某管理处档案管理工作内容

篇2：某小区管理处档案管理措施

小区管理处档案管理措施

一、档案资料管理作业流程

1、档案资料的收集

(1)设立档案资料,采取系统化、电脑化的手段,设兼职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。

(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道:规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理:收集的所有住处资料,统一由档案管理员集中整理、分类,整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。

3、资料的归档管理

(1)资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制,采用多种形式的文档储存方式,便于原始资料信息的保存,如:胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质,编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存,便于查找和调用。

(2)档案管理环境做好三防工作,即防火、防潮、防变质。

二、档案资料的分类

1、外来文件

■规划档案

■验收竣工档案

■其他档案

2、内部档案

■房屋维修档案

■装修管理档案

■机电设备档案

■配套设施设备维修工程档案

■消防管理档案

■车辆管理记录档案

■保安服务管理档案

■日常服务管理档案

■日常维修档案

■卫生保洁管理档案

■绿化管理档案

■VIP档案

■其它档案

篇3：某管理处物业档案管理流程

管理处物业档案管理流程

1、档案文件的归档范围

1.1业主资料、工程技术资料。

1.2各项管理制度。

1.3公司企划和相关推广资料。

1.4内部文件、资料、总结、会议纪要。

1.5外来文件。

1.6员工档案。

2、档案文件的分类立卷归档

2.1客户资料的立卷归档。

2.1.1客户房屋购/租合同的立卷归档。

2.1.2客户房屋的工程技术资料的立卷归档。

2.1.3客户家庭成员健康资料的立卷归档。

2.1.4所管理区域工程技术资料、图纸,以及相应整改方案的立卷归档。

3、外来文件及公司内部文件的立卷归档

4、管理处制度的立卷归档

4.1文件起草。

4.2签发打印。

4.3发放执行。

5、操作层员工档案的立卷归档

5.1招聘表、简历、相关证件的复印件。

5.2员工月度年度考评表。

5.3员工培训、晋升等相关资料。

5.4档案文件的立卷归档由各部门将文件资料编制成册,并存档。

5.5公司、管理处内部文件、制度、资料的立卷归档在每月30日前完成,年终统一归入相对应的档案资料中。

6、档案的管理

6.1管理处档案由专人管理。

6.2档案管理的工作任务是:

6.2.1便于查阅。

6.2.2保证档案的安全。

6.2.3防止档案的损坏。

6.2.4采取修复技术,延长档案寿命。

7、档案文件的借阅

7.1借阅程序。

7.2填写档案借阅登记表。

7.3部门负责人签字同意后借出。

7.4借阅档案文件需注明归还时间,逾期未归还的将对其借阅人实施处罚。

7.5借阅的档案要认真保管,不得损坏,不经允许,不得涂改。

7.6不经允许,不得对借阅的档案进行复印、摘抄。

7.7档案管理人员负责档案追收工作。

8、相关记录

QPI-**-C-F037《档案借阅登记表》

9、物业档案管理流程图:(略)

篇4：别墅管理处档案管理措施

别墅项目管理处档案管理措施

1、档案的建立

(1)建立档案管理制度

(2)确定档案的内容

档案管理具体管理内容涉及建筑档案、业主及物业使用人档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。根据要求以下就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

a.建筑物档案:1)建筑物原始档案;2)建筑物维护、改造档案;3)业主装修、改造工程档案

b.业主档案:业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要,收集掌握的有关各业主的文件材料和信息。

1)收集业主/用户单位资料

2)业主/用户缴费记录包括各样应付之押金

3)业主/用户装修工程文件

4)业主/用户迁入时填具之资料

5)业主/用户资料补充

业主/用户联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主/用户人事变迁资料

6)业主/用户与管理处往来文件

7)业主/用户违规事项与欠费记录

8)业主/用户请修记录

9)业主/用户投诉记录

10)业主/用户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

c.社区志史活动档案:社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会,在举行或参与各项社会活动中形成并需要归档保存的,反映社区历史发展、文化发展精神文明进步的各类文件材料。

d.管理工作档案:管理工作档案是指管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料。

(3)档案的产生收集、接收和移交

1)工程技术部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料;

2)各组团协调管理处负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等;

3)客服部负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;

4)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能部门负责收集。

2、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

3、档案管理的要求

(1)收集报刊应注意收集整份,尽量不要剪裁,并要备有复印件供使用。

(2)对收集到的档案资料,要逐件确定其保存价值,保存期限及是否需要补充相关资料。

a、对资料进行整理,即进行基本的分类、组合、排列和编目。

b、装订之前,要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除,以免锈蚀案卷。

c、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防尘、防虫。

篇5：金阁物业管理处档案管理

金苑阁物业管理处档案管理

档案的建立与管理要做到(1)档案资料标准化;(2)档案管理员专业化;(3)档案管理科学化;(4)实行计算机贮存与原始资料双档制。档案的建立与管理是物业管理的重要内容。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力地促进物业管理工作,提高物业管理水平,最终达到更好地为住户服务的目的。

一、档案的建立

1、办公室设专人负责“金苑阁”档案的建立与管理工作。按照各种档案对温度、湿度和照明的要求,建立标准的档案资料室;档案管理员必须经培训并合格后才能上岗。

2、制度档案建立与管理的工作流程,档案资料管理规章制度,档案管理员岗位责任制。

3、系统地收集“金苑阁”工程档案资料,住户资料、管理档案及其他档案,具体内容见附表。

二、档案的管理

1、充分运用计算机管理

在现代信息社会,广泛地应用计算机,参与各行业、各方面的工作,已成为现代化管理的重要手段,在档案管理上,充分发挥计算机具有的数据处理功能,贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势,实现档案管理的科学化和现代化。

计算机的应用主要体现在:

运用计算机查询住户资料。采用目前最先进的物业管理软件,经录入住户资料后可以很方便地查询有关住户资料。我们可以清楚地查到楼房名称、业主姓名、住户人数、面积、房屋类型、结构、家庭成员。如果想知道家庭成员的情况。可进一步查询其姓名、性别、出生年月、籍贯、关系、工作单位、职务、户籍等情况,这将为我们的工作带来极大的方便。

2、采用计算贮存与原始档案双档制,实现档案资料贮存方式多元化,尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存,以利于保存、查找和利用。

3、做到档案组卷分类科学化

编制统一的档案组卷分类说明书,规定应按部分类,以内容分类、按同一年度、同一保存期限,同一保存程度的顺序进行组卷,逐一编号、登记造册、编缉目录、分柜保存。住户档案资料分类原则,每组按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档。

4、加强档案的安全、保密工作

在设计建立标准化档案室之前,考虑了加强档案的安全管理,配置消防器材和防盗门、网、档案柜,符合防盗、防火、防虫、鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法,管理处部分档案按其保存程度有重要之分,并以其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、秘密三级,其他资料档案,不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。

三、档案的运程

1、建立电脑网络系统,由一台主机网上联系多台终端机,分布在各个办公室中,常用的档案应用编制计算机系统软件并将档案资料输入计算机,方便于查阅,密级档案设置密码口令,经主任授予口令后方能使用。

2、员工因工作需要借阅档案,应办理借阅登记手续,并规定借阅期限。

3、档案的销毁,应填写销毁单,并经管理处主任批准后方可执行,销毁单由档案员保存。

附表项目内容

建筑与工程档案

1、社区规划图,竣工总平面图

2、单体建筑、结构、设备竣工图

3、地下管理网竣工图

4、地质勘察报告

5、工程合同及开、竣工报告

6、工程预结算

7、图纸会审记录

8、工程设计变更通知及技术核定单

9、竣工验收书

10、主要材料、质量保证书

11、水电、气等设备的检验合格书

12、绿化工程竣工图

13、社区各类房屋清单

14、出售房屋的产权范围

15、社区公共设施、设备及公共场所地清单

16、社区未完工的房屋、公用设施、设备及公共场地的竣工日期

住户档案

1、购房合同书

2、入伙通知书

3、夫妻双方身份证、工作证复印件

4、商、住户详细资料登记表

5、前期物业管理服务协议

6、家庭人员登记表

7、管理费银行托收档案

装修档案

1、装修申报表

2、装修管理协议

3、装修人员登记表

4、室内装修设计图

管理资料

1、管理规章制度

2、管理处文件、通知、资料、历次活动记录

3、部长值班工作记录

4、商、住户投诉与回访记录

5、员工培训与考核记录

6、员工个人档案

7、治安、交通管理记录

8、绿化管养记录

9、财务表及其公布方案

10、业行会的文件、通知、资料、历次活动记录

11、其它有关管理资料

维修档案

1、机电设备管理维修记录

2、维修申报、派工记录

3、维修回访记录

4、重大完善、配套工程记录