某住宅入伙管理规程

篇2：某住宅小区业户入伙退租工作规程

1、工作目的

规范住宅小区入住的操作程序,简化用户入住手续。

2、工作职责

2.1管理员负责具体办理入住手续(见表一)。

2.2财务人员负责核收各项应收费用,办理银行托收或现金收缴手续。

2.3工程主管负责按《楼宇交接书》内所列整改项目在限定时间内完成整改,属于保修项目的要组织有关单位返工,在整改或返工完毕后通知业主再次验楼。

3、工作指引

3.1工作流程图(见表一)

3.1.1业主前来办理入住手续时,管理员协助业主填写《入住登记表》、签发《管理公约》、《业主公约》和《物业管理服务协议》,并查验业主以下资料:

A.入伙通知书

B.购房合同或复印件

C.核对业主和身份证

D.代理入住委托证明及代理人身份证

E.发展商注明应具备的其他文件资料

F.在验证表中盖章并转财务

3.1.2财务人员应复验入伙证明文件、交清发展商的各项费用的单据。收取管理费、其他有关费用,并在验证表中盖章转入负责交楼的管理员。

3.1.3用户交清费用后,由负责交楼的管理员办理借钥匙手续,并陪同业主对楼宇进行验收,业主应在《房屋设施交楼验收记录表》中写明验楼意见并签字,对楼宇质量不满意的,要交回钥匙,约定返工时间,完工后通知业主再次验楼;业户对房屋满意时,发放礼品和交钥匙,并指引其到管理处相关人员处办理室内清洁、搬家、装修、空调安装、电话报装、煤气点火等有关事务及手续。

3.1.4管理员在办理用户《住户卡》前,应查验用户身份证、房屋租赁合同、业主书面证明或单位证明,并复印存档。

3.1.5办《住户卡》时,实行一人一证,并收取业主照片4张,家庭成员两张一寸照片及工本费。出租屋居住人员、非直系亲属办证时应收取《住户卡》按金。

3.1.6业主办理搬出手续时,详见《住户物品出入管理工作规程》。

3.1.7业主办理入伙手续流程图

▲流程图△注意事项

业主

咨询组

财务组

管理服务组

定期整改

验收房屋和设施不同意收楼

同意收楼

管理服务组

业主

便民组

入伙●业主备齐入伙资料,到小区管理处办理入伙手续。

●登记,发放表格,检验入伙文件

●收回入伙通知书

●交纳有关款项

●发放《服务手册》和签署《管理公约》、《业主公约》和《委托协议》

●办理物业管理费用的缴交手续

●办理相关手续,并安排验收房屋和设施

●填写检验记录

●如业主不同意收楼,还要办理相关手续并确定下次验收时间

●发放房间钥匙,办理入伙手续

●业主确定搬家或装修时间

●办理装修手续(可以另选时间办理)

●提供:清洁、搬家、装修、电器安装等有偿服务

3.1.8租户办理退伙手续流程图

租户

租户到管理处办理退伙手续,业主要同意并签委托书

管理处保安队审核

限期由租户出资整改或给业主等额赔偿

管理处及业主、租户验楼有异议

无异议

管理处财务结帐并收取规定款项

管理处保安队收回出入证、开放行条

租户搬出小区

3.2业户装修过程报批程序

开始

填写《装修申请表》

工程师审批

交押金及有关费用

发装修许可证

办通行证

施工

完工申请验收

工程师验收签字

装修费用结算(退押金)

结束

3.3电视尾线领用程序

开始

业主到管理处前台要求领电视尾线

管理处前台查验业主身份及是否领过

未领的在登记表上签字

发尾线

3.4电话报装程序

开始

用户填写《新装电话申请单》

向电信部门申请打"189"或亲自到电信局办理

等电信局交费通知

收到交费通知到电信局交费

预约安装电话

电信局到用户家安装电话

用户验收签字

结束

3.5煤气点火程序

开始

用户申请点火

管理处前台代收煤气点火费

管理处到煤气公司代办申请点火手续

煤气公司预约点火时间

通知业主点火时间

煤气公司上门点火

用户验收合格签字

结束

3.6租车位程序

开始

到管理处前台填写车位协议书

交租金车卡押金

收费开单

发车卡

收费数据入电脑

车能开入车场

结束

3.7业户投诉、报修处理流程图

业户投诉、报修特殊紧急情况下

日常情况下

管理处调度员或值班员一般事项管理处各职能组(注)

操作班组特殊事项

实施责任人紧急事项

现场处理

处理完毕,业户交费并签署意见

实施人员退场

有关人员回访或调度员电话回访

结束

注:管理处职能组包括:

1、管理服务组

2、工程维修组

3、清洁绿化组

4、保安队

3.8查业户资料程序

开始

公安部门

前台

经理

验介绍信及证件

电话通知派出所

查资料

结束做记录

说明:管理处业户的个人资料为保密资料,任何人不得向外泄露。公安机关、国家安全机关如因工作需要查阅业户的有关文件,要按以上程序执行。

4、参阅文件、资料

4.1《管理公约》

4.2《业主公约》

4.3《楼宇交楼书》

4.4《小区防火责任书》

5、质量记录

5.1《工作日志》

5.2《住宅小区交楼程序验证表》

5.3《住宅小区业户室内装修申请表》

5.4《物品出入登记表》

篇3：A高档住宅楼盘入伙管理方案

z高档住宅楼盘入伙管理方案

入伙的定义

物业入伙,是指业主收到房地产开发商开具的书面入住通知书,到物业公司办理完结相关手续。

一、物业入伙的方法和基本流程

1.入住前期所收取的各项费用的确定

确定开始计收管理费的时间。一般入住时间在上半月的,从当月15日开始计收;入住时间在下半月的,从下月起计收。地产承诺赠送业主管理费的,由地产按期支付管理费。

确定需要预交管理费的月数。按照深圳市相关规定预交管理费不得超过三个月(但个别业主如拒交的,也可不预交,让业主选择按月交纳)。煤气开通费用。此笔费用可由煤气公司收取,事前须与当地公司煤气公司取得联系,现场办理。

门禁卡工本费。此笔费用由地产公司确定免费卡数量,通常在入伙时赠送

2-3张给业主,超过数量应按照成本价收取。

有线电视费用。此笔费用可由有线电视台现场收取,事前须与有线电视台确定收费细项(如主机、副机等),同时应在入住须知中注明,以供业主参考。宽频网费用。此笔费用可由网络公司现场收取。

装修类费用。确定垃圾清运费、装修工人进出工本费等费用。物业管理项目代收装修税的,需要取得政府部门的文件。

其它需要确定的费用。

2、业主入住指引准备

入住指引包括的内容为:欢迎词,业主入住需准备和携带的资料,入住办理流程,装修办理流程,业主在入住时需要交纳的费用,业主在验房和装修时的一些小常识和装修规定等。

入住指引的内容既要清楚、明了,详细,又要避免长篇累牍,让业主感觉繁杂和摸不着头脑。

业主入住指引应在入住前,随地产的《入伙通知书》一并发给业主。入住前,地产与物业应确定防盗门、窗花、遮阳棚等的样式,包括款式、规格、用材等。如小区允许在阳台安装防盗网的,还需要确定防盗网的样式。

3、入住时需要准备的资料

在入住前两个月确定好入住时业主需要填写的资料,提前印刷或复印好。以下资料供参考:

序号资料份数备注

一式三业主一份,物业管理项目一份,业委1业主公约

份会一份。

2业主(住户)资料卡即业主(住户)档案登记表一式二

3委托银行代收款协议业主一份,物业管理项目一份。

4房屋交付验收表业主验房时记录问题的表格一式二份

4前期物业管理协议书业主一份,物业管理项目一份。份

5业主档案袋按户数确定印刷数量

6普通资料袋按户数确定印刷数量

7物品领用登记表

8钥匙领(借)用登记表

9装修申请相关资料

与相关公共事业部门,如煤气、有线电视、电话、水电等,确定开户需要

10水电气开户资料

办理的手续,获取开户时需要填写的资料和收款收据。

将以上入住指引和入住资料按户分装在资料袋中。并跟踪地产《房屋质量保证书》和《房屋使用说明书》等的准备情况。

《住户手册》。建议结合本项目实际情况印刷《住户手册》,便于在入伙时派送。内容可涵盖项目物业管理的内容,如常用电话、周边配套、小区配套、服务项目介绍、装修常识介绍等内容。

重申防盗门、窗花、阳台推拉门、遮阳棚等的样式,包括款式、规格、用材等。如小区允许在阳台安装防盗网的,还需要确定防盗网的样式。

房内有配送的复杂设施的,如智能化设施等,需要准备好设施的操作说明书、保修卡等等。

为备业主在入住当时办理装修手续,需要准备一定数量的各户型房屋设计平面图、水电走向图等。

入住时业主填写的资料需要准备一份已填好的样木,并展示在入住办理现场。

4、入住现场展板的准备

入住展板的内容通常包括:公司简介、入住指引、入住办理流程、装修办理流程、收费指引、家居装修温馨提示、资料样本等。

物业应根据入住展板的内容,设计美观的入伙展板。入伙展板的背景可选择项目的实景。展板的内容应尽量避免冗长的文字,以流程图为主。

5、入住其它工作准备

准备入住所需其它的物资,如入住现场布置的桌椅、住户钥匙挂板、展板架、

点钞验钞机(如采用POS机收费时,要注意将物业和地产的收费区分刷卡收取,

以便于今后核对)、公章(业务章),圆珠笔、订书机、回形针、印油等。

为方便临时复印之需,在入住现场应备有复印机。

饮水机/饮料、糖果,准备一些午餐供中午仍在入住现场的业主用。

联系银行收款事宜。

6.物业与地产的工作对接

提前两个月对接入住的准确时间,并做好提前入住的准备。

对接入伙前的接管验收工作。(略)

对接入伙住前清洁的问题。物业在入住前进行房屋的清洁工作一般需要15天。在进行清洁工作时,物业应避免产生局部未清洁的现象,室内和花园内的垃圾要处理掉,对玻璃、厨厕等明显地方,要保持干净,入户门应有欢迎牌,对坐便器等清洁后应贴上封条。

对接集中办理入住的场地。尽量在会所办理入住手续,以便同时可以向业主展示和推广会所的服务项目。确定好入住的线路,包括车行和人行线路,尤其是分期开发的小区,要考虑到不影响已入住业主的正常生活。

对接入住现场和路线的布置(含标识)工作。地产、物业进行入住现场的布置工作,布置时应注意考虑到人行出入口的位置,人员较多的入住各流程可采

取流水线的方式布置,人员比较少的业主可采取“一对一”服务办理方式。

入住问题说辞统一。根据实际情况,针对重点投诉和客户主要关心的问题,地产和物业共同制定对客户的入住问题说辞统一,并培训到参与入住工作的所有工作人员。

对接返修工作事宜。

对接地产各部门及各专业的责任分工,合理部署,及时沟通协调,确保入伙工作的顺利开展。

7.入住流程和岗位安排

二、入伙流程

引导业主到现场办理入住手续。

确认业主身份:核验《入住通知书》、业主身份证原件等以确认业主身份。

物业陪同业主验房。验房人员对业主提出的问题记录在《房屋交付验收表》上。

售后服务部安排施工队返修,返修完毕进行验收,并通知业主验房和办理入住。

地产在入住现场应准备查验面积报告和相关资料,安排工程、销售人员,便于业主查验和咨询。

1、物业公司办理入住手续

入住各岗位的职责安排

序号岗位责任职责备注人

回收《入住通知书》;入住通知书,业

核对业主身份、检查业主资料卡填写完整主身份证复印

1资料发放岗性、银行存折和复印件齐全性;件、照片、银行

业主资料分袋装好;存折、家庭成员

发放需填写的资料,交填写资料岗;身份证复印件等

填写流程卡。业主需要请求

引导业主填写资料;

代为填写的,其

针对所填写的各项资料向业主解释和回

2填写资料岗签名处一定要求业主本人亲自填写

答业主的咨询;

引导业主到验资料岗。

核对顾客所填内容是否准确无误;

将资料分袋装好,物业管理项目保存的资

料装入档案袋并进行标识,另一套资料装尤其注意核对

3核验资料岗

入资料袋,请业主保管好;代办的资料另帐号和用户名

外单独存放;

引导业主到收费处。

登记业主资料和需要办理IC卡的数量;

IC卡办理

4发放IC卡;

岗

引导业主办理其它交费手续。

根据办理的相关手续收取费用;一些款项需分

登记已交费的住户(事先计算并打印每户类开收据,装修

5收费岗正常情况下应交金额);费须待装修审

批通过后方可

引导业主到领钥匙处。收取

发放钥匙给业主,填写《钥匙使用登记所有钥匙均需

6钥匙发放岗

表》;做好标识

领取《房屋交付验收表》;

陪同业主验房;

7陪同验房岗

陪同业主抄录水电表底数;

将房屋交付验收表交钥匙发放岗。

接受审批装修申请

和图纸;

现场不能批复

查验装修队的资质;

8装修办理岗的告之业主答

引导业主交纳装修费;

复时间

办理装修许可证和出入证。

9现场协调岗协调复印和其它沟通事项。

将核验完毕的业主资料录入电脑;

10资料录入岗

流程卡放入业主档案袋。

特别事务处

11处理突发事件

理岗(组)

12现场总协调由入伙工作小组指定人员担任

注:各责任人在办理完毕本岗位职责时,需要在流程卡上签字。

各岗位的责任人在安排时注意有入伙经验和无入伙经验员工的合理搭配。分期开发的小区,在办理入住时,人员安排上要考虑确保其它管理服务工作正常开展。

入伙工作人员需每日提前15分钟到达入住现场,准备入住工作。对于业主提出的问题,如回答不上来的,需予以记录,并在每日碰头会上提出。每日入伙工作结束召开碰头会,对当天入伙工作进行总结,对不便直接处理的问题给出统一说辞。

入伙办理工作人员应注意礼貌礼仪,穿工作服,戴工牌。

2、入住信息的及时发布

集中入住信息时,每日物业须将入住信息发至公司。

3、入住现场突发事件的处理

入住时应加强对集中办理现场的保护。尽量避免业主在入住现场停留时间过长,防止恶意窜通等。

业主拒签《房屋交付验收表》,拒绝办理入住时,应及时化解业主怨气,并由地产代表负责协调。

业主拒交相关费用,可视情况采取灵活变通的方式处理。

4、入住培训

在安排好入住时各相关岗位后,应对所有参加入住的工作人员进行入住培训,内容包括:现场各岗位的职责、分配,入住统一说辞、模拟演练。

5、业主档案的录入

物业管理项目指定专人负责保管顾客提供的资料,业主的资料和信息属保密资料。未经物业管理项目经理授权,任何人不得随意查阅。所有工作人员都不得随意将业主资料和其它信息透露给其它人员。

篇4：住宅物业入伙管理控制工作程序

物业程序文件

--住宅物业入伙管理控制程序

1.0目的

2.0适用范围

适用于物业服务中心所辖住宅类物业的入伙管理。

3.0职责

3.1

3.2

4.0工作程序

4.1

4.2入伙管理控制程序

4.2入伙办理程序

4.2.1新业主入伙手续的办理:可参照《业主收楼流程图》执行,包含的几个步骤4.2.1.1-4.2.1.4,根据实际情况需求,由物业服务中心总监/经理做出适当步骤调整,内容不变。

4.2.1.1核对业主身份、资料

a、客服部前台接待人员核收由发展商盖章、签名的《交楼通知书》或《提前交楼通知书》;

b、核对业主身份证及复印件,确定业主身份,若属委托代办收楼手续的须核实业主委托证明、委托人身份证明及受委托人身份证明并将复印件保留存档;

c、核对业主与发展商签订的《商品房买卖合同》复印件、《物业维修基金》回执原件,及发展商出具的《缴款通知书》等办理相关手续。

4.2.1.2入伙费用缴交

a、接待人员指引业主到收费处缴交收楼的一切费用,财务人员按收费项目及标准,详见相关项目《业主收楼费用一览表》,收取并开具收费票据交给业主,并在《收楼手续单》相关栏签名;

b、业主交齐一切费用后,财务部工作人员协助/引导业主签署《委托银行缴费协议书》,并将代开设的银行缴费存折发放给业主;

4.2.1.3文件签署、物品发放

a、签约人员引导业主与交楼人员签署相关文件,填写《收楼手续单》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》《业主规约》《消防安全承诺书》《业主收楼物品/资料签收单》,并发放《前期物业服务合同》《业主规约》《前期物业服务合同》《房屋质量保证书》《房屋质量说明书》《消防安全承诺书》及单元钥匙、礼品;

b、引导业主填写《证件办理申请表》办理相关证件。

4.2.1.4现场验楼

a、通知现场验楼人员带领业主到现场进行单元验收,验收项目包括:天花、地面、电气系统、智能化系统、给水系统、排水系统、门、窗、五金配件、电器、花园护栏、绿化等项目,并抄该单元的水、电读数,双方确认后签署《楼宇情况验收检查表》;

b、如需留匙,现场验楼人员指引业主到钥匙发放处办理手续,并签署《钥匙托管声明》。

4.2.1.5遗留工程跟进处理:按《遗留工程处理流程图》执行。

4.2.1.6业主档案整理、归档:按《业主档案管理控制程序》执行。

4.2.1.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。

4.2.2二手业主入伙手续的办理:可参照《二手业主收楼流程图》执行

4.2.2.1核对业主身份、资料

a、客服部前台接待人员核收二手业主入伙所需资料:二手业主与原业主签订的《商品房买卖合同》或房产证、有效身份证原件、指定银行存折;

b、客服助理对二手业主的以上文件进行查验、复印,将上述原件退还二手业主,并将复印件留底建档;

4.2.2.2费用结算

a、客户助理通知工程组工作人员确认旧业主的水、电表计数;

b、由财务人员核算原业主所欠的应缴费用,并与原业主结清之前所欠一切费用;

c、客户助理告知二手业主小区的各项收费标准、收费时间及托收方法。

4.2.2.3文件签署:指引业主签署《业主规约》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》(如有需要)《委托收款协议》《前期物业服务合同》等,并要求业主在《业主收楼物品/资料签收单》签字。

4.2.2.4文件发放:向二手业主发放《业主规约》《服务手册》《前期物业服务合同》等资料。

4.2.2.5证件办理

a、回收原业主之前在客服组前台所办理的各类证件;

b、引导二手业主填写《证件办理申请表》,并办理相关证件,做好相关解答。

4.2.2.6业主档案资料更新

a、手续办理完毕后,立即通知礼宾部做好相应工作;

b、将二手业主资料归入业主档案中,原业主资料保存;

c、业主档案整理、归档,按《业主档案管理控制程序》执行。

4.2.2.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。

4.3收楼工作总结:每次集中收楼后,由客服部提交书面《收楼工作总结/报告》,并对收楼过程中存在的问题提出纠正/预防措施。

5.0支持性文件

5.1《业主规约》

5.2《服务手册》

5.3《前期物业服务合同》

5.4《商品房买卖合同》

5.5《房屋质量保证书》

5.6《房屋质量说明书》

5.7《物业接管验收控制程序》

5.8《业主收楼流程图》

5.9《二手业主收楼流程图》

5.10《装修管理控制程序》

5.11《装修办理流程图》

5.12《遗留工程处理流程图》

5.13《业主档案管理控制程序》

5.14《业主收楼费用一览表》

5.15《业主收楼资料一览表》

6.0质量记录

6.1《委托银行缴费协议书》由银行提供

6.2《委托收款协议》由银行提供

6.3《交楼通知书》或《提前交楼通知书》营销中心提供

6.4《维修基金交付证明》由业主自行办理

6.5《收楼手续单》售后服务中心提供

6.6《缴款通知书》售后服务中心提供

6.7《业主收楼指引》

6.8《住户资料登记表》

6.9《消防安全承诺书》

6.10《业主收楼物品/资料签收单》

6.11《楼宇情况验收检查表》

6.12《钥匙托管声明》

6.13《证件办理申请表》

6.14《收楼工作总结/报告》无固定格定

编制:审核:批准:

篇5：住宅小区入伙管理方案

住宅小区项目入伙管理方案

一、入伙管理要点

*提示业主在入住前明白办理入伙手续时应带的文件资料及准备工作,以免办理手续时徒劳往返。

*为业主办理入伙手续时,应程序顺畅,手续完善,票据正规。

*即时完成入伙注记。

*受理代办服务手续齐全、收费合理、守时守约、保证质量。

二、业主入伙流程

我们将根据项目的实际情况与开发商一起指定合适的业主入伙流程,保证业主入伙的便捷和高效率。以下流程图仅供参考。

三、入伙作业标准

*入伙接待工作应做到耐心、细心、百问不厌。

*入伙各项资料齐全,记录规范完整,按户建立客户档案。

*入伙各项收费正确,做到日结月清、帐表相符。

*特约服务手续齐全,收费合理,守时守约,保证质量。

*内部手册登记及时,即时完成注记。

*入伙按户汇总,次月5日前全部归档。

四、入伙作业检查规范

为了保证***凤凰城住宅小区入伙工作正常有序,管理处经理负责对入伙工作的各个环节进行检查以保证工作规范和服务质量。

*集中入伙时管理处经理每天巡视各个接待环节,发现问题,分析原因予以解决。每月4次抽查入伙资料、记录,发现不符合作业要求,用书面通知相关人员整改,对确属运作上的不完善处,经分析后开具纠正/预防措施通知单加以落实完善。

*正常情况入伙阶段,管理处经理每月一次抽查入伙工作资料,收费情况、记录情况及归档情况,发现问题应以不合格项发书面通知并整改。