物业公司文书档案资料管理办法

篇2：万科物业车辆管理办法

VK物业车辆管理办法

1.目的

规范公司车辆的管理,确保车队服务质量。

2.范围

本办法适用于公司各部门的车辆管理。

3.职责

部门/岗位工作内容

分管领导负责车辆大额费用的审批及车辆运营成本的全面监控。

部门负责人负责车辆日常费用的监控,及时处理车队的服务投诉,解决车队的疑难问题。

车队长公务车辆及车队专职司机的日常管理工作;公司新招聘驾驶员面试及考核工作;在职司机的安全管理;专职司机的业务培训及业绩考核;公司内兼职司机的考核及业务指导;公司车辆维护保养费用的审核和控制;各部门车辆费用报销的审核。

车辆质检员车辆的维修换件提供初步意见,解决车辆运行中技术问题,协助车队长对司机进行业务培训。

专职司机负责公务接待车、送件班车、职员班车及看楼车的安全驾驶工作;严格按照司机BI规范,礼仪大方得体、着装整洁规范,体现万科物业专业化服务精神。

兼职司机兼职司机在驾驶公司(部门专用)车辆期间负有与专职司机相同的检查、维护、保养、保管责任。

4、方法与过程控制

4.1专职司机管理

4.1.1司机应具备良好的职业道德和心理素质,忠于职守,遵纪守法,服从公司领导和车队长的安排,牢记"安全驾驶",确保公司乘员与车辆的安全。

4.1.2公务车司机上班时间除出车外,应主动对责任车辆进行检查、维护、保养;班车司机应按时准点发车,班车到达目的地后应对责任车辆进行检查、维护、保养,每天对责任车进行擦抹清洗,确保车容车貌整洁,工余时间在指定的休息室或在项目所在区域范围内待命或学习,未经车队长同意,不得擅自开车外出;专职司机手机应保持24小时开机,不得无故关机。

4.1.3司机应对日常驾驶的责任车辆精心保养,保持车况良好,油料充足,车容整洁。

4.1.4司机接送公司客人时,应热情礼貌,安全准点,在客观条件和交通规则允许的情况下,尽量满足客人的要求,候客时不准无故离开车位或在车上打瞌睡、抽烟、看书报,因司机原因造成接送或其它任务晚点影响工作的,司机应受到相应的处分。

4.1.5司机当班时间严禁喝酒,违者无论有无发生事故,一律作辞退处理。

4.1.6专职司机不得将责任车交给其他人练车或私自使用。

4.1.7公司所有车辆收车后应在指定区域范围内停放,因特殊情况须在指定地点以外的地方临时停放时,经车队长同意后存放于有专职人员看管的停车场内,锁好门窗,加上防盗锁,随身携带行驶证和停车证。

4.2兼职司机管理

4.2.1兼职司机是指已转正的公司职员,具备合法的机动车驾驶证,有一年以上的驾驶经历,因工作岗位需要驾驶公司车辆时,由本人提出申请,填写《兼职驾驶员审批表》,所属部门负责人审批后,报公司房产后勤管理部,由房产后勤管理部车队长或由车队长指定专人对兼职司机进行交通法规及驾驶技能考核,考核通过后由车队长出具意见并报房产后勤管理部经理、总经理或分管领导审批。

4.2.2兼职司机驾驶公司车辆时,职能部门、经营部门的兼职司机需到车队长处办理登记备案手续;业务部门的兼职司机由所属部门经理登记办理交接车辆及证件的手续。兼职司机在驾驶公司车辆期间负有与专职司机相同的保养、保管责任。

4.3车辆日常检查与维护

4.3.1车辆日常检查维护分为出车前、行车中、收车后三个阶段进行。车辆日常检查维护的主要内容是清洁、补给和安全检视。

4.3.2出车前,司机应对汽车各部润滑油(脂)、燃料、冷却液、制动液及液压油等各种工作介质和轮胎气压等进行检查补给,保证行车前车辆油液充足、清洁和性能良好,保证轮胎气压符合要求。对车辆制动、转向、传动、悬架、灯光信号等部位和装置以及发动机运转状态进行检查,发动后应注意观察仪表指示情况,怠速运转3-5分钟后,气压制动的车辆应待气压表指针升至600KPa以上,才能起步行驶。

4.3.3行车中,特别是在长途行车中间休息时,应重点检查轮胎气压、表面磨损和车辆花纹间有无镶嵌物并剔除;天气炎热时应检查车轮轮毂温度,若温度过高,应将车停在阴凉通风处自然降温;察看仪表灯光工作是否正常;检查装载货物的捆扎是否牢固。

4.3.4收车后,应对车辆内部座椅、脚垫进行清洁,保持车内整洁清爽;车容外观视情况由司机动手擦拭干净或到就近的汽车美容或洗车中心进行专业的清洁护理。

4.3.5车队每个月组织1次全面的车辆检查,检查项目详见《车辆检查记录表》,检查情况每个月通报。

4.4车辆使用

4.4.1公司车辆使用实行有偿服务,服务价格由车队长连同财务部、分管领导评估制定。

4.4.2需使用车辆的部门或个人一般应提前一天填写《用车申请单》(可在公司内部网《车辆预订》网页上《用车申请单》填写),写明用车人/电话、人数、事由、用车要求、时间、起止地点,经所在的部门负责人同意签署后发至车队长邮箱(地产公司长途用车需抄送地产人力资源部经理),车队长根据用车人的需求予以优先安排;事先未填写《用车申请单》临时外出申请用车的职员,视车辆的情况安排,《用车申请单》作为使用车辆和收费的凭证,由房产后勤管理部统计、归档保存。

4.4.3车队派车流程

用车部门或人员因公事申请用车(网上填写用车申请单)--部门经理审核签字(长途出车地产公司须报人力资源部经理、物业公司报分管总助审批)--车队长根据用车需求安排专职司机出车(完成出车任务后司机与用车人在用车申请单上签字确认)。

4.5车辆钥匙及证照的日常管理

4.5.1房产后勤管理部负责人对公司车辆备用钥匙妥善保管;车队长负责日常使用公务车辆钥匙(车辆点火钥匙、防盗锁遥控器、机械防盗锁各1条)及证照(司机出车需随车查验的行驶证、车辆购置税完税证明、养路费缴讫证、保险卡、人货车道路运输证)保管工作;相对固定用车的车辆钥匙及证照由车队长与司机办理钥匙证照领用签认手续。

4.5.2车队长安排司机出车时,应将车辆钥匙(车辆点火钥匙、防盗锁遥控器、机械防盗锁各1条)、证照(司机出车需随车查验的行驶证、车辆购置税完税证明、养路费缴讫证、保险卡、人货车道路运输证)及机动车辆停车凭证交给司机,司机在出车过程中应妥善保管车辆钥匙及证照。

4.5.3司机当天出车任务完成后,应将责任车辆停放在规定的停车位;锁好责任车辆的防盗锁、车门锁及方向盘锁,车内有贵重物品或有其它物品无法搬离需存放在车内时,司机应与车队

长当面交接车辆钥匙证照及车内物品。

4.6车队投诉的处理程序

4.6.1投诉处理的宗旨:站在客户角度,尽最大的可能解决客户的实际问题,提升顾客满意度。

4.6.2房产后勤管理部应通过相关渠道,公布车辆服务的投诉电话、传真、电子邮箱地址及投诉联系人,方便顾客监督与投诉。

4.6.3车队所有司机均有责任向上级汇报顾客投诉。

4.6.4对于顾客在工作现场的当面投诉,当事人须向顾客致歉,对顾客的意见表示感谢。车队管理人员接到顾客投诉时,须对顾客意见表示感谢。当场可以解决的须当场处理,并向上级汇报;不能当场处理的,迅速通知上级领导,由上级领导给出处理意见进行处理。

4.6.5顾客服务投诉应在一个工作日内给予回应,处理的意见和情况记录在《顾客投诉处理记录表》上并抄送品质管理部。

4.7司机违章、交通事故的处理程序

4.7.1司机因违章被交通管理部门处罚的费用,均由个人负责。司机违章被处吊扣驾驶证处理的,期间改做其他工作,发给基本工资;不能做其他工作的,做停职处理。

4.7.2司机发生交通事故时,如涉及伤人应首先抢救伤者(移动伤者应放置标识,以便警方现场勘察辨认)保护好现场,距事故车后方约100米处放置危险警告标志(反光三角牌),立即通知交警部门前来处理,并通知保险客服中心,同时报告车队长,车队长接报后尽快赶到现场协助处理,向房产后勤管理部经理报告事故处理情况;房产后勤管理部经理按照公司信息管理程序向相关部门报告。

4.7.3发生车辆碰撞未涉及人员受伤的事故,当事司机应尽快报警处理,并报告保险客服中心安排人员前来现场勘察,同时报告车队长,待交警现场处理及保险现场勘察完成后方能移动车辆。事故车辆的修复及办理索赔手续由公司定点修理厂负责。

4.7.4在非道路主干道发生车辆轻微擦刮,涉及维修费用较小,事故责任明确,当事双方拟私了处理时,我方司机应及时报告车队长,车队长同意后,当事双方在事故私了处理同意书上签字确认(事故私了同意书应写明时间、地点、事故经过、双方责任、当事双方车牌号码、驾驶证号码、联系电话等资料)。

4.7.5司机不按规定停放车辆或擅自将车辆借给他人使用造成车辆丢失、损坏的,当事司机应承担保险赔偿不足部分的经济损失。

4.8车辆维修管理

4.8.1职责划分

岗位职责

车队兼职车辆质检员负责车辆报修项目及维修更换零件的核实;

车队长负责各部门车辆报修项目及更换零配件价格进行审核;负责《车辆报修单》中维修金额在2000元以下费用审核确认;

部门负责人负责《车辆报修单》中维修金额2000-5000元的审批;

分管领导负责《车辆报修单》中维修金额在5000元以上2万元以下的审批。

4.8.1.1车辆维修目标:保持车辆技术状况良好,确保运行安全,保护环境,降低运行费用,提高车辆服务质量。

4.8.1.2车辆维护基本原则:安全第一、预防为主,保障汽车运行安全。

4.8.2车辆报修流程:

4.8.2.1车辆维修需填写《车辆报修单》(业务部门车辆由驾驶员填写维修项目后报部门经理审核)、房产后勤管理部车队质检员确认维修项目及更换配件的真实性,质检员出具意见后报车队长审核,预计维修费用超出2000元的报房管部经理审批,5000元以上的需报分管总经理助理审批;《车辆报修单》报批完成后由车队安排到公司指定的维修厂进行维修。

4.8.2.2定点维修厂按《车辆报修单》所列的修理项目及时安排技术人员维修。对进厂前未能判断的故障维修,维修单位需尽快组织技术力量辩明故障,更换的零部件报价需电话或传真房管部车队长确认后方可更换。

4.8.2.3车辆驾驶员必须按国家或行业有关标准规定的行驶里程或间隔时间对责任车辆进行维护保养,未按要求进行维护保养,造成车辆过劳故障的由当事驾驶员承担相应的维修费用。

4.8.3特殊情况的维修控制:

4.8.3.1未按规定对车辆进行"三检"(指出车前、行驶中和收车后的车辆检查),特别是出车前未检查机油、冷却液,导致车辆机械受损的,由当事司机承担全部的维修费用。

4.8.3.2检查发现车辆故障未及时汇报,带病上路行驶造成车辆在途中抛锚的,由当事司机承担拖车费、违章罚款等费用。

4.8.3.3车辆行驶时,驾驶员应注意观察仪表灯有无异常的显示;停车等候的空闲时间,应检查轮胎的气压,发现轮胎泄漏,应马上找补胎店进行修补处理,对未及时修补轮胎造成车辆在行驶途中抛锚的,由当事司机承担换胎、补胎的全部费用。

4.8.3.4车辆在长途行驶时发生故障,驾驶员无法处理时,应在第一时间内报告车队长,由车队长决定是否请深圳定点维修单位外出抢修,或者就近找人维修。

4.8.3.5车辆在市区行驶突发故障当事司机无法处理时,应在第一时间内报告车队长,由车队长决定是否请定点维修单位派员抢修,对未经车队长同意擅自维修的费用由当事司机自行承担。

4.8.3.6车辆发生交通事故,驾驶员应按交通事故处理程序保护现场、抢救伤员、报告交通管理部门,并在第一时间报告车队长,由车队长决定是否请定点维修单位派员协助处理或由现场交警处理后开回公司定点修理厂报保险定损维修。对不按要求报警处理,自行维修的费用由当事人承担。

4.9车辆燃油费用的控制程序

4.9.1车队长根据车辆行驶的情况,每月对公司车辆加油储值卡进行充值。司机应严格按车号对应的加油卡进行加油,每次加油需在《车辆加油登记表》上登记加油数量、公里表数及经手人等,每月30日将《车辆加油登记表》交回车队长统计分析。

4.9.2车队长根据派车情况以及车辆正常的行驶里程,结合每百公里耗油指标,对耗油较大的车辆作重点分析,燃油费超标部分应由司机做出合理解释。

4.9.3司机在待命等候顾客时不得长时间开启空调;看楼班车在夏季候客时,一般于发车前十分钟开启空调;公务车司机等候客户时,应在客户下车后关闭发动机。

4.9.4司机出差在市外加油站加油,必须在正规油站进行,并开具正式发票,由随车人员在发票后签字证明,出差返回三天内找车队长审核后办理费用报销。

4.10车辆外借管理程序

4.10.1外单位(含集团内兄弟单位)借用公司车辆,必须报公司总经理或总经理授权人批准后,由车队长与借车单位经手人办理交接手续,视情况按车辆的借用时间计算费用。

4.11车辆接管程序

4.11.1车队在接管地产公司委托管理的车辆

时,应当就以下事项进行确认。

4.11.2、车辆外观完好无损,车辆机械部分及操控部分使用正常,车内设施设备完好;

4.11.3、车辆证照齐全。新车应有车辆说明书或用户手册、车辆"三包"维护保养手册;

4.11.4、随车工具(拆卸轮胎的手柄、备胎摇把、千斤顶及其常用的套筒扳手、起子等)备胎齐全;

4.11.5、车辆钥匙齐全;

4.11.6、其它需交接的事项,交接双方负责人签字确认。

4.12车辆报废程序

4.12.1车辆使用达到国家规定的强制报废期限时,应当按规定办理车辆报废手续。

4.12.2将报废车辆拖至指定的机动车回收公司,开启报废汽车回收证明,办理注销车籍档案及养路费报停及注销手续。

5、记录表格:

VKWY7.5.1-J06-07-F1《车辆检查记录表》

VKWY7.5.1-J06-07-F2《车辆报修单》

VKWY7.5.1-J06-07-F3《用车申请单》

VKWY7.5.1-J06-07-F4《兼职司机审批表》

VKWY7.5.1-J06-07-F5《车辆加油登记表》

篇3：物业管理公司公文处理办法（6）

物业管理公司公文处理办法(六)

第一章总则

第一条为使公司各部门、项目(以下简称各部门)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。

第二条各部门的公文(包括电报,下同),是各部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及公司的相关规定,确保公司秘密的安全。

第六条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第七条各部门的办公室是公文处理的管理机构,主管本部门的公文处理工作并指导下级部门的公文处理工作。

第八条各部门的办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条各部门的公文种类主要有:

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布公司规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关部门/项目及人员。

(二)决定

适应于公司对重要事项或者重大行为及动作作出安排、奖惩有关单位及个人、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项,并要在公司内部以文件的形势及下达。

(三)公告

适用于向企业内外宣布重要事项。

(四)通告

适用于公布公司各部门应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于公司批转下级部门的公文、转发上级部门和不相隶属部门的公文、宣布实施某项制度、传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)报告

适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。

(八)请示

适用于向上级部门请求指示、批准。

(九)批复

适用于答复下级部门的请示事项。

(十)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十一)函

适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十二)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称;联合行文,主办部门排列在前。

(四)发文字号应当包括部门代字、年份、序号。联合行文,只标明主办部门发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除“会议纪要”和以电子版形式发出的以外,应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。电子版形式公文以发出日期为准。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。

(十三)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。

第十一条公文中各组成部分的标识规则,参照《国家各部门公文格式》国家标准执行。

第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要,注重效用。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十五条各部门依据本部门职权可以相互行文和向下一级部门的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。

第十六条同级部门、上级部门与下一级部门可以联合行文;各部门之间、各项目之间可以联合行文;

第十七条属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项,经公司同意也可以由部门行文,文中应当注明经公司同意。

第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。

第十九条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级部门应当责令纠正或撤销。

第二十条向下级部门或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级部门。

第二十一条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送部门,需要同时送其他部门的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级部门。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条受双重领导的部门向上级部门行文,应当写明主送部门和抄送部门。上级部门向受双重领导的下级部门行文,必要时应当抄送其另一上级部门。

第五章发文办理

第二十四条发文办理指以本部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十五条草拟公文应当做到:

>(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十六条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。

第二十七条公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条以本部门名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本部门名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条公文正式印制前,行政部应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第六章收文办理

第三十条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条收到下级部门上报的需要办理的公文,行政部应当进行审核。审核的重点是:是否应由本部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合公司的有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条经审核,对符合本办法规定的公文,行政部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的行政部并说明理由。

第三十四条收到上级部门下发或交办的公文,由行政部提出拟办意见,送负责人批示后办理。

第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门协调或裁定。

第三十六条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文,行政部要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章公文归档

第三十八条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

第四十条联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条本部门负责人兼任其他部门职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门整理(立卷)、归档。

第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期整理、存档。

第四十三条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十四条公司行政公文由行政部统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条行政部应当建立健全公司公文处理的有关制度。

第四十六条上级部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级部门经负责人或者办公室负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第四十七条公开发布各部门公文,必须经发文部门批准。经批准公开发布的公文,同发文部门正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章。

第四十九条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第五十条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经各部门/项目负责人批准,可以销毁。

第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。

第五十二条部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第五十三条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各部门可以制定本部门或者本地区、本系统的试行规定。

第五十四条各部门对上级部门和本部门下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

第五十五条本办法自2013年3月1日起施行。

篇4：A物业管理公司日常档案资料管理制度

物业管理公司日常档案资料管理制度

1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。

篇5：物业公司文书立卷程序标准

物业公司文书立卷程序与标准

程序标准

1、准备工作

1)在上年末或当年年初予先编制立卷类目;

2)立卷类目以条款的形式写成。

2、平时归卷

1)发文在文件正本发出时,同时将定稿和印制的存本归入卷夹;

2)收文在登记或批办后分送前,用铅笔在装订线内注明应归入的条款号;

3)对承办后退回的文件,应当即检查是否完整齐全,承办情况是否已经注明;

4)借出与归还的文件,建立简便的登记手续,正文及时入卷;

5)外面带来的未经收发登记的文件,力争收集齐全;

6)对已归卷的文件,定期进行检查整理,发现归卷不适当的文件随时调整;

7)无需立卷归档的文件材料,另设卷宗存放;

8)已办结的文件材料,不再有新的关联密切文件产生,可确定组合成一个或几个案卷,可提前进行编目装订,减少年底工作量。

3、年终高速定卷

1)经平时对文件的收集与初步归入各条款,年终再作一次全面检查调整,然后确定组卷;

2)对照收发文登记核对,检查各条款归入的文件是否齐全完整;

3)按针对年或尚未办结需转入下一个年度立卷的文件,另行存放;

4)将多余的重份文件剔出。

4、组卷

1)请示和批复,批复放在请示的前面,年度计划和总结,计划在前,总结在后,长远规划放在开始的一年,总结放在完成的一年。

5、编号

1)把同一案卷的文件进行编号,编在文件的右上角,背面有字的编在文件的左上角;

6、编写卷内目录

1)将排列好的文件写上文件编号、责任者、文件名称、日期,文件所在张号。

7、填写备考

1)填写本卷的情况,如本卷共几件多少页或需要说明的情况。

8、填写案卷封皮

1)填写日期、保管期限、件数、页数、案卷号。

9、拟制案卷标题

1)将组好的案卷依照内容和拟标题的要求书写案卷标题。

10、案卷排列

1)将同一年度的档案按大类及二级类目进行案卷排列,同一级类目的案卷按永久、长期、短期依次排列。

11、编制移交目录

1)经过系统化排列与编目的案卷,逐一在目录上登记;

2)只填文书处理号,不填写案卷号;

3)登目录时按排列顺序照抄案卷封皮上的各项;

4)目录用坚固耐磨纸张,填写时用钢笔楷书或打字;

5)目录须一式二份,一份存文书立卷部门,一份交档案室;

6)目录的前面加封皮,后面加备考表。