物业顾问文件资料签发制度

篇2：物业公司文件资料控制程序（5）

物业公司文件和资料控制程序(五)

1.0目的

对质量体系文件和编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制,确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

2.0适用范围

适用于公司质量体系文件和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。

3.0职责

3.1质管部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

3.2质管部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

3.3各部门负责人(ISO9000负责人)负责或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

4.0工作程序

4.1文件和资料的分类

本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件,本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

A本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和支持性文件,其层次结构如下图:

文件内容:

按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

详细的工作文件,包括各类工作规程、表格、报告等。

B质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求,详细的工作文件等。

4.2质量体系文件的控制

4.2.1编制与审批

A质量手册和程序文件由质管部负责编写,相关部门负责人对初稿进行讨论后由管理者代表负责最终审核,总经理负责批准;

B工作规程由各部门负责人组织编写并审核,管理者代表或其指定人员负责批准。

4.2.2标识与编码

A受控的质量手册、程序文件和工作规程每页加盖蓝色"受控文件"专用印章,但正本(原稿)上不需盖单;非受控的质量体系文件每页均加盖蓝色"非受控文件"专用印章;

B没有"受控文件"标识或为非蓝色受控印章的质量体系文件在公司内禁止使用;

C文件的编码方法见《文件编码规定》。

4.2.3复制

受控文件未经批准不得复制,质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理员填写《受控文件复印申请表》,经质管部核准,管理者代表批准后,同质管部负责执行;工作规程的复印由使用人向部门文件管理员申请,经本部门经理批准,由部门文件管理员负责执行。

4.2.4发放与保管

4.2.4.1受控文件的发放与保管

A质量手册

--质管部将质量手册发放于相关部门负责人,做好发放记录

--质量手册正本存放在质管部

B程序文件

--由质管部按照《文件发放范围清单》发放到有关的场所和人员,并做好发放记录;

--程序文件正本存放在质管部,各部门持有的程序文件由文件管理员或批准的使用人负责保管,同时保证使用的程序文件必须是有效版本;

C工作规程

--由各部门文件管理员按《文件发放范围清单》进行发放,并建立发放记录;

--工作规程正本由发放部门文件管理员保存,各部门及各管理处持有的工作规程由文件管理员或批准的使用人负责保存,并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

D文件管理员在发放文件时,应注意文件分发号的确定

--质量手册的分发号按《质量手册发放控制员》中控制序号,对应每一个使用部门/人员,该分发号固定不变;

--其他受控文件的分发号按照文件的发放顺序,由文件管理员确定,要求每份文件只有一个对应的分发号。

4.2.4.2非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请,经管理者代表批准后,由文件管理员做好发放登记。

4.2.5更改

A各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改,需填写《文件修改建议表》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

B修改建议被采纳实施时,原文件编制部门的文件管理须将《文件修改建议表》复印一份交质管部备案;

C文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行,必要地应附有更改说明;

D更改后的文件按本程序4.2条款执行;

4.3外来文件的控制

4.3.1评审与批准

对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等,在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。

4.3.2标识

各部门文件管理员在批准后的《外来文件清单》上加盖蓝色受控文件专用印章。

4.3.3发放与保管

各部门的文件管理员负责外来文件的发放和保管,必要时也可张贴在有关的作业场所,但须做好发放登记。

4.3.4外来文件如需复印,须填写《受控文件复印申请表》,经部门经理批准,由所在部门文件管员负责复印和登记。

4.3.5更改

各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧看到文件替代,则收回旧版文件;若新版文件是旧版文件的补充,则将新、旧版文件存放在一起。

4.4公开文件的控制

4.4.1每份公开文件(如用户须知、收费标准、服务项目清单通知等)上均应注明版本号和生效日期,版本号用英文大写字母(A,B,C…)表示。

4.4.2有固定张贴、发放地点或人中的公开文件,由文件管理员负责做好发放登记。

4.4.3公开文件的内容每发生一次更改,版本号和生效日期就随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换,同时管理处必须发出公开告示,确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。

4.5质量记录的控制

见《质量记录的控制程序》

4.6质量记录表格的控制

4.6.1质管部保存所有质量记录表格式样一份,各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。

4.6.2文件管理员负责填写《质量

记录表格清单》,其中"审核人"、"批准人"即为相应文件的审批人,"日期"即为相应文件的生效日期或更改生效日期。

4.6.3质量记录表格有更改时,文件管理员须随之更改《质量记录表格清单》,经审、批人签名确认后,从生效之日起使用新表格,并要求文件管理员将更改后的表格与清单复印一份交质管部备案。

4.7对用电脑保存的文件,如质量体系文件、停车场收费系统、财务管理系统等,采用密码进行保护,限定查阅及使用范围,由有使用权的人员进行操作。

5.0相关文件

5.1《质量手册》

5.2《受控文件清单》

5.3《文件发放登记表》

5.4《受控文件复印申请表》

5.5《文件修改建议表》

5.6《外来文件清单》

5.7《文件编码规定》

5.8《质量文件编写导则》

5.9《质量记录的控制程序》

篇3：文件资料控制程序质量手册

质量手册:文件和资料控制程序

1、目的

对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行控制,确保与质量有影响的各场所使用的文件和资料为有效版本。

2、范围

本程序适用于质量体系文件和资料的控制,包括有关外来文件。

3、定义

3.1质量体系文件:质量手册(包含程序文件)、工作手册(包括制度和规程)及表单记录。

3.2内部文件:指本公司内部自行制定的文件。

3.3外来文件:指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件,如《物业管理条例》、《消防法》、《劳动法》等;

3.4非受控场所:本公司质量体系运行以外的所有场所,如:业主、认证机构。

3.5技术文件:设计图纸、使用说明书、技术条件等文件。

4职责

4.1管理部:负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作,制定有关控制规定与办法;负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作。

4.2各部门:负责责任范围内的文件和资料的编制及修订。

5内容

5.1文件新订

制定新文件时,由制定者将新订文件呈相应审核人和批准人员签字同意后,将文件交管理部发行。

5.2文件发行

5.2.1质量手册和第三层次文件的发放直接由管理部根椐各部门实际需要的数量填写《文件发放登记表》,经管理者代表审批后进行发放。

5.2.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖"受控文件"印章的文件。每份文件都有不同的分发号,便于换版时回收。

5.2.3管理部在发放文件后,将全公司的受控文件列入《受控文件清单》。

5.2.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到文件资料中心办理更换手续,交回破损文件;文件管理员将破损文件销毁。

5.2.5当文件丢失后或其它原因需补发新文件时,由文件使用部门填写《文件领用申请表》,再由原批准单位批准后,管理部重编新文件的分发号。

5.3文件的更改

5.3.1文件发行实施后须更改的,原则上由制订部门填写《文件更改申请单》,说明修订原因,经原批准单位批准后,由管理部按5.2项规定程序进行更改审批与发行。

5.3.2文件进行修订时,对某一页或某几页进行修订,只须更改该页内容和修订次数,其修订次数按前一次修订次数+1来计数。文件通过更换时,页数为修订后不含"文件封面"的实际总页数。

5.3.3更改文件时,使用部门应将更改前文件交管理部或本部门文件管理人员,由管理部或本部门的文件管理人员对更改前文件进行换页或手写修改。当采用手写方式对文件进行更改时,应将更改前内容用"--"划去,手写上新的内容,并应在更改处加盖"更改"印章,然后发还使用部门或相关人员,对《质量手册》等受控文件的更改,管理部及各部门文件管理人员还应在文件中相应的"修改记录"栏和[受控文件清单]中的"修订状态"栏标明文件更改情况。

5.3.4经审批的《文件更改申请单》与该文件的原件及更改后的文件一起存档。

5.3.5文件更改后,管理部要将文件更改情况列入[受控文件清单]中的"修订状态"栏。

5.4文件的换版与作废

5.4.1同一份文件某页或表单经过九次修订后,该页或表单需再修订是整份文件以新版发行,如:第1版、第0次修订。其某一页经过第9次修订后,再修订时整份文件即为第2版、第0次修订。旧版文件回收处理,换发新版本,"非受控文件"和"参考文件"不办理更改和换版。

5.4.2换版后的文件发放按5.2条程序执行。

5.4.3旧版文件由文件管理员按《文件发放登记表》收回并记录,需作资料保留的该版文件,经文件原核准人核准后,由文件管理员加盖"参考文件"印章方可留用,其余该版文件盖"作废文件"章或销毁。

5.5文件的管理

5.5.1文件拟制、审核、核准后,原版文件及其副本由管理部实行统一管理,填写《受控文件清单》。存软盘的受控文件均应有备份;软盘储存的文件应进行文件状态标识。

5.5.2受控文件发放后,文件领用人须严格管理,不得任意复印、转借、损坏、涂改文件及内容。

文件持有人应确保文件清晰、易于识别。

5.5.3文件管理员应全面检查各类文件的有效性,查核各使用者手中的文件,发现问题及时处理。

5.6外部文件控制

直接引用的各类外来文件,由管理者代表核准后方可使用,文件的发放管理参照5.2执行。

5.7文件编码规则

5.7.1质量手册编号:

质量手册编号为:QM001

5.7.2作业指导书编号:

WI***

该条款派生的第几份文件

与ISO9001标准对应的条款

作业指导书代号

5.7.3表单编号:

FM--*--*--**

代表第几个表单

该条款派生的第几份文件

与ISO9001标准对应的条款

表单代号

5.7.4外来文件编号:

QE***

代表第几个外来文件

代表年月

外来文件代号

6相关文件

无

7使用表格

7.1FM42-1-01文件发放登记表

7.2FM42-1-02文件更改申请表

7.3FM42-1-03文件领用申请表

7.4FM42-1-04受控文件清单

篇4：医院医技管理制度检验报告签发审核制度

第五医院医技管理制度--检验报告签发审核制度

1、根据室内质量控制血清测定结果判定是否发出报告。

2、认真核对检验结果,填写检验报告单,作好登记,由操作人员、审核人员手工签全名后发出报告。

3、检验结果与临床不符或可疑时,应主动与临床科室取得联系,重新检查。发现检验项目以外的阳性结果应主动报告。

4、特殊、罕见的阳性结果应有两位工作人员过目(急诊除外),取得一致意见后在报告。

5、填写检验报告单要求内容完整、字迹清楚、文字叙述准确易懂。

6、检验报告单必须消毒后发出。

7、发出院外的报告应由科主任审签。

篇5：产业公司文件资料控制规定

产业公司文件和资料控制规定

总经理办公室负责按《文件和资料控制程序》对公司执行的质量文件、引用外部标准、技术文件进行总体控制,保证公司相关管理人员、操作人员执行的质量文件、技术资料、引用外部标准均为最新版本的有效文件。

1.各部门执行《文件和资料控制程序》,控制本部门使用的质量体系文件、技术资料、引用的外部标准.保证本部门使用的这些文件和资料均为有效最新版本。

2.公司使用的质量体系文件、技术资料、外部标准,均须得到总经理或其授权人批准后,方能生效执行。

3.发至部门应根据文件内容涉及的部门、确定文件分发范围,并做好发至记录,必须文件更改、作废时,能及时撤回,防止误用失效、作废文件。

4.文件的页改必须得到控制,原则上文件和资料的页改由原批准人进行,如果指定更改人则更改人应有原批准人所依据的背景资料。

5.文件和资料的作废,须由原发放部门根据发文记录文件和资料使用部门及时撤回防止使用作废文件。