物业公司行政管理总部职责

篇2：物业管理处行政管理部工作职责

物业项目(管理处)行政管理部工作职责

行政管理部是物业项目(管理处)(以下简称公司)总经理直接领导下的综合管理部门,负责公司行政、文秘、档案、总务、人事、后勤、采购、仓库、固定资产及社区文化等方面的管理工作,其工作职责为:

1、学习、研究和掌握党和国家的各项方针政策,贯彻执行公司领导的指示和领导办公会议的各项决定决议,深入调查研究,努力掌握第一手材料,为公司领导的工作决策提供可靠的依据。

2、负责公司工作计划、收支计划、总结、规章制度及其它种类文件的起草、拟定、审核、打印、复印、分发和登记工作,负责公司印鉴的使用和管理工作。

3、负责按照公司领导要求及公司需求,对大型会议及各种大型活动进行策划和组织。负责公司级会议的筹备和安排,做好会议记录,整理会议纪要,对会议决定的执行情况进行催办、检查和反馈。

4、管好文书档案和有关资料的管理工作,包括收发、保管、文印、核稿、呈批、催办、收档、调卷和保密工作。

5、协助领导处理日常工作,与各部门适时进行工作协调,监督各部门认真及时地彻执行公司的各项工作决策和指令情况。

6、负责公司的总务后勤工作,具体有办公设备、办公用品的计划、采购、保管和发放,管理员工餐厅、员工宿舍等。

7、负责公司对外行政联络和关系协调,做好来信来访的接待安排。负责组织、安排、接待公司来宾,处理各种社会公共关系。

8、对公司员工和各部门的工作进展、工作质量、执行规章制度、决定决议、计划等情况和持续性以及办公秩序、运作规范、文明礼貌等方面进行日常监察。

9、负责公司综合性文件、报告、宣传资料的起草和编写公司年度大事记。

10、负责其它各种行政事务性工作:办公安全、消防,环境布置、清洁卫生,网络、通讯,计算机管理,办公秩序维持等。

11、做好各项宣传工作,适时完成园区布置,组织社区文化活动及员工文娱活动,丰富精神文化生活和公司品牌建设和推广。

12、负责公司日常办公用品和设备设施维护耗材的采购,物品进出仓手续办理及仓库资产管理。

13、建立、实施对工程分包方的评审和考核制度,负责外委工程项目和采购设备、材料、配件的验收和质量控制。

14、及时完成公司领导布置的其它工作任务。

篇3：物管公司资源部行政管理角色职责

物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责

一、资源部与管理处行政的定位和角色:

资源部:

规章制度的草拟者

业务的支持者

业务的监督者

业务咨询顾问

管理处行政:

规章制度的执行者

业务的优化者

业务的实践者

基层信息的提供者

二、资源部与管理处行政职责描述:

资源部

1、组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度,编制实施计划与预算,审核各管理处的实施计划及预算;

2、修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程,确保行政后勤管理的顺利进行;监督管理处行政的运作,为管理处行政协调解决疑难问题;

3、组织、协调公司各类活动;

4、制定公司及管理处的档案管理规定,按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作;监督、指导管理处的档案管理;

5、各项日常行政事务的统筹,公司本部日常行政事务的具体实施;

6、统筹公司所有资产管理,具体实施所有资产转移、废旧处理工作;具体执行公司本部的日常资产管理工作;

7、收集各管理处日常运行资料,整理公司的运行情况资料;

8、负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理工作;

9、配合公司各职能部门及管理处的工作。

管理处行政

1、执行公司的行政管理制度,按照公司的指引编制管理处行政预算,认真执行公司行政预算,并及时提出优化成本的好建议;

2、严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程,确保公司行政后勤管理的顺利进行;接受公司行政的监督;

3、组织协调管理处各类活动及会议,并配合实施公司各类活动;

4、按照《档案管理规定》管理管理处档案工作;接受公司档案管理的监督和业务指导;

5、管理处日常行政事务的具体实施;

6、具体负责管理处的日常资产管理工作,包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销;

7、收集、提供管理处日常运行情况资料;

8、负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作;

9、配合物管公司及管理处其他部门的工作。

三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述:

事务类型资源部管理处行政

1、行政规章制度

起草公司及管理处行政管理制度;

执行公司行政管理制度;

监督管理处执行公司行政管理制度

检查、完善现行各项行政管理制度。执行物管公司行政管理制度;

汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。

2、预算管理编制公司行政预算的费用指标;

编制公司本部的行政预算;

协助管理处完成行政预算;

执行公司的行政预算,对预算目标负责;

监督管理处执行行政预算;

对公司及管理处的行政预算执行情况做定期检讨。编制管理处行政预算;

执行公司批准后的行政预算;

定期检查汇报管理处行政预算的执行情况。

3、收发文管理制定公司及管理处的收发文管理规范;

负责公司本部所有的收发文事务;

监督管理处的收发文管理情况。执行公司的收发文管理规范;

负责管理处所有的收发文事务;

汇报管理处的收发文执行情况,并提出优化改进建议。

4、文档管理制定公司文档管理标准文件,并统筹实施,包括统一发文格式、统一表格格式等;

草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文档管理标准规定的细则,实施文档管理工作;

正确使用公司文本和表格模式。

5、档案管理制定公司及管理处的《档案管理制度》;

负责公司及管理处的证照、合同、文件等重要档案的集中管理;

发挥档案价值,保障档案安全完整;

监督管理处档案管理工作;

组织实施公司本部档案室盘点工作。依照公司《档案管理制度》建立管理处档案管理工作程序;

管理好物管公司的所有文档资料;

汇报管理处的档案管理情况,并提出优化改进建议;

6、印章/用章管理制定公司《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程;

监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和流程;

审批各管理处刻制管理处印章申请;严格执行《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程;

按工作需要申请刻制管理处印章,并妥善保管;

8、资产采购及管理制定公司《资产管理制度》、严格要求实施资产管理和资产保全工作;

指导、监督、检查各管理处的资产管理工作;

在各管理处之间合理调配各类资产,组织执行资产转移工作;

制定资产采购流程及相关应用表格;

按照行政采购审批权限实施物管公司的资产采购工作;

公司本部资产的日常维护管理。按公司《资产管理制度》、的职责要求,严格实施资产管理和资产保全工作。

对资产管理过程中出现问题的及时汇总、上报;

配合执行公司资产转移工作;

严格按照公司资产采购流程和权限进行实施采购;

管理处资产的日常维护管理。

9、各类日常行政事务(饮用水、用餐、快递、车辆调度、办公用品采购/分发、办公设备的维护、指定供应商的意见反馈等)负责日常行政事务供应商的甄选、评价、反馈、适时更换等事务。

制定日常事务操作规范,并监督实施情况,提出意见和改进建议;

优化公司日常行政工作,提高工作效率。负责本管理处各类办公设备、设施维护、调配等工作;

按公司的要求与有关供应商合作,并及时反馈对供应商的赞许/意见/建议;

优化本管理处日常行政工作,提高工作效率。

11、报告关系/类别:

1、行政月报汇总:

2、半年度行政工作报告;

3、年度工作报告;

4、各类会议纪要;

5、审核管理处年度行政预算。

1、行政月报

2、半年度行政工作报告;

3、年度工作报告;

4、各类会议纪要;

申报管理处年度行政预算

篇4：物业行政管理处印章使用管理规定工作制度

物业行政工作制度:管理处印章使用管理规定

7管理处印章使用管理规定

7.1目的:

规范管理处印章使用管理,确保公司利益不受损害。

7.2使用范围:

zz物业管理有限公司下属各管理处印章管理。

7.3职责:

7.3.1管理处主任为印章的第一责任人,负责印章日常保管、使用审批,并在休息时以面授权形式,将印章指定专人(人事行政)保管、使用审批。

7.3.2管理处行政人员按《印章申请使用流程》办理盖章手续。

7.4工作程序:见《印章申请使用流程》

7.5使用规定:

7.5.1管理处印章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往来;不得用于发往外部单位、政府部门及个人等的对外发文,及有关合同、协议、担保、证明等事项。

7.5.2使用印章应填写《印章使用申请单》,经管理处主任批准后再加盖公章。

7.5.3加盖的印章应端正、清晰,加印位置应"齐年盖月"。

7.5.4不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。

7.5.5行政助理要严格遵守印章管理规定,严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数,对不符合管理处印章使用范围的要予以指正。

篇5：物业其他行政管理规定工作制度

物业行政工作制度:其他行政管理规定

22其他行政管理规定

22.1.员工证

22.1.1所有员工在入职时均由物管公司行政人事部签发的员工证。

22.1.2员工证必须当值时按规定佩戴,不得挂在腰际或以其他外衣遮盖,违者以不配戴论处。

22.4员工须注意爱护员工证,人为损坏或遗失,除按规定及时到行政人事部补办手续外,将视实际情况可能给予一定的纪律处分。

22.1.4离职员工必须将员工证交回,否则扣罚工本费30元。

22.2.更衣柜、钥匙的管理

22.2.1员工更衣柜不能随便与他人调换,不能私装锁头和私配钥匙,不能存放易燃易爆危险物品,不要存放贵重物品,物管公司/管理处不负任何私人财物损失的责任。

22.2.2物管公司/管理处有权随时选派两名行政人员检查更衣柜。

22.2.3员工离职时须将更衣柜清理干净。

22.2.4物管公司内部钥匙由资源部统筹管理、复制。领用人领用钥匙后,需在领用单上注明确认。

22.2.5钥匙保管人应遵守下列条件,否则所发生损失由保管人负担责任,并按情节轻重论处或依法究办:

22.2.5.1离职时应将钥匙交回资源部。

22.2.5.2钥匙遗失时,应立即向资源部报告。

22.2.5.3不得复制或任意借予外人使用。

22.3电脑使用管理

22.3.1总则

随着科学技术的发展,电脑作为企业员工进行文件处理、文件和信息传输以及企业经营管理工作的基本工具,对提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化发挥着积极的促进作用。为配合企业的制度化、程序化、规范化管理,公司对现电脑的使用、管理与维护制定本制度。

22.3.2适用范围

广州zz物业管理有限公司全体员工。

22.3.3电脑调配原则

22.3.3.1各管理处根据实际工作需要,制定电脑配置与采购计划,报请公司审批采购。

22.3.3.2所有电脑设备均须按照岗位工作需要进行调配,并由行政助理负责资产登记与管理。

22.3.3.3外出公干需要使用笔记本电脑的员工,报请所在部门经理或管理处主任批准、资源部审核通过后可予以借用。

22.3.4电脑的使用与管理

22.3.4.1各部门必须按照规定机型、外设设备、硬件配置使用电脑,不得私自拆卸或安装任何硬件设备。并保证电脑设备在良好环境下使用,不得在设备上放置杂物,并做好电脑设备的防尘、防潮、通风工作。

22.3.4.2各管理处电脑未经批准一律不得安装光驱,如确有需要,由行政助理报公司资源部备案后在管理处主任或其他指定的电脑上安装。

22.3.4.3为防止管理处资料外泄,各管理处仅在管理处主任、行政助理、客户服务主管、保安主管、财务部、工程部主管电脑上安装USB接口,电脑使用者必须负责USB接口的管理,并确保相关资料不被外泄。

22.3.4.4任何员工不得将私人可移动U盘带入公司使用,公司、管理处根据工作需要配备公用U盘。

22.3.4.5管理处主任、财务部、客户服务部主管的电脑可根据需要开通上网功能,上网帐号和密码由电脑使用者管理并保密,其它电脑不得开通上网功能。

22.3.4.6各管理处电脑出现重大故障,由行政助理报请公司进行维修处理。如因员工私自卸拆卸造成电脑损坏,由该员工承担此项损失。

22.3.4.7电脑操作应按一定的规程进行。启动时应先开显示器、打印机等外部设备,后开主机;关闭时应先取出磁盘或光盘关闭主机,后关闭显示器,打印机等外部设备。

22.3.4.8在电脑运作过程中,若发现异常声音或怪味时,应立即切断电源,并通知行政助理及供应商检查机件。

22.3.4.9各使用部门设有专人操作电脑,每台电脑均必须设置开机密码及荧屏保护密码,电脑使用者必须对密码保密,并对自己的一切电脑操作负责。严禁未经允许擅自使用他人电脑。

22.3.4.10为了预防电脑病毒,使用磁盘及光盘前必须进行病毒检测,严禁员工未经管理处主任批准私自安装外来软件、程序,一经发现按情节轻重给予纪律处分。

22.3.4.11任何时间严禁员工利用公司、管理处电脑玩游戏,严禁非公务情况下上网,一经发现按情节轻重给予纪律处分。

22.3.4.12严禁员工使用不健康、消极或产生不良影响的图片与文字作为电脑桌面,并不得浏览或传播不健康、消极或*的网络信息。

22.3.4.13员工离职时,必须将电脑的所有密码如实交接给指定的交接人后方可办理离职手续。

22.3.5责任及义务

22.3.5.1人事资源部:对电脑设备资产管理、调配、调试负责,有义务指导员工正确应用电脑。

22.3.5.2员工:员工对配置的电脑有资产监管的责任和日常保养的义务。

22.3.6监督机制

22.3.6.1员工不按规定操作电脑者,将视情节轻重给予纪律处分。

22.3.6.2员工故意损坏电脑设备者,公司将视情节轻重给予纪律处分,并追究其相应责任且有权要求其经济赔偿。

22.4复印机使用管理

22.4.1复印机必须由各部门指定人员负责操作,其他人员非必要请勿使用复印机。

22.4.2员工在每次复印完后必须即时在《复印机使用薄》上如实登记(双面复印当2张),及清理遗留的物件及废纸。

22.4.3使用复印机只限于复印管理处有必要复印的文件,禁止复印私人文件。

22.4.4当连续复印文件数量达100张,必须暂停2分钟,禁止将沾有未干涂改液或胶水等文件进行复印。

22.4.5行政助理负责复印机维保工作,及监督复印机的使用状况。

22.5传真机使用管理

22.5.1所有文件的传真工作由各管理处指定行政助理或前台接待文员负责操作。

22.5..2传真文件统一由指定人员负责接收及发出的登记工作,禁止其他人员私自取走未经登记的文件。

22.5.3传真机操作人员必须尽快将已发出或接收到的文件登记后及时分派到各部门负责人。

22.5.4使用传真机只限于传真管理处文件,禁止传真私人文件。

22.5.5行政助理负责传真机维保工作,及监督复核传真机的收发记录。

2

2.6办公费用控制

22.6.1文具

22.6.1.1新入职员工(保安工程除外)可领取一套必要办公文具,费用控制在人民币一百元以下,包括以下非易耗物品:笔筒、计算器、剪刀、订书机、起订器、打孔机、直尺、文件架等,上述物品一旦领用后原则上不再重复领用,唯以旧换新时也需由行政助理审核是质量原因还是使用不当所致,因个人原因造成损坏、遗失的,由个人自负,不应再向公司申请补领。员工离职时同样要求返还整套非易耗文具。

22.6.1.2每月文具领用原则上只是添置易耗材料,如纸薄类、笔类等,或添置必要的文件夹类。

22.6.1.3行政助理有权根据实际情况,对各部门提交的文具申请中的数量和品种作相应的控制、调整,并视进度给予发放。

22.6.1.4本着环保、节约的原则,公司建议各管理处善用资源,采取适当措施控制不必要的花费,如适当使用可换笔芯循环再用的笔类,使用二次用纸等。