物业公司内部沟通程序文件
物业程序文件:公司内部沟通程序
1.目的
提倡良好、融洽、简单的人际关系,重视信息沟通,提高员工的工作积极性以及管理层的沟通管理能力,增加团队凝聚力,提高员工满意度,强调资源的及时输入与输出,为内部沟通提供指引。
2.范围
适用于**物业公司各管理处及各职能部门内部沟通管理。
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责频次
员工关系专员
1、指导督促各管理处或各部门员工沟通渠道的建立及沟通渠道的畅通运行
2、负责员工关系的管理、投诉处理、投诉资料的整理、关键事件的上报协调
3、与员工进行面对面的沟通,掌握员工的思想动态及各管理处或各部门的团队工作动态在员工关系
月报中体现
各级管理人员
1、负责组织、落实管理范围内员工沟通的方式、方法和内容,并将有关信息传递到公司。
2、与员工进行面对面的沟通和交流,加强对员工思想动态的了解。
3、对员工的正向引导,传达公司企业文化、、方针、政策、目标及计划。/持续
人事管理员
1、与所在管理处员工进行面对面的沟通,了解员工的工作状态,思想状态和员工的住宿生活等方面的合理需求
2、及时汇总信息上报员工关系专员,同时对于员工的合理需求予以跟踪和调整的跟进在员工关系月报中体现
5.方法及过程控制
5.1要求
5.1.1员工关系专员、各级管理人员及人事管理员应耐心、礼貌的倾听员工意见、出现的困难以及员工的投诉,并予以重视并做好回复工作。
5.1.2员工关系专员、各级管理人员及人事管理员对基层管理人员的沟通技能及技巧要负有指导、监督的职责,以保障内部沟通渠道管理的良好、顺畅运行。
5.1.3公司鼓励员工以主人翁姿态积极参与公司的经营管理活动,从各方面对公司的经营管理提出合理化建议。建议内容可包括:
5.1.3.1利于提高工作效率,包括提高物品的利用率,节省不必要的工作时间,改进工作的方法,改进劳动工具等。
5.1.3.2及时反映员工中存在的影响正常工作的思想苗头和不良情绪,协助公司消除员工的思想隐患,提高员工工作士气。
5.1.3.3改进工作质量,针对质量管理体系运行过程中出现的问题提出改进意见和建议,帮助公司不断完善质量管理体系。
5.1.3.4减少浪费、节约成本。开源节流,是公司在经营管理中并行不悖的两种手段,公司欢迎员工提出增收节支的合理方法和建议。
5.1.3.5其他合理化建议。
5.2方式
5.2.1职员如有疑问可直接咨询直属上级。
5.2.2员工关系专员、各级管理人员及人事管理员定期与职员进行面谈。面谈结束填写《面谈表》。
5.3沟通渠道
职员工可以通过以下六种沟通渠道反馈与沟通信息。
5.3.1职员如有疑惑或认为问题未得到及时有效解决,可按顺序与所在部门直属上级→主办/主管→管理处经理→员工关系专员→分管领导→总经理秘书→总经理逐级进行沟通。
5.3.2每周四下午3:00-5:00开设总经理接待,如有必要可直接同总经理沟通,但请事先通过员工关系专员作好预约。
5.3.3职员可拨打员工关系专员电话-826,公司将及时给予回复。
5.3.4公司定期组织的各类座谈会及培训,职员可以在座谈会上畅所欲言,也可以利用培训机会与培训人员进行即时沟通。
5.3.5职员可以通过内部网络、邮件等形式沟通自己的意见。
5.3.6职员可以将自己的意见和建议投递到各管理处或本部的意见箱内,职委会每月月底对信件进行回收整理,并对合理化意见和建议以及相关投诉及时予以回复。
5.4申诉处理
5.5.1职员如认为管理处或部门管理中存在不合理时,可向管理处经理或员工关系专员申诉,员工关系专员须对职员申诉进行核查,并将处理的阶段性结果通知申诉人(已离职无法通知人员除外)。
5.5.2职员在向员工关系专员申诉后,未得到合理的答复时,可通过员工关系专员安排向分管领导或总经理申诉,各级受理人须对职员的申诉进行核查,核查后将处理结果通知申诉人。
5.5.3职员申诉须在五个工作日内予以回复,以鼓励员工对改善工作进一步提出意见和建议。
5.6促进内部沟通的方式
5.6.1员工活动。为丰富职员生活,倡导"健康丰盛的人生"企业文化理念,各管理处或各部门可根据经营情况安排形式多样的职员活动。
5.6.2公司开展各式各样的培训及座谈,促进员工关系的改善。
5.6.3公司定期对职员的满意度进行调查,职员可通过每次调查将自己的意见和建议反映给公司,员工关系专员会整理反馈意见和建议并及时给以跟踪回复。
5.6.4员工关怀活动的跟进,促进员工满意度的提升。公司定期对员工进行慰问,提高员工对企业的信任度。
5.6.5正式职员离职和试用期职员延期转正时,相关负责人或员工关系专员须与职员面谈,并填写《面谈表》(入职、转正、考核、奖惩、晋级/降级〈职〉、离职、调动、违纪)。及时掌握职员的思想动态,了解离职职员的正确离职原因,利于后期工作的改进。对于延期转正的职员及时给予思想上的正确引导,帮助职员进步。
5.7以上未尽事宜视现场实际情况予以调整
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
TJ**WY5.5.3-Z01-F1《面谈表》
篇2：物业公司程序文件公司内部沟通程序
物业公司程序文件:公司内部沟通程序
1.目的
提倡良好、融洽、简单的人际关系,为内部沟通提供指引,重视信息沟通,提高工作积极性,增加团队凝聚力,强调资源共享。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1人力资源部负责员工关系的管理,指导督促各部门与员工的良好沟通。
3.2部门经理负责组织、落实与本部门员工沟通的方式、方法和内容,并将有关信息传递到公司。
4.方法和过程控制
4.1各部门应耐心、礼貌倾听员工意见,对员工的意见及困难予以重视并做好回复工作。
4.1.1员工如有疑问可在工作例会上提出或咨询直属上级。
4.1.2各部门经理(助理)、人事管理员每年至少对每一位员工进行一次正式单独面谈,面谈内容包括工作生活中的收获与疑问、职业生涯规划等内容。
4.1.3各部门经理负责对基层管理人员管理沟通技能的指导监督工作,以保障部门内容沟通管理良好、顺畅。
4.2沟通渠道
职员工可以通过以下五种沟通渠道反馈与沟通信息。
4.2.1员工如有疑惑或认为问题未得到及时有效解决,可按顺序与所在部门直属上级→主办/主管→部门人事管理员→部门经理→公司人力资源部逐级进行沟通,也可以向分管总经理助理反映,每周二上午是总经理接待日,如有必要可直接同总经理沟通,但请事先作好预约。
4.2.2员工可拨打公司24小时客户服务热线5771717,公司将及时给予回复。
4.2.3公司组织各级员工的座谈会及各类培训,员工可以在座谈会上畅所欲言,也可以利用培训机会与培训助理沟通。
4.2.4员工可以通过内部网络邮件等形式沟通自己的意见,也可登录公司内部网站BBS发表自己观点、见解。
4.2.5公司将不定期组织公司领导与公司职员工进行座谈,相互沟通信息。
4.3公司鼓励员工以主人翁姿态积极参与公司的经营管理活动,从各方面对公司的经营管理提出合理化建议。建议内容可包括:
4.3.1提高工作效率,包括提高物品的利用率,节省不必要的工作时间,改进工作方法,改进劳动工具等。
4.3.2及时反映员工中存在的影响正常工作的思想苗头和不良情绪,协助公司消除员工思想隐患,提高员工工作士气。
4.3.3改进工作质量,针对质量管理体系运行过程中出现的问题提出改进意见和建议,帮助公司不断完善质量管理体系。
4.3.4减少浪费、节约成本。开源与节流,是公司在经营管理中并行不悖的两种手段,公司欢迎员工提出增收节支的方法和建议。
4.3.5其他合理化建议。
4.4申诉处理
4.4.1员工如认为部门管理中存在不合理时,可向人力资源部申诉,人力资源部须对员工的申诉进行核查,并填写《面谈表》,将处理结果通知申诉人。
4.4.2员工在向人力资源部申诉后,未得到合理的答复时,可向分管总经理助理或总经理申诉,受理人须对员工的申诉进行核查,核查后将处理结果通知申诉人。
4.4.3对员工申诉须在三个工作日内予以回复,回复内容包括事情调查结果、拟采取措施等,以鼓励员工对改善工作进一步提出意见和建议。
5.质量记录表格
**WY6.2-Z01-01-F3《面谈表》
篇3：某某物业公司内部沟通管理程序
某物业公司内部沟通管理程序
为在公司内部营造、建立良好、融洽、简单的人际关系,不断改进服务质量,提高管理水平,特制定本管理制度。
一、沟通管理职责
由****物业管理有限公司人力资源管理部门负责检查、督促各部门与员工的沟通状况及效果。部门经理负责组织、落实与本部门员工沟通的方式、方法和内容,并将有关信息传递到公司。
二、沟通过程管理
1、各部门管理人员应耐心、礼貌倾听员工意见及建议,对员工的意见及困难予以重视并做好回复工作。各部门负责人负责每月至少召开一次部门例会,员工如有疑问,可在部门会议上提出,或咨询直属上级。
2、员工如果认为问题未得到圆满解决,可按顺序与所在部门直属上级、组长、主管、部门人事管理员、部门经理、****物业管理有限公司人力资源管理部门沟通,也可以向总经理反映。
3、设置总经理接待日,员工如有必要可直接同总经理沟通。
4、公司组织各级员工的座谈会及各类培训,员工可以在座谈会上畅所欲言,也可以利用培训机会与培训助理沟通。
5、公司鼓励员工以主人翁姿态积极参与公司的经营管理活动,从各方面对公司的管理工作提出合理化建议。
6、人事管理员负责每年中期对公司各部门进行一次内部顾客意见调查(目前暂时由管理处人事管理员负责管理处本项工作,以下同),调查的方式采取抽查方式,由人事管理员随机选取不少于30%的员工进行问卷调查。每年年底时负责对公司各部门进行一次全面的采用问卷调查形式的内部顾客意见调查。并编写分析报告。
三、员工申诉处理
1、员工如认为部门给予本人或其他员工的考核评分或奖惩等措施存在不合理时,可书面向人事管理员或部门经理申诉。申述受理人员须对员工的申诉进行核查,并填写《员工申诉表》,在处理后将结果及时通知申诉人。
2、员工在向相关部门申诉后,未得到合理的答复时,可书面向经理申诉。经理须对员工的申诉进行核查,并在处理后将结果通知申诉人。
附:相关表格
1、员工申诉表
篇4：物业公司内部沟通作业规程7
物业公司内部沟通作业规程(七)
1.0目的
公司应建立适当的内部沟通渠道,保证有效的沟通过程,确保对体系的有效性进行充分的沟通。
2.0适用范围
公司内部各部门、层次之间的沟通。
3.0职责
3.1物业部负责保障沟通渠道的建立,汇总各部门的沟通信息。
3.2部门主管负责本部门内部沟通,并积极与相关部门进行有效沟通。
3.3每位员工应注意日常信息收集,为内部沟通提供良好的素材。
4.0程序
4.1部门间的沟通
4.2各部门应建立每周一次的例会制度,会议由部门主管负责召开。
4.3例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主,并以会议签到的形式保留相关记录。
4.4部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系,有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系,并将联系的情况填写在《内部信息传递单》上。
4.5各部门保留本部门主动沟通的有关记录,对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。
4.6部门间的沟通的形式有以下几种:
4.6.1参与对方例会
4.6.2与对方人员沟通
4.6.3由主管领导组织有关部门主管的会议
4.6.4渠道:电话、邮件、信件、面谈等
4.7部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》,并由对方签字确认。
4.8各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。
4.9在管理处发现问题后,对一般的问题由管理处电话通知或反映到相关部门即可。
4.10对较复杂或较严重的问题,由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》,并及时反馈到相关部门。
4.11相关部门应及时处理,并及时反馈到管理处,并由主任签字认可。
4.12部门主动反馈到管理处的信息,接听电话人员必须及时将有关信息准确登记,属公司内部事务的登记在工作记录上,属客户信息类的应登记在《来电来访记录表》中,并加以注明由部门转告。
4.13管理处间应主动加强交流和沟通,方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。
4.14管理处间的沟通应记录在主任和办公室的工作记录上,接待方还应登记在有关表格上,如员工培训记录、出席会议人员签到表等。
4.15信息分为内部信息和外来信息两部分,识别有价值的信息予以登记,并以"*"表示外来信息。
4.16管理层每位员工都应建立自己的信息记录,操作层可将有关信息记录在对应表格上。
4.17信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在,务必做到记录准确、清晰,有追溯性。
4.18对于内部有价值的信息,相关人员以工作日志的形式登记即可。
4.19对于外部信息,管理处应登记在《来电来访记录表》上。
4.20全体员工都有责任接受信息和记录相关信息,各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审,并将评审和处理情况作为会议记录输出。
5.0相关记录
《内部信息传递单》
篇5：物业内部沟通控制程序
1.0目的
规定体系内部信息的发布、接收处理,以促进体系的不断改进。对公司内的职能及其相互关系予以规定和沟通,以促进有效的质量环境管理。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司对质量环境管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权限的规定及沟通。
3.0职责
3.1总经理全面领导公司的日常工作,向公司传达满足业主和住户及法律法规要求的重要性,负责召集和主持管理例会;
3.2管理者代表:向总经理报告质量管理体系的业绩,包括改进的需求,在整个组织内提高满足顾客要求的意识。
3.3技术部、配套服务部负责有关维护和服务质量方面的信息汇总并确认结果,必要时进一步处理。
3.4各责任部门应协助行政部、配套服务部对来自公司内外部的信息进行处理。
3.5行政部负责对各管理处与业主委员会、开发商、社区活动等有关的信息的确认,必要时进一步处理。
3.6在报刊、电台、电视台、INTERNET等新闻媒体上发布的涉及公司的信息由行政部申报,经总经理批准后发布。
4.0定义
质量信息:反映产品质量和产、供、销以及服务等各个环节质量活动中的各种数据、报表、资料、文件以及企业外部的有关情报资料等。质量信息是质量管理的反馈情报,也是一种重要的资源。通过收集有关质量信息情报,可以及时掌握产品质量或服务质量的各种因素和生产技术、经营活动的动态,产品的使用状况,国内外产品质量及市场需求的发展动向。它是改进产品质量、改善各环节工作质量最直接的原始资源和信息来源。
5.0工作程序
5.1公司内部在不同层次和职能之间就质量管理体系的过程包括质量方针、目标及完成情况以及实施有效性进行沟通,达到了解、相互信任、实现全员参与的效果。
5.2公司建立管理例会制度,每月按《管理例会规定》要求,至少召开一次管理例会对质量管理工作进行评价,保证产品及服务质量的持续改进,并形成《会议纪要》。
5.3各部门间的沟通可以通过公司发文/部门发文/口头等形式进行。
5.4公司员工对质量管理体系方面的信息和问题向本部门反馈,必要时以书面形式越级申诉。
5.5行政部以受控文件和资料的形式向公司内各部门传达体系方面的信息,各部门应通过适当的培训将相关信息传达给所属员工。
5.6行政部负责就与物业管理行业部门、法律支持、相关业务的信息与外部机构沟通。
5.7财务部负责就公司财、税、收费标准方面的问题与外部机构沟通。
5.8技术部负责就有关供水、电及设施设备年检问题与外部机构沟通。
5.9保安部负责就治安、消防、交通等有关与外部机构沟通。
5.10除上述规定外,各部门必须根据需要与总经理沟通后确定与外部的沟通。
5.11对可能导致体系产生重大不合格的信息必须及时报告管理者代表。
5.12各管理处所涉及的各类维护和服务问题直接与相关职能部门沟通。
6.0相关文件
6.1《管理例会规定》RGPM
制度专栏
