M物业公司保密工作管理规范

篇2：物业公司会计部门收银场所安全防范管理规范

物业公司会计部门、收银场所安全防范管理规范

1.物业管理公司会计部安装的报警设备由本部门指定专人负责,上班解除报警,下班设定报警,经常检查报警设备保证使用有效。会计部前台与接待室之间通道门必须时刻保持锁门状态,限止非工作人员随意进入。

2.财会办公部位门钥匙由部门经理登记备案,使用人认真保管不得随意乱放,不得转借他人,不得私自配制丢失立即向保安部报告。

3.财会部门的财务账目下班时必须在保险柜中存放乱,不准在桌面摆放严防私自被人涂改。

4.现金、支票、印章时刻在保险柜中存放,做到随用随取随锁,保险柜钥匙严禁插挂在柜门上,做到随身携带不乱放。

5.财会部门到银行取送现金必须提前通知车管部门和保安部,派专车专人护送,取送款数额大可增派护送人员。

6.乘车携款途中禁止停车从事其他事项,司机不准离车,取送款专车不得将车停在距银行5米以外,送款时到银行护送人先下车,取款时携款人先上车,切实起到防范作用。

篇3：办公住宅项目档案建立和管理规范

办公+住宅项目档案的建立和管理

一、档案的建立

设立资料室、负责档案建立和管理,配备专门的档案专业管理人员,从接管开始,建立各类档案,采取电脑化管理。

1、系统化、科学化、标准化、制度化、电脑化管理,制订一系列管理制度。

2、建档流程:收集-整理-归类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查。

3、各部门广泛收集,资料室集中管理。

4、分类明确,针对不同的档案性质,采用有不同的建档和管档方法,本公司将档案分成五类由专职人员进行管理,并将档案管理列为我公司质量体系的一个重要部分。

二、档案管理

本公司档案管理体系按照ISO9000质量认证体系标准,把它浓缩为:

(一)办公室、人事档案管理;

1、办公室档案由资料员进行分类编号、整理、保管。

2、有关行政机关,公司上层有关文件及会议纪要均属办公室档案文件。

3、经领导批示传阅的重要文件入档必须与领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

4、所有人事档案按照编号由资料员管理,并将个人所有资料输入电脑保存软盘,人离开企业其档案销毁。

(二)质量体系文件档案管理;

1、公司本部ISO9000质量体系文件的管理由管理处专人负责进行管理。

2、所有质量体系文件的编号、审批、发放、更改、作废均应有日期和负责人,批准人及文件现状态的记录。

3、所有质量体系文件均有规定的编号、易懂、易查、易察。

4、《文件清单》、《发放记录》、《更改申请表》、《更改领取表》均应填写标准、明了。

(三)工程档案管理;

1、从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料和各种竣工图及供电、发电、消防、排风排水、煤气管理、电梯、照明系统的有关资料均进行编号,档案由专人储存于专柜中保管。

2、所有工程类国家标准均匀进行统一编号并附上受控负责人由专人保管于专柜中。

3、所有工程资料均应规定保存期限,并建立销毁档案制度。

(四)财务档案管理;

1、每年形成的会计档案,都由财务会计按照归档的要求,负责整理立卷装订成册。

2、保存的会计档案向外单位提供利用时,须报有关领导批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。

3、会计档案的保管期限,根据特点分永久、定期二类。

4、会计档案保管期满需销毁时,应经有关领导同意,审查并编造会计档案,销毁设册。

(五)住户档案管理;

1、所有业主资料如购房合同(含产权证)复印件、租户合同复印件、房屋验收清单及业主、业主有关资料(身份证、户口所在地、工作单位地址、常住地址、联系电话)均应按单元由资料员编号妥善保存并输入电脑。

2、业主变更资料均匀由资料员妥善保存并输入电脑。

3、业主资料根据一定期限销毁,保存软盘。

(六)所有档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同时严格执行安全和保安制度,不得随意堆放、严防毁损、散失和泄露。

(七)所有可输入电脑的档案均应输入电脑,保存软盘。

(八)所有档案的借阅均应通过资料保管员(有必要时应有负责人许可同意)并进行登记签字。

(九)所有档案保管环境要求干燥、通风、如有遗失,应通知有关人员负责。

篇4：商住项目档案资料管理规范

商住项目档案资料的管理

资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视,法律、法规的健全,业主维权意识的日益觉醒,对物业资料的管理,特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。

*发商移交的原始资料的管理

楼宇交接时,开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料,资料是否齐全,将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料:1、原始规划资料;2、竣工验收资料;3、基建施工图纸资料;4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。

*业主入住的原始登记资料的管理

业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分,也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时,一次性收集完整。主要资料如下:1、房产证、购房合同复印件;2、营业执照或身份证复印件;3、业主开户原始登记表;4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约,消防安全责任书;5、租户变更情况登记表。

*业主、用户装修资料的管理

业主、用户在办理装修时,管理处对装修资料的审批很重要,一方面为方便今后的维修,一方面为房屋的使用安全。因此,管理处在审核装修资料时,一定要细致、严格,为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容:1、消防审批报告;2、装修图纸;3、消防验收报告;4、装修施工单位资质、营业执照;5、施工中违章登记资料、整改记录;6、施工人员登记表;7、管理处验收报告;8、二次装修申报手续、消防验收报告。

*管理处日常记录文件的管理

日常记录文件的管理是物业管理的基础工作,也是物业管理工作中非常繁琐的工作,更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中,日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容,如:绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记,如:机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目,尽管我们只是进行月评价,但为了监督日常的服务质量,也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类,及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容:1、日常巡查记录;2、值班记录;3、外包项目的评价记录;4、业主投诉情况记录;5、突发事件记录及处理情况。

*财务资料管理

物业公司的核心是提供服务和赢得利润,在做好服务的同时,加强财务管理,收取应收费用,降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料:1、业主、租户物业管理费的交缴资料;2、固定资产的登记管理资料;3、外包单位按合同付费记录资料;4、有偿服务收费记录资料。

*业主、用户往来函件的管理

业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件,对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录,特别是给业主、用户的违章、整改通知,这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知;2、给业主、用户的违章、整改函件;3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。

*业主委员会资料管理

对已经成立业主委员会的管理处,要将业主委员会的相关资料整理备案,做好每次业主委员会会议纪要,留案备查。1、历届业主委员会选举资料;2、业主委员会会议资料;3、业主委员会委员个人登记资料;4、社区文化活动记录资料及图片。

*上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理

给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件,做好登记、记录,对请示文件中领导的批示进行登记,安排人员落实,并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示;2、给公司领导的请示;3、给公司相关部门的报告;4、与公司相关部门的往来函件。

*管理处员工人事资料的管理

对员工人事资料的管理,可以为管理处日常考评、年终评比提供依据,同时也可以使管理处合理使用人力资源,用人所长。1、员工人事档案资料登记;2、员工日常考评记录;3、员工奖惩记录;4、员工专业资格证书的登记;5、员工日常培训的记录。

*公司文件、管理制度的收集管理

为使管理处每一位员工能更好掌握公司动态,贯彻公司的经营方针、目标,对公司下发的文件要求相关人员要传阅、学习,并进行登记。1、公司编号公文分类存档;2、公司管理制度汇总;3、各相关专业管理规定、制度汇总。

*业管理相关资料的收集管理

为及时掌握、了解物业管理行业最新动态、法律法规,注意收集相关资料,存档备用。1、物业管理法律、法规、条例的资料收集;2、报纸、杂志相关案例的剪贴资料;3、与管理处、公司相关报道的剪贴资料;4、管理区域内业主、租户的相关报道资料。

篇5：景湖物业保密管理制度

湖景物业保密管理制度

1目的

为保守公司秘密,维护公司利益,特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司各部门的保密管理,全体员工均应遵守。

3定义

公司秘密是关系公司权利、利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

4职责

公司全体员工都有保守公司秘密的责任和义务。总经办负责公司保密工作的统筹监督。

5保密范围和密级确定

5.1公司保密包括下列事项

A公司的重大决策;

B公司经营活动中尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营方案、经营项目、经营决策等。

C核心技术,包括住宅商铺及配套设计方案/图纸、营销策划方案、技术标准、作业标准等。

D公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要的会议记录;

E公司财务预决算报告及各类财务凭证、帐册、报表。

F公司统计报表、审计报告书;

G公司员工档案、工资、劳务收入资料;

H其他经公司确定应当保密的事项;

一般性通知、通告及其他公司公布的资料信息等不属于保密范畴。

5.2公司秘密的级别分为绝密、机密、秘密三级。"绝密"是公司最重要的秘密,泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害;"机密"是重要的公司秘密,泄露会使公司权益遭受到严重损害;"秘密"是一般的公司秘密,泄露会使公司权益遭受损害。

5.3公司秘密的密级确定:

A公司经营发展中,直接影响公司权益及公司发展的重要决策文件资料、核心技术为绝密级;

B公司的规划、财务报表、统计审计资料、设计图纸、销售策划资料、重要的会议记录及公司经营情况为机密级;

C公司管理制度、人事档案、合同、协议、意向书、职员收入、尚未进入市场或未公开的信息为秘密级;

6保密措施

6.1属于保密范畴的文件、资料及其他物品的保管、制作、收发、传递、使用、摘抄、销毁,由各部门负责人委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由相关使用管理部门负责保密。

6.2对管理或接触公司保密资料、掌握公司核心技术的人员,公司根据实际与其签订《保密协议》,明确权利与义务。上述人员离职,必须进行彻底的工作移交,并作出保密承诺。

6.3对于密级文件资料及其他物品,必须采取以下保密措施:

A公司的秘密文件资料,应当标明密级,并确定保密期限。

B非经总经理批准,不得复制摘抄;

C收发、传递、外出携带秘密文件,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

D在设备完善的保险装置中存放。

6.4属于公司秘密的产品或设备的研制、生产、运输、使用、保存、维修、销毁由公司指定专门部门负责执行,并采取相应的保密措施。

6.5在对外交往与合作中需提供公司秘密的,应当事先经总经理批准。

6.6有秘密内容的会议,主办部门应采取下列保密措施。

A选择有保密条件的会议室。

B根据需要严格限定参加人员范围,或在讨论涉秘事项时临时指定参加人员。

C依照保密规定使用会议设备,管理会议文件;

D会后确定会议内容是否传达及传达的层次范围。

6.7不准在私人交往、通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过网络、电话等其他方式泄露公司秘密,在没有授权的情况下,不得向新闻媒介透露公司秘密。

6.8公司工作人员发现公司秘密已经泄露或可能泄露,应当立即制止或采取补救措施,并及时报告总经办,接到报告后应立即作出处理。

7责任和处罚

7.1出现下列泄密情况之一者,给予警告或记过的处分:

A泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

B违反本制度6.3规定的;

C已泄露但主动采取了补救措施的。

7.2有下列泄密情况之一者,予以辞退并酌情赔偿经济损失、追究其法律责任:

A故意泄露公司秘密或过失泄露造成严重后果的;

B违反本保密制度,为他人窃取、刺探公司秘密,或违背程序向外提供公司秘密的;

C利用职权强迫他人违反保密制度的。

7.3本制度规定的泄密是指下列行为之一:

A使公司的秘密被不应知悉的部门和员工知悉;

B使公司的秘密超出限定的接触范围而无法证明未被不应知悉者知悉的;

C使公司的秘密被公司以外的有利害关系的人知悉的;

D遗失公司保密资料或物品的。