某物业部前台接待工作规程

物业部前台接待工作规程

1、目的

规范总台的工作程序,更好的为住客服务。

2、适用范围

管理处物业部总台的接待事项的管理。

3、职责

(1)管理处主任负责监督检查此规程的执行落实情况。

(2)物业部主管负责组织此规程的执行落实。

(3)物业部前台文员负责执行落实此规程。

4、工作规程

(1)接待

1)客人来访:当客人进入管理处时,前台文员应放下手头工作,起身相迎,并问候、让座、斟水。耐心听取来访者有何问题需解决,礼貌回答客人的提问,如属投诉,则按《住户投诉处理规程》处理,并做好解释工作。

2)电话来访:铃响三声内接电话,首先问候,然后询问来电者需要什么帮助,耐心听取,并把相关内容记录在<>上记录下来电者的姓名、所属单元、电话号码,礼貌应答,如属投诉,则按《住户投诉处理规程》处理,做好解释工作。

3)在接待过程中,如遇不清楚的问题,应问清楚相关部门再回答住户,切忌凭感觉说话。

4)对住户提出的不合理要求,要善言解释,以免存疑,并知会物业部主管做好回访工作。

5)作为对讲机控制中心,当听到呼叫人员CALL两声以上而未见有应答或双方信号不清听不清时,应及时接驳,传达信息。

5、证件办理:

(1)住户证办理

1)物业组文员应首先了解前来办证者是否该单元业主,查验其相关证件,如非业主,则需其出示有业主亲笔签名的委托证明书(证明书上附有业主身份证复印件、前来办证人的姓名、身份证号码)及前来办证人的身份证,核实无误后方可给予办理,最后将证件号、持证人姓名、办证日期登记在"住户联络资料表"上,并将办证人的身份证

2)复印存档。

3)办证人需提供一张近期证件照进行办证。

4)免费办理。

(2)租户证办理

1)由承租户带齐相关资料(租赁合同、租赁合同补充协议、身份证、承租人近期证件照

一张)到管理处,文员查核上述资料无误后,通知承租户到财务部缴交费用(每张证押金10元,工本费5元),并复印上述资料进行存档,承租户凭财务部收据方可领取租户证。文员需将每张证件的号码、持证人姓名、身份证号码、租赁日期登记在"住户联络资料表"上,并填写《出租单元一览表》。

2)每张租户证的最长期限为一年,逾期续办。在租赁期内续办时持证人凭过期租户证,

交纳2元工本费即可办理。

3)到期不再续租的承租户,凭租户证及押金收据到管理处前台办理退押金手续,文员收回其租户证,并在收据上注明已收回租户证数量,承租户方可凭收据在财务部退取租户证押金。

(3)临时出入证办理

1)凡属临时出入本公司管辖范围的装修人员均需办理临时出入证。

2)由业主带领需办证的人员(持本人身份证、本人近期证件照一张)到管理处办理。文员查验上述证件无误后,复印留底,并让办证人到财务部缴交费用(每证押金10元,工本费5元),办证人凭财务部收据方可领证。文员需将每张证件的号码、持证人姓名、身份证号码、出入期限登记在"装修申请表"上。

3)每张装修临时出入证的最长期限为3个月,逾期续办。工本费5元/证。

需退回装修临时出入证的人员,持临时出入证及其收据到财务部办理退押金手续。