公文处理请示批办制度

一、公文处理办法

公文是贯彻党和国家方针、政策、传达上级指示,请示、批复问题,部署

工作,组织生产经营和完成各项工作的重要工具。为做到准确、迅速、提高公文处理工作的效率和质量特制定本办法:

(一)公司负责文书管理工作的部门是办公室,分别负责对局机关、集团等上级党政公文的统一收发、分办、传递、立卷和存档。

(二)来文处理

1、收文

凡发来公司的一切文件、函电、均由办公室收发员接收,其中,人事档案,挂号信函,在接受时,必须检查封志是否完整,发现密封受损应拒绝接收。

外出开会人员带回的文件资料,凡属发给公司的或需公司有关部门贯彻落

实的,应立即交收发员按正常收文手续办理,不得自行保存,处理或传递。

各部门直接从上级机关取回的文件,必须进行登记后按收文程序处理。

2、开启

文件由办公室人元负责开拆,人事档案交经营部档案负责人开拆,开启机密文件时,应检查封志是否完整。

3、登记

凡上级下发的正式公文及有关部门抄送的文件,由办公室逐一编号、逐一登记,并附“文件呈批单”。其它一般通知和函电有临时存查必要的,可另行登记,不编号。

文件必须随到、随拆、随登、随送。办公室收到的文件必须当天登记。收文时应先检查有无急件,急件必须马上处理。

4、分转

文件登记完毕后,应立即移送办公室主任,依照职责分工签注分办意见,其中急件应及时送领导或有关部门阅批。呈送领导传阅的文件必须有明确记录,传阅卷要一人一卷,并设急件卷。

不编号登记的一般函件,由收发员依照职责范围直接分转。

5、处理

公文处理必须严肃认真、注意质量和效率,并遵守下列时限:

传阅文件:每人(单位)一般不得超过一天,阅毕签字后退还收发员。承办文件属于按明确规定履行手续或简单易办的,应随到随办,最多不超过二天处理完毕(施工期除外),文件中有明确规定完成时限的必须按要求时间最少提前一天完成,一般问题最多不超过一周处理完毕,个别情况复杂,工作量大或没有时限要求的文件,如一周处理不完,必须向办公室通报。公文处理完毕,主管负责人签注承办结果后,退回经营部存档。

6、催办

公文处理超过规定的时限,由办公室人员负责催办,发现因疏忽大意,拖拉影响公文处理的,应向领导提出报告,酌情处理。

7、存档

上级业务部门所发的业务文件,需要办公室长期保存执行的,要把复印件留存科室保存,原件交回办公室,其余文件处理完毕后全部交回办公室,每月进行检查,清点,年底交到集团办公室存档。

(三)发文处理

1、拟稿

需要通过公文处理的事项,按照职责分工,由有关部门拟稿。初稿形成后由主管领导和部门负责人负责,特别是向上级呈报的重要请示、报告、单位发的重要决定、指令、主管经理要亲自核稿,并在核稿栏内签字。核稿后需要会签的,由拟办部门主动与有关部门协商会签、然后交办公室。

2、审稿

公文的审稿工作,由办公室主任负责。审稿人可以建议拟办单位撤消、补

充或修改文稿,拟办和审稿人意见不能统一时,由审稿人报请主管领导决定。

3、签发

以公司名义发出的公文,党政重要文件,分别由总经埋、书记签发,一般

文件由主管副经理签发。

4、打印

领导签发的公文,由办公室登记、编号、确定发文单位和份数后送交印刷。印刷必须注意质量和节约,做到版面端正、字迹清晰、数量准确。装订公文一律在左右侧装订,毛天齐地,毛左齐右,用订两枚。装订后下发的文件连同底稿一同交经营部寄发处理。

5、发出

凡公司发出的文件,必须用发文簿逐一登记,由办公室统一封发,以挂号或机要发出的文件、信函、要严格履行规定手续,并要妥善保管发文凭据,以备查;直接送交的文件、信函,要有接收人签字。

二、请示批办制度

各部门向公司请示的问题,须先送办公室登记后,送主管领导批办,主管领导决定不了的,提交办公会议研究,决定后由办公室批复有关部门。

各主管领导对请示问题的签注意见,要提出具体明确的批示意见,并有签

字。

公司向董事会或上级其他部门请示的问题除公司领导直接交办的事项外,

一律送公司办公室,按文件报送审批程序办理,未经办公室批转的文件,均为无效文件。