回访工作规定办法

篇2：客户回访规程办法

1.0目的:加强与客户之间的沟通,促进公司管理服务品质的提高。

2.0适用范围:物业管理处内部

3.0职责:由管理处客服部进行回访工作,必要时管理处经理需亲自回访。

4.0方法和过程控制:

4.1专项回访:客户正式入住小区,经理应组织对客户进行拜访;

4.1.1推行新的管理服务措施;

4.1.2增加新的服务收费项目;

4.1.3开展重大的质量活动;

4.2日常回访:客服部每月应对小区内客户抽3-5户进行管理服务品质的回访,征询客户对物业管理工作意见;请修类的回访率为30%。

4.3重大事故回访:

4.3.1客户家中一旦发生事故,公司人员接报后应迅速赶到现场,进行各种紧急情况的应急处理;

4.3.2客户家中事故处理完毕后,客服部应积极上门回访,根据实际情况做好各类善后及防范工作;如:积极调查事故原因,对客户开展安全教育宣传,检查其他隐患并处理,帮助解决一些实质性困难,协调各方面关系等;

4.3.3客服务部应分析事故原因,根据情况制定相应的预防措施。

5.0回访方式:对客户的回访形式应该是多样化的,常用的包括:电话回访、上门回访、书信回访、口头回访等,还包括采用调查表的形式。

6.0回访记录:对客户的一切回访应认真做好记录(文字形式或图片形式),以备追溯。

7.0参考资料:

7.1KH-07-R01《客户投诉处理记录表》

7.2KH-08-R01《回访记录表》

篇3：采购行为回访办法范本

物业管理有限公司作业指导书

--采购行为回访办法

1.目的

对采购行为进行有效地监控。

2.范围

适用于公司所有对外物资采购、工程及其他服务采购。

3.职责

3.1财务管理部负责对公司所有采购行为进行监督控制,并定期进行抽样回访,必要时相关部门应协同进行。

3.2各部门经理负责对本部门采购行为进行监督控制,并指定专人对本部门采购行为进行回访。

4.方法和控制过程

4.1回访样本的选取

4.1.1对采购单价超过2000元的资产全部进行回访。

4.1.2对其他采购物资,根据其成本控制重要性确定该项目选取种类的数量:清洁用品(含消杀药品)类5种,维修材料类5种,工程材料5种,办公用品3种。每季度的回访工作必须覆盖以上四大类商品且相邻季度不重复对相同商品抽样。

4.1.3在审核报销票据的工作中,各部门应结合本部门的具体情况,参考财务管理部公布的《零星物资价格统计表》,对价格、数量出现较大波动的物资,有针对性的选取样本进行回访。

4.2回访

4.2.1每季度至少进行一次回访,回访前,回访人应根据财务资料及实际的市场调查,大致了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情,以更好地达到回访效果。

4.2.2根据待回访商品的成本控制重要性及回访成本,可用以下方式进行回访。

4.2.2.1电话回访:回访人以顾客身份通过电话询价、还价等方式,努力发现该项采购的最低成交价。

4.2.2.2现场回访:回访人以顾客身份到供应商的营业地点询价、还价,努力发现该项采购的最低成交价。

4.2.2.3索取报价单或函证:取得正式书面证据,以便于转入其他程序处理问题。

4.2.2.4其他适宜的办法。

4.3回访结果的处理

4.3.1回访结束后,回访人根据回访情况填写《采购物资供方回访表》。

4.3.2回访如果发现疑问,回访人将直接与采购人员沟通,要求其作出解释,然后总结填写《采购物资供方回访表》,签署回访结论。

4.3.3如果采购人员不能作出合理的解释,回访人将把回访结果提交财务管理部经理作进一步处理。

4.3.4财务管理部每半年对回访中的问题进行总结。

4.4公司各部门在采购中索取供应商开具的发票时,应要求其准确填写"开票人电话或详细地址"一栏,如有遗漏,经办人应于报帐前补填,或者一次性将全部供应商电话号码提供给财务管理部,主动接受财务的监督,配合财务管理工作。

5.质量记录表格

**WY7.4-Z01-01-F1《采购物资供方回访表》

篇4：装饰项目工程回访保修办法

装饰项目工程回访、保修办法

[1工程保修原则

1、保修期:本工程按建设部令第80号《房屋建筑工程质量保修办法》执行工程保修。

2、工程保修:本着一切为用户服务的思想,处处要为用户着想,工程竣工验收,但是竣工后的服务工作尚未完结。为使用户满意、放心、工程竣工后,我们将继续为用户提供方便,并做好下列工作。

A、向用户提供所有的工程技术档案,有关说明及各种原始资料。

B、执行工程竣工后回访保修制度:竣工后随即向用户发放回访保修卡,认真履行合同及有关规定。保修期内每隔半年回访一次,凡属施工原因造成的质量问题,我公司将及时全面负责修复,做好修复记录,并经业主签字认可。

C、保修期内对于种种原因,造成在使用中所碰到的质量问题而投诉于我公司的意见,我公司认真对待,并派人了解、调查分析原因。凡属施工原因造成的问题,我公司负责派人修复。凡属其他原因造成的问题,我公司将向用户解释,并积极参与配合修复。

D、适时邀请用户座谈,请用户对我公司的质量情况多提出宝贵意见,以便今后不断改进。

E、为了更好的服务于业主,及时解决工程施工遗留的缺陷,满足业主的需求,在公司设有专业维修服务部,公司服务部提供全方位项目维修服务,维修工作全天候24h持续服务。

[2保修制度

1、期内,我公司提供免费维修服务(装饰的本身质量原因),维修部绝对备有足够的维修材料,并保证所有的维修材料质量及上同于原用材料。

2、在保修期满后,本公司仍坚持随叫随到保证维修,并且只收主要材料费。

3、每一次维修结束,我公司都由专业人员就造成维修的原因、维修措施。维修的可靠性向贵方提供书面报告,此报告一式二份,供甲、乙方留存。

4、项目竣工后,我公司向贵公司提供书面的质量保证书,对贵方的产品提供完全产品质量保证。

[3回访制度

1、电话回访

我公司会根据各分部分项工程的不同特点按以下情况进行电话回访,并在回访服务后做好服务记录和登记工作。

A、墙面砖铺贴工程:在竣工交付使用后60天进行电话回访,了解墙地砖表面是否有回潮、泛碱、起白沙等现象;了解砖面是否开裂现象、表面翘曲等问题,以便出现问题及时修复,并且指导业主进行必要的表面清理保养。

B、木制品工程:在一年内季节交替期间进行电话回访,了解木制品表面是否霉烂、变色、开裂、翘曲等问题,如出现问题及时修复。

2、上门回访

在工程竣工交付使用后6个月,我公司将派专业维护人员进行上门回访,了解业主使用情况及需解决的问题。

A、对石材、玻璃、木制品等工程设置的监测点进行检查,及时发现装饰或建筑结构变形等情况。

B、重新检测电管线和设备的运行情况,对设备进行必要的重新调试。

C、对于发现的问题及时制定处理方案,以最大限试的减少业主的损失。

D、在回访服务后做好服务记录和登记工作,如需要进行再次回访服务的,与甲方预约好下次回访时间和内容。

3、上门维修

如接到业主的报修要求,公司将在2天内派专业维修人员上门服务。

维修服务不中断进行,直到完全修复。

实行先检查维修服务,后论责任的原则。

在回访服务后做好服务记录和登记工作。