物业项目物资采买管理程序

篇2：X物业小区管理处物资采购管理规定

物业小区管理处物资采购管理规定

为了加强管理处对物资采购的管理,采购资金合理周转,提高工作效率,使物资采购过程程序化、标准化,特制定本办法:

1.物资采购的申请:

1.1.物资采购申请有三种:

1.1.1.每月由仓管员根据仓库中受用物资消耗情况,填写的《物资申请单》;

1.1.2.由各部门主管根据经理安排的整改计划所需材料,填写的《物资申请单》,单价在2000元以上的资产或设备及配件须附《物资申请报告》;

1.1.3.工作人员因处理突发事件所需材料,填写的《物资申请单》;

1.2.仓管员填写的常用物资的《物资申请单》必须于每月25日前报采购员处,整改项目及突发事件所需物资的《物资申请单》可随报采购员;

1.3.各部门填报的《物资申请单》上必须写明所需物资的名称、规格、单位、数量、用途及需要时间。

2.物资采购申请的批准:

2.1.采购员在收到由管理处经理审批过的《物资申请单》方可予以采购;

2.2.单价在2000元以上的资产或设备及配件,将《物资申请单》报告递交公司人事行政管理部审核,按体系要求的审批权限审批后方可采购;

2.3.若属紧急采购,经理不在时,须与经理联系同意后,先行采购之后填补《物资申请单》说明购买原因,由经理审批。

3.物资的采购:

3.1.A类物资必须到公司指定供应商处采购;

3.2.B类物资的采购应按公司指定的供应商处采购;

3.3.单品种商品采购资金达1000元以上的,不能使用现金,必须使用转帐支票支付。

3.4.物资采购申请在获得经理批准之后,采购员必须在一周内完成采购任务,紧急采购需当天完成,物资采购均由专职人员执行,非专职人员采购的物资,原则上将不予报销;

3.5.采购员应以供应商所售商品的质量、品牌、规格、价格进行详细的了解,与《物资申请单》上该商品的质量要求进行核对,准确无误后方可购买。

4.采购物资的验收:

4.1.物资采购完成后,采购员应及时通知各类物资的专项检验员、仓管员进行验收,并将验收结果及时填入《物资申请单》或《物资申请报告》中交资料室归档;

4.2.各物资的专项检验员负责对物资的质量进行验收,对于包装物资出现无标志、有受潮、水迹、破损等异样,必须打开包装进行验收,如出现不合格物资,由所验物资的专项检验员填写《不合格物资处理单》并呈请部门经理审批,不合格物资的处理由采购人员按部门经理意见执行;

4.3.仓管员按照《物资申请单》上的要求及经理的批复对采购回来的商品数量进行验收,按重量计算的全部过秤,按件数计算的全部点数,按理论换算的,全部检尺换算,以实际检验结果数量为实收数量,并填写《物资入库单》,将商品入库;

4.4.采购员凭《物资申请单》、采购商品发票和《物资入库单》到财务人员处报销;

4.5.采购完成后,采购的有关文件记录交资料室存档,以备查询。

篇3：物业管理公司物资管理规定4

物业管理公司物资管理规定4

为使办公用品管理合理、有效,进一步做到规范、标准,结合公司的具体情况,特制定本规定。

一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品:铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。

2、管理消耗品:钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打(复)印纸等。

3、管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。

二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。"个人领用"系个人使用保管用品,如圆珠笔、签字笔、直尺等。"部门领用"系部门共同使用用品,如打孔机、大型钉书机等。

三、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次,管理品每季度末的十日内申请一次,原则上不再另行申请。

四、各部门于每年的1月25日填报《部门年度固定资产申购单》,交行政部汇总,并会同财务会计部共同拟定《公司年度固定资产购置计划》。

五、原则上,每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支,便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者,可经部门主管批准后另行申请。

六、每人及每部门设立"办公用品领用登记卡"一张,由行政部统一保管,并控制办公用品的领用状况。

七、行政部可向文具批发商采购,其必需品、采购不易或耗用量大者,应酌量存库。

八、新进人员到职时按"新员工办公用品领用标准"在行政部部门领用,离职时,应将剩余办公用品一并退还行政部。

九、印刷品(如信纸、信封、表格等),除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由行政部统一管理。

十、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏,公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿(保险公司赔付部分除外)。对于重大责任者,除追究经济责任外,还将视情节给予相应的行政处罚,甚至追究法律责任。

篇4：物业管理公司物资管理规定（3）

物业管理公司物资管理规定(三)

第一章总则

第一条为加强公司对财产物资的管理与监督,保障公司财产物资的安全与完整,健全物资在采购、仓储、使用与处置等环节的责任体系,并加速资金的周转与提高资金的使用效益,特制定本规定。

第二条本规定所称的物资,是指公司在正常生产经营活动中,为达到某种目的或满足某种需要而置存的各种存货。包括:各种原材料、燃料、低值易耗品等。

上述所称的存货,不包括:

(一)、为建造固定资产等的基建工程而储备的各种材料。

(二)、各类书籍(工具书)等资料。

(三)、个人使用的通讯工具、个人使用的办公用品(如计算器、箱、包等)

(四)、小车装饰品、装饰材料。

(五)、销售抵回物资。

上述物资的管理规定另行制定。

第三条本规定所称的物资管理,是指对公司在采购、仓储、使用等环节中的行为进行规范。

第二章采购程序

第四条本规定所称的采购,是指企业为开展正常生产经营活动或为他人提供服务的需要,按确定的、规范的方式和程序,购买存货的行为。不包括:

(一)、书籍(工具书)。

(二)、个人使用的通讯工具、办公用品及低值易耗品。

(三)、小车装饰品、装饰材料。

第五条物资采购应遵循公正、公平、公开及保证采购效率与坚持价、质优先的原则。

第六条公司须设立采购组,并设立采购负责人。采购组履行以下职责:

(一)、根据各部门上报的经综合部综合平衡后、报总经理批准后的材料采购计划,按时间顺序进行采购。

(二)、签订采购合同或协议。

(三)、采购。

(四)、其他相关事务。

第七条计划外急需(无库存或库存不足)的物资,则必须由需用部门提出书面的申请,填写《临时采购申请表》,报预算(或计划)部门平衡,经总经理批准后交采购组采购。确实急需的可先采购,但事后必须补好相关手续。

第八条在进行物资采购时,必须坚持:

(一)、随时把握及根据库存情况,按计划采购,少进勤进。

(二)、按规定的质量标准优中选优。

第九条对于需求量大,又易于出现缺口的物资,采用招标、长期的定点与定量供应等方式。

第十条关于供方的确定原则

1、竞争原则:即经多方选择(至少比较三家单位),择优采购;

2、多因素原则:既要全面考虑质量、价格、交货期、服务和采购距离等方面因素,做到优质优价;

3、相对稳定原则:即供方一旦确定,要立足于长期、稳定,并对其质保能力进行不断开发;

第十一条关于招投标原则和程序

㈠原则:"三公开、三必须":品种、数量、质量指标公开,参与竞争的客户和价格竞争程序公开,竞标完成后的结果公开;在确保质量的前提下,必须按竞标最低价采购,必须按规定程序采购,必须按要求签订合同(协议)采购。

㈡程序:

1、采购部门应会同质量、使用部门在对潜在供方进行实地调查了解并形成报告经总经理审核后,按定点原则由三家以上供方参加竞标;

2、有必要的情况下,初步确定的供方须交纳保证金后,才允许参加招投标;

3、采购部门应在招投标会前5天向有竞标资格的单位发出招标书,并告知招标会时间、地点;

4、采购部门根据各竞标单位递交的竞标书组织招标会,质量、使用部门参与,当场揭标;

5、招投标过程采用循环制,下一轮报价必须低于上一轮最低价。在保证质量的情况下,经招标会当场二次报价后的最低价单位作为中标单位。

6、采购部门与中标单位签订协议,由供方按确定价格质量供货。

第十二条关于采购的监控

㈠价格监控

1、参加竞标的各供方应提供产品价格构成明细,由采购部门负责价格核实及付款方式的评审把关。

2、结合市场行情价格动态,必须定期竞价一次(16个月),具体由采购部门确定。

㈡合同、协议监控

1、合同、协议的评审由采购部门(临时经办人)经办。

2、合同的格式、条款由合同管理员把关、修改完善。

3、综合评审价格及付款方式条款、质量保证条款,总经理确认后,经办人交综合部存档一份。

第三章采购物资的验收及价款支付

第十三条对于采购物资的验收入库,必须达到以下要求:

(一)、材料的入库必须有质检员检验后,仓管员凭质检单才能入库,并且保证数量、质量的正确无误。

(二)、质检员在验收中,发现物资缺损、规格不符、质量不合格等情况,应及时报有关责任部门研究处理。

(三)、验收合格后,按相关程序进行支付。

第四章物资管理

第十一条物资在验收入库后,必须符合下列标准:

(一)、各种物资的存放力求按类分区,尤其是食物与日用品的存放要分开。

(二)、仓库要有必要的消防器材,仓管员发现有不安全因素时,应及时向有关主管部门汇报,及时采取必要措施,以杜绝隐患。

(三)、实行日清月结,半年或年终进行清仓盘点。发现损坏、变质、积压等情况应查清原因,由财务部负责,其它部门配合。

(四)、坚持定期盘点的制度,保持帐物一致。

(五)、登记好物资进、出明细帐。

第(四)、第(五)条由材料会计督促做好。

第十二条对于物资的使用,必须按下列标准进行:

(一)、物资领用前,使用部门必需提供内容完整、准确、手续规范齐全的领用凭证,仓管员方可发货,其中单价物资在100元以下(含100元)由本部门经理签名即可,单价在100元以上的物资领用须总经理签名方可发货,办公用品还需由综合部经理签名后方可发货。

(二)、仓管员应严格审核上述领用凭证,并严格按照领用凭证及时发放,不得随意少发、多发和随意调换。同时,灯泡、灯管、水笼头、球阀、门锁等物资的领用,必须按照"以旧换新"的原则,特殊情况需书面说明;

(三)、领发时,双方应当认真核对清楚物资的品名、数量、规格等内容,且办理好相关手续,以明确责任。

第十三条不允许出现出借物资情况的发生。

第五章奖惩

第十四条对于在物资采购、处置过程中有舞弊

行为,对相关责任人处以1000-10000元的罚款,情节严重的,追究法律责任。

第十五条对于库存物资的资金占用,按《万向集团占用资金项目考核办法》有关条款执行。

第十六条因管理不善等人为因素的原因,导致物资毁损或失窃等不合理现象的产生,对仓管员处以物资毁损或失窃价值60%的赔偿,主管的部门经理处以40%的赔偿。

第六章附则

第十七条本制度解释权属本司综合部。

第三十条本规定自下发日起执行,相关制度同时废止。

篇5：某物业公司采购物资管理规定

物业公司采购物资管理规定

1、各部门每周六上午把下周采购预算和工作快报一起上交总经理批准

2、按批准预算,由使用部门填写申购单,部门经理签字后,送采购部进行询价,原则上以货比三家及以最佳质量、最合理价格取舍,在可能范围内附上报价单及说明书,然后送财务经理审核及总经理审批,以此作为采购依据,经财务经理和总经理批准后,购买入库;

3、未经批准的采购申请单一律不准采购,禁止先买后批;

4、如有预算之外的紧急采购或临时采购,需报总经理批准,如无总经理批准,采购部一概不予受理;

5、为提高采购工作效率和部门协调,各部门物资需求一般需提前3天报单;

6、每周一和每周三为采购申报日,各部门在此两天将申购单交采购部;

7、为便于采购工作流转,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00拟定为请示财务经理和总经理审批申购单时间;

8、实行部门成本核算控制制度,即各部门购买、领用物资费用(单项、小额款)由各部门自行控制,如当月成本超出预算或规定标准将由责任人承担赔偿责任;

9、各部门申购单上需注明物资规格、数量、尺寸、用途、材质及特殊要求等,以方便采购,如发生采购失误(重复购买、采购过剩、多余购买等),将由相应责任人赔偿。

签署人:**物业管理有限公司