物业公司文书立卷程序标准

物业公司文书立卷程序与标准

程序标准

1、准备工作

1)在上年末或当年年初予先编制立卷类目;

2)立卷类目以条款的形式写成。

2、平时归卷

1)发文在文件正本发出时,同时将定稿和印制的存本归入卷夹;

2)收文在登记或批办后分送前,用铅笔在装订线内注明应归入的条款号;

3)对承办后退回的文件,应当即检查是否完整齐全,承办情况是否已经注明;

4)借出与归还的文件,建立简便的登记手续,正文及时入卷;

5)外面带来的未经收发登记的文件,力争收集齐全;

6)对已归卷的文件,定期进行检查整理,发现归卷不适当的文件随时调整;

7)无需立卷归档的文件材料,另设卷宗存放;

8)已办结的文件材料,不再有新的关联密切文件产生,可确定组合成一个或几个案卷,可提前进行编目装订,减少年底工作量。

3、年终高速定卷

1)经平时对文件的收集与初步归入各条款,年终再作一次全面检查调整,然后确定组卷;

2)对照收发文登记核对,检查各条款归入的文件是否齐全完整;

3)按针对年或尚未办结需转入下一个年度立卷的文件,另行存放;

4)将多余的重份文件剔出。

4、组卷

1)请示和批复,批复放在请示的前面,年度计划和总结,计划在前,总结在后,长远规划放在开始的一年,总结放在完成的一年。

5、编号

1)把同一案卷的文件进行编号,编在文件的右上角,背面有字的编在文件的左上角;

6、编写卷内目录

1)将排列好的文件写上文件编号、责任者、文件名称、日期,文件所在张号。

7、填写备考

1)填写本卷的情况,如本卷共几件多少页或需要说明的情况。

8、填写案卷封皮

1)填写日期、保管期限、件数、页数、案卷号。

9、拟制案卷标题

1)将组好的案卷依照内容和拟标题的要求书写案卷标题。

10、案卷排列

1)将同一年度的档案按大类及二级类目进行案卷排列,同一级类目的案卷按永久、长期、短期依次排列。

11、编制移交目录

1)经过系统化排列与编目的案卷,逐一在目录上登记;

2)只填文书处理号,不填写案卷号;

3)登目录时按排列顺序照抄案卷封皮上的各项;

4)目录用坚固耐磨纸张,填写时用钢笔楷书或打字;

5)目录须一式二份,一份存文书立卷部门,一份交档案室;

6)目录的前面加封皮,后面加备考表。