某物业管理处行政助理岗位职责

篇2：某管理处物业档案管理流程

管理处物业档案管理流程

1、档案文件的归档范围

1.1业主资料、工程技术资料。

1.2各项管理制度。

1.3公司企划和相关推广资料。

1.4内部文件、资料、总结、会议纪要。

1.5外来文件。

1.6员工档案。

2、档案文件的分类立卷归档

2.1客户资料的立卷归档。

2.1.1客户房屋购/租合同的立卷归档。

2.1.2客户房屋的工程技术资料的立卷归档。

2.1.3客户家庭成员健康资料的立卷归档。

2.1.4所管理区域工程技术资料、图纸,以及相应整改方案的立卷归档。

3、外来文件及公司内部文件的立卷归档

4、管理处制度的立卷归档

4.1文件起草。

4.2签发打印。

4.3发放执行。

5、操作层员工档案的立卷归档

5.1招聘表、简历、相关证件的复印件。

5.2员工月度年度考评表。

5.3员工培训、晋升等相关资料。

5.4档案文件的立卷归档由各部门将文件资料编制成册,并存档。

5.5公司、管理处内部文件、制度、资料的立卷归档在每月30日前完成,年终统一归入相对应的档案资料中。

6、档案的管理

6.1管理处档案由专人管理。

6.2档案管理的工作任务是:

6.2.1便于查阅。

6.2.2保证档案的安全。

6.2.3防止档案的损坏。

6.2.4采取修复技术,延长档案寿命。

7、档案文件的借阅

7.1借阅程序。

7.2填写档案借阅登记表。

7.3部门负责人签字同意后借出。

7.4借阅档案文件需注明归还时间,逾期未归还的将对其借阅人实施处罚。

7.5借阅的档案要认真保管,不得损坏,不经允许,不得涂改。

7.6不经允许,不得对借阅的档案进行复印、摘抄。

7.7档案管理人员负责档案追收工作。

8、相关记录

QPI-**-C-F037《档案借阅登记表》

9、物业档案管理流程图:(略)

篇3：某物业管理处印章使用流程

物业管理处印章使用流程

1管理处印章的用印

1.1门主管审核文件原件。

1.2信息中心/管理处登记,并核对公章、文件份数。

1.3填写《印章使用管理登记表》后用印。

2损坏、丢失的处理

2.1印章丢失后,必须立即书面写出报告,部门主管审核确认后,报信息中心行政主办登记。

2.2管理处行政助理及时将报告管理处主任,并转呈总经理给出审批意见,由信息中心予以备案,须予以登报明的由信息中心办理。

2.3管理处按责任后果轻重对责任人给予处罚。

2.4管理处刻制新印章,需提出刻制申请,并经审批、刻制。

2.5使用部门交还旧印章至信息中心并领取新印章(丢失的直接领取)。

3印章的废止

3.1管理处提出废止印章意见书报总经理审批。

3.2信息中心发出收回废此印章通知并收回、核对作废此印章,记录归档。

4印章的保管

4.1管理处印章由管理处主任保管。

5相关记录

QPI-**-C-F035《印章使用管理登记表》

QPI-**-C-F036《印章领用登记表》

篇4：某物业管理处内部报事管理流程

物业管理处内部报事管理流程

1目的

规范住户报事、报修及公司内部报事处理工作,保证报事处理工作得到有效

的处理。

2适用范围

适用于金科物业管理有限公司各物业管理处业主家庭及各部门报事以及上门服务处理工作。

3职责

3.1管理处主任、物业助理监督各承接部门对报事处理工作的组织、实施。

3.2管理处前台服务人员负责具体记录报事内容,及时传达至服务部门,并跟踪、督促服务部门工作按时完成。

3.3报事承接部门负责报事内容的确认及承接组织、监督工作。

4程序要点

4.1住户报事处理内容

4.1.1如为一般性的报事、报修或特约服务:

4.1.1.1前台服务人员准确记录报事内容,并及时输入电脑,通过电脑开据《报事处理单》,一式二联,落实处理部门或处理人:

a)较急报事,应在接到报事5分钟内将《报事处理单》二联一起交给工程维修人员进行安排处理,并要求服务人员处理结束后交被服务对象签字认可。

b)一般报事,在接到报事15分钟内把《报事处理单》二联一起交给处理部门负责人安排处理,并要求服务人员处理结束后交被服务对象签字认可。

4.1.1.2如住户报事内容属特约服务项目,管理处前台应先将费用明细填入《报事处理单》中,住户缴费后,服务人员上门服务,报事单处理同4.1.1.1。

4.1.1.3报事处理后,服务人员将《报事处理单》第一联返回管理处前台,前台服务人员按编号归存,并在月末汇总后交相关管理人员存档,《报事处理单》第二联交处理部门主管,由各部门主管统计后归存,并作为操作层员工的考评依据。

4.1.1.4对工程维修人员不能在15分钟内上门服务,及时告之前台,由前台工作人员委派其他人员或协助联系业主预约好上门服务时间,并通知持《报事处理单》的上门服务人员。

4.1.1.5对于当天无法处理的报事,管理处前台服务人员根据未返回的《报事处理单》对报事实施的工作及时跟进处理过程,及时回复客户处理办法和处理时间,并作相应记录。

4.1.1.6管理处前台服务人员采用上门、电话等方式进行回访,回访主要针对较重点报事,了解客户对报事处理结果的满意情况,回访率达100%,并将回访内容分别记录于《报事处理单》和输入电脑。若业主对处理结果不满意,工作人员应再次填写报事处理单,并分发到责任部门继续处理,直至满意。

4.1.2如是业主房屋保修期内质量问题报事:

a)管理处前台服务人员准确记录报事内容,并及时输入电脑,通过电脑开据《报事处理单》,一式二联,把《报事单处理单》二联一起交给管理处工程助理派维修人员到现场查看,查看原因确认房屋质量后,由维修人员将业主签字确认的《报事处理单》按要求分别返回管理处前台和管理处工程维修部。

b)管理处前台服务人员根据返回的《报事处理单》内容准确填写《房屋整改记录表》,一式两联,然后将整改内容填写于《房屋整改记录汇总表》中。

c)管理处前台服务人员将《房屋整改记录表》第一联交给建筑公司工程部负责人,并要求负责人在《房屋整改记录汇总表》中签字确认,将《房屋整改记录表》

d)第二联交给管理处工程维修部主管,由其安排人员记录维修过程并督促其整改进度。管理处前台服务人员不定期地对整改项目进行监管,协调相关单位和部门,随时作好业主回访工作,并将回访结果记录于《房屋整改记录汇总表》中。

e)建筑公司整改结束后,将《房屋整改记录表》第一联签上整改人员名字返回管理处前台,由管理处前台通知管理处工程助理安排维修人员检查后,由业主签字认可,将二联一并交于管理处前台。

f)管理处前台服务人员根据整改后的内容及时回访业主并在《房屋整改汇总表》上注明,然后存放于业主档案袋。

4.2公共设备、设施及内部报事、报修处理:流程与住户报事、报修相同。

4.3报事的受理率要达到100%,处理率要达到98%,回访率要达到100%。

4.4报事处理流程(附后)

4.5管理处前台服务人员每周对各类报事情况进行汇总、分析,并于次周一上交公司信息中心客户部。管理处物业助理每月对各类报事情况进行汇总、分析,提出纠正措施和合理化改进建议,于当月30日前上交公司信息中心客户部。

4.6资料保存:《报事处理单》第一联由管理处保存,保存期两年;第二联服务人员交给被服务对象保存;第三联由各承接部门保存,保存期两年。《房屋整改汇总表》由管理处保存,保存期为两年,《房屋整改记录表》由管理处放入业主档案袋中保存。

4.7本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。

5记录

JK-QP6.3.C-F6《报事处理单》

QPI-GL-C-F001《房屋工程整改记录表》

QPI-GL-C-F023《房屋工程整改汇总表》

QPI-GL-C-F028《周报事统计表》

QPI-GL-C-F029《月报事统计表》

篇5：物业项目管理处经理岗位职责（9）

物业项目管理处经理岗位职责(九)

1、认真执行公司的各项方针、政策、计划和各项指令。

2、每月月底组织管理处各部门负责人召开例会,总结本月工作完成情况,讨论制订下月工作计划并组织实施。并定期检查,监督查处违章,提出和实施纠正措施,达到规定标准要求。

3、负责管理处编制财务预算报告,报公司批准后执行,严格控制日常费用的支出,按时收取各项管理费用和代收代缴费用。

4、负责管理处零星有偿服务合同评审,对属本部门合同评审的内容负责。

5、负责对业主提供产品的控制。

6、负责处理业主的投诉,属管理处管理范围的,坚持在一个工作日内有回应,属其它部门的投诉应及时传递并及时跟踪回复。

7、对业主的报修,负责做到"急修不过夜,小修不过二"。

8、关心员工生活,确保员工有良好的精神面貌和积极的工作态度,负责提高员工业务素质,坚持"依法管理、规范服务、业主至上"的宗旨,检查监督各岗位员工认真履行职责。

9、按公司规定对员工进行考核,做到奖罚分明。

10、负责对采购物品的质量控制;对供方的评价和动态控制,并对供方提供的物品质量负责。

11、负责对物业管理中各种标识的正确使用和有效性,可追溯性管理。

12、对物业管理服务过程中各工序进行控制,对管理部的服务质量负责。

13、负责对物业管理中的检验和检查,确保过程处于受控状态。

14、负责对检验、测量和试验设备的管理,确保其准确、有效。

15、负责物业管理区域范围内全过程的检验和试验状态的控制,确保其准确、有效。

16、负责对服务过程中材料、物品的搬运、贮存和防护的控制,保证其质量不受损坏或变质。

17、负责物业管理和服务过程记录的归口管理,负责对不合格品或不合格服务进行控制和处理,做好追踪验证工作。

18、采用适宜的统计技术,对质量目标的实施情况进行统计、分析。

19、定期开展业主调查或访问活动,了解情况,吸取意见,自觉接受业主的监督,与业主保持良好的关系。

20、协调管理处与供水、供电、公安、工商、街道等与物业管理有关部门的关系,以便于开展各项工作。

21、负责公司领导交办的其它工作任务。