物业入伙管理工作程序

篇2：某物业入伙管理控制程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP3.1物业入伙管理控制程序页码:1/3

1.目的:

使管理人员明确住户入住的工作步骤,准确无误地办理手续,确保住户及时顺利有序地入住。

2.适用范围:

适用于经营管理部办理住户入住手续(包括产权人或单位变更的入住)。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.8、4.9、4.10章

3.2ISO9002第4.8、4.9、4.10章

4.职责:

4.1经营管理部主任根据工程维修部对房屋接管验收情况安排入住工作。

4.2物业管理员准备各种文件资料为住户办理进住手续。

4.3收费员根据工作内容准备各种收费文件向住户收取物业管理费用。

4.4看房员根据工作内容准备每套房钥匙。

5.工作程序:

5.1入住前工作:

5.1.1经营管理部主任接到副总经理的可办理入住通知后,召集本部工作人员与工程维修部召开联合会议,了解房屋现状,包括施工遗留问题、正在整改部位及待整改内容详见《整改通知书》,并索取“房屋平面图”及“小区平面图”。

5.1.2经营管理部主任与物业管理员到开发营销部门了解房屋产权归属,并索要《房屋分配单》样票。

5.1.3经营管理部主任带领本部门人员到入住现场考察。确认管理用房,熟悉栋号。

5.1.4经营管理部主任,根据了解的情况,安排本部门工作人员,各工作人员准备入住手续所用的各类资料、表格。

5.1.5在综合办公室配合下,布置管理用房,张贴办公指引标识及欢迎住户入住等标语。

5.1.6零星入住的住户由经营管理部看房员负责接待。

5.2入住手续:

5.2.1住户持《房屋分配单》来办理手续时,物业管理员向住户索取《房屋分配单》、购房合同正本、购房结算清单及住户的身份证、户口本。检查《房屋分配单》与购房合同上的房屋面积、房号是否一致。通过购房结算清单检查房屋设施费用是否交清,确认后将购房合同正本退还住户。

5.2.2确认上述程序后,物业管理员在《房屋分配单登记表》上进行登记,向住户发放《住户须知》,当场请住户填写《住户登记表》,并检查填写内容与身份证、户口本是否一致。

5.2.3物业管理员通知看房员带齐该房全部钥匙并带领住户对房屋设施状况、设备、数量进行清点,对钥匙逐一试用,并检查热水、冷水、电表、燃气表底数,一并填入《房屋设备明细表》。

5.2.4住户执行5.2.3程序时,收费员将住户姓名、房号、面积请综合办公室人员输入电脑,打印出《物业管理委托服务收费表》,并核对表上金额;物业管理员填写《物业管理委托合同》。

5.2.5住户完成5.2.3程序后,收费员向住户收取费用,并开具票据,再将收费表盖章后移交物业管理员。

5.2.6物业管理员收齐《房屋分配单》、《购房结算清单》、《住户登记表》、《房屋设备明细表》、《物业管理委托服务收费表》,核实无误后,与住户签订《物业管理委托合同》。

5.2.7合同签定后,物业管理员通知看房员将住户钥匙如数交与住户,并请住户在《房屋设备明细表》上签字。

5.2.8如住户要装修由物业管理员陪同住户到工程维修部,向工程维修部工作人员介绍情况,接洽装修之事。

5.2.9完成上述程序后,物业管理员及时将住户资料建档归案,并综合办公室输入电脑。《物业管理委托合同》一份存在经营管理部,另一份由收费员与所收费用一起交予财务部。

5.3房屋产权单位(人)更改(买卖)后的入住手续执行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配单》应调整为《产权证书》。

5.4对于在ISO9002质量保证体系运行前已入住的住户,物业管理员应保留其原有的文件。

5.5在执行本程序全过程中,工作人员言行应执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

5.6在ISO9002质量保证体系运行前签定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;运行后签定的合同名称为《物业管理委托合同》。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《住户登记表》EJ-QR-QP3.1-01

6.2《房屋分配单登记表》EJ-QR-QP3.1-02

6.3《房屋设备明细表》EJ-QR-QP3.1-03

6.4《物业管理委托服务收费表》EJ-QR-QP4.13-03

6.5《物业管理服务规范行为》EJ-WI-QP8.1-01`

6.6《物业管理服务规范用语》EJ-WI-QP8.1-02

6.7《整改通知书》EJ-QR-QP4.9-05

6.8《住户须知》

6.9《物业管理委托合同》

篇3：入伙退伙工作程序

1.0目的

明确物业业主入(退)伙管理的控制程序,确保业户及时、顺利、有序地入(退)伙。

2.0范围

适用于各物业公司(管理处)业主的入(退)伙管理。

3.0职责

3.1各物业公司(管理处)负责人负责审批入伙、退伙手续。

3.2客户服务部负责入(退)伙手续的具体办理,将业户资料录入计算机,整理、保存业户资料。

3.3收款员负责向业户收取各项入(退)伙的费用。

3.4工程维护部、物业部负责陪同业户验收物业。

4.0工作内容

4.1入伙流程

4.1.1业户办理入伙手续时,需查验业户资料,并留存复印件。包括:

a.《准予入住通知书》;

b.业户身份证或营业执照复印件;

c.代理入伙委托证明以及代理人身份证;

d.发展商要求应具备的其他资料;

注:业主二次入伙时,需提交以上b、c、d项资料。

4.1.2收款员打印入伙收费清单,向业户收取入伙费用。

4.1.3物业公司(管理处)发给业户以下文件:

a.《住户手册》;

b.《装修管理规定》;

c.《住宅使用说明书》;

d.《住宅质量保证书》。

4.1.4物业公司(管理处)发给顾客以下文件,顾客根据《入伙文件签署发放确认表》签收以下文件:

a.《业主档案》;

b.《业主公约》;

c.《消防安全责任书》。

注:业主二次入伙时,需提交以上a、b、c项资料,同时变更业主的相关资料,并整理归档。

4.1.5收取完相关资料,工程维护部维修技工或物业助理陪同业户进行验楼,验楼结果填写在《楼宇情况反馈表》,并将其中一联交给业户。

4.2入住及搬迁的管理

4.2.1当业户搬迁时,需由物业公司(管理处)保安员核实业户身份证及搬迁物品(非业主搬迁需征得业主书面意见方可放行)。

4.2.2当业户入住时,需由管理处保安员核实业户身份以及是否办理入伙手续等情况后填写《物品出入放行条》,并将下联交业户。

4.2.3业户入住、搬迁完毕,保安员收回《物品出入放行条》(下联)于当日交还物业公司(管理处)。

4.2.4物业公司(管理处)保安员将《物品出入放行条》下联归档。

4.3退伙

4.3.1退伙时业户需向物业公司(管理处)提交销售部所开的《房屋转让情况通知书》。经物业公司(管理处)负责人同意后,由客户服务部档案管理员查验相关证明(如:转让合同、公证书等)并保留其复印件。工程维护部与业主进行房屋交接验收::,并填写《物业交接验收表》。

4.3.2在业户出示的转让合同等资料中未明确管理费等费用结算事宜,客户服务部档案管理员应要求业户出示相关书面说明,以防止日后不必要的纠纷。

4.3.3以上资料备齐后,客户服务部档案管理员负责建档,并办理业户搬迁事宜。

5.0相关文件

5.1《交收楼工作规范》(WI-7.5.1-04-01)

6.0记录表格

6.1《住宅使用说明书》(无固定格式)

6.2《住宅质量保证书》(无固定格式)

6.3《入伙文件签署发放确认表》(QR-7.5.1-04-03)

篇4：业户入伙管理工作程序

1.0程序目的

通过对业主入伙时各项工作进行明确分工,确保业主入伙时各项手续能顺利办理,使业主满意。

2.0适用范围

适用于管理处所管物业内业主入伙工作的管理。

3.0主要职责和权限

3.1管理处经理全面负责业主入伙的各项组织工作。

3.2客服中心负责接待、引导业主办理入伙手续,落实各项工作。

4.0程序内容

4.1业主入伙前的准备工作

4.1.1客服中心应准备好业主入伙所需的各种资料文件,包括:《管理公约》、《住户手册》《治安、消防责任书》等及相关表格。

4.1.2维修部应查看入伙单元情况,完善未完工程。如属开发建设单位遗留问题的,应知会客服中心与相关单位落实解决。

4.1.3保洁部应做好入伙楼层及单元的清洁卫生工作。

4.2业主入伙手续的办理

4.2.1客服中心负责审核业主入伙条件和留存有关资料,主要审核以下内容:

1)入伙通知书(留存原件);

2)房地产买卖合同(附所购物业平面图)并留存复印件;

3)如属个人业主,应提供业主身份证或护照,并将以上资料复印件留存;

4)如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照。

5)属业主或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。

4.2.2客服中心应指定人员负责接待、指导业主办理如下入伙手续:

1)协助业主在财务室缴纳各项费用;如业主未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。

2)填写《业主档案登记表》;

3)签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;

4)发放《住户手册》、装修规则》;

5)带领业主验收物业,并请业主在《收楼验收表》中签字;

6)如业主同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;

4.2.3如业主转租,除办理上述手续外,租户需填写《住户基本情况表》,同时要求业主提交租赁合同(留存复印件),不愿提交租赁合同的业主,需由业主签署委托租户全权租用及交纳一切相关费用的授权书。

4.3租户(公司直接租赁)入伙手续的办理

4.3.1客服中心应指定人员负责审核租户入伙资料,内容包括:

租赁入伙通知书;

房屋租赁合同(附物业平面图)并留存复印件;

如属个人租户,应提供业主身份证或护照,并留存复印件;

如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照(留存复印件);

如属非个人或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。

4.3.2客服中心应指定人员负责接待、指导租户办理如下入伙手续:

协助租户在财务部缴纳各项费用;如租户未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。

填写《租户基本情况表》;

签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;

4)发放《住户手册》、《装修规则》;

5)带领租户验收物业,并请租户在《收楼验收表》中签字;

6)如租户同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;

4.4业主/租户特约代办服务

如业主/租户需要管理处提供已开设的特约、代办服务项目,则客服中心应为其填写《特约代办服务单》,并安排提供服务。客服中心收费文员负责按表中相关项目,参照《费用收取标准》收取相应费用。

4.5业主/租户档案管理

客服中心负责为每个入伙的业主/租户建立档案并妥善保管,档案内容应包括:《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》、《房地产买卖合同》(复印件)或《房屋租赁合同》、《平面图》、身份证复印件、《收楼验收表》、《收楼书》、《治安消防责任书》、《业主档案登记表》、《管理公约》。若业主为法人单位,还需提供:企业法人营业执照复印件、法定代表人证明书、法人授权委托证明书、经办人身份证复印件。

5.0支持性文件

5.1《管理公约》

5.2《治安、消防责任书》

5.3《费用收取标准》

5.4《住户手册》

5.5《装修规则》

6.0操作记录

6.1《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》

6.2《业主基本情况表》

6.3《收楼验收表》

6.4《收楼书》

6.5《特约代办服务单》

篇5：某业户入住入伙管理控制程序

业户入住入伙管理控制程序

1.0目的

对入住/入伙过程实施控制,确保住户有序入住/入伙。

2.0范围

本程序适用于住户入住/入伙过程的控制。

3.0职责

3.1物管处负责本程序的具体实施。

3.2客户服务中心负责业主入住/入伙的全程实施及组织。

3.3各相关部门密切配合客户服务中心开展业主入住的各项工作。

4.0工作程序

4.1资料准备:客户服务中心准备好业主住/入伙的资料,包括包括《住户手册》、《业主临时公约》、办理入住手续须知、相关装修管理规定及表格等。

4.2与外界单位的联系、沟通:

4.2.1与供电局、自来水公司,天然气公司和闭路/卫视、宽带网等单位妥善衔接,保证住户入住后水、电、气等的正常供应。

4.2.2代业主与电信部门联系电话安装事宜,争取现场放号方便业主。

4.2.3与学校、派出所和居委会联系,了解小孩转学和迁移户口的手续办理细节,以及有关联系电话,业主入住时予以公告。

4.3现场布置:各部门配合客户服务中心作好现场布置,包括条幅、办公桌椅、盆景、资料等。

4.4通知入住:通过寄发通知书的形式,提前一个月向业主发出入住通知。

4.5住房资料验证

4.5.1入住通知书原件

4.5.2购房合同复印件

4.5.3业主及家庭成员(或同住人)身份证复印件各一份。

4.5.4业主家庭成员(或同住人)一寸照片每人一张。

4.6资料发放:发给业主资料,并返回经业主签字的资料,如《业主临时公约》等。

4.7验房收楼:在管理员陪同下,业主对室内项目逐一进行验收,验收合格双方签定《物业分户移交验收表》。验收不合格的项目,将遗留问题记录在《物业分户移交验收表》中,提请开发商限期整改并负责追踪验证。

4.8交费:业主按相关规定交清费用。

4.9钥匙发放:业主验房后同意收楼,并在缴费处交清费用后可发给钥匙,作好钥匙领用记录。

4.10入住/入伙有关质量记录及资料由客户服务中心收集存档。

5.0质量记录

5.1《物业分户移交验收表》

5.2《业主家庭情况登记表》

6.0相关支持文件

《入住管理标准作业规程》