物业投诉处理流程
物业投诉处理流程
第一章:总则
第一条 为了保障居民的合法权益,及时解决投诉问题,提高物业管理服务质量,制定本投诉处理流程。
第二条 本投诉处理流程适用于物业公司管理的所有居民,包括业主、租户和其他相关人员。
第三条 物业公司应当配备专业的投诉处理团队,负责接受、处理和解决投诉问题。
第二章:投诉渠道
第四条 物业公司应当建立多种投诉渠道,以方便居民提出投诉。投诉渠道包括但不限于以下几种:
1. 书面投诉:居民可向物业公司书面发送投诉信件,包括电子邮件、信函等形式。
2. 口头投诉:居民可通过电话或面对面的方式向物业公司口头提出投诉。
3. 在线投诉:物业公司应当建立投诉平台或网络投诉系统,使居民能够方便地在线提交投诉。
第三章:投诉受理和登记
第五条 物业公司应当设立投诉受理中心或投诉专员,负责接受居民投诉,并在接到投诉后进行登记。
第六条 投诉受理中心或投诉专员应当详细记录居民投诉的内容、时间、方式、联系人等信息,并为每个投诉案件进行编号。
第七条 投诉受理中心或投诉专员应当在接到投诉后,及时向居民确认投诉,告知投诉受理流程,并预估解决时间。
第四章:投诉调查与处理
第八条 物业公司应当尽快进行投诉调查,了解投诉原因、事实和相关证据。
第九条 投诉处理团队应当进行公正、客观的调查,并与投诉受理中心或投诉专员密切配合,收集相关资料和证据。
第十条 在调查的过程中,应当主动沟通并听取投诉方和被投诉方的意见和陈述,并记录下来。
第十一条 调查结果应当及时给予投诉方反馈,告知处理进展和结果,并向投诉方解释理由和原因。
第十二条 如果调查发现居民投诉的问题确实存在,物业公司应当采取相应措施,尽快解决问题,并向投诉方明确解决方案和时间。
第十三条 在处理过程中,物业公司应当确保信息的保密性和安全性,妥善保存投诉案件的相关资料和证据。
第五章:投诉反馈和跟踪
第十四条 在投诉处理完成后,投诉受理中心或投诉专员应当向投诉方进行反馈,告知处理结果和解决措施。
第十五条 物业公司应当建立投诉跟踪机制,对重要的投诉案件进行跟踪调查,确保问题得到彻底解决。
第十六条 物业公司应当及时总结常见投诉问题,并采取相应措施,以改进物业管理服务,避免同类问题再次发生。
第六章:附则
第十七条 本投诉处理流程的解释权归物业公司所有,如有需要可以根据实际情况进行修改和完善。
第十八条 本投诉处理流程自发布之日起生效,并告知所有居民和物业工作人员。
第十九条 本投诉处理流程的具体操作细则由物业公司根据实际情况制定并向居民公开。
第二十条:本投诉处理流程自发布之日起生效。
篇2:物业投诉处理流程
物业投诉处理流程
一、背景介绍
物业投诉是指业主或租户对物业管理公司提出的不满意或投诉事项。为了保障业主和租户的权益,提高物业管理的质量和效率,制定一套详细、可操作性强的物业投诉处理流程非常重要。
二、物业投诉处理流程概述
1.投诉接收
- 物业管理公司接收到投诉后,立即进行登记,并向投诉人确认投诉的内容、时间、地点等相关信息。
- 投诉人可通过书面、口头或电子邮件等方式进行投诉。
2.投诉分类与分派
- 根据投诉的性质和内容,将投诉进行分类,并分派给相应的责任人。
- 责任人可以是物业主管、工程师、安全巡查人员等,根据具体情况而定。
3.调查核实
- 责任人收到投诉后,立即展开调查工作,核实投诉的真实性和合理性。
- 调查过程中应与当事人进行沟通,了解相关情况,并收集证据以支持调查结果。
4.处理方案制定
- 在调查核实的基础上,责任人制定处理方案,并向投诉人进行说明。
- 处理方案应具体、合理,针对问题进行解决和改进。
5.处理结果反馈
- 处理结束后,责任人将处理结果及时反馈给投诉人,包括具体的解决措施和改进计划。
- 反馈可以通过书面报告、电话通知、面谈等方式进行。
6.投诉跟进与评估
- 物业管理公司应及时跟进投诉处理情况,确保问题得到有效解决。
- 同时,需要对投诉处理流程进行评估和改进,以提高处理效率和质量。
7.学习总结与改进
- 物业管理公司应定期组织会议,对投诉案例进行分析和总结,提炼经验教训并推动改进。
- 通过学习总结,不断提高物业管理水平和投诉处理能力。
三、具体操作步骤
1.投诉接收
- 接收投诉,并进行登记记录。
- 确认投诉的内容、时间、地点等信息。
2.投诉分类与分派
- 根据投诉的性质和内容,进行分类。
- 分派给相应的责任人。
3.调查核实
- 责任人进行调查工作,核实投诉的真实性和合理性。
- 与当事人进行沟通,了解相关情况。
- 收集证据以支持调查结果。
4.处理方案制定
- 在调查核实的基础上,制定具体的处理方案。
- 解决问题,并进行相关改进。
5.处理结果反馈
- 将处理结果及时反馈给投诉人。
- 指出解决措施和改进计划。
6.投诉跟进与评估
- 及时跟进投诉处理情况,确保问题得到有效解决。
- 对投诉处理流程进行评估和改进。
7.学习总结与改进
- 定期组织会议,对投诉案例进行分析和总结。
- 提炼经验教训并推动改进。
四、注意事项
1.必须确保投诉信息的保密性,不得对外透露。
2.必须按照流程要求进行操作,严格执行相关规定。
3.工作人员需要具备良好的沟通能力和处理问题的能力。
4.在处理过程中,应保持客观、公正的态度,不得有偏袒行为。
5.需要建立投诉处理档案,便于日后查阅和追溯。
五、总结
物业投诉处理流程是保障业主和租户权益的重要环节,通过详细、可操作性强的流程,可以实现对投诉的及时、有效处理,提高物业管理的质量和服务水平。物业管理公司应根据实际情况,结合投诉案例进行适当的调整和改进,以不断提升投诉处理能力和满意度。通过合理的投诉处理流程,可以促进物业管理的健康发展,增强业主和租户对物业管理公司的信任和满意度。
篇3:顾客投诉处理制度-投诉处理流程
顾客投诉处理制度(投诉处理流程)
项目接管入伙后,应及时公布受理顾客投诉的渠道,包括物业公司及管理处受理投诉的电话及联系人,顾客意见箱等,保证受理顾客投诉的渠道便利、畅通。
一、投诉的受理
1、顾客信息实施首问责任制,接到顾客的投诉应及时记录在顾客投诉记录中,受理顾客投诉时应收集的信息包括:顾客的姓氏、地址、电话、投诉事件等。受理顾客投诉时应注意表示对顾客的尊重和关心,了解事件的真相,顾客的感受和顾客想通过投诉达到的意愿,受理结束时,要对顾客致歉或感谢其对我们服务工作的支持。
2、受理人员对于不了解的事情,忌猜测和主观臆断。受理人员能够及时处理的投诉要及时处理,不能及时处理的,应与业主明确最快反馈信息的时间或将服务上移,即将投诉信息转交客服主任(或指定岗位),由客服主任(或指定岗位)负责处理顾客投诉。
3、若遇重大、紧急事件,须于第一时间通知公司主管领导、客服中心及相关部门,事后补报书面材料。
A有效投诉达3分以上,管理处需作出书面的投诉处理情况交予客服中心。
B有效投诉达5分以上,客服中心需到现场进行调研,及时挽回损失。
4、公司所有员工无权决定不受理任何投诉信息。各级人员接到顾客投诉时均应准确记录并及时反映至指定岗位或部门。
5、客服中心在送达投诉信息时,须通知到相关管理处客服主任或管理处负责人。
6、总部员工通过其他任何方式接到的投诉信息,应该及时(参照上述规定)转达给客服中心,或将最合适的投诉接口提供给投诉者。
二、投诉的处理
1、客服中心接收到的任何投诉信息,应该按照以下要求及时通过内部接口转达到各管理处:
A.工作时间收到的电话投诉,应在通话完毕后半小时内送达;
B.工作时间收到的电子邮件投诉,应在收到邮件到达后半小时内送达;
C.工作日非工作时间(当日下班后直到次日上班前)发生的投诉或收到的电子邮件投诉,应在上班后一小时内送达;
2、管理处接收到客服中心传达的投诉信息时,应该按照以下要求及时处理并再次转达给投诉人,并将处理的情况回馈给客服中心:
A.工作时间收到的电话投诉,应在当日进行处理,一般投诉在24小时内回复给顾客;
B.如遇特殊情况,不能在24小时内处理完毕的,要及时通知客服中心,在给顾客回复后立即向客服中心回馈处理情况;
C.工作时间收到的电子邮件投诉,应在当日进行处理,一般投诉在24小时内回复给顾客,如遇特殊情况,不能在24小时内处理完毕的,要及时通知客服中心,电子邮件需书面向顾客回复,首先将邮件回复的内容发给客服中心审核,经客服中心审核后再给顾客回复;
D.工作日非工作时间(当日下班后直到次日上班前)发生的投诉或收到的电子邮件投诉,应在收到投诉后当日进行处理,一般投诉在24小时内回复给顾客,如遇特殊情况,不能在24小时内处理完毕的,要及时通知客服中心,在给顾客回复后立即向客服中心回馈处理情况。
3、如果顾客同意,则按双方达成的一致意见处理。如果顾客不同意,则进一步与业主沟通和协商,直至双方达成一致意见。
4、投诉处理完毕后,客服主任或公司相关部门应对处理情况进行验证。对于上交到公司或直接投诉到公司的投诉,管理处在验证了处理情况后,应将结果记录反馈至公司客服中心,以便于公司顾客服务中心进行回访。
5、对于顾客的无理投诉,也应该给予合理、耐心的解释,通过沟通技巧让顾客接受。
6、对于属于顾客投诉范畴,但超出物业公司目前处理能力的投诉,接待人应个案问题专项分析,尽可能地采取措施减缓顾客的不满意程度,如果通过沟通、协调仍不能满意,只能作为关闭投诉纳入统计分析。这样也便于提醒相关部门在后来的工作中继续关注这个投诉,随时找到新方法新机会予以解决。如果在年度末该投诉仍未关闭的,建议仿照财务管理中的坏帐处理方法,对无法关闭的投诉作专题分析,同时在新的年度投诉统计时内可剔除不再统计.
篇4:Z物业小区顾客投诉处理流程
物业小区顾客投诉处理流程
1.0目的规范公司各部门处理顾客投诉的工作程序,确保能及时有效地处理各类投诉。
2.0适用范围适用于公司各部门对顾客投诉的处理工作。
3.0职责
3.1管理策划部负责公司级的投诉处理,并定期对投诉情况进行检查总结,提出持续改进措施。3.2住户服务中心事务组负责住户服务中心级的投诉处理。
3.3办公室和住户服务中心负责人负责对投诉处理情况的回访。
4.0工作程序:
4.1顾客投诉接待
4.1.1客服主管负责顾客的来电、来访、来函的接待,并记录相关内容,填写《顾客信息记录表》。
4.2顾客投诉处理
4.2.1属于顾客投诉的,客服主管负责填写《顾客投诉处理表》,并对投诉事项进行调查,经调查属有效投诉,应限定处理时限,组织安排相关人员处理,并将处理情况填写在《顾客投诉处理表》中。
4.2.2涉及重大投诉,客服主管不能处理的,填写完《顾客投诉处理表》后,根据具体安排,报分管领导审阅后,由经理做出处理决定。
4.3顾客投诉回访
4.3.1由客服主管对投诉处理情况进行回访,并将回访情况填写在《顾客投诉处理表》中。4.3.2回访完毕后将《顾客投诉处理表》存档。
篇5:金科物业投诉处理流程
金科物业项目投诉处理流程
1目的
规范公司投诉处理工作,迅速处理客户投诉,提高业主满意度,维护公司信誉,促进质量改善。
2适用范围
适用于业主(住户)针对公司管理服务工作的有效投诉处理。
3职责
3.1公司总经理负责重大投诉处理。
3.2管理处主任负责重要投诉处理。
3.3物业助理负责处理一般性投诉及汇报给管理处主任。
3.4管理处各部门主管负责协助物业助理和管理处主任处理本部门的被投诉事件,并及时向管理处反馈投诉处理信息。
3.5客户服务管理员负责投诉现场接待、回访工作。
3.6物业管理公司客户服务中心负责业主(住户)投诉的接待、协调、处理、回访,对各管理处的投诉处理监督,全公司投诉事项的汇总、分析。
4程序要点
4.1处理投诉的基本原则
4.1.1换位思考:将住户所投诉的事项当成是自已所要投诉的事项,积极思考期望得到什么样的答复。
4.1.2接待投诉时,接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字服务方针,严禁与业主(住户)进行辩论、争吵。
4.1.3将住户投诉处理看成是与住户交朋友、宣传自已和公司的机,并通过为住户实事求是地解决问题,达到加强沟通的目的。
4.1.4富有同情心,了解住户的疾苦,从而在投诉的处理中能以正确的心态应对。
4.2投诉处理流程图(附后)
4.3投诉界定
4.3.1重大投诉,下列投诉属重大投诉:
a)公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经业主(住户)多次提出而得不到解决的投诉。
b)由于公司责任给业主(住户)造成重大经济损失或人身伤害的;
c)有效投诉在一个月内没有解决的。
4.3.2重要投诉
重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位,有过失而引起的投诉。
4.3.3一般性投诉
一般性投诉是指因公司的设施、设备和管理服务有限给业主(住户)造成的生活,工作造成不便或是服务人员在工作中有轻微的失误给业主(住户)带来影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
4.4投诉接待
4.4.1当接到业主(住户)投诉时,前台客户管理员首先应代表被投诉部门向业主(住户)表示歉意,并立即在《业主(住户)投诉处理登记表》中作好准确、详细记录。
a)记录内容如下:
――投诉时间、投诉人、所居住的户位、联系方式;
――被投诉人或被投诉部门;
――投诉事件的发生经过(简单明了地叙述);
――业主(住户)的要求
b)接待业主(住户)时应注意:
――请业主(住户)入座,耐心倾听业主(住户)投诉,适时地与住户进行交流,并如实记录;
――必要时,通知物业助理或管理处主任出面了解情况,并作相应解释。
4.4.2投诉的处理承诺
a)重大投诉,当天呈送公司总经理进行处理程序;
b)重要投诉,接待后半小时内转呈管理处主任进行处理程序;
c)一般性投诉,立即进行处理,并在住户要求的期限内解决。
4.5管理处工作人员根据投诉内容10分钟内将《业主(住户)投诉处理登记表》发送到被投诉部门,由被投诉部门的负责人在《投诉处理汇总表》上签收。管理处工作人员应将重大投诉及重要投诉经管理处主管当天转呈管理处主任或公司总经理。
4.6投诉处理内部工作程序
4.6.1被投诉部门负责人在时效要求内将投诉事项处理完毕,并按《业主(住户)投诉处理登记表》对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将《业主(住户)投诉处理登记表表》交到管理处,管理处工作人员收到返回的《业主(住户)投诉处理登记表》后,在《投诉处理汇总表》上作出记录,存入业主档案,将处理结果反馈给业主(住户)并进行回访。
4.6.2公司总经理,物管公司客户服务中心分部,管理处主任在接到重大投诉和重要投诉后,应认真分析,并按法律法规、公司相关文件的规定处理。
4.7其他形式的投诉(如信函),管理处参照本程序办理。
4.8对无效投诉的处理原则:本着为住户服务的态度,耐心作好解释工作。
4.9对正在给住户造成损害的事件,应先立即采取措施停止或挽救伤害,再处理。
5记录
JK-QP7.2.3.C-F1《业主(住户)投诉处理登记表》
QPI-GL-C-F027《投诉处理汇总表》
投诉处理流程:
接待投诉
作投诉记录
有效投诉无效投诉
一般性投诉重要投诉重大投诉耐心作好解释工作作出承诺作出承诺上报公司经理登记备案
上报主管上报管理处主任召开办公
物业助理管理处主任公司经理
组织解快组织解决组织解决
进行回访,并归档