公司文件管理制度范本
公司文件管理制度范本(5)
1目的
为了加强对文件的控制,树立文件的严肃性,特制定本制度。
2适用范围
适用于公司管理体系文件(含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式)的控制。
3职责
3.1公司办负责本制度的监督执行。
3.2各文件使用部门负责按本制度要求对所使用的文件进行管理。
3.3文件领取人负责对文件进行妥善保管。
3.4公司办文件管理员负责管理体系电子文件的管理。
4管理体系文件管理
4.1本制度是依据《文件控制程序》制订的,是《文件控制程序》的进一步细化。
4.2文件编写
4.2.1文件编号、编制、审批规定按《文件控制程序》执行。
4.2.2文件格式
4.2.2.1页边距规定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。
4.2.2.2页眉、页脚规定:页眉1.6cm,页脚1.6cm。
4.2.2.3标题规定:标题为三号字,字体为黑体。
4.2.2.4正文规定:正文为小四号、宋体字,正文条款号及一级条款内容为黑体,条款号与其后内容之间空两格,正文行间距为22磅,同时一级条款段前0.5行、段后0.5行;如最后一页内容较少,可适当缩小行间距,以减少一页;文字居左对齐;无条款号的段落段前空两格。
4.2.2.5页码规定:页码为五号字,居中。
4.2.2.6文件编号及版次格式:文件编号为五号黑体字。
4.2.2.7内容格式及要求
a)一般情况文件分为6个一级条款,“1目的”描述本文件的目的,“2适用范围”描述本文件适用的控制范围,“3职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责,“4管理内容”描述文件控制的要求,标题“管理内容”可根据文件主题更改为其他标题,“5相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称,“6记录”列出本文件所涉及的记录表式。一级条款数量可根据文件内容具体情况确定。
b)二级条款,如一级条款有若干下一层次内容,应采用二级条款,如:4.2、4.3、…;
c)三级条款,如二级条款有若干下一层次内容,应采用三级条款,如:4.2.1、4.2.2、…;
d)四级条款,如三级条款有若干下一层次内容,应采用四级条款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;条款号最多为四位。
e)文件头(含标题、文件编号)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式时,文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。
4.2.3文件封面的要求
a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面应统一;
b)文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息;
c)文件封面应有受控状态标识,发放时应有发放编号;
d)文件封面应有公司办统一编制。
4.2.4文件类型
所有编写的文件(含记录表式)应采用“WORD”或“E*CEL”类型。
4.2.5各部门在编写文件时,文件格式应符合要求,文件审核人在审核时,应对文件格式进行审查。
4.3文件发放
4.3.1所有文件由公司办统一发放,发放管理应符合《文件控制程序》要求。
4.3.2发放前,由公司办确定文件发放范围,经管理者代表确认后,实施发放。
4.3.3文件下发时,应收回作废文件,作废文件管理按4.9条款执行。
4.3.4《管理手册》、《程序文件》发放至部门级,相关作业文件发放至作业现场,发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门,如文件无封面,则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。
4.4现场文件管理
4.4.1现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本,不得使用无效版本文件,以下情况之一可视为无效版本文件:
a)无批准;
b)无文件编号;
c)无受控状态;
d)无实施日期。
4.4.2文件领取人不得在非工作时间持有文件,不得将文件带出公司外,不得复印。
4.4.3文件领取人应妥善保管领用文件,因保管不善导致文件丢失,其责任由文件领取人负责。
4.4.4公司所有下发的文件,应保持清晰,不得乱涂乱画。
4.5文件评审
4.5.1文件在执行过程中或新文件发布前,如需进行评审,由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。
4.5.2文件评审过程中,评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责,评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。
4.5.3评审时,由原文件编制部门记录评审意见,并执行评审意见的更改。
4.6文件更改
4.6.1本公司文件采取换页或换版方式更改。
4.6.2文件在执行过程中,如需更改,应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。
4.6.3更改应详细说明更改理由,涉及工艺更改的,应有更改后工艺验证的记录。
篇2：调度中心文件信息资料管理制度
一、文件、信息、资料的登记:
接收上级的来电、文件、传真及各矿上传或报送的资料应立即登记,认真填写《文件信息接收报送登记表》。
二、文件、信息、资料的报送:
1、每天白班收到上级来电、文件、传真等,应立即送局办公室。
2、每天白班收到各矿上传的文件、传真或其它资料,应于当天下班前送局办公室。
3、每天夜班收到上级下发的文件、传真,应立即把相关内容电话通知分管领导,按分管领导的指示及时或于第二天早8:30分之前报送到局办公室。
4、每天夜班收到各矿报送的文件、传真、资料等,应于第二天早8:30分之前报送到局办公室。
三、文件、资料的传达:
1、以传真电文形式下传:电话通知各矿调度员接收传真,记录接收人姓名,填写《转发文件(传真)登记簿》。
2、复印文件(传真)形式下发:电话通知各矿来局调度中心取文件,记录接收通知人姓名,填写《发放文件(传真)登记簿》。要求来取人员签字。
四、文件、资料的存档:
将存档文件按要求填写文件索引目录,以电子文档形式保存,然后将文件分类保存至档案柜。
五、文件、资料的梳理、存档、报送职责:
1、各类表格、记录的内容由当班相关人员填写。
2、每天接收各矿井(公司)向局上报的资料,由当班相关人员负责梳理、汇总、报送、存档。
篇3：安全生产文件档案管理制度
为进一步加强本公司安全生产管理工作,预防和减少安全生产事故,提高本公司安全生产管理水平,根据本公司具体情况,特制定如下安全生产档案(以下称安全台帐)管理制度,请遵照执行。
一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况,在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用,本公司所属生产单位均必须遵照本制度,根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐,安全台帐由各生产单位指定专人负责,保证资料收集的及时、准确、齐全。
二、各生产单位安全台帐分门别类,按时间顺序(以年度为界)装订成册,编写相应的目录。
三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类:
1、责任书:承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任(工区、段、队)长、班组长安全生产岗位责任制。
2、制度文件:有关部门制订和下发的制度性文件。
3、通知、通报:有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。
4、花名册:全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。
5、新工人(含民工和临时工)三级教育资料。
6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。
7、机械、电气等设备管理资料(含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料)。
8、安全技术交底资料。
9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料(如有则建立)。
10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。
11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐(附票证复印件)。
四、以上安全台帐统一采用A4纸格式,各部门可根据具体情况要求增加表格。
五、每年年终台帐装订成册保存。
六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督,并定期进行检查,检查时间为每季进行一次。
河北盛联矿山工程建设有限公司
年月日
突发公共卫生事件应急预案
篇4：文件与资料控制管理制度
根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求,为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量,制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度
1、制定文件与资料的识别与控制制度,确保企业安全规章制度产生,使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审,必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求:
①标准化文件系统应做到文件需求响应及时,文件产生的流程畅通、用户界面良好,文件分发充分,确保文件系统效力与效率;
②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性,确保系统文件控制效力;
③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等,以确保记录控制系统效力;
④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文
主要安全生产规章制度包括:
1、安全生产检查制度
2、安全教育培训制度
3、重大危险源监控制度
4、重大隐患整改制度
5、危险物品和物料管理制度
6、职业危害预防制度
7、特种作业管理与审批制度
8、特殊工种管理制度
9、事故与事件管理制度
10、设备和设施安全管理制度
11、安全生产档案管理制度
12、安全生产奖惩制度
三、有效保留安全生产记录
安全生产记录包括:
1、管理评审报告
2、事故、事件记录
3、风险评价信息
4、培训记录
5、标准化系统评价报告
6、事故调查报告
7、检查记录
8、职业卫生检查与健康监护记录
9、安全生产会议记录
10、安全活动记录
11、法定检测记录
12、任务观察记录
13、许可文件
14、应急演习信息
15、纠正与预防行动记录
16、承包商和供应商信息
17、维护和校验记录
18、技术资料、图纸
篇5：化工安全生产文件档案管理制度
1、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
2、职责
2.1、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头,生产部主管收集、整理、、编制并拟定文件和制度,公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。
文件的使用:安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放,并做好发放登记工作;技术性文件由生产部门负责发放,并做好发放登记工作;其他部门的专业文件由主管部门负责发放,并做好发放登记工作。
2.2、各单位负责本单位文件档案的管理,并负责监督检查和考核。
2.3、各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
3、内容
3.1、文件资料收集
安全生产文件档案内容如下:安全生产会议记录(含纪要)、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账(包括安装、运行、维护等)、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
3.2、立卷归档
3.2.1、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。3.2.2应根据文件资料的重要性,案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
3.2.3、各单位在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。
3.2.4、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5、不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3、档案保管
3.3.1、档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4、档案借阅
3.4.1、文件资料档案借阅,必须借阅手续,借阅当案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。
3.4.2、借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3、归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5、档案销毁对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。
6、本制度由行政部制定并负责解释,自发布之日起实施。
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