商街物业档案管理制度
步行街物业档案管理制度
1目的
使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2适用范围
公司所有档案的管理。
3公司资料室文档资料管理
3.1公司资料室文档资料管理范围:公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备份;人事资料;业主资料资料等。
3.2文档资料收集及整理:人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引,档案存放应有明确标识,以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引。
3.2物业管理相关政策、法规:由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑,统一归入条例、法规类文件夹,并每季度核对或动议更改文件。
3.3重要资料:由综合文员负责收集,主要包括:外出考察资料,重要资料归属重要资料类文件夹。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1内部管理文件:以公司名义下发的人事、行政类文件。
3.4.2人事制度:公司各种人事政策,条例和规定等。
3.4.3行政制度:公司各种行政制度、条例和规定等。
3.4.4重要通知及通报:公司各种重要的通知、通告。
3.4.5公司会议纪要:总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。
3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。
3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等,由综合文员责收集、跟踪处理结果,并交综合文员存档。
3.4.8公司对外往来的各类公文:主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等,由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。
3.5文档资料查阅或复印:物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印,需到综合文员办理登记手续。
4各部门文档资料管理
4.1各部门文件分类及编制要求:
4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行,统一使用打印稿,行文应规范,不得有错别字。
4.1.2通常情况下,文件标题定为三号黑体字,文件编号为小四号黑体字,文件内容为小四号宋体字。
4.1.3公司各部门(含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别:
1)人事类:包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。
2)行政类:包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。
3)通知类:内部各类通知。
4)培训类:培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。
5)会议类:部门例会、专题会议、业委会会议等。
6)合同、协议类:部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。
7)对外文件类:
①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;
②对客户发文等:
③其它类:如电话表、名单、启示等。
4.2质量管理部应保管的资料:
4.2.1发展商提供的资料:
1)产权资料;
2)技术资料(含图纸);
3)交接手续及清单等。
4.2.2文档收集及整理:各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档,并编制存放目录索引,存放应有明确标识,并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。
4.3各类文件更改要求:
各类文件张贴或下发后如需更改,必须由原文件审批人审批后,方可执行,并需即作废文件,同时在新文件上注明"以此文件为准"。
4.4各类文件发放要求:
4.4.1文件的发放应注明发放级别,通常应包括以下几类:
1)部门负责人以上人员阅;
2)主管级以上人员阅;
3)内部传阅;
4)张帖。
4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。
4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。
4.4.4文件通常张贴一周后收回存档,内部管理文件须加强保密工作,禁止外来人员拍摄或抄录。
4.5电脑文档管理:
4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作,各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。
4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录,分类保存各类文件,重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密,且以光盘备份,并指定专人保管,管理情况须在部门经理处备案。
4.5.3电脑文档须妥善保存,如需删除,须报部门经理批准。
4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件,除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。
4.6资料管理人员要定期检查专柜,核对件数,做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理。如系人为造成,要追究有关人员的责任。
篇2:商街物业固定资产管理规定
步行街物业固定资产管理规定
1目的
使公司的固定资产得到有效管理,延长使用寿命,节约公司开支。
2适用范围
公司各部门。
3固定资产的界定
固定资产是企业的主要劳动资源,按现行国家规定,结合本公司实际情况,确定同时具备以下两个条件的列为公司固定资产:
3.1使用时限在两年以上。
3.2购价在500元以上。
不同时具备上述条件的,列为低值消耗品,不必编号造卡,只登记造册列入管理。
4固定资产的添置
4.1由各部、室于每年最后一个季度制订计划,由财务审核报总经理批准后,由行政人员实施(特殊情况可以临时追加添置计划)。
4.2固定资产购置时,由财务部验收,并逐一登记,建账立卡,使用者或部门办理领用注销手续,建立固定资产档案。
5固定资产的配置和管理
公司财务部对固定资产进行管理,填写《设备登记表》,并进行合理配置,实行谁使用谁管理的办法,部门有专人管理,责任到人。
6固定资产管理小组及工作职责:
6.1总经理为组长,财务主管和各部门主管为成员。
6.2小组工作职责:
6.2.1每年对公司固定资产进行一次清查、核对工作,查明是否账物卡相符合,对短缺和报废资产列出清单,由财务做销卡登记和账务处理。由财务会同写出固定资产利用率分析报告,上报总经理,为批准下年购置计划提供依据。
6.2.2对使用单位的非正常损坏,在查明原因,分清责任后,对使用人或责任人处以按实物折价的实际金额。
6.2.3公司会计按照有关规定对固定资产提取折旧基金,所提取基金全部用于固定资产的更新改造。
7引用文件和记录表格
7.1《设备设施台帐》
篇3:商街物业办公用品管理规定
步行街物业办公用品管理规定
1目的
为了加强公司办公设备及用品的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,减少不必要的经费开支,确保办公设备安全、可靠、稳定的运行,结合公司具体情况,制定本规定,各相关使用人员应严格遵守执行。
2适用范围
公司所辖各部门。
3办公物品分类
3.1办公设备:A、复印机;B、传真机;C、电话;D、办公桌椅;E、保险柜;F、电脑及打印机;G、其他。
3.2办公用品:A、各种信签;B、材料纸;C、各种表格;D、笔;E、笔记本;F、计算器;G、其他。
4管理规定
4.1行政人事部是公司办公设备及用品的归口管理部门,公司所有办公用品的采购、管理、维护、监管等工作统一由行政人事部安排专人负责。所有设备均设专人管理,发生丢失或损坏并且不能确定直接责任人的,由专管人员承担责任。
4.1.1设备专管人员应明确所负责设备的具体用途,熟悉其操作规程。
4.1.2操作人员应严格按照使用说明书的要求进行操作。
4.1.3办公设备出现故障时,应立即知会专管人员。若为简单故障,由专管人员及时处理,处理不了的,由行政人事部通知专业技术人员维修。因使用不当或强行维修而造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。
4.1.4办公设备为工作而备,未经行政人事部允准,严禁用于与工作无关的事务。
4.2申购:
4.2.1申购原则:满足工作要求,提高工作效率,节约人工费用,树立企业公众形象。
4.2.2部门因工作需要添置办公设备的,由部门负责人提出书面申请,交行政人事部审核并组织进行相关市场调查,选三家以上作报价分析,报总经理批准并由行政人事部统一购买、分配。
4.2.3部门根据实际工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申购计划,报行政人事部汇总核查库存,制订月度办公用品采购计划,经总经理批准后由专人负责购买。
4.3报废:办公设备达到一定条件可以按以下程序予以报废;低值易耗的办公文具无须报废。
4.3.1报废条件:
1)使用超过规定年限,已无使用价值。
2)损坏严重无法修复、或修理费昂贵、没有修理价值。
3)功能降低危及安全。
4)技术落后、耗能高、效率很低、严重影响工作效率、属于已被淘汰的。
4.3.2设备的报废:由设备使用人填写《报废申请表》,详细说明原因,经部门负责人及复查、审核后,由行政人事部请技术专业人员鉴定并出具书面意见,经质量管理部核实后,报总经理审批。
4.3.3报废设备的处理:报废的设备先交由工程部鉴定,由财务部进行登记、处置,行政人事部监督。可以再利用的零配件应当取出归入公司办公用品仓待用;报废设备回收资金交财务入账。
5办公设备使用规定
5.1电脑:电脑的使用及分配以部门为单位,由行政人事部根据实际需求调配,并实行使用人负责制。使用者应按规范要求正确操作使用;服务器由行政人事部指定专人负责维护,发生故障,应及时报告,由行政人事部安排专业人员维修。
5.1.1原则上不能设置开机密码,因特殊情况需要设置的,应将该密码备存行政人事部。
5.1.2每星期至少一次查杀病毒、升级病毒库、清理磁盘;每月至少一次磁盘整理,以保证电脑系统的最佳运作状态。
5.1.3文件的保存首先以本地磁盘为主,并对有关文件归类保存,以便能在最短的时间内查找所需资料。如确需在服务器上保存文件应经行政人事部书面同意,并在服务器上设立个人文件夹,所有文件均保存于个人文件夹内;否则,造成文件丢失自行负责。
5.1.4对保存的文件应定期整理,不需要的文件应及时删除。对需要长期保存的文件由部门提出申请,经行政人事部审核后可以光盘方式保存,以保障电脑的使用空间。
5.1.5使用者不得擅自安装软件,如确需安装部分辅助软件,应向行政人事部书面申请,经批准后由行政人事部安排专业人员安装。
5.1.6未经许可,任何人不得自行打开机箱或拆装机器,不得擅自对电脑硬盘进行格式化或
重新安装操作系统。如遇不懂或自己解决不了的技术问题,应通知行政人事部,由行政人事部安排专业人员予以解决。
5.1.7因公司工作的特别需要或部门工作需要借用或征用专用责任人负责的电脑时,借用人应保证电脑的使用安全,如因人为操作失误或使用不善造成损环的,由借用人负责;
借用人需要将借用电脑搬离指定区域时,须经行政人事部书面批准同意。
5.2复印机:公司复印机由行政人事部指定专人进行管理和维护,并监督其他部门的使用。
5.2.1公司复印机作为办公设备仅供公司文件的复印使用,使用前应按规定程序办理申请登记,经批准后交专管员执行。
5.2.2复印资料、文件时,必须在前台办理登记、签名手续,并注明复印纸张数、规格、申请人、文件名等交部门负责人批准;一次复印张数超过50页的,须报行政人事部批准。
5.2.3特别情况需紧急复印的,可按上述程序先登记申请表,事后报批、审验。
5.2.4复印机专管人员每月底填报当月复印机使用情况汇总表交行政人事部存查,汇总表中应反映维修情况、零配件更换、违规使用等情况。
5.2.5复印机出现简单故障时,专管人员应及时处理;处理不了的,应立即通知专业技术人员给予帮助。如强行操作,造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。
5.2.6复印纸张的使用厉行节约,反对浪费;内部存档的资料,应尽可能使用双面复印或使用循环再用纸张复印。
5.3打印机:公司打印机设专人进行管理及维护。
5.3.1公司提倡无纸化办公,对需要上级审查、修改的文档,可先通过内部局域网将文档发送到指定的电脑中,审查修改完毕并确认无误后才能打印。
5.3.2对无需存档、不涉及公司秘密、可以再使用的纸张,应提供给公众打印、复印再利用。公司内部使用的文件应使用"循环再用纸"打印。
5.3.3使用公司函头信纸打印正式文档,或者使用彩色打印机打印带图片资料的彩色文档,必须在前台办理申请登记,并经部门经理批准。打印数量超过20张的须报行政人事部批准;特殊情况可先打印,事后应补办登记、审验手续。
5.4传真机:公司传真机仅供传真或拨
打长途电话,非特殊情况,不能用以复印资料。行政人事部指定专人对传真机进行监督管理。
5.4.1长途传真和利用传真机拨打长途电话的,须向专管人员办理登记手续,特殊紧急情况的可先行使用,事后办理登记。
5.4.2传真文件上如使用了涂改液,应当待涂改液完全干后方可传真,以防止涂改液粘于传
真机的扫瞄头上,影响传真机使用效果。
5.4.3禁止将未拆除订书针的文件直接放在传真机上传真;否则造成损失由使用人负责。
5.4.4专管人员应保障传真机24小时都有接收用传真纸,以确保能随时接收传真。
6办公文具及其他低值易耗品管理
6.1每月25日前由各部门负责人根据工作需要,制定下月办公用品采购计划汇总行政人事部。
6.2行政人事部查核库存数量后拟出下月易耗品采购总计划及供应商建议提交行政人事部审核,报总经理批准。
6.3总经理批准后由行政人事部安排专人统一采购。
6.4采购回来的物品应及时办理入库手续,经办人和保管人员当面核对品名、规格、数量,办理验收入库手续,并通知相关部门办理领用手续。
6.5办公用品的保管和发放由前台负责。
6.6各部门接到领用通知后,部门负责人安排人员到前台办理领用手续并签字确认,由部门统一安排、发放。
6.7办公用品领用应坚持勤俭节约的原则,用多少领多少,避免造成浪费,严禁将办公用品带回家作私人用途。
6.8非一次性使用的物品,员工在办理离职手续时应交回公司,并与前台做好移交手续。
6.9办公用品的帐务必做到帐物相符,前台应随时掌握合理库存,保障日常工作的正常使用量。
7相关文件与记录
7.1《办公设备报废申请表》
7.2《复印申请登记表》
7.3《打印登记表》
7.4《长途电话登记表》
篇4:商街物业车辆使用管理制度
步行街物业车辆使用管理制度
1目的
为加强公司的车辆管理,做好车辆调度,提高工作效率和服务质量,结合公司实际情况,特制定本办法。
2职责
公司的车辆由行政人事部负责统一管理和调度,各部门和个人不得随意调用。
3范围
车辆安排遵照"保证重点、兼顾一般"的原则。车辆仅限于规定区域内公务用车。
4车辆使用和管理
4.1车辆使用实行"先预约、后派车"制度。一般情况下,由车辆使用人于用车前一天如实填写派车单预约车辆,说明用车事由,由部门经理确认,经行政人事部审批后交司机出车。
4.2司机按派车单要求按时按指定地点出车;回公司后派车单交回前台核收,前台于每月底汇总一次交行政人事部存档。
4.3司机出车期间应严守交通法规或地方停车规定,因人为造成的违章罚款由司机本人承担。
4.4在紧急情况下,司机可自行调配用车。如救人、救火等突发情况。
4.5不得公车私用。
5有关检修车辆的事宜:
5.1司机应在指定地点对车辆进行定期检修、验车,确保车辆行驶安全。
5.2对于易耗材料、零部件等单件价值在______元以下的零件更换项目,可由司机先行决定购买、更换,事后申报、审批。
5.3车辆需中修、大修时,司机应提前三天以上申报,获批准后到指定厂家维修;特殊或紧急情况,经口头请示总经理同意后,可先行修理,事后补办有关申批手续特殊或紧急情况,经请示总经理或副总经理后,可先行修理。
5.4有关车辆的年审等手续由司机负责办理。
6相关记录
6.1《派车单》
篇5:商街物业会议制度
步行街物业会议制度
1目的
加强对会议的规范管理,确保会议的质量和促进问题的解决。
2适用范围
公司会议和上级或外单位在公司召开的会议。
3职责
3.1行政人事部负责公司会议和上级或外单位在公司召开会议的安排、检查及监督、落实。
3.2各部门负责人负责部门的工作例会安排、检查及监督落实。
4工作程序
4.1会前准备
4.1.1确定会议时间、地点
4.1.2明确与会者,确定与会者名单。
4.1.3拟定议事日程,包括会议内容、讨论事项、各项事宜的时间分配、开会时间和地点等。
4.1.4会场布置,包括会场空间安排、会议座位安排以及会议用品和设备调配。
4.1.5由综合文员负责会议通知的落实。
4.1.6会前审核,以免出现重大的疏漏。
4.2会中工作
4.2.1参加会议人员进入会场时要在《会议记录表》上签到,以便更好地安排会议工作。
4.2.2行政人事部负责做好《会议记录表》的记录工作
4.3会后工作
4.3.1整理会议记录和撰写会议纪要。
4.3.2会议内容总结(包括会议纪要的撰写、会议文件材料的立卷、归档、会议经验总结)。
4.3.3由各部门负责人负责会议事项的检查催办,使会议精神落到实处,防止不重视会议交办的事项。
5例会制度要求
5.1例会种类
5.1.1公司部门主管级工作会议;
5.1.2部门工作会议;
5.2例会召开时间
5.2.1公司部门主管级工作会议原则上每月召开一次,具体时间视总经理的工作时间安排,如无重大事项,或总经理出差,可不必召开;如有必要,亦可随时增加会议次数;
5.2.2部门工作会议由部门经理视部门员工人数多少及工作必要不定时召开;
5.3会议记录发放要求
5.3.1公司例会应安排工作人员好做好会议记录,或纪要;
5.3.2公司例会会议记录/纪要整理后,应注意归档及下发工作;
5.3.3下发单位与份数为各部门及与会人员各一份。
6相关记录
6.1《会议记录表》