物业公司采购管理制度

　　物业公司采购管理制度

　　1.引言

　　本采购管理制度的目的是确保物业公司在采购过程中遵守法律法规，保证公平、透明的采购环境，提高采购效率，降低采购成本。本制度适用于物业公司内所有采购活动，包括物资采购、设备采购、工程采购等。

　　2.采购政策与目标

　　2.1 物业公司的采购政策是公开、公平、公正的原则。

　　2.2 采购目标是通过有效的供应商管理和采购流程管理，实现采购的高质量、高效率和低成本。

　　3.采购组织与职责

　　3.1 确立采购领导小组，负责制定和监督采购政策、制度和流程。

　　3.2 设立采购部门，负责具体采购活动的执行、管理和监督。

　　3.3 确定采购员的职责，包括采购计划、采购准备、供应商筛选、采购合同签订等。

　　4.采购流程

　　4.1 采购需求发布：根据业务部门需求，编制采购需求计划，并发布采购需求公告。

　　4.2 供应商筛选：采用公开招标、邀请招标或询价等方式进行供应商筛选，并组织供应商评审。

　　4.3 投标评审：对符合要求的供应商进行投标评审，根据评审结果确定中标供应商。

　　4.4 合同签订：与中标供应商签订合同，明确采购的内容、价格、交付周期等相关条款。

　　4.5 供应商管理：建立供应商评价制度，定期对供应商进行评价，根据评价结果决定是否继续合作。

　　4.6 采购执行：监督采购过程中的交付、支付等环节，确保采购过程的完整性和合规性。

　　4.7 采购结算：根据合同约定，及时结算采购款项，并保留相关凭证和文件。

　　5.采购合同管理

　　5.1 建立采购合同档案，包括合同备案、合同变更、合同履行、合同结算等各个环节的文件和凭证。

　　5.2 对采购合同进行审查，确保合同的合法性和有效性。

　　5.3 监督合同履行情况，及时处理合同履行中的问题。

　　5.4 完成合同结算工作，确保采购款项的及时支付和凭证的妥善保管。

　　6.供应商管理

　　供应商管理是物业公司采购管理中的一个重要环节，其目的是建立和维护长期合作的供应商关系，以确保物业公司获得高质量、可靠且具有竞争力的供应商资源。

　　6.1供应商评选和筛选

　　6.1.1制定供应商评价指标体系，包括供应商的信誉度、产品质量、交货准时性、客户反馈等方面。

　　6.1.2 建立供应商数据库，实时更新和搜集供应商的相关信息。

　　6.1.3 根据需求，发布供应商招标公告或发出邀请函。

　　6.1.4 对报名的供应商进行评审，确定符合要求的供应商候选名单。

　　6.2供应商评估和选择

　　6.2.1 进行供应商现场考察，了解其生产能力、品质控制、设备水平等情况。

　　6.2.2 对供应商进行评估，根据评估结果确定中选供应商。

　　6.2.3 与中选供应商进行谈判，确定合作细节和合同条款。

　　6.2.4 签订供应商协议或合同，明确双方权责和合作方式。

　　6.3供应商绩效评估与管理

　　6.3.1 建立供应商绩效评估体系，包括对供应商交货准时性、产品质量、售后服务等方面进行评估。

　　6.3.2 定期对供应商进行绩效评估，与供应商进行沟通和反馈。

　　6.3.3 根据评估结果，对绩效不合格的供应商采取相应的处理措施，包括警告、限制采购、解除合作等。

　　6.4供应商合作与发展

　　6.4.1 建立供应商信息管理系统，全面了解供应商的变动情况和发展动态。

　　6.4.2 与供应商建立积极的合作关系，加强沟通与协作。

　　6.4.3 定期举办供应商会议，分享公司需求和采购计划，共同探讨解决方案。

　　6.4.4 鼓励供应商不断创新和提升，支持其技术改进和产品升级。

　　6.5供应商退出管理

　　6.5.1 对于长期合作的供应商，应提前进行退出沟通和准备工作。

　　6.5.2 建立退出管理制度，确保供应商退出过程的顺利进行。

　　6.5.3 在供应商退出后，及时寻找替代供应商，保障采购的连续性。

　　7.质量的把控

　　质量把控是物业公司采购管理中的重要环节，确保所采购的物品和服务符合公司的要求和标准。

　　7.1设定明确的采购标准和要求

　　确定所采购物品或服务的技术规格、性能要求、质量标准等，包括产品的外观、功能、性能、可靠性、耐久性等方面的要求。

　　7.2与供应商建立质量控制机制

　　与供应商合作时，应明确双方义务和责任，建立质量控制机制，确保供应商能够满足公司的质量要求。例如，可以要求供应商提供质量保证书、产品质量检验报告等。

　　7.3 内部验收和抽样检验

　　在收到所采购的物品或服务之后，进行内部验收和抽样检验，检查是否符合采购标准和要求。可以制定相应的验收标准和检验方法，确保物品和服务的质量达到预期。

　　7.4建立供应商绩效评估体系

　　对供应商的质量绩效进行评估，包括交货准时性、产品质量、售后服务等方面，依据评估结果对供应商进行排名和分类，从而能够及时发现和处理供应商质量问题。

　　7.5建立质量投诉处理机制

　　建立质量投诉处理流程和机制，对于接收到的质量投诉及时进行处理和调查，并采取相应的纠正措施，以减少类似问题的发生，并提高采购质量。

　　7.6建立反馈机制和持续改进

　　建立与供应商的持续沟通和反馈机制，及时向供应商反馈质量问题，要求供应商采取纠正措施。同时，也要及时总结和分析采购过程中出现的质量问题，并制定相应的改进措施，提高采购质量的稳定性和可靠性。

　　8.采购绩效评估

　　8.1 建立采购绩效评估指标体系，包括供应商绩效、采购效率和采购成本等方面。

　　8.2 定期对采购绩效进行评估，并向相关部门和领导小组报告评估结果。

　　8.3 根据评估结果，及时调整采购策略和管理措施，提高采购绩效。

　　9.违规处理与监督

　　9.1 建立采购违规处理机制，对采购活动中的违规行为进行严肃处理。

　　9.2 加强采购活动的监督和检查，发现并纠正采购中存在的问题。

　　9.3 设立投诉举报渠道，接受员工和供应商的举报，并及时处理。

　　10.培训与沟通

　　10.1 对采购人员进行培训，提高其采购知识和技能。

　　10.2 定期召开采购工作会议，交流经验、解决问题，提升采购效能。

　　10.3 向员工和供应商广泛宣传公司的采购政策和制度，增强采购的透明度和可操作性。

　　11.附则

　　11.1 本制度由物业公司领导小组负责解释和修订。

　　11.2 本制度自发布之日起生效，废止之前的任何采购管理制度。

　　11.3 本制度的解释权归物业公司所有。