某物业公司办公管理制度

编辑:制度大全2019-04-27

S市HQ物业管理有限公司文件

H物业字〔20**〕23号

关于修订《HQ物业公司办公管理制度》的通知各部门、管理服务中心:

为规范办公行为,提高工作效率,降低办公成本。行政综合部对《HQ物业公司办公管理制度》作了修订,现予印发,请遵照执行。特此通知。

附件:《HQ物业公司办公管理制度》

20**年*月**日

S市HQ物业管理有限公司

20**年*月*日印发

HQ物业公司办公管理制度

第一章办公管理制度

为加强公司办公管理,规范办公行为,提高办公效率,降低办公成本,特制定以下规定:

第一条办公纪律

(一)自觉遵守公司的办公时间(本部8:30――12:00;14:00――17:30;各小区可根据实际情况报相关领导批准后灵活安排)。不迟到早退,有特殊事情须提前请假,不得无故缺勤;

(二)外出办事,须经部门经理、主任或负责人同意;

(三)工作时间不得无故离岗、串岗,禁止网络聊天、玩游戏、听音乐等,禁止浏览黄、赌、毒网页,不做与工作无关的事;

(四)同事之间要以礼相待,碰面时要主动打招呼,不给同事取绰号。三人以上的交谈要使用普通话,接待访客时,可灵活配合使用其他语言;

(五)进入领导办公室前应轻声敲门,经允许后方可进入,不得自行开门进入;未经允许,禁止擅入机房、档案室或其他机要场所;

(六)待人接物讲究文明礼貌,对待客人应保持谦和礼貌、诚信友善的态度,对委办事宜要力求高效优质,不得推诿、草率敷衍或搁置不理;

(七)谢绝所有上门推销人员;

(八)参加会议时,与会人员须提前到会,做到精神饱满,准备充分。会议时间内不得无故早退,应将手机关闭或调至震动状态,以免影响会议秩序。

第二条仪容仪表

(一)工作时间统一着工装,并保持衣服干净、整洁,左胸适当位置佩戴公司工牌;暂时无工装者,必须着与工作环境或公司工装要求相符的装束。

(二)在办公室要保持衬衣领口与袖口洁净,不挽袖子并扣好袖口;在作业现场可挽袖子工作。

(三)仪表仪容整洁,保持精神饱满。不做奇异发型发色,男性不蓄长发,两边不超过耳朵,后面不超过衣领;女性头发干净整齐,过肩必须束起,不着艳丽头饰。

(四)工作时间在办公区禁止佩戴有色眼镜及夸张、奇异首饰。

(五)手指甲整齐,不留长指甲,不涂指甲油;女性口红颜色不宜过深过艳。

(六)办公时间男士着皮鞋,并应将衬衣下摆系在西裤内;女士的皮鞋穿着要求为“前不露趾,后不露跟”,衬衣下摆应放在西裤或西裙外。办公时间均不得穿拖鞋、凉鞋、运动鞋等。

(七)领带的下端在皮带之下1-1.5公分。领带夹只起固定作用不起装饰作用,佩带位置在衬衣从下往上数第4个钮扣处。

(八)着工装在外行走时不要钩肩搭背、不并排走或边走边吸烟、吃食物。

第三条环境与卫生规范

(一)办公区域等公共场所禁止吸烟、严禁随地吐痰,乱扔纸屑、杂物及各种不文明行为。

(二)办公区域不得大声谈笑、喧哗。

(三)办公区域除了定置摆放的文件柜、桌椅等外,不能随意摆放其他文件柜或物品,不乱贴乱挂。

(四)文件柜内物品须排放整齐有序,文件(夹)要标识清楚,柜顶、旁不堆放其他杂物;不能占用公用区域随意堆放。

(五)办公桌面要保持整齐干净,除了摆放显示器、电话机、文件盘、笔筒等常用的办公用品外,其他非办公物品及文件一律放在抽屉里。

(六)下班时,须要收好文件,锁好抽屉柜子,将桌面收拾干净、桌椅摆放整齐。

(七)电话铃响三声须及时接听,桌面电话铃声音量须调至中低档,避免电话铃声干扰他人工作。

第四条安全与节流

(一)加强安全防范意识

1、外来人员到访,须经行政综合部先与各部门或公司领导联系,经同意后到指定地点接待;

2、对来访客人要礼貌大方,热情周到,但要注意内外有别,不随意向外人透露公司内部事务;

3、禁止随意使用其它部门电脑,外来访客不经领导允许禁止使用公司电脑;

4、保管好企业文件,个人现金、证件等随身携带,贵重物品一律不要存放办公区;

5、员工统一由正门出入;

6、与公司业务无关人员不得在办公区域逗留;

7、节假、公休日需到公司处理业务的员工,要负责办公区的文件、财物安全;

8、严禁泄漏公司商业机密,重要文件或资料要专人保管,涉及到机密的文稿要及时销毁;

9、离开办公区或下班时务必检查并关好自己及部门负责范围的门、窗。

(二)节流控制

1、日常用水:

(1)公共办公区域内设饮水机,内部员工需饮水时应自带水杯取水,外单位及其他办公区域的来人可使用一次性水杯;

(2)除公司重要对外接待可用小支瓶装饮用水外,一般接待及内部会议一律使用饮水机桶装水;

(3)员工须注意节约用水,使用自来水洗漱时应合理控制水量。

2、办公用电:

(1)办公区域和会议室在使用灯光照明时要遵循“人走灯灭”的原则;

(2)班后或节假日加班的,须根据实际使用需要分区域开启照明灯光,禁止大面积开启照明灯;

(3)员工个人在离开办公室超过1小时的情况下,必须关闭个人办公电脑电源;

(4)离开办公区或下班时务必关闭电脑、空调及其他设备电源。

3、其他方面:

(1)爱护公物,节约使用办公用品;

(2)传真机、打印机集中管理,推行无纸化办公,一般情况不出文件,如需出文须双面打印;

(3)各单位间的联系沟通,尽量使用公司办公自动化系统或手机短号,减少直线电话联系,控制电话费用;

(4)文明使用洗手间,不得乱写乱画,保持清洁,并养成随手关闭电灯和水龙头的好习惯。

第二章员工管理

第五条工卡管理

(一)行政综合部对全公司的工卡进行统一制作、管理。工卡的实际分配由行政综合部负责。

(二)工卡编号实行分类编号,共分为管理系列、维修系列、护管系列和实习系列四大类。

(三)新员工入职后,由所在部门

到行政综合部领取实习工卡,转正后还在原部门就职的,在行政综合部换领该部门的正式工卡。

(四)员工岗位调动(包括本部门各系列内部的岗位变动)须在行政办公用品类管理规定综合部用旧工卡换取新工卡。

(五)员工工卡遗失、污损等原因,需要重新补办的,由所在部门报行政综合部办理补做,但必须收取使用人工卡制作工本费(具体金额视市场行情而定),并开具收据,费用交与公司财务。

(六)工卡是员工在公司的工作证明,不做他用,每位员工须按规定佩带工卡,并有责任对工卡进行妥善保管。

(七)任何员工不得将工卡借与其他人使用。

(八)员工离职,须把工卡交还所在部门。

第六条钥匙管理

(一)各中心的钥匙要指定专人保管。

(二)公司本部除个人抽屉钥匙及各部门资料柜钥匙外,均由行政综合部留存备用钥匙。

(三)办公钥匙须按工作职责的需要发放,各部门须建立和保管好《钥匙领用登记表》,领用和归还必须如实登记,如有遗失,即刻告之行政综合部。

第七条办公用品、设施设备的管理

(一)办公用品的采购按《物资申购流程》办理,电脑、复印机、打印机、摄象机等类纳入固定资产。

(二)空调的使用管理

1、使用空调时,须按照正确的操作方法进行操作,使用完毕,应按要求及时关机、断电;

2、必须节约用电,安全用电。任何人不得随意启开空调外壳,私自拆装空调及空调开关,也不得在空调线路上乱接线;

3、为做到节能降耗,要求夏季室温在25摄氏度以上,方可开机使用空调制冷,其余时间(晚间、阴雨天等)不得开启空调或只可开启通风。每天下班后要及时关闭空调和电源,坚决杜绝开窗使用空调现象;

4、假期、双休日在办公室办公、学习时,不得随意开启空调;

5、各办公区域负责人要负责掌握空调的使用时间,管理所属空调的正确使用,避免人为损坏,以保证空调能发挥其应有作用;

6、行政综合部要组织相关人员经常对空调线路、开关、接线盒等设施进行检查,发现故障及时报告修理。

(三)复印机、速印机的使用管理:

1、复印数量在40张以下的使用复印机;数量大于40张的为节约资源,务必使用速印机;

2、使用机器时,须按照正确的操作方法进行操作,使用完毕,应按要求及时关机、断电;

3、遇有故障时,切勿盲目操作,及时通知行政综合部排除故障,遇有重大故障,行政综合部应及时联系维修商前来修理。

4、其他单位的复印机应设专人管理,并签订维保商。

(四)电脑及周边设施设备的使用管理

1、电脑的维修原则上由网络信息组负责;

2、其他周边设施设备也应文明使用,在保修期内的,部门可由自行联系维修;若已过保修期,须上报给网络信息组给出处理意见,方可维修;

(五)任何仪器、设施、设备,非专业人员,任何个人不得擅自拆装、维修,一经发现后果自负并严肃处理。

第三章附则

第八条本办法自发文之日起实行。

修订、解释权归属公司行政综合部。

篇2：某物业管理中心办公室管理制度

物业管理中心办公室管理制度

为了规范办公室管理,提高工作效率,依据物业办公室工作性质特制定本制度。

一、办公室谢绝吸烟,严禁大声喧哗、吵闹、闲聊,营造良好的工作环境。

二、禁止使用办公室电话聊天,包括打入的电话。接拨电话时言语尽量简洁,做到长话短说。

三、办公室人员要树立服务意识,对待住户提出的问题要及时处理,不能解决的需上报部门领导。

五、上班时间不得使用电脑和用手机玩游戏以及网购与工作无关事情。

六、做好保密工作,做到不听、不问、不传。

七、办公室人员请假需事先填写申请单,获物业办领导签字后,在月末统计考勤时体现。

八、下班时随手整理自己的办公桌,关闭空调,关好门窗。

**小区物业管理中心

篇3：某某大学物业公司总经理办公会议管理制度

某大学物业公司总经理办公会议管理制度

为更好地贯彻民主集中制和落实“三重一大”制度,提高总经理办公会议质量和决策水平,依据《公司法》及《公司章程》,结合我公司实际制定本规则:

一、公司总经理办公会议事范围

(一)党和国家的路线、方针、政策,上级文件和会议精神的贯彻和落实。

(二)公司发展战略以及规划的制订、调整,重大改革方案和改革措施的制订。

(三)大型基本建设项目、维修改造项目和投资项目。

(四)公司年度工作要点和计划。

(五)财务预决算和公司自建工程预决算,5万元以上大额度资金的使用,以及年度预算执行中发生的额度较大的追加或调整。

(六)对外合作、合资事项及经营开发事项。

(七)公司党建、党风廉政建设、思想政治工作、工会、团委、文化建设、民主建设等方面的重要问题。

(八)安全稳定工作中的重大事项和政策,重大责任事故、突发事件的处理。

(九)审议公司管辖干部的任免、调动、处理、奖惩,以及后备干部的选拔,干部队伍和员工队伍建设的计划和方案。

(十)机构的成立、撤并和领导小组、委员会的成立,规章制度的制订、修改和废除。

(十一)工资待遇、职称、技师评定等涉及员工切身利益的重大问题,奖惩事项的评定,先进集体和先进个人的确定。

(十二)公司各部门的重大请示事项。

(十三)审议实施公司年度经营计划或投资方案。

(十四)审议公司内部管理机构设置、变更方案。

(十五)公司各类考核结果的审批。

(十六)审议聘任或者解聘除应由董事会决定聘任或者解聘以外的负责管理人员。

(十七)车辆、大型设施及其他重大设备的购置。

(十八)其它需要集体研究决定的重大事项。

二、提交和确定议题的原则

(一)坚持公司领导与分工负责相结合的原则。凡上述事项之外而且公司领导职权范围内能决定的问题,可不提交总经理办公会。个人不便做出决定的,能与其他公司领导协商决定的,或请示总经理能决定的也不提交总经理办公会。

(二)凡通过正常行文或经总经理办公会能解决的问题,不安排会议讨论。

(三)如有紧急事情,总经理也可以采取灵活方式与班子成员交换意见、沟通情况。

三、总经理办公会的组织原则

(一)总经理办公会实行例会制度,至少每两周召开一次,遇特殊情况总经理可以决定随时召开。

(二)总经理办公会由总经理召集并主持,也可以由总经理临时委托副总经理召集主持,公司行政办公室为会议秘书,负责会议安排、记录和起草会议纪要。

(三)参加总经理办公会的会议人员为公司领导班子成员。可以根据议题需要,请有关部门负责人列席。

(四)总经理办公会会议必须有公司领导成员半数以上参加方能举行。讨论干部问题时,必须有三分之二以上的公司领导参加方能举行。

四、关于提交议题的程序

(一)总体原则,议题一般由公司领导提出。有关部门拟提交总经理办公会议题,须经各部门分管领导同意。

(二)凡提交公司总经理办公会讨论的问题,公司各部门主管领导之间和相关部门之间事先都应进行充分沟通与酝酿,取得共识,重大事项都应有充分论证。涉及职工利益的问题,应参照有关政策,并考虑到政策的连续性,涉及法律法规的重要问题或涉及重要的对外签署协议事项,都应向法律顾问咨询。对公司中、长期发展规划、涉及公司发展的重要问题、涉及职工切身利益的重要问题,在提交议题前,视情况还应征求各部门的意见和建议或根据有关规定提交相应的会议讨论。

(三)总经理办公会提交的议题根据需要和惯例准备书面材料,重要议题的材料一般应包括议题原由、论证材料、政策依据、可供选择的若干个方案或建议。涉及职工利益方面的事项,应着重提出会引起哪些不稳定因素,涉及投资、经营方面的问题要有利弊分析,涉及重大经济决策,有关部门负责人要在调研报告上签字,以示负责。

(四)会议材料一般应在会议召开的两天前提交给行政办公室,如属复杂而重要的议题应在一周前提交。总经理办公会根据需要临时决定召开的,不受此限,但议题也必须准备充分。

(五)行政办公室负责对议题进行排序,“会议通知单”呈总经理审定。

(六)公司办公室应将“会议通知单”和会议材料及时呈参会领导阅知,除临时召集的会议外,都要提前一天通知与会人员。与会人员要认真阅读会议材料,准备意见。

五、关于会议讨论和决策的原则

(一)提请总经理办公会讨论决定问题时,汇报人应是公司各部门主管领导或部门的主要负责同志,汇报时要严格控制时间,以保证有充分的讨论时间。讨论时不要提出、议论与议题无关的问题。除紧急、特殊情况外,一般不讨论临时动议的议题。

(二)总经理办公会坚持民主集中制、多数一致原则,总经理负责的原则。决定问题要经过认真讨论,会议成员有充分发表意见的权利。对意见不够集中、讨论不成熟的问题,除紧急情况外,总经理有权暂缓做出决定,进一步调研,待意见成熟后,再提交会议议决,或向上级领导请示。必须决定,而又不能行成多数一致意见时,总经理有最终决定权。有不同意见可以保留,并有继续反映的权利。经总经理办公会决定的事项,必须严格遵守和执行,任何人不得私下改变,执行中如发现确有问题,应再次提交会议讨论。

(三)需要总经理办公会讨论决定,但因特殊情况应紧急处理、做出决定的事项,分管领导应及时正确处理,并及时向总经理办公会报告。

六、总经理办公会决定事项的落实与督办

(一)总经理办公会决定事项的同时,应明确承办人或牵头人(牵头单位),明确办理期限。

(二)总经理办公会决定的事项,要按领导分工认真组织落实,通过“工作进程汇报”向总经理办公会报告。根据工作分工,公司各部门要协助有关领导搞好督促检查和落实情况的反馈。必要的还应采取调查的方式了解梗阻的原因,向主管领导或者总经理办公会汇报。

(三)严格保密纪律,总经理办公会讨论的干部任免、纪律处分和其他涉密问题,任何个人不得擅自外传,更不能向当事人透露,否则视为违纪。

(四)公司领导如需查阅不涉及本人任免的会议记录,可到行政办公室查阅,其他与会人员需要查本人在场时讨论事项的会议记录,由公司行政办

公室按指定范围查阅后告知结果。

七、责任追究

凡属下列情况给学校、公司造成重大经济损失和严重政治影响的要追究责任。

(一)不履行或不正确履行“三重一大”制度决策程序,不执行或擅自改变公司决定的。

(二)未经公司讨论决定而个人决策、事后又不及时通报的。

(三)未向公司领导提供真实情况而造成错误决定的责任人。

(四)执行决策后发现可能造成损失,能够挽回而不采取措施纠正的。

(五)其他因违反本实施办法而造成失误的。对给学校和公司造成重大损失和严重政治影响的,要依据职责范围,明确公司责任、个人责任或直接领导责任、主要领导责任,依据事实、性质、情节应承担的责任,依法依纪追究。

本议事规则未尽事宜按学校和国家法律有关规定执行。

篇4：学校物业公司总经理办公会管理制度

学校物业公司总经理办公会管理制度(暂行)