广场物业管理部职责

篇2：物业管理处行政管理部工作职责

物业项目(管理处)行政管理部工作职责

行政管理部是物业项目(管理处)(以下简称公司)总经理直接领导下的综合管理部门,负责公司行政、文秘、档案、总务、人事、后勤、采购、仓库、固定资产及社区文化等方面的管理工作,其工作职责为:

1、学习、研究和掌握党和国家的各项方针政策,贯彻执行公司领导的指示和领导办公会议的各项决定决议,深入调查研究,努力掌握第一手材料,为公司领导的工作决策提供可靠的依据。

2、负责公司工作计划、收支计划、总结、规章制度及其它种类文件的起草、拟定、审核、打印、复印、分发和登记工作,负责公司印鉴的使用和管理工作。

3、负责按照公司领导要求及公司需求,对大型会议及各种大型活动进行策划和组织。负责公司级会议的筹备和安排,做好会议记录,整理会议纪要,对会议决定的执行情况进行催办、检查和反馈。

4、管好文书档案和有关资料的管理工作,包括收发、保管、文印、核稿、呈批、催办、收档、调卷和保密工作。

5、协助领导处理日常工作,与各部门适时进行工作协调,监督各部门认真及时地彻执行公司的各项工作决策和指令情况。

6、负责公司的总务后勤工作,具体有办公设备、办公用品的计划、采购、保管和发放,管理员工餐厅、员工宿舍等。

7、负责公司对外行政联络和关系协调,做好来信来访的接待安排。负责组织、安排、接待公司来宾,处理各种社会公共关系。

8、对公司员工和各部门的工作进展、工作质量、执行规章制度、决定决议、计划等情况和持续性以及办公秩序、运作规范、文明礼貌等方面进行日常监察。

9、负责公司综合性文件、报告、宣传资料的起草和编写公司年度大事记。

10、负责其它各种行政事务性工作:办公安全、消防,环境布置、清洁卫生,网络、通讯,计算机管理,办公秩序维持等。

11、做好各项宣传工作,适时完成园区布置,组织社区文化活动及员工文娱活动,丰富精神文化生活和公司品牌建设和推广。

12、负责公司日常办公用品和设备设施维护耗材的采购,物品进出仓手续办理及仓库资产管理。

13、建立、实施对工程分包方的评审和考核制度,负责外委工程项目和采购设备、材料、配件的验收和质量控制。

14、及时完成公司领导布置的其它工作任务。

篇3：广场物业管理部文员岗位说明书

购物广场物业管理部文员岗位说明书

岗位名称:物业管理部文员岗位代码所属部门:物业管理部

职系职等职级直属上级:物业管理部经理

薪金标准填写日期核准人

岗位概要:主要负责物业管理部的档案管理、文字处理及部门间信息的上传下达。

工作内容:

1.负责本部门各类文件、记录、资料等汇总和管理,并按档案管理制度执行。

2.负责部门会议的纪要工作。

3.负责本部门的文函、报告等文件的处理、传递和下发工作。

4.负责本部门的月度考勤、绩效等信息的汇总管理等相关工作。

5.完成上级指令性工作。

任职资格:

教育背景:

◆大专及大专以上学历;

培训经历:

◆相关专业知识培训

经验:

◆有一年以上相关职位工作经验;

技能技巧:

◆能熟练掌握各种办公软件,如Word、E*cel等;

◆良好的学习能力和逻辑思维能力;

◆良好的沟通能力和表达能力;

有一定的文字功底;

态度:

◆良好的服务意识和协作精神

◆严谨负责的工作作风

◆以身作则,严于律己

工作条件:

工作场所::办公室(桌椅、电脑)

环境状况::良好

危险性::无

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

篇4：本物业管理部文件管理制度

物业管理部文件管理制度

第一条总则

1.1为确保文件管理正常、顺利进行,促进公司管理工作的效率,特制定本办法。

1.2所谓"文件",是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。

1.3文件的收发、领取与寄送由行政部负责。

第二条文件的类别

2.1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。

2.2秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。

2.3机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。

2.4普通。指非机密文件。

第三条外来文件的收发及处置

3.1外来文件全部由行政部接收,在《外来文件收发簿》中登记,填写《文件处理标签》由总经理批示后,下发相关部门处理,行政部在处理时按下列要点处置。

3.1.1一般文件予以启封,分送各部门。

3.1.2私人文件不必开启,直接送收件人。

3.1.3分送各部门的文件若有差错,必须立即退回行政部。

3.2普通文件的处理原则

3.2.1由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文件进行具体处理。

3.2.2如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。

3.2.3各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

3.3机密文件的处理原则

3.3.1机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。

3.3.2指名或亲启文件,原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。

3.3.3到达的指名或亲启文件,原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。

第四条内部文件的制发

4.1各部门因工作业务需要下发文件时,由部门拟订文件交行政部,由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签,由总经理审批后下发。

4.2文件编号规则

4.2.1公司文件:涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜,均以公司文件下发。编号规则:皖国购司字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。

4.2.2总经理办公室文件:临时的通知等以办公室文件下发,编号规则:皖国购办字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。

4.2.3会议纪要:凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发,编号规则为:**购纪字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。

4.2.4记录表格:各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号,无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则:

Q/GG-××-001

流水号

部门代码

记录前缀

例如:行政部代码*Z,物业部代码WY,财务部代码CW,电脑部代码DN等。

4.3文件的受控:为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制,必须对下发文件进行控制,控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。

受控章形:

4.4文件下发

4.4.1需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发,下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。

4.4.2不需要在使用部门留存的,在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅,文件被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。

4.5文件存档

4.5.1公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档,否则将追究相关人员的责任。

4.5.2各部门指定一名工作人员管理部门的文件,公司下发的文件各部门必须完整保存,行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况,发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失,将追究文件管理人员的责任。

4.5.3档案管理人员应对每年的文件进行整理,集中封存。

4.6文件查阅

4.6.1原则上部门查阅文件,应在部门查阅,档案室不接受查阅。

4.6.2因工作或业务需要,查阅公司机密性文件,应办理文件查阅审批手续后,方可在档案室查阅。

第五条执行时间

此规定自发布之日起执行,由行政部负责解释。

第六条相关记录(见:表格汇总)

6.1《文件样稿》。

6.2《会议纪要样稿》。

6.3《外来文件收发簿》。

6.4《文件处理标签》。

6.5《文件审批表》。

6.6《文件签收簿》。

6.7《文件传阅表》。

篇5：H物业管理部会议管理制度

物业管理部会议管理制度

第一条会议组织和安排

为避免会议过多或重复,公司正常会议一律纳入会议管理制度,原则上一律按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

1.1公司级会议

1.1.1公司全体员工大会:报请总经理批准,综合管理部负责组织。每年12月召开,对全年的工作进行总结、表彰,安排部署下年度总体经营计划,因其他特殊需要,可临时召开;

1.1.2总经理办公会议:由综合管理部组织,每月底召开,总经理主持;对上月的工作进行总结和下月的工作部署,讨论、研究、决定公司经营活动中发生的重大问题及解决方案;

1.1.3行政例会:每周一召开,由总经理主持。各部门进行工作汇报和安排下一步的工作计划;

1.2专题会议:即全公司的技术、业务综合会议(如经营活动分析会、设备管理会议等)。由总经理批准,每月底召开,各业务部门负责组织;

1.3部门工作会议:由各部门主管决定召开并负责组织。

1.4小组会:由各部门的班组(小组)决定并负责组织。

1.5商场营业员晨会:每天由各楼管带领营业员练习有关营业用语、安排或传达公司的工作事项;

1.6上级公司或外单位在我公司召开的会议或业务会,一律由综合管理部受理安排,有关业务对口部门协同做好会务工作。

1.7其他会议的安排,凡涉及多个部门主管参加的会议,均须于会议召开前一天经总经理批准后,由综合管理部统一安排。

1.8凡综合管理部已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集部门应提前一天报综合管理部调整会议计划。未经同意,任何人不得随便打乱正常会议计划。

1.9对于准备不充分、重复性或无多大实际作用的会议,综合管理部请示后有权拒绝安排。

1.10对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议,综合管理部请示后有权安排合并召开。

1.11各部门会议必须服从公司统一安排,各部门小会不应在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外),应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。

第二条会议准备

2.1除例行会议以外,应在会议召开的前一天下发《会议通知》,通知会议的议题、地点、时间、出席及列席人员等。

2.2会议主持人和召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发炎要点、工作计划草案、决议或决定草案、落实会场、通知与会者等)。

2.3参加公司会议的人员无特殊原因不能请假,如需请假须经主持人(部门)批准。

2.4有以下原因者,高层以上管理人员可提议临时或提前召开会议:

2.4.1有重要事项需提交会议讨论决定。

2.4.2各部门重要业务管理人员录用及辞退。

第三条会议相关规定

3.1会议主持人

3.1.1会议主持人应提前5分钟到达会议地点。

3.1.2会议主持人在会议开始时应说明会议的议题和议程。

3.1.3主持人应对会议及发言的时间进行控制,有权终止与会议议题无关的发言。

3.1.4主持人应对会议中讨论或决策性议题作出决定,并对决定的实施及完成时间、责任人进行沟通后作出明确。

3.2发言规定:参会人员工作汇报应列提纲,发言言简意赅,限定时间5分钟。

3.3参会人员纪律规定

3.3.1与会人员应按通知的时间提前到达会议地点,不得迟到,迟到者拒绝进入会场,按会议缺勤处理,罚款50元。

3.3.2与会人员中途不得退出,特殊原因确需离开会场,须经主持人同意后方可离开会场。

3.3.3与会人员应保持会场的秩序,不得大声说话或交头接耳,或做与会议无关的其他事情。

3.3.4会议期间,不得随意走动,手机应关机或设置振动状态,原则上不允许在会场进行通话,确需通话,不得影响会议。

3.3.5会议结束后,与会人员应主动恢复好座椅的位置。

3.4会议结束后对会议形成的决定(议)或需会后实施的事项应形成会议纪要下发参会部门或人员,会议纪要属公司内部重要文件,具有一定范围的保密性,未经批准不得外传。

3.5综合管理部应根据下发的会议纪要事项的完成时间、责任人、及完成结果进行跟进检查,未按要求完成的应说明原因,否则按未完成工作进行考核。

第四条执行时间

此规定自发布之日起执行,由综合管理部负责解释。

附则晨会管理办法