记录和记录管理控制工作程序

篇2：生物公司记录控制工作程序

1、目的

建立本程序的目的是对安全标准化管理体系所要求的记录予以控制,为安全标准化管理体系运行有效性提供客观证据。

2、适用范围

本程序适用于本公司对证明安全标准化管理休系有效运行的记录的控制。

3、职责

3.1、安监室是记录控制的归口管理部门,负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制,负责建立记录控制清单,对记录的控制进行指导和监督。

3.2、各部门负责本部门记录的编制、标识、贮存、保护、检索和处置。

4、工作程序

4.1、记录的编制

4.1.1、本公司所建立的记录表样,由各部门负责人组织编制交安监室统一审核,并按《文件控制程序》

中编号原则进行编号标识。其审批原件由安监室存档。

4.1.2、各相关部门可根据需要提出记录格式设计更改,按《文件控制程序》中有关文件更改条款执行。

4.2、记录的填写

4.2.1、记录的填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰。记录应逐项填写。未发生的项目用单杠划去,各相关栏目负责人签名不得空白。

4.2.2、记录不得随意更改,记录填写中发生的笔误的勘误方法是:将记录内容用笔划一条横杠并保持其可辨认,在旁边写上正确的内容并签勘误者姓名和日期严禁使用涂改办法勘误。

4.2.3、记录要求用钢笔、碳素笔或圆珠笔填写。

4.3、记录的标识、贮存、保管

4.3.1、记录的标识由记录名称、记录编号及流水号组成。

4.3.2、记录由使用部门收集、编目,以便于索引。各部门须把记录分类,依日期顺序整理好,按一定时间段装订成册。所存记录应保持整洁、完整。各部门按规定期限保存记录。

4.3.3、使用部门应指定专人保管记录,贮存条件应防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等,防止损坏、变质和丢失。

4.3.4、安全科编制《记录控制清单》,将公司所有与安全标准化管理体系有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期、保存单位等内容。各部门填写本部门使用记录的清单。

4.3.5、记录保存期在记录清单中规定,一般不少于三年,重要记录不少于五年。在规定期限内必须保证记录的完整。4.3.6、安全部每季度要检查一次各部门记录的使用、管理隋祝。

4.4、记录发放、借阅和复制

各部门保管的记录需借阅或复制,要经相应部门负责人批准。

4.5、记录的销毁处理

对超过保存期限的记录,或因其他特殊情况需要销毁时,由使用部门申请,经安全科主任确认,报主管副总批准后由各部门执行销毁。

5、相关文件

《文件控制程序》

《记录控制清单》

篇3：记录控制工作程序

1.0目的

通过对记录的控制,达到记录的规范化管理,保证公司质量管理体系的有效运行,并为实现可追溯性提供依据。

2.0范围

2.1本程序规定了质量管理体系运行记录的管理内容和方法,确保记录的标识、收集、归档、贮存、保护、查阅和处置符合规定的要求。

2.2本程序适用于质量管理体系运行及活动中形成的记录的控制。

3.0职责

3.1全面质量管理办公室是本程序的归口管理部门,负责监督、检查记录的管理情况。

3.2全面质量管理办公室负责对归档的记录进行整理、标识、检索、贮存、保护和处置,并提供查阅,负责对各部门的记录管理提供指导。

3.3全面质量管理办公室负责记录的整理和保存。

3.4各部门对应归档的记录,及时送档案室归档,对本部门贮存的记录做好标识、收集、贮存、保护、查阅和处置的工作。

4.0工作内容

4.1质量记录的编号

质量记录采用统一编号,用QR(即英文QuantityRecord的简称)表示,编号方式为:

QR-*.*.*-**-**

序号

相应的程序文件

质量记录的英文缩写

4.2质量记录格式的编制

4.2.1空白记录表格属"文件",应按《文件控制程序》进行管理。

4.2.2原始表格由各使用部门自行编制,表格要简单实用,可操作性强。表格编制完后经部门主管审核,由全面::质量管理办公室进行统一整理、审批,最后确定适宜于公司运行的一整套表格。由各部门主管认可后,全面质量管理办公室负责存档并发放给各部门使用。

4.2.3全面质量管理办公室保留一套空白现行版本的记录表格,作为复印的母本。

4.3记录的填写

4.3.1记录要用碳素笔或钢笔填写,主要要求:

4.3.1.1及时;

4.3.1.2内容真实、完整、准确;

4.3.1.3字迹清楚、格式规范;

4.3.1.4标识明确;

4.3.1.5用词规范。

4.3.2记录表中应确定计量单位:

4.3.2.1当整个记录表格使用同一计量单位时,应在表的边框线外,右上角处标明单位;

4.3.2.2计量单位应使用法定计量单位。

4.3.3记录的可追溯性要求:

4.3.3.1填写人或确认人签名时应签署全名及时间(或日期);

4.3.3.2确保记录名称的完整准确;

4.3.3.3必要时加上编号等。

4.3.4编制或使用记录的部门应对记录标识的唯一性负责,防止不易区分记录的产生和使用。计算机管理信息系统(即MIS系统)中产生的记录也应符合本条款要求。

4.3.5记录一旦确认,不得更改,当出现笔误时,应用“-”划断,在旁边写上正确的数据或文字,关键数据及文字的更改应有本人签章及更改日期。

4.4记录的归档

4.4.1全面质量管理办公室负责所有文件资料和记录的标识、收集、编目归档、查阅、检索、保管和处理,各部门应明确记录的贮存、保护责任人。

4.4.2各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复印者要经相应部门负责人批准。

4.4.3检索:记录必须按编号规则进行标号,以便于检索。

4.4.4收集:各单位、各部门必须及时收集日常所产生的记录,确保记录不丢失和不受损坏。

4.4.5编目:按记录的类别和时间顺序排列,装订成册,加上标有记录名称、起止时间的封面。

4.4.6保管:对储存期内的记录必须妥善保管,要有适宜的保管环境,并做好防雨、防晒、防鼠、防虫蛀、防火、防盗等工作。

 

;4.5记录的保存期限

质量记录保存期一般为三年,需要再延长保管时间,在文件中做出规定或由管理评审做出决定。

4.6质量记录格式的变更

4.6.1各部门根据实际工作需求可提出变更(含增、减或修改)质量记录格式(版本)的申请,填写《文件更改通知单》,由各部门主管审核后,经管理者代表批准后正式变更。

4.6.2质量记录::的变更经批准后,由全面质量管理办公室进行质量记录的编号、升版,并发放至相关部门。

4.6.3对于失效或作废的质量记录版本,应由全面质量管理办公室在新版发放后,由各部门组织销毁,以保持质量记录版本的有效性。

4.7记录的销毁

4.7.1各部门每年应对其保管的记录至少进行一次检查,对超过保存期的记录做出继续保存或销毁的鉴定。

4.7.1.1需要继续保存的记录予以说明,并做好记录;

4.7.1.2确定销毁的记录由其管理人员填写《记录销毁申请单》,经部门负责人批准后进行销毁。

5.0相关文件

5.1《文件控制程序》(QP-4.2.3-01)

6.0表格及记录

6.1《记录表格清单》(QR-4.2.4-01-01)

6.2《记录销毁申请单》(QR-4.2.4-01-02)

6.3《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)

篇4：管理处工作记录控制工作程序

管理处工作记录控制程序

为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理,保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。

1.工作记录的定义

1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。

1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录,如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。

2.管理职责

2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。

2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。

3.现场工作记录的管理

3.1现场的工作记录应装在文件夹中,并在文件夹上标明该记录名称。

3.2现场工作记录应字迹清晰,无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查,并于每月初将上月的工作记录收集整理后,送至综合管理部文件管理员处存档。

4.已收集的工作记录的管理

4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。

4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性,防止过期表格的误用,并对已失效的表格即时进行作废处理。

4.3对已收集的工作记录,文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序,确保序号的连续性(有断号的需注明),并对已收集的工作记录,进行合理地编目、标识,以便于工作记录的查找和检索。

4.4结合管理处的实际情况,对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档,但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录,每年归档一次,于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的工作记录,每月或每季归档一次,于每月或每季15日前进行。

4.5如工作记录是传真件,应复印后保存复印件。如工作记录破损,应即时修补。

5.已归档工作记录的管理

综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放,并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正,一般每月进行一次,以确保准确性。

工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。

6.工作记录的借阅

工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天(隔夜外借)时,须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进,并及时收回归档。

7.工作记录的报废

文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。

闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。

8.工作记录的检查

综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查,每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。

三、工作记录一览表

序号文件名称保存时间

1合同登记表合同失效后1年

2借阅登记表至少2年

3文件资料存储清单至少2年

4文件处理表同该文件保存期

5公章证照登记表永久

6公章证照使用申请表至少1年

7物资申请报告至少3年

8物资申请单至少1年

9CI制作申请表至少1年

10消杀工作记录表至少3年

11洗手间定时清洁记录表至少1年

12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年

13安全管理员交接班记录表至少1年

14安全管理员巡查记录表至少1年

15安全管理员巡逻签到表至少1年

16装修现场监控记录表至少1年

17出入卡不存

18来访人员登记表至少1年

19物资搬运放行条至少3年

20管理处进出人员登记表至少1年

21装修申请表永久保存

22装修管理责任书永久保存

23装修施工人员登记表永久保存

24装修许可证永久保存

25装修违章通知书至少1年

26停车场车位租用协议书失效后保存1年

27停车场管理协议书失效后保存1年

28停车场车辆情况登记表至少2年

29驶出车辆异常情况记录表至少3年

30停车卡不存

31车辆进出凭证至少1月

32未收费车辆登记表至少1年

33拾遗物品登记表处理后保存1年

34监控中心交接班记录表至少1年

35值班记录表至少5年

36消防演习情况记录表至少2年

37消防设施清单永久保存

38公用设施保养维修记录表至少3年

39停水/电/气/试消防设施通知至少1年

40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年

41设备(工具)汇总表失效后保存1年

42设备(设施)检查记录表至少5年

43机电设备年度检修计划至少5年

44设备抢修(大修)记录表永久保存

45分承包方保养效果评估表至少3年

46电力运行记录表至少3年

47智能门禁系统检查表至少1年

48电缆绝缘测试记录表永久保存

49闭路监控系统维护保养记录表至少1年

50业主(住户)资料卡永久保存

51委托银行代收款协议书永久保存

52____房屋交付验收表永久保存

53物品领用登记表永久保存

54租户管理协议书永久保存

55工程遗留问题处理记录表至少5年

56求职表员工离职后1年

57转正审批表员工离职后1年

58面谈表员工离职后1年

59家庭服务

情况记录表至少5年

60代客购物登记表至少5年

61邮件签收登记表至少1年

62家庭服务协议书至少5年

63客户服务情况统计分析报告至少5年

64家庭服务回访记录表至少5年

65前期介入情况周记录表N01-NO9至少2年

66入住须知永久保存

67夜间查岗计划安排表至少2年

68夜间查岗情况登记表至少2年

69钥匙配制申请表至少3年

70钥匙使用登记表至少3年

71钥匙清单至少3年

72商户管理协议书至少5年

73商铺消防管理责任书至少5年

74商铺从业人员情况登记表至少5年

75商铺设施检查记录表至少5年

76员工申诉表至少1年

77调动通知书员工离职后1年

78人员编制申请表至少2年

79交接清单至少2年

80房屋移交验收情况通报表至少5年

81房屋验收记录表永久保存

82职员(工)即时奖惩通知书至少2年

83普通员工考核评分汇总表(月)至少2年

84__年__季度职员(工)考核评分表员工离职后1年

85内务管理情况检查记录表至少1年

86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年

87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年

88员工过失通知书员工离职后1年

89员工警告通知书员工离职后1年

90员工奖励通知书员工离职后1年

91解除劳动合同审批表员工离职后1年

92解除劳动合同通知书员工离职后1年

93离职人员完善手续表员工离职后1年

94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年

95保洁工作检查记录表至少1年

96紧急集合情况记录表至少2年

97顾客投诉(建议)记录表永久保存

98紧急事件登记表永久保存

99紧急事件处理表永久保存

100物资领(借)用单至少2年

101仓库物资盘点表至少2年

102工作记录存储清单至少2年

103工作记录检查情况记录表至少2年

104工作记录报废申请表至少2年

105新员工试用情况反馈表员工离开后1年

106培训(会议)记录表至少1年

107岗位证书登记表失效后1年

108培训计划至少2年

109社区文化活动记录表至少2年

110管理报告至少5年

附工作记录表格:

1、《工作记录存储清单》

2、《工作记录检查记录表》

3、《工作记录报废申请表》

篇5：物业公司质量记录控制工作程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.5物业公司质量记录控制程序页码:1/2

1.目的:

建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

2.适用范围:

适用于本公司质量记录的管理。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.16章

3.2ISO9002标准第4.16章

4.职责:

各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

5.工作程序:

5.1质量记录的收集、传递:

5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

5.2标识、书写:

5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

5.3编目:

5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

5.4贮存、保管:

5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。

5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

5.5保管年限:

5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。

5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

5.6质量记录的修改:

5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程中发现设计有问题或不实用时,均有权提出修改。

5.6.2质量记录的修改由申请修改人填写《文件修改报批单》,经管理者副代表审批,管理者代表批准后,才被认为正式有效。

5.7处理:

5.7.1综合办公室应对各部门超过保存年限的质量记录统一收回,进行销毁,以确保公司的技术、经营等资料不泄密。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01

6.2《质量记录一览表》EJ-QR-QP6.5-01

6.3《质量记录控制指导书》EJ-WI-QP6.5-01