物业公司参观交流接待工作程序
**物业管理有限公司程序
--参观交流接待工作程序
1.目的
规范公司参观交流接待工作,体现规范化的管理与良好的企业形象。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1总经理办公室为公司接待工作负责部门,并指定、协调相关人员负责各类参观、交流活动。
3.2各部门经理为本部门交流接待工作的第一责任人;
3.3各部门指定接待人员负责本部门各项接待工作的落实。
4.方法和过程控制
4.1接待级别
4.1.1总经理办公室主任负责根据参观、交流或外来人员实习的具体情况确定接待级别。接待级别分为一级、二级、三级,各部门可根据参观接待所确定的接待级别安排具体接待工作。
4.1.2一级接待
4.1.2.1公司本部一级接待
A.总经理办公室负责提前知会公司全体人员做好准备;
B.总经理办公室负责提前准备迎宾接待牌、公司简介、礼品等相关物品资料;
C.房产后勤管理部负责公司现场环境的检查和整理;
D.总经理(助理)及相关人员在正门进行迎接和指引。
4.1.2.2业务部门一级接待
A.提前通知各岗位负责人做好现场环境清洁,秩序维持(包括车辆停放),并根据情况确定设立临时岗位做好安全防范措施;
B.提前准备迎宾接待牌、贵宾卡、公司简介、礼品等相关物品资料;
C.接待现场最高负责人及相关人员在正门进行迎接和指引;
D.部门各岗位负责人在接待现场予以待命,负责协调处理各项临时事务;
E.接待完毕后,由现场最高负责人及相关人员欢送离开。
4.1.3二级接待
二级接待须由部门经理(助理)向来宾发放贵宾卡,介绍管理服务区域的基本情况,回答来宾提问。接待时须着公司工作服,做到热情、大方,宣传公司管理方法和理念等。
4.1.4三级接待
由部门接待负责人向来宾介绍所辖小区(或大厦)的基本情况,回答来宾提问。接待时须着公司工作服,做到热情、大方,宣传公司管理方法和理念等。
4.2接待流程
4.2.1各部门如接到其它机构或人员的参观、工作交流要求时,应统一转公司总经理办公室具体联系处理。
4.2.2总经理办公室在接到接待要求后,在三个工作日内根据实际情况确定是否予以接待。
4.2.3各业务部门接待责任人在收到接待信息后,须通知部门经理,作好相应的接待准备。
4.2.4外来参观接待流程
4.2.4.1参观安排部门包括集团各部门和系统内各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集团内和住宅局安排的参观一般应予以安排,其他房地产公司和物业公司提出参观要求时,应根据其对公司是否有影响和未来是否有联系等情况酌情考虑是否接待。
4.2.4.2总办负责接待人员接到来电、来函、上门要求参观时,应了解参观小区名称、人数、参观时间、路线、联系人及联系方式等,根据来访人员的职位、重要性确定参观级别,确定是否予以安排参观。
4.2.4.3总经理办公室参观接待负责人应将参观人员情况在《参观接待登记表》中予以登记,并及时与参观小区接待负责人联系,通知各参观小区作好参观接待准备。
4.2.4.4各小区管理处应制定参观路线和参观介绍词,并报总经理办公室备案。管理处应对参观接待负责人或临时负责人进行培训,熟悉小区的基本情况和物业管理基本知识。
4.2.4.5各参观接待管理处接待负责人在接到总经理办公室参观通知时,应填写《参观接待登记表》。如遇其他公司临时要求参观时,应及时与总办接待人员联系,总办与安排部门予以核实后,再进行安排。
4.2.5工作交流接待流程
4.2.5.1工作交流安排部门包括集团各部门和系统内各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集团系统和住宅局安排的参观一般应予以安排,其他房地产公司和物业公司提出工作交流要求时,原则上不安排,但可根据其对公司是否有影响和未来是否有联系等情况酌情考虑是否接待。
4.2.5.2总办负责接待人员接到来电、来函、上门要求进行工作交流时,应了解工作交流内容、交流部门名称、人数、时间、联系人及联系方式等,确定是否予以安排参观。
4.2.5.3填写《工作交流安排表》,发邮件至接待管理处,通知其作好接待准备,同时抄送要求工作交流部门或公司。
4.2.5.4各小区管理处接待负责人应根据工作交流内容,确定各岗位引导人。正式实习开始前,部门经理应先向交流人员介绍小区总体管理情况,接待负责人负责监督和控制交流过程,各岗位引导人对交流人员进行具体实习内容的培训与交流。
4.2.6工作实习接待流程
4.2.6.1**物业发展公司联系工作实习时,总办参观接待安排人员根据实习计划与实习安排与实习部门对接,并根据实际情况进行适当的调整。
4.2.6.2经与发展公司总经理办公室培训组对接,确定顾问项目实习安排后,填写《工作交流安排表》,报办公室主任审批。办公室主任审批后,参观接待安排人员将邮件发至各实习管理处,同时抄送发展公司总办培训对接人。
4.2.6.3实习管理处根据顾问项目实习岗位对各人员进行引导和培训,并将实习过程中出现的问题及时反馈总办,以便能及时与发展公司保持联系。
4.2.6.4实习完毕,各实习管理处负责结算实习人员餐费,并根据实际实习情况填写《实习费用结算单》报总办,总办汇总后与发展公司总办培训组进行确认,同时抄送财务部。
4.2.6.5发展公司总办培训组确认后,财务部与发展公司财务部对接和划拔实习费用,费用到帐后划入各实习部门。
4.3公司接待人员在接待工作中应注意依据公司相关规定,做好保密工作。
4.4各部门接待人员负责保留工作交流、参观接待人员名片,并将原件或复印件交总经理办公室存档,建立参观信息库。
5.质量记录表格
*WY7.5.1-Z01-F1《参观接待登记表》
*WY7.5.1-Z01-F2《工作交流安排表》
*WY7.5.1-Z01-F3《实习费用结算单》
篇2：物业公司标识管理程序
**物业管理有限公司程序文件
--标识管理程序
1.目的
配合企业整体形象规划,提升物业整体管理形象;为顾客提供标识识别,明确服务状态,避免因服务过程对顾客造成影响或标识不当引起经营、法律风险。
2.范围适用于公司各部门。
3.职责
3.1部门经理负责本部门标识的监督检查与完善。
3.2部门各责任人负责标识工作的具体落实。
3.3总经理办公室负责各类标识设计、制作、验收。
4.方法和过程控制4.1标识的分类
4.1.1警示类:使用消防栓、"如遇火警,请勿使用升降机"等标识。
4.1.2图标警示类:小心地滑、高压危险、严禁攀爬、请勿戏水、垃圾收集点等标识。
4.1.3设备物件类:防烟门、喷淋给水阀、水泵房、天台、消防用沙、污水泵等标识。
4.1.4提示类:桑拿房乐趣、阅览室注意事项、儿童娱乐设施注意事项等标识。
4.1.5温馨提示类:宠物牌、天气气温标识、水温室温等标识。
4.1.6交通类:禁止通行、左拐弯、人行通道、禁止驶入等标识。
4.1.7管理服务区域入口类:私家地方闲人免进、物业管理人等标识。
4.1.8方向指示类:出口指示、洗手间指示等标识。
4.1.9管理门牌类:经理室、健身房、值班室等标识。
4.1.10其他类:汽车防盗手册、泳池救生技巧、绿化牌等标识。
4.2标识使用
4.2.1各类设施、设备、场所应张贴相应名称、作用或提示标识。
4.2.2在服务过程中,应根据服务的内容、性质在显眼位置设立提示标识,服务完成后,撤除提示标识:
服务过程标识状态标识放置位置
电梯例行检修电梯安全检查电梯厅门边
高空作业1、用警戒带圈出警戒区域
2、高空作业,危险勿近作业影响区域
供配电设备维修有人工作,禁止合闸开关上
潮湿下雨天气小心地滑出入口
清洗地面小心地滑清洁位置
公共设施、场所因故停用1、暂停使用
2、工作进行中设施或场所处
在公共场所刷油漆油漆未干,请勿触摸刷漆位置附近
待清洁区域及楼梯楼层保洁工作时此区域正在清洁中
清洁区域
绿化消杀消杀进行中
此区域消杀中,请勿靠近消杀现场显眼位置
四害消杀此区域已喷洒杀虫剂及放置有毒鼠饵投放药品处
绿化修剪绿化养护中绿化修剪处
路面抢修1、用警戒带圈出警戒区域
2、"请绕行"标识路面维修处
停车场车位已满"车位已满"标识车场入口处
4.3CI产品的制作
4.3.1CI产品设计必须符合公司CI手册的规定。
4.3.2CI制作时,由使用部门填写《CI产品制作申请表》,报总经理办公室审核后,品质管理部协助审核中文内容后,方可制作。
4.3.3新成立物业CI产品制作时,由使用部门填写《CI产品制作申请表》,总经理办公室经现场规划、整体协调后,确定识别产品制作清单,由总经理办公室负责制作。
4.3.4标识制作完成后,由申请部门负责人、总经理办公室负责对所有标识的效果、质量进行验收,且申请部门负责人、总经理办公室须分别在《CI产品制作申请表》上签字确认,方可办理报销手续。
4.4标识的管理
4.4.1各部门负责标识的日常维护与清洁。
4.4.2如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义,应及时更换、替补或撤消。
4.4.3当所设置的固定标识需要更改部位或予以撤消时,须经部门经理同意后方能执行。
4.4.4总经理办公室将不定期对各业务部门的标识应用情况进行检查,对不符合公司CI手册应用规范要求的,应及时整改。
5.质量记录表格
**WY7.5.3-Z01-F1《CI产品制作申请表》
篇3：物业项目仓库管理程序
物业管理有限公司程序
--仓库管理程序
1.目的
对仓库物资的储存、保管、进、出库进行有效的控制。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1房产后勤管理部负责对公司各部门仓库管理工作的监督。
3.2部门经理负责对本部门仓库管理工作的监督检查。
3.3仓管员负责按规定对仓库进行管理。
3.4部门出纳/行政管理人员负责监督仓管员的盘点与记帐工作。
3.5财务管理部协助审定调剂物资的价格。
4.方法和过程控制
4.1仓库管理要求
4.1.1各部门仓库应悬挂本部门《仓库管理规定》,其规定中应包括如下内容:
A.物资区域、种类划分;
B.仓库的温度湿度要求;
C.防霉、防湿、防火要求;
D.物资出入库、领借用、盘点等管理;
E.对特殊物资如待处理物资、报废物资、馈赠物资、危险品物资等的管理办法。
F.其他未予明确的,部门可根据实际操作需要制订流程或规定。
4.1.2各部门应根据物资的种类、用途等特点以及易挥发、易受潮物资的特性和仓库条件对仓库实行分区管理,如清洁物资、维修物资、清洁工具、维修工具、危险品、剩余物资、待处理物资、不合格物资等。
4.1.3物资分类、区域划分等应做好标识,标识应统一、规范、清晰,并张贴在显眼位置。包装盒、包装箱上的标识应朝外。
4.1.4仓库内的消防设施应功能正常,保证充足,每50平方米须配置一个灭火器。
4.1.5对一些常用物资如维修配件、消耗性工具等应设立最低库存量,以保证能及时掌握缺货情况并安排申请采购。
4.1.6存放有毒物资的仓库须带锁柜装并做好标识,除责任人外其他人未经许可不得动用。
4.1.7存放有爆炸或挥发性危险品的物资仓库须装防爆灯,保证温湿度等满足安全要求。
4.2物资入库
4.2.1仓管员对经检验合格的物资进行核实后,填写《进仓单》(办公文具、资产及职能部门零星采购的物资除外),由相关人员签字确认后,按指定位置入库,出纳员凭《进仓单》连同发票一同报销,入库的所有物资都必须及时登记入帐。
4.2.2对急用物资可先直接拿至现场使用,事后由采购员携带发票到仓库填写《进仓单》,由仓管员入帐。
4.2.3对于已领出库未使用必须返回仓库的可单独计价的物资,如:整卷线、整桶油漆、整盒铁钉等以及返仓物资价值超过人民币壹佰元的,在返回仓库时,仓管员必须填《进仓单》,由返仓人员在《进仓单》中的备注栏中注明返仓的原因和物资的来源并签名确认,经仓管员验收入库后及时登记入账。
4.3物资出库
4.3.1物资的出库必须凭《物资领(借)用单》,项目清楚,手续齐全。
4.3.2物资要按照"先进先出"的原则发放。对于不是一次性消耗的物资如油漆、电话线、铁钉、漂白水等,由最初使用人填写《物资领(借)用单》,由仓管员销帐。剩余物资必须存放在剩余物资存放点,剩余物资未使用完前,不能开封新物资。
4.3.3急用物资领用人员必须填写《物资领(借)用单》,对物资质量情况作检验记录,随后补办审批手续,由仓管员帐面销帐。
4.3.4《物资领(借)用单》由物资使用人填写,相关业务负责人审批;部门经理须对整个物资领用合理性情况进行监督。
4.3.4建立员工个人领用物资档案,对所有需要归还的非消耗物资如工具、生活用具、办公用具等予以记录,如员工调动、离职时由仓管员负责收回清点,填写归还日期后验收入库。如有损坏或丢失仓管员应在《交接手续完善表》或《离职手续表》上注明并按相关规定予以赔偿。
4.4物资盘点
4.4.1仓管员每月底对库存物资进行盘点,并填写《仓库物资盘点表》,报部门经理审批。
4.4.1部门出纳或行政管理员每季度至少一次与仓管员一起对仓库物资盘点,以确保盘点的有效性、准确性。
4.5其它物资的管理
4.5.1对于各类馈赠品、回收物品、边角料、万科地产留下来的物资等,由部门根据实际情况按物资类别进行入库,仓管员及时登记入帐。
4.5.2暂时不能处理的物资按待处理物资管理办法进行处理。
4.6待处理物资管理
4.6.1对不能及时处理的物资、需报废的物资,应统一放置于待处理物资隔离区,由仓管员整理、汇总后每季度填制《待处理物资登记表》,按审批权限报批处理。
4.6.2对于2000元以下的物资,部门经理根据待处理物资的情况可做出变卖、内部调剂、报废等处理。
4.6.3对2000元以上(含2000元)的物资须报总经理或授权人审批处理。
4.7对于需调剂的物资或资产,报部门经理审核后,以邮件形式发送房产后勤管理部。
4.8房产后勤管理部与财务管理部视情况进行核实及价格审定,并由房产后勤管理部挂于物资供需网站。
4.9各部门在采购物资前,必须在公司物资供需网站上查阅,确无可调配的物资时,方可另行采购,否则财务管理部有权拒绝报销。
5.支持性文件
**WY7.5.1-A08《危险品管理程序》
6.质量记录表格
**WY7.5.5-Z01-F1《进仓单》
**WY7.5.5-Z01-F2《物资领(借)用单》
**WY7.5.5-Z01-F3《仓库物资盘点表》
**WY7.5.5-Z01-F4《待处理物资登记表》
**WY6.2-Z01-01-F6《交接手续完善表》
**WY6.2-Z01-03-F5《离职手续表》
篇4：某物业物配中心应急采购程序
物业物配中心应急采购程序
1.目的
为规范公司/中心应急采购。
2.范围
公司/中心各部门
3.职责
由物配中心或申购部门负责。
4.操作规程
工作流程图说明记录
1、采购主管或申购部门人员接收物管中心批准执行的《应急采购单》。
2、按照《应急采购单》的描述确定可能的供应商并对其加以分析
3、根据预算及市场情况来确定价格
4、按照采购项目要求采购人员与使用人员共同完成采购。
5、去供应商处直接提货。
6、按照采购验收制度进行货物的接收和检验。
7、对供方到货票据进行审核,是否符合供方承诺条件。
8、按照公司财务管理规定对货款进行结算。
9、对供方货款进行登记并通知供方领取。
10、按管理要求归档。
11、如果供方票据不符合承诺条件,通知供方更改票据。
C*7.4-01-F06-02
《应急采购单》
C*7.4-01-F02-01
《合格供方名册》
《采购管理制度》
篇5：物业公司采购控制工作程序
物业公司采购控制程序
1.目的:
确保采购的物品符合质量要求。
2.适用范围:
适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章
3.2IS09002标准第4.6、4.10、4.13章
4.职责:
4.1公司各部门职责:
4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。
4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。
4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。
4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。
4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。
4.2工程维修部的职责:
4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。
4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。
5.工作程序:
5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。
5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。
5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,交管理者副代表审核,并由副总经理审批。
5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。
5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。
5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。
5.7对物品采购的要求:
5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的及时供应。
5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。
5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。
5.8对物品的验收:
5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。
5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。
5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同专业技术人员共同验收,并在《入库登记表》中注明验收结果。
5.9对不合格产品的处理:
5.9.1经办事员采购的物品,在进行检查验收时,发现产品质量或规格型号不符合要求,或产品质量有问题,放到指定区域并在《入库登记表》中加以记录,立即通知供货方进行更换,已更换仍不符合要求或质量的产品,要提出退货,以避免造成经济损失。
5.9.2物业分承包商采购的物品,工程维修部主任负责审查材料月计划和每月材料库存情况,确保分承包商所购材料符合质量要求。
5.9.3对提供不合格产品的生产厂家或物品供应商,要进行调整,好中选优,以确定长期合作供应商。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《合格供应商名单》EJ-QR-QP5.2-01
6.2《物品采购计划报批表》EJ-QR-QP5.1-01
6.3《入库登记表》EJ-QR-QP5.4-01
制度专栏
