物业公司文件控制管理工作程序
1.0目的
对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制,确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件的控制。
3.0职责
3.1丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。
3.2技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料的受控发放。
3.3配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。
3.4各有关部门负责本部门文件管理。
4.0定义
4.1文件的分类
按文件的来源分为:
4.1.1内部文件:丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件,包括质量管理体系文件和对内、对外的管理公文。
质量管理体系文件还可分成:
a)质量手册,第一层次文件,代码为(A);
b)程序文件,第二层次文件,代码为(B);
c)作业指导书、操作规程(规定),第三层次文件,代码为(C);
d)质量记录(为特殊类型文件),代码为(D)。
4.1.2外来文件:
a)国家、行业、企业的技术标准、规范、规程等;
b)主管部门的公文;
c)顾客提供的基础资料等;
d)计算机应用软件。
4.1.3成果文件:丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关的技术性文件,包括质量计划、纲要、成果报告、图纸图片等。
4.2按受控状态分为:
4.2.1受控文件
即列入《受控文件清单》的文件,这些文件的批准、发布、更改、报废、回收等必须按本程序规定的要求进行控制。
4.2.2非受控文件
未列入《受控文件清单》的文件。
5.0工作程序
5.1文件的编号与标识
5.1.1质量管理体系文件按《文件编号规定》进行编号和标识。
5.1.2管理性公文按《文件编号规定》进行编号和标识。
5.1.3与维护和服务有关的文件按《文件编号规定》进行编号和标识。
5.1.4外来文件沿用原文的编号,加盖“外来文件”章。
5.2文件编写
5.2.1质量管理体系文件由各使用部门编写,行政部汇总。
5.2.2管理性公文由行政部组织编写。
5.3文件的审批
5.3.1质量手册由管理者代表审核,总经理批准。
5.3.2程序文件由行政部审核,管理者代表批准。
5.3.3作业指导书文件由行政部组织相关部门审定,由管理者代表批准。
5.3.4与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审批。
5.3.5管理性公文由相关部门起草,主管领导审核,总经理批准。
5.4文件的发布与发放
5.4.1文件一经批准,即可进行发布和发放。发布可以采用会议(即发布会)和非会议两种形式。
5.4.2质量管理体系文件、标准、规范、规程由行政部按《文件发放计划审批表》发放。
5.4.3技术类文件由技术部按《文件发放计划审批表》发放。
5.4.4服务类文件由配套服务部按《文件发放计划审批表》发放。
5.4.5文件的发放应确定文件发放范围,确保与质量管理体系运行有关的场所,在使用处可获得适用文件的有关版本。
5.4.6各发放文件部门作好《文件发放、回收登记表》的记录工作。
5.4.7各单位相关部门的文件管理人员在收到和领取文件后,应及时分发到位。文件收取人在《文件发放、回收登记表》上签收。
5.4.8丽江花园物业管理公司所有对外发布的文件均由行政部审定发放,重要文件需总经理批准后发放。
5.5文件的更改
5.5.1质量管理体系文件需要更改时,应由提出文件修改部门填写《文件更改申请表》,说明更改原因,对重要的更改应附充分理由和证据。
5.5.2《文件更改申请表》的审批按文件审批条款进行,经批准后,由行政部填写《文件更改通知单》。
5.5.3更改采用换页法或划改法。划改就是在原文件需修改处修改。更改后的文件应在文件修改记录上予以记录。
5.5.4文件更改的具体程序是:
行政部将《文件更改通知单》,按原文件发放范围发至各单位相关人员,并按通知单及时更改本单位使用文件,在通知单上做好记录。
5.6文件的换版与作废
5.6.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版。换版由行政部组织。
5.6.2作废的文件由行政部文件管理员负责收回,并在《文件发放、回收登记表》上做好记录,在作废文件上加盖“作废”印章,待统一销毁。
5.6.3由行政部填写《文件销毁申请表》,批准后统一销毁。销毁由行政部执行,需两人在场见证。需留用的作废文件,填写《文件留用申请表》,经行政部批准后,加盖“保留资料”印章方可留用。留用的文件应单独存放,以免混用。
5.7文件的管理
5.7.1存档文件应保存在通风、干燥的环境中并做好防火、防虫、防潮工作,以免破损。
5.7.2临时借阅文件应由借阅者填写《文件借阅登记表》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还。
5.7.3行政部定期(一年一次)发布《受控文件清单》,经管理者代表批准后,下发各单位。
5.7.4各部门依据《受控文件清单》和实际情况,实时更新本部门的《受控文件清单》。
5.8外来文件的发放
丽江花园物业管理公司所有外来文件均由行政部负责收集汇总,并记录于《外来文件登记表》中,其包括:国家、地方、行业技术性标准、规范、规程等文件,经过鉴定和确认其有效版本后,列入《受控文件清单》,经总经理批准后,按文件的发布与发放的路径发放。
6.0相关文件
6.1《文件编号规定》RGPM
篇2：物业公司预防措施控制工作程序
1.0目的
采取预防措施,以防止潜在的不合格、缺陷或其他不希望的情况发生。实现管理体系的持续改正。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司体系管理工作中对潜在的不合格、缺陷或其它不希望的情况发生所采取的预防性措施。
3.0职责
3.1各相关部门负责对维护和服务活动的潜在不合格品采取预防措施并归口管理。
3.2对质量有影响的各部门,负责本部门预防措施的实施。
3.3管理者代表负责对重大预防措施进行审批。
4.0定义
预防措施:为消除潜在不合格或其它潜在不期望情况的原因所采取的措施。
注1:一个潜在不合格可以有若干个原因。
注2:采取预防措施是为了防止发生,而采取纠正措施是为了防止再发生。
5.0工作程序
5.1各部门、管理处注意收集汇总潜在不合格信息,并填报《预防措施记录》,以便确定、分析潜在不合格原因。
5.2信息来源有:质量记录、顾客投诉、维护和服务的工作检验、内部质量审核结果等。
5.3潜在不合格原因的调查与分析
5.3.1各部门、管理处根据工作质量检查情况,分析质量波动趋势。
5.3.2各部门、管理处必要时组织召开专题分析会,依据所收集到的维护和服务质量信息进行不合格原因的分析研究。
5.3.3对新维护和服务推广应用过程遇到的潜在不合格原因,根据状态特点进行专题分析。
5.3.4调查结束后,由可能发生潜在不合格的部门在《预防措施记录》中填写潜在不合格原因分析内容。
5.4制定预防措施
5.4.1针对调查分析结果,由可能发生潜在不合格的部门制定预防措施,填写《预防措施纪录》。
5.4.2预防措施的审批由管理者代表或相关部门经理负责。
5.5预防措施的实施
各相关部门参与实施、监督与评价,必须与所遇到问题的影响相适应。
5.6预防措施有效性评审
5.6.1预防措施的实施效果,实施责任者应做好记录。
5.6.2其有效性由该预防措施的制定或相关部门跟踪评价验证。
5.7预防措施的验证
5.7.1应注意预防措施的可信任程度,应提供充分的证据。
5.7.2如验证所采取的预防措施的实施效果,没有达到预定目的,重新进行原因分析,制订措施,直至实施效果评价验证符合要求。
5.7.3预防措施应包括消除潜在不合格原因具体方法、步骤、责任人员和完成时间。
5.8质量信息的传递
将预防措施及其实施情况及验证结果复印一份交行政部存档作为信息提交管理评审。
6.0相关文件
6.1《质量目标控制程序》RGPM
篇3：物业公司员工培训控制工作程序
1.0目的
为验证和保证本公司员工的资格并提供必要的培训,以确保并提升员工的业务技能、服务工作意识、物业管理的服务质量与提高工作效率,从而达到人力资源的可持续发展。
2.0适用范围
适用于本公司所有员工的培训。财务人员及技术人员的资格年审培训不在内,另定人力资源管理制度。
3.0职责
3.1各部门、区域经理:依据考核结果和岗位要求,负责提报年度培训需求计划或临时性的培训需求;结合本部门的服务工作要求组织相应的内部培训并督导执行。
3.2行政部:
3.2.1负责综合审查各部门、区域的培训需求。
3.2.2负责年度员工培训计划的汇总及确认。
3.2.3负责组织新员工培训及公共类技能培训。
3.2.4负责员工公司外培训的组织和落实。
3.2.5负责培训成果的登录,并及时将记录归档。
3.3培训讲师:负责培训教材的准备、培训的实施及培训成效的考核。
3.4总经理:负责核准年度培训计划和临时性的培训计划。
4.0定义
4.1本公司的培训分为:
4.1.1新员工职前培训----即新员工招聘进公司报到时由行政部组织实施16小时以上的职前培训、使其了解公司各项规章制度并认识物业管理的基础知识和工作要求。
4.1.2员工在职培训----指经试用期满合格的正式员工的培训,可分为“一般性业务培训”和“上岗证培训”两种。
4.2培训实施可分为:
4.2.1公司内培训---由公司有资历经验的员工自任讲师或外聘讲师到公司培训。
4.2.2公司外培训---指由公司派员工到公司外接受培训。
4.3培训需求可分为:
4.3.1新员工入职培训需求。
4.3.2各岗位培训需求。
4.3.3上岗证培训需求。
4.3.4其他培训需求。
5.0工作程序
5.1提出培训需求:
5.1.1公司各部门、区域经理应最迟于每年12月初,提出次年度员工培训需求计划,并填写《员工培训需求申请表》交至行政部汇集,拟定年度培训方案呈总经理核准后,由行政部备索。
5.1.2如因新技术、新设备的投入等特殊的案例需临
篇4：丽江物业质量记录控制工作程序
1.0目的
对质量记录进行控制和管理,使维护和服务质量符合规定要求,质量管理体系有效运行提供证据。
2.0适用范围
适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。
3.0职责
3.1质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。
3.2行政部负责质量记录归口管理,并对其执行的正确性进行监督、检查。
4.0定义
4.1质量:产品或服务,满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品;既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。
4.2记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注:记录可用于为可追溯性提供文件,并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
5.0工作程序
5.1质量记录分类及其清单
5.1.1质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》,各部门必须建立本部门的《质量记录清单》,实时更新。
5.1.2由于上级单位等指定的专用质量记录表格,均列入《质量记录清单》,并按本程序要求进行控制。
5.2质量记录的标识
质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。
5.3质量记录的填写
填写质量记录时,填写内容要完整、准确,字迹要工整、清晰,签署齐全,不得涂改。
5.4质量记录的收集
质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理,质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。
5.5质量记录的装订、归档、贮存和保管
收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册,并按《文件控制程序》RGPM
篇5：物业公司质量目标控制工作程序
1.0目的
确定丽江花园物业管理公司质量目标制定与评价的职责、方法和要求,以确保各有关部门达成质量目标,满足公司物业管理需求及顾客需求。
2.0适用范围
本程序适用于丽江花园物业管理公司开展质量目标制定和评价的各项活动。
3.0职责
3.1总经理负责制定质量目标。
3.2管理者代表定期评价质量目标的达成。
3.3管理者代表编制质量目标的评价方法和频次,审批目标管理方案。
3.4各部门主管负责制定达成质量目标的措施,对目标达成情况进行评价并向管理者代表汇报。
4.0定义
4.1质量目标:根据质量方针的要求,企业在一定期间内所要达到的预期效果,即所规定的数量化目标。可根据达到目标的期限长短,可划分为长期目标和短期目标。质量目标是企业目标体系中的组成部分,它应力求数量化,以便于统一领导层的思想,成为激励职工的动力,有利于日常的考核和评定,促进目标的实现。
注1:质量目标通常依据组织的质量方针制定。
注2:通常对组织的相关职能和层次分别规定质量目标。
4.2质量方针目标的展开:指将已确定企业质量方针目标逐级往下层扩展、细化为各级的中、小目标和措施,以保证企业总目标的实现。
4.3持续改进:增强满足要求的能力的循环活动。
注1:制定改进目标和寻求改进机会的过程是一个持续过程,该过程使用审核发现和审核结论、数据分析、管理评审或其他方法,其结果通常导致纠正措施或预防措施。
5.0工作程序
5.1质量目标制定
5.1.1总经理根据公司的总体战略和经营方针,制定质量目标,包括:中长期努力达成的目标;年度质量目标。
5.1.2下年度的质量目标的制定,在本年底由管理者代表完成,总经理审批后颁布。
5.1.3管理层在制定质量目标时,必须明确与质量目标相关的责任部门,并将各目标分解落实到各相关部门。
5.1.4确定实现质量目标所需的资源,并提供必要的资源支持。
5.1.5管理层所审批通过的质量目标将通过书面形式下发各责任部门。
5.2质量目标策划
5.2.1管理者代表负责编制实现各项质量目标所需采取的措施及各目标的评价方法和频次,并形成正式的文件:《质量目标管理方案》及《质量目标计算方法》,提交总经理批准。
5.2.2《质量目标管理方案》至少包括以下内容:
a)与部门相关的目标;
b)实现目标相关的责任人;
c)为实现目标采取的措施;
d)目标完成情况及检查频次;
e)质量目标评价。
5.2.3各责任部门根据《质量目标管理方案》及《质量目标计算方法》,对所负责的质量目标实现及相应措施开展质量管理活动,并收集质量目标相应的数据,按方案中规定的评价周期进行统计并形成《质量目标评价报告》提交管理者代表。各部门的评价报告至少包括以下内容:
a)要求完成的目标和措施;
b)目标达成的结果(具体的数据)和已采取的措施;
c)未达成目标的原因分析和对策。
5.2.4管理者代表根据各部门的目标达成情况,汇总成总体目标达成的评价报告,在最近一次管理例会中向总经理汇报。
5.2.5每年年底管理评审前,各责任部门向管理者代表提交年度质量目标的达成情况汇报,由管理者代表汇总形成年度质量目标评价报告,提交管理评审会议。
5.3纠正与预防措施
针对质量目标评价中发现的不足,管理者代表确定是否需发出《纠正措施记录》、《预防措施记录》,具体流程按程序文件《纠正措施控制程序》、《预防措施控制程序》的执行。
6.0相关文件
6.1《质量目标管理方案》RGPM
制度专栏
