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某农贸市场物业资料管理计划

编辑:制度大全2019-04-27

**农贸市场物业资料管理计划

科学的、规范化的档案管理能有效地为**农贸市场及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。**农贸市场作为高档住宅项目,其档案资料是十分繁杂的,我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段,明确指定档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理,达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。

1.物业资料管理流程:

收集:工程技术、维修、改造资料;

证件、装修审批表;

历次管理活动书面、音像记录

整理分类:产权资料;

技术资料;

管理规章及内部管理制度;

历次管理工作资料、记录;

业委会文件、通知、资料、活动记录;

财务帐表及分布方案

归档:按国家示范住宅小区标准及评分细则及ISO9001(2000版)质量体系标准建立双档制。

利用:按权限取用,领取时登记,使用后立即归还。

2.档案资料的分类检索

(1)开发建设单位移交档案资料

1)产权资料

项目批准文件

用地批准文件

建筑执照

拆迁安置资料

2)技术资料

**农贸市场规划图

建筑施工图

竣工图

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

地质勘测报告

工程合同

开、竣工报告

工程预决算

图纸会审记录

工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

隐蔽工程验收签证

沉降观察记录

竣工验收证明书

钢材、水泥等主要材料的质量保证书

新材料、构配件的鉴定合格证书

水电、卫生器具等设备的检验合格证书

砂浆、混凝土试块试压报告

供水试压报告

3)物业资料

**农贸市场基本资料

**农贸市场分项资料

商业配套资料

娱乐设施资料

(2)管理处自建档案资料

1)业户资料

A.业户基本情况

B.产权证书复印件

C.各项签约文件

2)日常管理资料

A.环境管理记录

a.日常巡查记录

b.垃圾清运记录

c.消杀记录

d.噪音检测记录

B.保安管理记录

a.日常巡查记录

b.交接班记录

c.值班记录

d.物资搬运放行记录

e.紧急事件处理记录

f.车辆进出记录

g.夜间查岗记录

C.车辆档案

a.车辆详细资料

b.车位使用协议

D.装修管理资料档案

E.维修服务档案

a.维修委托单

b.维修服务回访记录

F收费管理档案

a.管理费收支公布表

b.管理处与外单位签订的各类合同

c.其它

G.设备管理档案

a.公用设施保养维修记录

b.机电设备保养维修及运行记录

c.设备分承包方维修保养记录

d.设备设施巡视检查记录

e.设备台帐

H.业户意见调查、统计记录

I.业户访问记录

J.业户投诉及处理记录

K.员工管理档案

a.员工个人详细资料

b.员工培训考核记录

c.员工业绩考核记录

d.员工内务管理检查记录

L.培训档案

a.培训计划及实施记录

b.培训考核及跟查记录

c.军事训练及消防演习记录

M.行政文件

a.政府部门文件

b.公司规章制度、通知、通报等文件

c.公司荣誉资料

N.其它

3、档案、资料使用流程:

4、档案资料收、发管理程序

(1)公司重要资料(如开发建设单位提供的资料)接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。

(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。

5、秀嘉农贸市场档案资料管理要求

(1)采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

(2)尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存,便于查找和利用。

(3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期按相关管理流程清除过期失效文件。

(4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关内容,以保证查阅者及时找到有效的文件。

(5)档案的鉴定必须由管理处指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,未经授权人士无权决定。

(6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,统一编号,登记造册,编辑目录,分类保存。

(7)档案保管必须有专人负责,以达到文档管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防

止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

(8)档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材和防潮物品及设施,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合管理处文档管理要求。

篇2:物业公司总经理岗位职责(10)

物业公司总经理岗位职责(十)

1、领导公司的日常工作,向公司传达满足业主和住户及法律、法规的要求的重要性;

2、以业主和住户为中心,制定质量方针和质量目标,批准公司质量手册;

3、主持管理评审;

4、负责拟订公司年度工作计划和工作总结;

5、负责召集和主持总经理办公会议;

6、负责各单位、各部门经理和主管职务以上人员的鉴定、录用、辞退等工作;

7、负责公司重要投标书和公司所有经济合同的审批;

8、负责公司各类费用收支的审批;

9、履行公司安全,消防第一责任人的所有职责;

篇3:某物业公司常务副总经理兼管理者代表岗位职责

物业公司常务副总经理兼管理者代表岗位职责

1、协助总经理抓好各项工作,对公司服务负直接责任;

2、组织贯彻实施公司质量方针,实现质量目标;

3、组织并协调质量管理体系的建立、实施、保持和改进;

4、组织公司内部质量体系审核并向总经理报告质量体系运行情况;

5、负责监督物业管理服务质量,确保业主和住户满意;

6、代表公司就与质量管理体系的有关的事宜负责对外联络。

篇4:物业服务各岗位工作职责(3)

物业服务各岗位工作职责(三)

副总经理岗位职责

1、协助总经理组织并协调质量管理体系的建立、实施、保持和改进;

2、负责领导和组织制定公司物业服务招、投标工作;

3、参与公司经营决策,负责决策和开拓物业市场;

4、负责公司物业管理服务工作的组织的协调;

5、负责公司对外联络工作,组织领导公司公关工作。

办公室主任岗位职责

1、助管理者代表具体组织实施质量管理体系运行的各项服务质量监督、考评、管理工作,组织质量管理体系的内部审核;

2、负责办公室的日常工作,确保质量管理体系在本部门的正常运行;

3、了解国家有关法律法规的最新动态,向公司领导及时汇报并组织落实工作;

4、组织采用适用的统计技术进行数据分析,为提高服务质量提供依据;

5、负责对文件和质量记录的归口管理;

6、负责对常规合同的归口管理和监督管理公司档案;

7、负责对业主和住户的投诉的归口处理。

办公室办事员岗位职责

1、协助办公室主任具体组织实施质量管理体系运行的各项服务质量监督、考评、管理工作;

2、具体负责办公室的日常工作,确保质量管理体系在本部门的正常运行;

3、了解国家有关法律法规的最新动态,向公司领导及时汇报并组织落实工作;

4、负责对文件和质量记录的归口管理;

5、负责对常规合同的管理和监督管理公司档案;

6、负责处理业主和住户的投诉。

综合管理部经理职责

1、在公司总经理领导下,协助做好由综合管理部负责的各项工作,以及本部门控制的质量管理体系条款的实施工作。

2、负责制定公司有关本部门的各项管理制度及应急措施。

3、负责对各物业管理处工程维修室、综合服务室的工作进行检查、指导。

4、负责对各物业管理处提交的供方项目审核以及供方服务质量的总体控制。

5、负责对本部门发生的重大事故的组织调查分析及处理工作。

6、负责组织楼宇工程验收交接工作。

综合管理部副经理职责

1、在综合管理部经理的领导下,负责公司所辖房子建筑、基础设施、工作环境、机电设备等技术管理工作。

2、负责协助制定公司物业服务过程中由综合管理部负责的相关工作中的规定、制度的制定,并组织有关部门实施。

3、协助组织实施公司物业服务活动,保证物业管理服务过程处于受控状态,负责对各物业管理处工程维修室、综合服务室布置具体工作,并检查执行情况。

4、负责物业管理处提交的供方项目(如:采购的服务、采购的物资等)实施控制,对供方评价进行审核。

5、负责对本部门发生的重大事故的组织调查分析及具体处理工作。

6、负责根据实际情况,组织调配各物业管理处维修工、工程设施设备和工具。

综合管理部办事员职责

1、具体组织本部门实施质量管理体系的运行。

2、具体负责综合管理部日常工作落实,确保各物业管理处提供的物业服务正常运行。

3、负责向各物业管理处传达落实公司关于物业服务的有关决定、决议,指示和布置具体工作,并检查执行情况。4、定期对各物业管理处的工作进行经常性检查监督,及时总结和汇报情况。

5、定期检查各种设备、设施的技术状况,分析存在问题,及时提出维修解决办法和制定维修方案,方案经领导后,组织贯彻实施。

6、负责对本部门的档案、质量记录进行整理、归档和保存。

经营发展部经理岗位职责

1、协助管理者代表具体组织本部门质量管理体系的落实工作,保证质量管理体系的有效运行。

2、确定质量管理体系策划的时机、内容及输出结果,协调各部门策划要求的具体工作。

3、组织各部门负责人评审物业服务投标书、物业服务委托合同等,并就有关合同事宜代表公司与业主和用户沟通。

4、确定服务实现策划的时机、内容及输出结果,定期向总经理汇报活动的实施情况。

5、代表公司与业主和用户(或客户)进行沟通,参与物业项目的招投标,代表公司法人对外签订合同、协议等公开文件。

6、制定物业管理服务的各类标识式样规范,审批各相关部门根据实际情况自行设计的标识式样。

7、制定公司总体社区活动的工作方向和目标,审批各物业管理处制定的各项社区活动计划。

8、制定公司年度服务工作计划和工作总结,协调各部门服务工作计划的执行情况。

经营发展部副经理岗位职责

1、协助部门经理做好质量管理体系中本部门内的各项工作,保证质量管理体系的有效运行。

2、组织各部门进行质量管理体系策划,编制、修改和发放相应的策划文件,并对实施效果进行监督检查。

3、组织各部门编制和评审物业服务投标书,物业服务委托合同等。

4、组织相关部门进行服务实现的策划,编制、修改和发放相应的质量策划文件,并对质量活动具体实施情况进行检查验收。

5、市场调研,市场开拓,搜集物业市场行情,及时掌握物业市场动态及业主和用户需求的动向,积极与业主和用户沟通,收集有关信息。

6、拟订物业管理服务各类标识的式样规范,规定产品和服务标识的范围和方法,制作和发放标识,并组织各相关部门具体实施产品和服务标识。

7、拟订公司总体社区活动工作方向和目标,审核各物业管理处制定的各项社区活动计划,定期指导、协调、监督、检查各物业管理处的社区活动。

8、拟订年度服务工作计划和工作总结,并有权对各部门服务工作计划的执行情况进行监督和考核。

经营发展部办事员岗位职责

1、协助部门经理、副经理实施质量管理体系要求本部门内各项具体工作,保证质量管理体系的有效运行。

2、按照质量管理体系的策划安排具体实施各项工作,定期向部门经理、副经理汇报策划实施情况。

3、搜集整理各类物业服务投标书、物业服务委托合同等的相关资料,编写标书及合同的相关内容。

4、按照服务实现的策划安排具体实施各项工作,协助和督促各相关部门落实有关具体工作。

5、通过多种渠道搜集物业市场信息,积极与业主和用户沟通,了解物业市场动态及业主和用户需求的动向。

6、按照物业管理服务各类标识的式样规范、标识范围和方法,协助和监督相关部门具体实施产品和服务标识。

7、按照公司总体社区活动工作方向和目标,依据各物业管理处社区活动计划,协助和监督各物业管理处的社区活动。

8、拟订本部门的服务工作计划,按照工作计划开展本部门的具体服务工作。

人力资源部经理岗位职责

1、根据国家有关法律法规,负责制订公司人事、劳动、职工培训教育等相关规章制度并组织贯彻执行。

2、负责公司人力资源开发、使用工作。组织实施员工教育培训,对员工的培训进行详细检查和考核,为公司适时配备合格管理人员。

3、负责组织编制劳动工资计划,检查劳动工资计划完成情况,做好调资、晋升、晋级等工作,审查各部门奖金发放数额。

4、负责组织检查劳动纪律,针对存在的问题采取必要措施。

5、负责组织完成员工劳动合同(劳务协议)的签定、鉴定工作。

人力资源部副经理岗位职责

1、办理员工招聘、考核、奖惩、辞退等工作。

2、负责组织员工教育培训工作,并对培训结果实施效果检查。

3、负责编制公司年度劳动工资计划,检查、了解、分析劳动工资计划的执行情况。

4、负责协助组织检查劳动纪律,针对存在的问题采取必要的措施。

5、负责协助完成劳动合同(劳务协议)的签订等工作。

人力资源部办事员岗位职责

1、负责具体参与员工招聘、考核、奖惩、辞退的工作。

2、负责具体实施员工的教育培训及考核等工作,并对物业管理处的培训考核等工作进行指导与检查。

3、负责办理公司劳动年检工作。

4、负责劳动工资统计报表的填写和报送工作。

5、负责社会保险、劳动保障工作的日常管理,深入各部门岗位了解执行情况,随时发现问题、不断改进,做好社会保险和劳动保护工作。

6、负责人力资源部各种档案的管理。

篇5:物业公司保安宿舍管理规定(13)

物业公司保安宿舍管理规定(十三)

第一条:为加强保安宿舍的规范化管理,建设一个良好的集体生活环境,现制定本规定。

第二条:保安宿舍管理由宿舍管理委员会负责,委员会成员由班长/副班长及队长/主任组成,负责保安宿舍的日常管理和监督工作,其具体职责为:

1、填制入住者名册,负责来访登记,并于每月月底前交公司;

2、负责公物的检查、保养和维护,落实防火防害对策;

3、监督入住者遵守规章制度;

4、负责入住者与公司的沟通联系;

第三条:入住者必须为公司保安员,其他因特殊情况需要入住的,入住前须填写入住申请表,并由公司决定是否批准入住后方可入住。

第四条:入住者必须严格遵守本规定,自觉维护保安宿舍的生活秩序和公众道德。

第五条:入住者必须严格遵守下列事项:

1、爱护公物,小心使用各种公共设备、设施;

2、保持宿舍的清洁卫生;

3、注意节约水电、煤气;

4、注意用火安全;

5、遵守公共道德,注意维护纪律秩序。

第六条:入住者应遵守下列规定:

1、不得改变宿舍或附设设施的原有形态;

2、不得在宿舍内进行商业活动或类似的活动;

3、不得在宿舍内存放或使用危险物品;

4、不得在指定场所以外用火或吸烟,自己生火煮饭;私自接配电线及装接电器;

5、不得在宿舍内大声喧哗、吵闹、放音乐等,使用电视、收音机不得防碍他人休息;

6、起床后被子叠放整齐、洗换衣服不得堆积在宿舍内,暂不用的衣、鞋必须放整齐或放入柜内,保持宿舍整洁;

7、不得在宿舍内饲养各种小动物;

8、宿舍内不得留宿亲友,外人拜访应登记姓名、与保安员关系及进出时间;

9、不得在墙壁、门窗上随意张贴字画或钉挂物品;

10、爱护清洁,不得随地吐痰、烟灰烟蒂不得丢弃在地上,废物垃圾应放入垃圾筒内;

11、房间清洁由住宿人员轮流负责;(每天清扫1次)

12、节约用水用电,人去灯灭,关风扇;

13、不得在宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或从事其他不健康活动。

14、早班人员应于晚上24:00前,中班人员应于凌晨1:30分前回到宿舍就寝,宿舍在凌晨1:30分前必须熄灯(特殊情况除外)。

15、电话使用要长话短说,不得霸占;

16、贵重物品应自行妥善保管,丢失者责任自负。

第七条:入住者在发生下列情况时应当向管委会汇报。

1、建筑物或附属设施损坏时;

2、火灾、水灾或失盗时;

3、宿舍内出现传染病患者时;

4、出现其他需要通报事项时。

第八条:入住者在下列情况下,必须在3日内退房:

1、不具备公司员工身份,辞退保安员;

2、违反规定被公司认为不适宜再住保安宿舍者;

3、公司出于某种考虑,命令退房者。

第九条:保安宿舍包括配套设备设施的维护和修缮,原则上由公司承担。因入住者过失或故意造成的损失,由其本人全额负责。宿舍内的附设设施需要修缮时,由入住者直接向管理员提出申请。入住者不得对宿舍和附设设施进行改装。

第十一条:入住者应注意公共个人卫生,保持厨房、冲凉房、食堂、厕所的清洁卫生。

入住者应积极参加定期大扫除,(每月一次)努力保持宿舍内部清洁。

入住者应养成良好的个人卫生习惯,注意个人健康,定期接受公司的健康检查,积极配合统一的防疫消毒活动。

入住者不得在走廊、楼梯、出入口和紧急出口处堆放杂物。应熟练掌握消防器材和安全装置的使用方法。

第十二条:凡违反第六条中第一项至第四项的处50元------300元的罚款;凡违反第五项至十五项的处10元------50元的罚款。凡违反规定造成损害的由责任人负责照价赔偿,构成违法犯罪的,移交公安机关依法追究刑事责任。

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