记表备注栏中注明"更换收回"字样,同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查,其余统一销毁。

4.4.3技术文件更改时,涉及到在制品原有工装时,应提出相应的处理意见。

4.4.4技术文件更改时,与此相关的其他技术文件也应同时更改,以保证文件正确、统一。

4.4.5由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目,可先不更改技术文件,而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据,《工艺单》经技术部经理审核、总经理批准后生效实施。

4.4.6技术文件更改方法

4.4.6.1将需要更改的内容用细实线划掉,被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况,在适宜部分填写更改后的内容,在靠近更改部位写上更改标记,其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示,如abcd……或①②③……

4.4.6.2在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。

4.4.7文件更改通知单应装订成册,并保存五年,涉及安全性的更改文件应保留15年,以便备查。

4.5文件的管理

4.5.1文件和资料由资料员统一保管,收发文件填写收/发登记表,归档文件填写归档登记表。

4.5.2技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录(或台帐)及分目录清单,便于检索查询。

4.5.3文件原件一律不准外借,任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。若要查阅,经技术部经理同意后,查阅复制件。公司外需复制,经总经理批准后,填写文件收/发登记表,文件加盖红色"更改不通知"印章。

4.5.4外协件技术文件由采购部发放并填写文件收/发登记表,文件加盖红色"外协"印章。

4.5.5进行计算机辅助产品设计时,应把相应文件应在服务器上备份,备份文件名应较易辨认。

4.5.6外部文件应填写收/发登记表,需归档的填写归档登记表。

4.5.7文件应妥善保管,防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。

4.5.8技术部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次,对不适用的文件进行修订,对适用的在文件右上角加盖红色"****年确认"印章。

4.5.9技术部应及时收集上级的文件资料及相关标准,确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》,对公司所有标准进行复查,及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同,只是标准号有所变动的,可把旧版本标准号改为新版本标准号,同时加盖红色"****年确认"印章。

⒌相关文件:

无

⒍相关表单:

见清单。