公司管理手册文件控制程序

篇2：公司管理手册记录控制程序

公司管理手册:记录控制程序

1.目的

对记录进行控制和管理,以提供体系符合要求及管理体系有效运行的客观证据,还为有追溯性要求的场合和采取纠正措施及预防措施提供依据。

2.范围

适用于为证明管理体系有效运行的记录的控制。

3.职责

3.1办公室是记录的归口管理部门,负责记录的编号、备案及监督检查工作。

3.2相关部门按规定要求做好记录,对其真实性、可靠性负责,并负责收集汇总成册、归档贮存及保管。

4.程序

4.1记录的分类

4.1.1管理体系运行中的记录。

4.1.2与产品质量有关的记录。

4.1.3来自供方和相关方的记录。

4.1.4其它管理活动记录。

4.2记录的格式

4.2.1各部门的记录的格式,由部门负责人组织制定,交办公室备案。

4.2.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,定好格式后到办公室重新备案。

4.3记录的填写要求

4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、幅面清洁,不得随意涂改;各相关栏目负责人签名,应签全名;记录应有可追溯性。

4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,并加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.4记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

4.5记录的保存、保护

4.5.1各部门的记录应在每个月底依日期顺序整理好,按规定的期限保存记录,需要交归口部门保存的记录,应填写《记录归档登记表》。

4.5.2办公室保存归档记录,记录的贮存由橱、柜、排架等形式存放,存放要具有通风、防火、防盗、防潮、防尘、防污染等条件,以防止损坏、变质和丢失。

4.5.3办公室负责编制《记录清单》,将本企业所有记录汇总,标识出名称、编号、保存期、管理(或使用)部门等内容,交管理者代表审核后备案。

4.6记录的查阅和复制

4.6.1查阅或复制记录,应经记录管理部门负责人批准。

4.6.2所有记录的原件一律不外借。

4.7由办公室负责每季度对各部门记录的的填写保存情况进行检查。

4.8记录的销毁处理

超过保存期的记录,由办公室或文件保管部门填写《文件(记录)销毁申请单》,管理者代表批准后指定专人监销。

5.相关文件

《文件控制程序》

6.记录

6.1《记录清单》

6.2《记录归档登记表》

6.3《文件(记录)销毁申请单》

北京***公司

篇3：公司管理手册法律法规其他要求控制程序

公司管理手册:法律法规及其他要求控制程序

1、目的

建立获取法律法规和其他要求的渠道,确定并以便遵守公司管理体系运行使用的法律法规和其他要求。

2、范围

本程序适用于公司识别、获取和确认与管理体系有关的法律法规和其他要求的控制。

3、职责

3.1管理者代表负责批准《法律法规及其他要求清单》

3.2办公室负责识别、确认和控制管理与与体系有关的法律法规及其他要求。

3.3生产部负责协助办公室识别、确认与产品有关的法律法规和相关标准等。

4、工作程序

4.1法律法规及其他要求的范围:

a)适用的国家法律、法规、规章、条例、制度、标准等;

b)适用的地方政府法规、标准、细则、管理办法、通知等;

c)与管理控制有关的其他要求。

4.2公司通过以下途径获得法律法规及其他要求:

a)订阅报刊、杂志、书籍和网上查阅等;

b)与环境管理有关的国家和地方政府主管部门建立联系;

c)与环境管理的专业机构和咨询机构进行信息交流。

4.3办公室通过走访、电话、传真、信函、网络、会议等方式获取法律法规及其他要求的信息,分析法律法规的适用条款,填写《法律法规及其他要求清单》,交管理者代表批准。

4.4办公室将相关法律法规及其他要求发放到相关部门或相关方使用,执行《文件控制程序》。

4.5针对环境管理方面的法律法规,办公室应确定这些要求如何应用于公司的环境因素,对照法律法规及其他要求,检查环境因素是否有识别不全的现象,防止出现遗漏,同时在判定是否为重要环境因素时,必须充分考虑法律法规要求。

4.6办公室负责跟踪有关法律法规的变化,如修订、换版或作废信息,及时更新公司内过期的法律法规及其他要求,将作废文件收回,标注"作废"印章。

4.5办公室根据公司员工法律法规掌握程度,安排对员工进行法律法规及其他要求的培训,执行《人力资源控制程序》。

5.相关文件

5.1《文件控制程序》

5.2《人力资源控制程序》

6.相关记录

6.1《法律法规及其他要求清单》

北京***公司

篇4：QMS质量手册文件控制程序

QMS质量手册:文件控制程序

1目的和范围

对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制,确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。

本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。

2职责

2.1总经理负责批准发布质量手册(含程序文件);

2.2管理者代表负责批准其它与质量管理体系有关的文件(本手册已规定的除外);

2.3综合部负责体系文件的归口管理;

2.4综合部负责公司对现有体系文件的定期评审;

2.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分类

3.1.1按文件性质分类

a)质量手册(含程序文件、形成文件的质量方针和质量目标的声明);

b)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等);

c)标准要求的记录;

e)外来文件(包括法律法规、标准和顾客提供的图样等)。

3.1.2按文件载体分类:

a)纸张性文件;

b)非纸张性文件;

3.2文件的编号:见《文件和资料编号规则》.

3.2.6技术图样和文件的编号按机构标准及设计文件完整性标准执行。

3.2.7外来文件编号按各自原来的编号。

3.3文件的编写和审批

3.3.1质量手册(含程序文件)由综合部组织编写,经管理者代表审核,总经理批准。

3.3.2部门质量文件由相关部门编写,部门经理审核,管理者代表批准。

3.3.3确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

3.4文件的发放

3.4.1文件管理部门根据对体系有效运行的需要填制《文件配备表》,经主管领导审批后填写《文件发放、回收记录》,发放文件。

3.4.2文件发放时办理登记手续,签字领用。

3.4.3文件在小范围内使用或临时使用,可传阅文件,要求阅读者在文件上签字确认,不用再发放。

3.4.4公司范围内发放的文件为"受控"文件,在封面加盖"受控"印章,注明分发号。向顾客提供的文件为"非受控"文件,不盖印章。

3.4.5当使用的文件严重破损并影响使用时,应到发放部门办理更换手续,仍沿用原文件分发号,破损文件收回。

3.4.6若文件丢失,应向发放部门说明丢失原因,申请补发。补发的文件应给予新的分发号,并注明原文件分发号作废。

3.4.7提供的认证机构和供方的文件,按内部受控文件处理。

3.5文件的评审

每年底由综合部组织使用部门对现有体系文件的适用性、协调性进行评审,必要时进行修订。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》,应有更改理由与相应的证据;

3.6.2文件更改若指定其他人员审批时,该人员应获得审批所需依据的有关材料;

3.6.3文件更改经批准后,由文件编写部门组织更改。文件更改时注明更改标记和更改生效时间,更改文件发放时,应按《文件发放、回收记录》的名单发放修改后的文件,同时收回作废的文件。对不换页或不换版的更改还应发放《文件更改申请单》告知文件使用人。

3.7文件的换版与作废

4.7.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版,原版次文件作废,换发新版本,更换后的版本号以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作废的文件由申请作废部门填写《文件销毁申请》,按要求审核、批准后的文件按《文件发放、回收记录》收回并记录,作废文件加盖"作废"印章,由文件发放部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,经文件批准人批准后由文件管理员加盖"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件经编制审核批准后,由各部门列入《受控文件清单》,并按《文件配备表》明确分发的部门或人员。综合部负责分发并控制其版本。

3.8.2质量管理体系文件原稿由综合部统一保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件,文件应有序、分类的加以保存以便于识别、存取和查阅。

3.8.3任何人不得在受控文件上随意划改,不准私自外借,确保文件的清晰、整洁和完好。

3.8.4需临时借阅或复制文件的人员,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人按规定权限审批后向文件管理部门借阅、复制文件,借阅者应在指定日期归还文件,原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。复制的受控文件必须由文件管理人登记编号,并加盖"受控"标识。

3.9外部文件的控制

直接执行的各类外部文件,由文件归口批准人员批准后列入《受控文件清单》。

4.相关文件

4.1《记录控制程序》4.2.4

5.标准表格

5.1《文件配备表》

5.2《文件领用、回收记录》

6.3《文件更改申请》

6.4《文件销毁申请表》

6.5《受控文件清单》

6.6《文件借阅、复制登记表》

篇5：QMS质量手册质量记录控制程序

QMS质量手册:质量记录控制程序

1.目的:

对质量管理体系所要求的予以控制,以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。

2.适用范围:

本程序适用证明产品、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3.职责

3.1综合部是记录的归口管理部门;

3.2公司各部门指定专人负责质量记录的收集、编目、归档或贮存处理工作;

3.3各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式;

3.4记录人员填写质量记录应及时、字迹清楚,使用签字笔和钢笔填写,各栏目应填全。

4.工作程序

4.1记录格式

4.1.1综合部制订《质量记录清单》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,内容包括记录的名称、编号、产生部门、保存期限、保存部门等。各部门应将本部门使用的质量记录清单交综合部备存。

4.2记录的标识:见《文件控制程序》

4.3收集、编目、移交

4.3.1记录分别由各部门负责收集和整理编目,保证各项记录完整。

4.3.2质量管理体系记录按《质量记录清单》的规定进行收集整理、编目、移交。

4.3.3填写要求:填写及时,内容正确完整,字迹应清晰,能准确识别,签全名;不得随意更改、涂抹,如发现数据填写错误,要用划线的方式进行更正,并签名、注上日期。

4.3.4记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告;也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。

4.4保管、贮存、归档

4.4.1记录指定专人保管,归档记录在归档时由保管人员进行审查,内容有:记录是否齐全、填写是否缺漏、不署姓名和日期和传真件。

4.4.2记录放置在干燥处,应防止损坏、变质和丢失。保管方式要分类、分项,易于查找,便于存取,为有关方面查阅提供方便,借阅参照《文件控制程序》。

4.5记录的发放、借阅和复制

4.5.1各部门向综合部领用所需记录的空白表,应填写《文件领用登记表》;

4.5.2各部门保管的记录需要借阅或复制,要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制登记表》。

4.6处理

4.6.1记录保存期满,没有再保存价值时,由保管人员提出申请填写《文件销毁申请表》,经管理者代表审批后,统一销毁。

4.6.2记录由综合部规定其保存期限,保存期满后,经公司管理者代表审查认为暂时还不能销毁时,要加以标识,注明继续保存期限,继续保存下去。

5.相关文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.标准表格

6.1《质量记录清单》

6.2《文件领用、回收记录》

6.3《文件借阅、复制登记表》

6.4《文件销毁申请表》