物业公司项目档案管理制度
物业公司及项目档案管理制度
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案:
1)住户二次装修图纸及审批手续。
2)二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料:
1)小区住户入伙资料。
2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。
4、小区管理文本汇编:
1)管理合同、业主公约、用户手册。
2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3)小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料:
1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4)住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测:
1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3)小区避雷系统有定期检测报告。
4)小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档:
1)日常通知、文件的存档。
2)小区管理费收缴情况。
3)公司管理费财务报告。
4)会议记录。
5)值班记录。
6)安保值班记录。
7)其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
篇2：某大学生社区管理公司档案管理制度
大学生社区管理公司档案管理制度
1、目的:
规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。
2、适用范围:
适用于各部门各种档案的管理工作。
3、职责:
3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。
3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1档案管理的内容:
4.1.1公司各部门均需保存以下档案:
a)公司各种行政文件;
b)公司与质量有关的文件;
c)部门收发文记录;
d)本部门形成的质量记录;
e)其它本部门形成的或公司下发的文件。
4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:
a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。
b)各部门保管各部门的资料。
c)办公室保管人事档案和各种合同。
4.2档案的保管目的
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)延长档案寿命;
4.3档案的密级
档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:
a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;
c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4档案的保管方式
4.4.1档案的装盒与标识
各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
4.4.2编制目录:
4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;
4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。
4.5档案的查阅权限
4.5.1总经理可查阅公司所有档案。
4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。
4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.6档案的查阅/借阅/复制
4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.6.2部门档案管理员审核其资格:
a)权限内的按正常手续办理;
b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。
4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。
4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。
4.9档案的销毁
4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。
4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。
4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。
5相关文件
6记录
6.1《文件归档目录》
6.2《文件和资料销毁清单》
6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》
篇3：某物业部文件档案管理制度
物业部文件档案管理制度
一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档,收集和保管。
二、任何人借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
三、属机密文件的要妥善保管,不准散播内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
四、员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序,还是按内容,按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚标明。
六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要急时清理,无保存必要的材料,经物业部领导批准可做销毁处理。
篇4：化龙物业档案收集保管管理制度
雅园物业档案收集、保管管理制度
档案管理工作是公司的一种重要基础工作,建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率,实现管理规范化,工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。
一、各种会议材料(实时上报存档)
1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要;
2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告;
二、各种文件材料(实时上报存档)
1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定;
2、管理处所有对客通知;
3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告;
4、工作计划、总结;
(1)公司、管理处的年度、月度工作计划、总结;
(2)公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结;
(3)公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。
5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告;
6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度,公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范;
7、公司、管理处大事记(行政办公室编写);
8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案;
9、各管理处设备台帐及建筑档案(定期变更内容)、各种维修改造的施工图纸和技术文件。
三、外来文件(实时上报存档)
1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等;
2、对工作有参考借鉴价值的各种资料;
四、工作记载性文件(对客资料每周收一次,内部管理资料每月收一次,各种工作记录后延一个月上报)
1、物业部:
记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录,客户签署的各种单据(包括入住手续文件等),各种经营性文件;
2、工程部:
所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录,二次装修工作记录;
3、保卫部
所有值班记录、工作记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料,联系资料;
4、保洁部
所有工作记录(包括外包单位的工作记录);
五、其他材料
如其它材料需要收集,按行政办公室通知办理。
注:
1、财务档案、人事档案不在此例,自行存档严格管理。
2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。
篇5：公寓项目物业制度档案建立管理规程
公寓项目物业制度和档案的建立与管理
第一节管理规章制度
一、规章制度的建立
健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总结经验的基础上,全面导入ISO9001质量保证体系,已建立起了一套在许多物业得到成功应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件,结合希格玛公寓的实际情况,我们将按照本物业的运作要求和业务流程,进一步修改和完善。归纳为以下三大部分:
(一)公共制度
本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的,也是确保物业管理水平的一个非常重要的因素,我们将与业主委员会一起拟订:
物业服务合同
业主文明守则
物业使用引导手册
(二)内部运作制度
根据本项目人员配备、岗位设置的情况,按公司要求制定规章制度,规范管理行为,并按照公司ISO9001质量保证体系,结合项目实际情况,建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。
1、岗位职责
项目部经理职责值班经理岗位职责
客服主管岗位客服人员岗位职责
工程主管岗位职责电工岗位职责
保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责
交换站值班岗位职责保安员岗位职责
综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责
保洁员岗位职责绿化工岗位职责
2、内部运作制度
员工守则交接班管理制度
员工行为规范材料采购、入库、出库管理规定
员工培训管理规定文件档案资料管理制度
绩效考评办法例会制度
日检、月检、周检管理规定库房管理制度
3、部门规章制度
客服服务中心
客户接待操作规程客户服务查询程序
客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度
保修处理操作规程
工程工作标准和操作规程
《维修通知单》工作规程水管爆裂的应急处理方法
电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程
电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法
故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程
照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程
综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程
综合维修巡视规程电梯应急处理规程
综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程
电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程
特约服务管理细则
工程规章制度/管理制度
共用设施设备维护管理规定事故处理制度
交接班制度工程设备设施安全防火制度
钥匙管理制度水泵房管理制度
值班制度电梯机房管理制度
工程档案管理制度综合维修专业巡视检查制度
设备设施标识的管理制度电梯维修保养安全制度
日检、巡视制度电动工具安全操作制度
保安工作标准和操作规程
门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程
巡逻岗操作规程证件管理操作规程
紧急突发事件处置规定钥匙管理操作规定
客户失窃、受扰的处理规程
保安规定制度/管理制度
档案管理制度晚间值班规定
保安器材管理制度重点防范部位安全保卫制度
保安部巡查制度保安员着装规定
消防安全工作标准和操作规程
中控室运行规程消防设施巡检规程
监控系统操作规程消防报警及联动系统保养规程
火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程
楼宇消防规章管理规定
消防中控室管理制度机房防火规定
消防设备、设施、器材的管理规定电气设备防火规定
公共场所防火规定办公室防火规定
库房防火规定
保洁工作标准和操作规程
公共区域走廊清洁操作规程卫生间清洁操作规程
电梯轿厢清洁操作规程异常事故的处理操作规程
日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程
行政管理
部门及员工考核与奖惩员工工作考核及奖惩制度
部门工作考评办法
第二节物业管理档案的建立
物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分,也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中,物业档案资料也是物业管理的基础,起着重要的凭证和参考作用。
(一)物业管理信息的内容
在本物业管理中,我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类:
1、原始资料
*土地使用证等权属证书
*规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书
*建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件
*竣工图
*设备技术清单(名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等)
*设备技术手册、使用说明及质量保证书
*设备安装调试记录(各设备系统的试压、试漏检查记录,电梯、电气、通风、供水、
消防等系统)
*土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等)
*建(构)筑监测记录构(建)筑的沉降、变形、防震、结构焊*缝探伤检查记录
*隐蔽工程的验收记录
*工程事故发生及处理记录
*图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单
*项目的重要技术决定和文件
*验收计划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告
2、常规处理资料
*各部门工作(操作)规范,管理制度
*各部门工作记录
*大、中、小修记录
*项目分包合同等资料
*与客户方来往信函、投诉及处理资料
*物业管理委托合同
*法律法规及政府有关文件
(二)物业管理档案的建立
根据物业管理信息的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性,便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列:
1、事务管理类
可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久档案给予保留,其余按年度进行排列。
2、工程管理类
建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年度排列。
三、物业档案资料的管理
(一)档案资料的收集
档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求:
1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况。
2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。
(二)建立标准化的图、档、卡、册、表
建立标准化的图、档、卡、册、表,分类妥善保管。
1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。
2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括:业主档案、重要设备档案等,其中业主档案需要重点保存,绝密管理。
3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。
4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。
5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括:房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录,以及各类统计表格等。
(三)建立动态管理机制
所有资料实行"双档"(电脑档案、文本档案)管理,同时由于物业档案资料管理具有动态性,因此必须建立动态管理机制。凡是管理程序各个环节,都要求有关人员进行及时、完整的动态补充。
制度专栏
