物业公司总经办工作程序标准

物业公司总经办的工作程序及标准

一、员工离岗程序与标准

程序标准

1、确认

1)辞职者应持有所在部门、总经办、总经理批准的《辞职申请》;

2)被辞退、开除的员工应持有总经办发出的、工会、总经理批准的过失通知;

3)被终止或解除合同的员工应持有总经办发出的终止或解除合同的通知;

4)实习、培训人员应持有相关单位的通知。

2、办理手续

1)开具《离岗通知书》及《离岗前30天出勤表》;

2)相关部门签收员工名牌、劳保、办公用品等;

3)退还工服押金;

4)检查其他项目结算有关费用是否齐全;

5)开具行政、工资、养老保险、档案转递手续;

6)上述手续应在七日内办完。

3、记录注销

1)清除人事电脑记录;

2)填写员工变动台帐;

3)将被开除、辞退员工名单通报上级单位。

二、员工招聘程序与标准

程序标准

1、明确招聘条件1)当地正式户口,年龄18~35岁;

2)男身高1.70米以上,女身高1.60米以上;

3)符合应聘岗位技能要求;

4)无思想劣迹。

2、应聘

1)持有相关证件:身份证、学历证明、求职证;

2)持近照一张;

3)填写《职位申请书》;

4)由总经办及拟任职部门面试、口试(必要时可笔试)及专业测试;

3、确认

1)总经办将面试合格的人员材料及任职材料及任职安排提交总经理批准;

2)体检、政审;

3)开具调令,通知其报到日期。

三、新员工入职程序与标准

程序标准

1、报到新员工持体检合格证明及照片报到;

发给员工手册,填写员工信息卡、履历表;

签订劳动合同。

2、就职填写员工入职通知单,发给用人部门和其它相关部

门;通知用人部门引领新员工。

四、签订(续订)劳动合同程序与标准

程序标准

1、确认

1)新员工入职后3日内人事部门根据用工性质,确认材料齐全后,办理劳动合同签订手续;

2)员工签订《劳动合同书》,返聘人员签订《聘用协议》;

3)在职员工续订劳动合同,由部门出具评估意见。

2、签订(续订)宣读注意事项,解释相关条款;

员工签字;

盖公司人事章;

新员工签字领取《员工手册》。

3、归档劳动合同归入员工内部档案;

4、登记备案修改电脑记录

五、终止(解除)劳动合同程序与标准程序标准

1、确认合同到期,部门评估后不予续签的;员工因违纪给予辞退处理的;

员工个人提出书面终止(解除)劳动合同的;

其他终止(解除)劳动合同情况发生的。

2、通知填写“终止(解除)劳动合同通知书”,经总经理签发,提前30日通知员工本人;

员工接到“通知”后在“回执”上签字即为送达。

3、办理终止(解总经办人事签发离职通知书;除)合同手续

员工办清离岗手续后,清退个人档案;

有接收单位的办理档案转移手续。

4、登记备案修改电脑记录

六、统计程序与标准

程序标准

1、填报表统筹月报

劳动报酬月报、经济指标月报;

增加值季报、工资总额季报;

年底年报。

2、审批将报表经总经办主任签字后报公司领导审阅签字;

3、存档复印件盖章后留存。

七、统筹程序与标准

程序标准

1、转入新员工养老转移单转入后即随月报表一起交社保中心;

无转移单的员工转正后第一个月办理养老保险,自入职后第一个月补缴。

2、转出开具转移介绍信;

凭转移信到社保中心办理手续;

将养老保险材料随档案一起转出。

八、工资制作程序与标准

程序标准

1、审核考勤及1)完成加班审核、考勤审核、奖金及工资审核;

制作激励分配按照工资管理制度完成各月工资计算及发放工表作;

每月20日收当月考勤及临时工工资评定表,根据出勤情况计算激励工资分配表并下发到各部门;

每月21日收激励分配表审核后报公司领导审批;

2、制作工资明每月20-26日完成考勤审核及工资计算;细汇总表及发

放工资每月27日制作打印工资明细及汇总并上报公司领导审批;

每月28日将工资汇总表复印留底后原件交会计

部并通知会计部交存银行代发工资所需支票;

每月30日向银行报出工资数据软盘;

每月5日发放工资条及以现金形式支付的劳务费。

3、工资台帐登记1)每月10日前登记工资台帐;

2)每月月末将各项工资数额登记到《劳动工资使用手册》中。

九、培训程序与标准

程序标准

1、确定培训需求1)经常深入部门,观察了解公司经营管理与服务质量中普遍存在的问题;

2)与各部门经理和员工面谈,了解培训要求;

3)确定各级人员的培训需求;

2、制定培训计划1)各类人员的英语培训计划;

2)各类人员的专业技术及知识性培训计划;

3)主管培训计划;

4)经理培训计划;

5)员工知识技能培训计划;

6)培训费用预算。

3、实施根据公司领导审批的培训计划,落实培训工作;督导检查各部门培训工作落实情况。

十、接听电话程序与标准

程序标准

1、做

电话记录1)按照标准接听电话;

2)记录内容完整、准确;

3)字迹清晰。

2、汇报传达1)及时向公司领导汇报通知内容;

2)及时向有关部门传达公司领导批示精神;

3)记录所汇报、传达的人、日期及时间等。

3、督查1)督促和检查有关部门落实情况,以免延误。

十一、收文程序与标准

程序标准

1、点收1)确保文件运转安全可靠明确交接双方责任;

2)发现错送及时退回,发现散包、拆后重封应追查原因。

2、启封1)对本公司或本部门收启的,均由总经办秘书启封;

2)对公司领导亲启的应领导委托的秘书拆封;

3、登记1)对来文均应逐件登记;

2)登记来文日期、来文机关、文件标题、份数、密级、承办单位;

3)收文和发文分别进行登记;

4)收发文件应分清缓急,急件随到随登及时分送,除登日期外还应登记交接时间、不能积压;

5)由公司领导亲启的收件,只登记封号和来文机关、收到日期等,视情况由领导启封后补登其它有关项目;

6)收发文编号按年度编排,均应注意准确,不要出现空号、重号;

7)收文在启封后于文件的右上角加盖本单位的收文章,收文章上填写收文号和收到日期;

8)登记的字迹应工整清晰,不要潦草难认、勾抹涂改、滥用简称等;

9)原文无标题的,根据文件内容补拟标题进行登记;

10)文件上无日期、无作者的文件,按封筒的邮戳日期登记,并在备考栏注明。

4、分发1)亲启件直接送有关收件人;

2)在文件上附文件批办单;

3)将收文先送总经办主任批办,并应有签收手续。

4)将文件分发有关部门或承办人,并应有签收手续。

5、传阅1)保证阅文方便和工作的及时处理,避免发生丢失混乱,中间误压等;

2)对传阅对象,应分清主次先后一般先给公司主要领导,主管负责人和主管业务部门阅读,其它需阅知对象适当时间传阅;

3)传阅过程中,及时督查,不使文件在传阅对象手中积压,用最快的速度使传阅对象阅知;

4)传阅对象收退文件均应与总办秘书发生交接联系,不得横传;

5)查阅文者阅后应签姓名和时间,不得画圆圈。

6、送总经办主1)熟悉本公司和本单位工作情况和业务;任拟办2)认真研究文件的内容和发文机关的要求;

3)提出的批办意见应简明扼要,抓住主要的处理方案及理由。

7、根据总经办1)送批文件要筛选得当;

主任拟办送主2)批示的意见应明确、妥当,简明扼要地指出处管领导或部门理的办法;

3)批办意见,应当尽量写在文书处理单的批办栏内,以保持文件页面的清晰并留出装订线,便于阅读、复制;

4)书写的笔迹宜注意耐久保存,忌用铅笔和质次的圆珠笔。

8、按领导批示1)提高办文速度,注意分清轻重缓急;已办、等转承办部门待办的文件,急件与平件分别存放;

2)因某种原因难以按时完成承办任务,及时报告有关负责人,以便采取其它措施。

9、催办1)在收文登记薄上登记承办单位、承办人和承办期限;

2)在文件送办后的适当时机,用电话催询或登门当面催询处理情况;

3)对已处理完毕的文件,填注处理结果,在登记本上注归入的卷宗号。

10、注办对于某份文件的处理采用电话答复对方或当面解决的,应将交代的人员、时间、主要意见和结果在文件批办单注明,并签上经办人的姓名。

十二、公司文件的制发程序与标准

程序标准

1、核稿1)发现文稿中的问题及时加以补救和修正;

2)保证文件的质量,协助领导把关,节省领导审定修改时间;

3)按核稿要求:查有无矛盾抵触;查政策界限;

查措施落实;查文书处理程序;查文字表达;查文件体式;

4)发现不妥之处逐一切实修正,核稿送领导核准。

2、领导签发1)将文稿送领导核准;

2)签发人应在文稿上签署自己的姓名和签发日期。

3、签署1)领导在正本上签上自己的名字,文件产生正本生效;

2)发文在领导签发后登记编号。

4、缮印1)文字准确、字迹工整清晰,页面符合规正的体式;

2)装订齐整牢固,方便阅读、处理和保管。

5、校对1)保证文字的准确、杜绝差错;

2)检查文件格式。

6、盖印1)根据公司领导在公文审批单上的签发;

2)根据公司领导签发,按应发份数盖印。

7、分发1)按发往范围进行分发,在发文本上登记领用人签字;

2)对外发出文件,按发送范围和具体收文单位准备好信封准确书写发送的地址和收件机关,然后核点文件份数装封。

8、注办1)对外发出的文件,在底稿上注明发出的日期。

十三、文书立卷程序与标准

程序标准

1、准备工作1)在上年末或当年年初予先编制立卷类目;

2)立卷类目以条款的形式写成。

2、平时归卷1)发文在文件正本发出时,同时将定稿和印制的存本归入卷夹;

2)收文在登记或批办后分送前,用铅笔在装订线内注明应归入的条款号;

3)对承办后退回的文件,应当即检查是否完整齐全,承办情况是否已经注明;

4)借出与归还的文件,建立简便的登记手续,正文及时入卷;

5)外面带来的未经收发登记的文件,力争收集齐全;

6)对已归卷的文件,定期进行检查整理,发现归卷不适当的文件随时调整;

7)无需立卷归档的文件材料,另设卷宗存放;

8)已办结的文件材料,不再有新的关联密切文件产生,可确定组合成一个或几个案卷,可提前进行编目装订,减少年底工作量。

3、年终高速定卷1)经平时对文件的收集与初步归入各条款,年终再作一次全面检查调整,然后确定组卷;

2)对照收发文登记核对,检查各条款归入的文件是否齐全完整;

3)按针对年或尚未办结需转入下一个年度立卷的文件,另行

存放;

4)将多余的重份文件剔出。

4、组卷1)请示和批复,批复放在请示的前面,年度计划和总结,计划在前,总结在后,长远规划放在开始的一年,总结放在完成的一年。

5、编号1)把同一案卷的文件进行编号,编在文件的右上角,背面有字的编在文件的左上角;

6、编写卷内目录1)将排列好的文件写上文件编号、责任者、文件名称、日期,文件所在张号。

7、填写备考1)填写本卷的情况,如本卷共几件多少页或需要说明的情况。

8、填写案卷封皮1)填写日期、保管期限、件数、页数、案卷号。

9、拟制案卷标题1)将组好的案卷依照内容和拟标题的要求书写案卷标题。

10、案卷排列1)将同一年度的档案按大类及二级类目进行案卷排列,同一级类目的案卷按永久、长期、短期依次排列。

11、编制移交1)经过系统化排列与编目的案卷,逐一在目录上目录登记;

2)只填文书处理号,不填写案卷号;

3)登目录时按排列顺序照抄案卷封皮上的各项;

4)目录用坚固耐磨纸张,填写时用钢笔楷书或打字;

5)目录须一式二份,一份存文书立卷部门,一份交档案室;

6)目录的前面加封皮,后面加备查表。

十四、档案管理程序与标准

程序标准

1、收集1)接所收文部门归档案卷;

2)归档文件齐全、完整;

3)归档案卷质量符合要求。

2、整理1)要保持文件之间的历史联系;

2)要充分利用原有基础;

3)便于档案的保管和利用。

3、鉴定1)以国家档案局制定的《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》为标准执行;

2)以案卷为单位进行鉴定。即:由鉴定人直接地、逐卷、逐件、逐页审查案卷;

3)对于零散或未整理的档案文件鉴定,可与档案的整理和编目工作同时进行。

4、保管1)防治档案的损坏;

2)延长档案的寿命;

3)维护档案的安全。

5、统计1)对档案的数量进行统计;

2)档案利用情况的统计;

3)基本情况统计。

6、利用1)做到熟悉库存家底,了解各种情况,主动开展利用工作;

2)编制有适用价值的参考工具。

十五、新购物品入库程序标准

1、清点核对物品到货后,采购员与库管员共同清点物品并与发票月计划或呈批件进行核对无误后开具入库单,由经办人和总经办主任签字

2、验收通知使用部门共同验收合格后,由使用部门在验收单上签字

3、物品入库库管员将物品分类摆放好。

4、登帐按物品类别记帐,并将入库单一联及发票送会计部报帐

十六、出库程序标准

1、检查单据由领料部门填写出库单,库管员检查出库单填写是否正确,应有领料员及领料部门经理签字,检查无误后送总经办主任签字

2、物品发放根据出库单发放物品。上个人工具卡的物品,先上卡再发放物品。特殊情况领用物品,必须先征得总经办主任同意,打借条出库,后补办手续。

3、清点、销帐发放物品后及时清点库存销帐

十七、保存物品入库程序标准

1、入库根据物品调配情况,及时入库,检查物品现状。

2、登记入库后由总经办主任在登记本上签字,根据登记修改台账。

每月进行库存盘点,做到帐物相符。

十八、保存物品出库程序标准

1、出库根据总经办主任签字的出库单,发放物品,由各部门领料员领出。

2、签字物品发放后由总经办主任在出库登记本上签字,根据登记修改台帐。

十九、采购程序标准

1、依据根据公司领导批准的月计划或急需物品部门的呈批件

2、采购到会计部领取支票,安排采购、开发票、办理入库手续。

3、报销凭发票、入库单到会计部报帐

二十、工具报废程序标准

1、报废使用人填写报废单,写明报废原因,经使用部门经理签字后,交总经办。

2、核准由总经办根据工具的价值,使用时间及损坏原因签署意见,贵重工具报公司领导审批

3、领取新工具如属人为损坏或遗失,由会计部计算折旧金额,使用人交纳赔偿金,凭收据及报废工具领取。如属正常损坏,报废工具收回、领取。