物业分公司体系内部审核工作程序
物业分公司体系内部审核程序
1总则
1.1体系内部审核是确定各物业分公司满足管理体系程度以及评价管理体系符合性、有效性,识别改进机会的重要手段。
1.2各物业分公司应严格执行内部审核的有关要求,健全自我完善机制,不断提高管理水平、服务质量和经营绩效。
2职责界定
2.1物业分公司负责组织实施内部审核活动,并将审核报告报项目所在公司备案。
2.2项目所在公司负责监督区域内物业分公司的内部审核,必要时将物业分公司内部审核作为项目所在公司内审的一个组成部分。
2.3管理公司物业管理部负责指导各物业分公司开展内部审核活动。
3基本要求
3.1各物业分公司内部审核应定期进行,至少每半年一次。全年的内部审核安排由品质部负责列入年度工作计划。例行的内部审核必须全面覆盖公司各项业务活动、区域(责任部门)和人员。
3.2必要时,物业分公司总经理可根据实际情况决定进行临时增加的内部审核,临时增加的内部审核可以是完整的或部分范围的审核。提出临时内部审核的时机包括(不限于):
a)组织机构、业务流程或制度文件发生重大调整;
b)发生严重的顾客投诉事件、质量事故或其它环境、职业健康安全事件、事故;
c)管理工作受到集团或管理公司的严厉批准;
d)总经理认为必要的其它情况。
3.3物业分公司总经理(或管理者代表)应为内部审核提供必需的资源,并在公司内各级员工中明确有关内部审核工作的权责。
3.3.1公司分管领导(管理者代表)职责
a)每次内审计划的审核、批准、并指定审核组长;
b)审核组与受审核部门之间关系的协调;
c)不合格项纠正措施方案的批准;
d)审核报告的审核、批准。
3.3.2品质部职责
a)负责按计划组成审核组进行内审;
b)负责内审报告的打印、发放和存档;
c)负责不合格项纠正措施的审查和跟踪验证。
3.3.3受审核方职责列入内审计划的岗位或部门均为受审核方,其职责是:a)确认对本部门进行内审的计划;
b)做好接受内审的准备工作;
c)指定联络人员,协助审核组完成审核计划;
d)确认不合格项,并有针对性地采取纠正措施。
3.3.4审核组职责
3.3.4.1审核组长职责:
a)协助品质部组成审核组;
b)制定现场审核计划,组织文件审核;
c)指导审核员编制检查表,准备现场审核记录和不合格报告等工作文件;
d)主持首次会议和末次会议;
e)控制现场审核气氛和审核进度;
f)编写并向品质部提交审核报告、现场审核记录等。
3.3.4.2审核员职责:
a)编制检查表。
b)按分工要求进行现场审核,填写现场审核记录。
c)对不合格事实进行描述,填写不合格报告。
3.4审核员安排必须保证独立性,审核员与受审核部门没有直接的工作责任关系。各物业分公司内审员管理应保证满足以下要求。
3.4.1内审员必须经过相关体系审核的专业培训(ISO9000、ISO14000、OHSAS18000等),并取得培训合格证书;
3.4.2物业分公司每年应以适当的形式对内审员进行培训,以提高其专业知识技能和内审技巧;
3.4.3参加管理公司物业管理部规定的其它培训进修课程和审核交流活动。
3.5各物业分公司组织实施的内部审核,无论其是否已经按相关体系标准建立管理体系,内部审核依据中必须包含本手册的规定。
4审核程序
4.1审核计划与准备
4.1.1根据年度工作计划,每次审核前一周由公司总经理(管理者代表或分管领导)指定审核组长,组长负责协助品质部确定内审组成员,应保证与受审核方没有直接的工作责任关系。
4.1.2审核组长负责制订《管理体系内部审核实施计划》,计划应包括(不限于):
a)审核目的与范围;
b)审核依据;
c)审核日期;
d)审核组成员;
e)审核日程安排;
f)审核报告的分发范围审核等。
4.1.3审核计划经品质部审核、公司总经理(管理者代表或分管领导)批准后,由审核组长分发至受审核部门。
4.1.4实施审核前,审核组长组织审核组成员对公司内部管理文件进行系统的审
查,针对与本手册规定及选定体系要求不一致的问题开列出文件审查清单。
4.1.5实施审核前,审核组长应安排审核员根据分工编制审核检查表,审查检查表应由审核组长汇总审查,协调、指导审核组成员的审核思路和方法,达成一致后签署执行。
4.2审核实施
4.2.1审核组长负责对审核全过程进行控制,审核实施过程一般包括(不限于):首次会议、现场审核、末次会议等。
4.2.2现场审核实施过程中,内审员通过与受审核部门人员的面谈、查阅文件和记录、现场观察等方式收集审核证据,并如实记录。
4.2.3现场审核过程中,内审员必须按计划完成分配的检查任务,包括检查内容及时间进度要求。特殊原因导致现场审核不能按计划执行时,内审员必须同时报告审核组长和公司分管领导。
4.2.4内审员在审核中发现的问题均应填写《审核不合格报告》,不合格报告需由审核组长批准,并经受审核部门领导确认。
4.3报告与跟踪
4.3.1现场审核结束后,审核组长负责根据审核过程中的记录编制审核报告。审核报告应反映审核的实际过程和管理体系运行状况,包括(不限于)以下内容:
a)本次审核的目的、范围;
b)审核准则(依据文件);
c)审核过程简介(包括审核组成员、审核天数、受审核部门、审核重点、受审核公司/部门配合情况等);
d)管理体系总体运行情况,及审核结论;
e)存在问题(不合格事项)及在各要素中的分布情况、纠正要求及验证方式;
f)下次审核须重点关注的方面。
4.3.2审核报
告经品质部审核、公司总经理(管理者代表或分管领导)批准后,由审
核组长连同《审核不合格报告》分发到受审核部门。
4.3.3受审核部门接到不合格报告后,应组织人员进行原因分析,并提出纠正措施计划交品质部。
4.3.4品质部应先对原因分析和纠正措施计划进行审查,不符合要求的返回受审核部门重新制订。符合要求的报公司总经理(管理者代表或分管领导)批准。原件存品质部,复印一份交受审核部门实施。
4.3.5受审核部门收到已批准的纠正计划后,及时按计划实施纠正措施。
4.3.6品质部应组织内审员对纠正措施的实施进行督促,在规定期限到达后,组织人员进行效果验证,并在不合格报告上填写验证记录。
4.3.7品质部负责汇总纠正措施实施情况,向公司总经理(管理者代表或分管领导)汇报。
5支持文件及记录
5.1WDWY-FR-MM9102不合格控制、纠正及预防措施
5.2WDWY-FR-MM9201日常服务检查
5.3WDWY-MM96管理评审
5.4WDWY-FR-MM9501管理体系内部审核实施计划
5.5WDWY-FR-MM9502审核现场检查表
5.6WDWY-FR-MM9503审核首次/末次会议签到表
5.7WDWY-FR-MM9504审核不合格报告
5.8WDWY-FR-MM9505体系审核总结报告
篇2：物业管理质量体系文件:内部质量审核程序
物业管理公司质量体系文件:内部质量审核程序
1.0目的
通过内部质量审核,验证质量体系文件的实施效果以及各项质量活动是否符合质量体系要求,确保质量体系的有效性。
2.0适用范围
适用于对本公司的内部质量体系审核。
3.0职责
3.1管理者代表负责内部质量体系审核工作的组织,任命内审组长和审核员组成的审核组,批准《内部质量审核计划》、《内部质量审核报告》。
3.2内审组长负责《内部质量审核计划》的编制和审核工作的领导,及与受审核部门关系的协调,编写《内部质量审核报告》。
3.3审核员负责编制《内审检查表》,进行现场审核,签发《内审不合格报告》。
3.4行政部负责内部质量审核的具体实施。
4.0工作程序
4.1审核的频次
内部质量审核每年至少进行一次。需要时,可随时安排局部或全局的审核。
4.2审核的准备
4.2.1审核前,管理者代表负责任命内审组长,确定审核组成员。内审员应具备资格证书,并与被审核的部门无直接的责任关系。
4.2.2制定内审实施计划
内审组长制定《内部质量审核计划》,经管理者代表批准后执行,其内容包括:
a)审核的目的和范围,
b)审核的依据,
c)审核组成员名单,
d)审核的日程安排。
4.2.3审核组预备会议
内审组长召集审核员召开审核组的预备会,向审核员明确审核的目的和范围,简要介绍受审核部门情况后,研究和商定审核的策略、落实分工、确定审核的日程安排,并规定审核纪律和内审员应注意的事项。
4.2.4发放内审计划
审核组应以书面的形式提前5天将内审计划发放到受审核部门、人员。
4.2.5准备并收阅工作文件
审核员进行审核工作前,应事先备齐下列表格、文件和资料:
a)审核日程安排表和任务分配表,
b)《内审检查表》、《内审不合格报告》,
c)质量手册和与受审核部门的质量活动有关的程序文件、工作规程、上一次内审发出的《内审不合格报告》等。
4.2.6编制《内审检查表》
审核员根据收集到的文件和资料编写《内审检查表》。
4.3审核实施
4.3.1首次会议
内审组长召开首次会议,审核组成员和受审核部门负责人及主要陪同人员参加。
4.3.2现场审核
a)内审员按照内审计划和编好的《内审检查表》到现场通过观察、询问、查阅文件和有关记录等方式收集证据,
b)对发现的不合格项,经受审核部门、人员确认后,填写《内审不合格报告》,
c)内审组长负责对审核的全过程进行控制。
4.3.3汇总、整理《内审不合格报告》
内审组长组织讨论审核结果,确定不合格项,并与被审核部门交换意见后,填写《质量体系内审不合格项目分布表》。
4.3.4未次会议
审核工作完成后,内审组长主持召开未次会议,向管理者代表和受审核部门宣布审核结果,同时接受和回答受审部门提出的问题。
4.3.5《内审不合格报告》由审核员签发,受审部门负责人签名确认。
4.3.6编写审核报告
《内部质量审核报告》由内审组长编写,保证其具有正确性和完整性,并交管理者代表审批。
4.4责任部门根据《内审不合格报告》要求制定和实施纠正和预防措施限期纠正,内审组长负责按《纠正和预防措施控制程序》实施。
4.5《内部质量审核报告》由行政部发给各个受审核部门、人员。内部质量审核工作中形成的记录和报告由行政部归档保存,保存期为3年。
5.0相关文件
5.1《纠正和预防措施控制程序》
6.0相关记录
6.1《内审检查表》
6.2《质量体系内审不合格项目分布表》
6.3《内审不合格报告》
7.0附录
7.1《内部质量审核计划》
7.2《内部质量审核报告》
编写:审批:
篇3：物业管理公司程序文件－内部质量审核程序
物业管理公司程序文件:内部质量审核程序
为了有效地实施内部质量审核,确保公司质量体系的适用性和有效性。
2.范围
适用于公司内部质量审核活动。
3.职责
3.1公司品质主管负责内部质量审核的计划及组织实施工作,编写年、月审核计划,保存内部质量审核全部文件和记录。
3.2总经理负责审批年度、月度内审计划,任命审核组长和审核员,并监督审核的实施。
3.3内部质量审核应由经过正规培训,具有内审资格证书的内审员独立、公正地进行,审核员应与其所审核的部门无直接的责任关系。
4.方法和过程控制
4.1审核计划
4.1.1品质主管负责在每年十二月制定下一年度的审核计划,并报总经理审核、审批。
4.1.2月度《审核计划》由品质主管负责编制,报总经理审批,并于审核一周前发至受审核部门负责人和审核组成员。
4.2审核前准备
审核计划批准后,审核组长应结合受审部门具体情况及上次审核的不合格项(含观察项),与组员共同协商编制《内审检查表》和审核方式,以确保审核效果.
4.3审核的实施
4.3.1审核组长负责召开首次会议并宣布审核员分工,被审核方有关责任人参加首次会议。
4.3.2审核员依照《内审检查表》逐项进行审核。
4.3.3审核完毕后,审核组长召集审核员汇总审核意见,分析、确定审核结果。
4.3.4审核组长召开末次会议,宣布审核结果。
4.3.5被审核方人员有权对审核员提出的问题予以澄清,审核员应接受合理的澄清,并现场予以关闭。
4.3.6对于经确认的不合格项,由审核员填写《不合格报告》及《内审观察项报告》,交审核组长审核,被审核方部门负责人签字确认。
4.3.7审核组长将被审核方已确认的《不合格报告》及《内审观察项报告》原件交被审核部门制定纠正措施,复印件留存备查。
4.4纠正措施的制定及落实
4.4.1由被审核方责任人负责填写纠正措施,经部门负责人审核后,在四个工作日内报审核组组长,经认可后,由被审核部门落实纠正措施。
4.4.2纠正时间自审核组长签字认可之日起计,纠正期限原则上定为1个月,根据不合格纠正的难易程度和部门的实际情况,由被审核部门与内审员协商,可定为3个月内或下次审核前。
4.4.3自纠正期限到期之日起一周内,由原审核员负责验证,将验证情况记录在《不合格报告》或《内审观察项报告》上,并将已关闭报告交予品质主管存档。原件保留在公司,部门保留复印件。
4.5审核报告
审核组长应在审核结束后,不合格报告和观察项报告的纠正措施经审核员确认后三个工作日内向总经理及受审核部门提交《审核报告》,《审核报告》内容如需更改,由审核组长负责对《审核报告》及相关的《不合格报告》、《内审观察项报告》作相应更改。
5.质量记录和表格
JSNHWY8.0-02-F1《内审检查表》
JSNHWY8.0-02-F2《内审观察项报告》
JSNHWY8.0-02-F3《不合格报告》
篇4：物业管理手册－内部审核程序
物业管理手册:内部审核程序
1、目的
确保管理体系得到有效的保持、实施和改进。
2、适用范围
适用于内部审核活动的控制。
3、职责
3.1总经理负责批准公司年度内审计划和审核计划的实施。
3.2管理者代表负责内部审核工作,任命审核组长。
3.3品质部负责策划、编制年度内部审核计划及组织实施。
3.4审核组长负责编制内部审核计划及编写内审报告。
4、程序
4.1年度内部审核计划
4.1.1每年1月20日前由品质部依据审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果对审核方案进行策划形成《年度内部审核计划》,《年度内部审核计划》应包括审核准则、范围、频次和方法,报管理者代表审核,总经理批准后实施。
4.1.2内部审核原则上每年至少进行一次,在公司组织机构发生重大变化、服务质量发生较大变化时及接受第三方审核前由管理者代表及时组织进行内部审核。
4.1.3内部审核,可对所有部门(或要素)审核一遍,也可专门针对部分部门(或要素)进行重点审核,但每年的内审必须覆盖管理体系全部要素。
4.2审核前的准备
4.2.1管理者代表任命审核组长和内审组成员,内审组成员必须具备内部审核员资格,并与所审核的项目无直接责任。
4.2.2由审核组长编制本次《内部审核实施计划》,其内容主要包括:受审核的部门、审核要素、审核组成员、审核具体时间等。报管理者代表审核,总经理批准。
4.2.3品质部应在审核前5天将《内部审核实施计划》发至相关部门。
4.2.4审核组长组织审核组成员编写核查表,核查表中要详细的列出审核的项目、审核的依据及方法。
4.3审核的实施
4.3.1审核组长组织见面会,介绍内审的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程,填写《会议记录》。
4.3.2审核员按《内部审核实施计划》对受审核部门进行现场审核,将体系运行情况详细记录在核查表中。
4.3.3审核员在审核中发现有不符合项时,应填写《不符合项报告单》,并在审核完成后,向该部门领导作口头报告,并商定初步的纠正措施。
4.4纠正措施的编制与审批
4.4.1审核员将不符合项报告给相关部门领导确认后,并商定详细的纠正措施,填写《不符合项报告单》中的相应内容。
4.4.2《不符合项报告单》由被审核方签字认可。
4.4.3审核组长填写《不合格项分布表》,记录不合格项分布情况。
4.4.4审核结束需召开总结会,由审核组组长主持,领导层、内审员及各部门领导参加,审核组组长宣读不符合项及其分布情况,并组织与会者讨论管理体系的有效性及应改进的地方。
4.5审核报告的编制与分发
4.5.1审核组长编写《内部审核报告》,审核报告应对本次审核中观察到的管理体系运行情况、不符合项情况及审核结论、纠正措施的制定等做出详细论述。
4.5.2审核报告经管理者代表审批后由品质部向被审核部门分发。
4.6纠正措施的实施及跟踪验证
4.6.1各相关责任部门根据不符合项内容,分析原因、制定措施并实施。纠正措施完成后,将相关内容填写在《不符合项报告单》内,并交品质部。
4.6.2品质部指派审核员进行跟踪验证纠正措施实施的情况及有效性。
4.6.3跟踪验证的审核员在纠正措施有效实施后在《不符合项报告单》上写明验证情况意见并签字。
4.7内部审核的所有记录由品质部存档。
5、相关文件
5.1《不符合、纠正和预防措施控制程序》
6、相关记录
6.1《年度内部审核计划表》JW/JL-8.2.2-001
6.2《不符合项报告单》JW/JL-8.2.2-002
6.3《内部审核实施计划表》JW/JL-8.2.2-003
6.4《内部审核报告》JW/JL-8.2.2-004
6.5《会议记录》JW/JL-8.2.2-005
6.6《不合格项分布表》JW/JL-8.2.2-006
篇5：第一太平物业审核控制程序
世茂第一太平物业审核控制程序
1范围
本程序依据GB/T19001―2000idtISO9001:2000质量标准中8.2.2条款和公司质量手册中相关章节编制。规定了公司质量管理体系审核目的、审核准则、审核范围、审核时间、审核人员及审核结论的要求,本程序适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司质量管理体系内部审核工作。
2目的
通过质量管理体系审核,验证质量管理体系各项管理活动是否符合质量管理体系标准和公司的策划的要求,质量管理体系是否得到有效实施与保持。
3职责
3.1管理者代表负责质量管理体系内部审核工作,任命审核组长和审核员,批准《质量管理体系年度内部审核计划》。
3.2品质管理部负责组织公司质量管理体系内部审核的实施和验证,并负责内审资料的保管。
3.3审核组长负责审核工作的实施,编制《内部审核实施计划表》和编写《质量管理体系内部审核报告》。
3.4审核员负责按内审计划进行现场审核,对内审中发现的不符合事实,填写《不合格项报告》。
3.5有关责任部门分析不合格原因,提出纠正措施计划并实施。
4程序
4.1总则
4.1.1质量管理体系内部审核每年至少覆盖一次,质量管理体系活动涉及所有的部门和全过程或要素。必要时可适当增加频次或部门、过程或要素。编制计划时要考虑受审的过程或要素和区域的状况和重要性以及以经审核的结果。
4.1.2品质管理部负责将每年年初编制本年度质量管理体系内部审核计划(可视体系运行实际情况作适宜性调整)报管理者代表审批后,发至相关部门及人员,并按计划组织实施。
4.1.3审核员具有质量管理体系内部审核员培训合格证书,经管理者代表授权,并与被审的部门、具体活动无直接的责任关系。
4.2审核的准备
4.2.1管理者代表根据年度计划任命审核组长及审核员,组成审核组,并由审核组长编制《内部审核实施计划表》。编制计划时要考虑受审的过程或要素和区域的状况和重要性以及以往审核的结果。
4.2.2审核组长制订《内部审核实施计划表》内容包括:
4.2.2.1审核的目的和范围;
4.2.2.2审核的准则;
4.2.2.3审核组成员分工;
4.2.2.4审核的过程安排;
4.2.3管理者代表批准《内部审核实施计划表》。审核组应书面形式提前二个工作日将《内部审核实施计划表》发放到受审部门和相关人员。
4.2.4受审部门做好接受审核的准备,部门负责人在审核当日不应外出,如遇特殊情况,需指定替代人员,并经管理者代表的书面批准。
4.2.5审核组做好审核前的准备。
4.3审核的实施
4.3.1由审核组长召开首次会议,总经理、管理者代表、审核组成员和受审核部门负责人及相关人员参加,并做好会议签到记录。
4.3.2审核员按内审计划到现场通过观察、询问,查阅文件和有关记录等方式收集证据。
4.3.3发现不合格项,由内审员填写《不合格项报告》。不合格项的填写应准确描述所观察到的不合格事实,记录不合格事实发现的地点、时间、名称、事实以及证实人员的岗位、职务,以便再次验证,并提交被审核部门负责人对“不合格报告”签字确认。
4.3.4审核组长负责对审核全过程进行控制。
4.3.5在现场审核结束后,审核组长召集内审员会议,交流审核情况,核实不合格事实,确定不合格项,对检查结果进行汇总、整理、对被审核部门的质量体系运行状况作出书面评价。
4.3.7由审核组长召开末次会议宣布审核结果。
4.4审核结论
4.4.1《质量管理体系内部审核报告》由审核组长编写,内容包括:审核目的、审核准则、审核范围、参加人员、审核发现、审核结论等。
4.4.2审核报告的结论包括对管理体系是否符合原来策划(或计划)的安排、适用的标准及公司所制定的管理体系文件和要求,管理体系是否得到有效实施和保持的评价,并交管理者代表审批。
4.5审核结果处置
4.5.1品质管理部负责确定不合格项的责任部门,意见分歧时,由管理者代表作出决定。
4.5.2责任部门根据《不合格项报告》的要求及时分析不合格原因,制定和实施纠正和预防措施。
4.5.3品质管理部组织内审员对纠正措施的执行状况实施跟踪,验证所采取的措施和结果,并作出报告。具体按《纠正和预防措施控制程序》执行。
4.5.4品质管理部负责将质量管理体系内部审核结果报总经理、管理者代表和有关部门和人员,并将其作为管理评审的输入,
4.5.5品质管理部负责保存质量管理体系内部审核的全部资料和记录,包括审核工作计划、首次、末次会议签到表、检查记录、不合格报告、审核报告等。具体按《记录控制程序》执行。
5相关文件
《记录控制程序》
《纠正和预防措施控制程序》
6相关记录
《内部审核实施计划表》
《审核检查表》
《不合格项报告》
制度专栏
