物业公司程序文件－文件控制程序

篇2：物业公司程序文件－质量记录控制程序

物业公司程序文件:质量记录控制程序

1.0目的

使质量记录完整、准确、清晰,能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明,为质量的持续改进提供依据。

2.0范围

适用于公司各类质量记录和表格的管理。

3.0职责

3.1质管部负责质量记录管理程序的执行。

3.2各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

4.0程序

4.1质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性,服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据,分类如下:

1)质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

2)服务质量验证方面的记录。如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

4.2质量表格的分类编号

4.2.1质量表格采用以下形式分类编号:

1)程序文件质量记录表格编号:

YGJYPM--QR----表格序号,从01开始依次排列

要素编号

质量记录标志

公司名称

2)各单位质量记录表格编号:

QR--**

单位代码,一个或三个字符

表格序号,从001开始依次排列

4.2.2单位代码与单位名称对应如下:

公司领导:

董事长-01总经理-02管理者代表-03副总经理-04

副总经理-05总会计师-06助理总经理-07

部门代码:

质量管理部-M、工程管理部-G、清洁绿化部-Q、教育培训部-E、商务部-S、企业发展策划部-F、酒店商管部-J、人力资源部-R、社区文化部-Z、

安保部-B、财务部-C、办公室-O、会计部-K

管理处代码:

海丽-HLG、海滨-HBG、海连-HLA、怡海-YHG、丽苑-LYG、中银-ZYG、商城-SCG、

碧荔-BLG、世贸-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、东和-DHG、辛诚-*CG、

景发-JFG、鹏都-PDG、居雅-JYG、华为-HWG、新浩城-*HC、碧云天-BYT、东港-DGG

棕榈泉-ZLQ、聚豪园-JHY、逸翠园-YCY、浪琴屿-LQY、阳明山庄-YMS、怡翠山庄-YCS、

中城康桥-ZCK、观澜豪园--GLH、东湖豪庭-DHH、中海华庭-ZHH、阳光四季-YGS、

共和世家-GHS枫丹雅园-FDY、建工宾馆-JGB、骏庭名苑-JTM、世濠-SHG

管理处各班组代码:

维修班-W*B、护卫班-HWB、清洁班-QJB、财务室-CWB、车库岗-CKB、大堂岗-DTB、

道口岗-DKB、巡逻岗-*LB、消防中心-*FB、服务中心-FWB、会所-HSB、超市-CSB。

4.3体系文件分发号的控制

4.3.1质量手册(QM)、程序文件(COP)由质管部发放。

发放号:QM-单位代码、COP-单位代码

如发放给海丽管理处的《质量手册》的发放号是:QM-HLG

4.3.2各部门的作业指导书由该部门负责发放。

发放号:作业指导书编号-单位代码

如安保部《安全保卫管理手册》(WI/B)给海丽的发放号是:WI/B-HLG

4.3.3某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

发放号:WI/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

如教育培训部20**年培训计划发放给海丽,则相应文件发放号为:WI/E-pxJH-HLG。

4.3.4管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

发放号:该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

如海丽将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为:WI/G-W*B

4.3.5单位的发放文件1年为一次记录周期,文件发放的记录为:

发放号:单位代码-00*(*为自然数)-四位年份文件名称

如质管部20**年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为:

M-005-20**《4月份月检情况通告》

4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的资料,QR系列发放不需填写发放号,只需填写《发放记录》。

4.4质量记录的填写

4.4.1质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整,不得有造假和乱涂乱改现象。

4.5质量记录的收集保管

4.5.1质量记录的收集保管由各单位指定专人负责,并在收文2日内填写《记

录表格清单》。要求记录清晰完整,不允许有破坏残缺,签字手续应齐全。不符合上述要求的记录,相关人员不予接收。在质量记录有效期内,文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。

4.6质量记录的借阅

4.6.1根据工作需要,经单位主管批准,本公司人员可借阅存档的记录,应填写《借阅记录》。借阅期一般以三天为限,文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还,文件归还时,应确保完整无损。

4.7《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

4.8失效质量记录的处理

4.8.1超过保存期或失效的质量记录或表格,由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

5.0相关文件与记录

QR-4.2.4-01《记录表格清单》

QR-4.2.3-06《借阅记录》

篇3：物业公司程序文件－质量目标控制程序

物业公司程序文件:质量目标控制程序

1.0目的

质量目标控制程序是保证公司质量方针开展,实现顾客满意的具体措施,是评价体系有效性的重要判定指标。

2.0范围

公司内与质量目标有关的组织及其组织行为。

3.0职责

3.1总经理负责批准公司质量目标及公司年度工作方针目标管理矩阵图。

3.2管理者代表负责批准、监控各单位质量目标和工作目标的实施。

3.3办公室负责制定企业三年发展规划和年度公司工作要点。

3.4质管部负责组织相关部门制定公司的质量目标和工作目标。

3.5质管部负责编制公司质量目标和年度工作方针目标管理矩阵图。

3.6各单位负责制定及实施与本单位相关的质量目标和工作目标。

4.0程序

4.1质量目标的内容应包括以下几个方面:

1)对持续改进方面的承诺的体现;

2)物业项目的要求,包括其固有特性和赋予特性;

3)满足实现顾客要求所需的资源、过程、文件、活动等。

4.2质量目标的制定

4.2.1公司各部门根据本部门年度工作总结及相关工作的统计数据,制定出相关的年度计划及相关的控制指标,报主管领导批准后,提交给办公室。

4.2.2办公室根据上级公司对我司的发展期望,并参考各部门的工作总结和工作展望制定出企业三年滚动发展规划、年度工作要点及个别的具体指标。

4.2.3质管部根据公司年度工作要点及相应的体系文件要求,制定出公司年度质量目标。

4.2.4质管部根据公司批准的质量目标,结合公司工作要点内容,制定公司《年度工作方针目标管理矩阵图》,管理处据此制定合适的管理矩阵图。

4.3质量目标的发放

4.3.1质管部在质量目标和工作方针目标管理矩阵图批准后一周内发放给所有单位。

4.3.2管理处应在收文后两周内制定出本单位的管理矩阵图,报管理者代表批准后执行。

4.4质量目标的实施

4.4.1各部门应把相关的质量目标分解到《月工作计划》中执行,并通过部门例会的形式对实施情况进行评价,并保留相关会议记录和《出席会议人员签到表》。

4.4.2各部门在每月前3个工作日内,将本月工作计划上报给公司主管领导,并由部门负责人向领导汇报上月工作完成情况。

4.4.3质管部通过月检、季检的形式对管理处的质量目标的实施情况进行监控。

4.4.4管理处在每月前5个工作日内,将上月工作完成情况和本月工作计划交到质管部,质管部负责收集、统计相关信息,并上报管理者代表。

4.5调整

4.5.1公司任何人对质量目标的调整可提出调整建议,由质管部负责收集。

4.5.2质管部负责组织相关部门和人员进行评议,在主要责任部门主管同意调整的条件下,由质管部报公司主管领导同意后,填写相关记录,报总经理批准。

4.5.3调整后,相关单位负责各自调整职责内的工作。

5.0相关文件与记录

QR-5.4.1-01《工作方针目标管理矩阵图》

QR-5.4.1-02《月工作计划》

QR-5.4.1-03《出席会议人员签到表》

篇4：物业公司程序文件－内部沟通控制程序

物业公司程序文件:内部沟通控制程序

1.0目的

公司应建立适当的内部沟通渠道,保证有效的沟通过程,确保对体系的有效性进行充分的沟通。

2.0范围

公司内部各单位、层次之间的沟通。

3.0职责

3.1管理者代表负责保障沟通渠道的建立,汇总各单位的沟通信息。

3.2单位主管负责本部门内部沟通,并积极与相关单位进行有效沟通。

3.3每位员工应注意日常信息收集,为内部沟通提供良好的素材。

4.0程序

4.1部门间的沟通

4.1.1各部门应建立每周一次的例会制度,会议由部门主管负责召开。

4.1.2例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主,并以会议签到的形式保留相关记录。

4.1.3部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系,有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系,并将联系的情况填写在《内部沟通记录》上。

4.1.4各部门保留本部主动沟通的有关记录,对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

4.1.5部门间的沟通的形式有以下几种:

1)参与对方例会

2)与对方人员沟通

3)由主管领导组织有关部门主管的会议

4.1.6部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》,并由对方签字确认。

4.1.7各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。

4.2部门与管理处的沟通

4.2.1在管理处发现问题后,对一般的问题由管理处电话通知或*到相关部门即可。

4.2.2对较复杂或较严重的问题,由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》,并及时反馈到相关部门。

4.2.3相关部门应及时处理,并及时反馈到管理处,并由主任签字认可。

4.2.4部门主动反馈到管理处的信息,接听电话人员必须及时将有关信息准确登记,属公司内部事务的登记在工作记录上,属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中,并加以注明由部门转告。

4.3管理处间的沟通

4.3.1管理处间应主动加强交流和沟通,方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

4.3.2管理处间的沟通应记录在主任和办公室的工作记录上,接待方还应登记在有关表格上,如员工培训记录、出席会议人员签到表等。

4.4信息分为内部信息和外来信息两部分,识别有价值的信息予以登记,并以"*"表示外来信息。

4.4.1管理层每位员工都应建立自己的信息记录,操作层可将有关信息记录在对应表格上。

4.4.2信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在,务必做到记录准确、清晰,有追溯性。

4.4.3对于内部有价值的信息,相关人员以工作日志的形式登记即可。

4.4.4对于外部信息,管理处应登记在《与顾客沟通登记表》上。

4.4.5全体员工都有责任接受信息和记录相关信息,各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审,并将评审和处理情况作为会议记录输出。

5.0相关记录

QR-5.5.3-01《内部沟通记录》

篇5：物业公司程序文件－管理评审控制程序

物业公司程序文件:管理评审控制程序

1.0目的

确保公司质量管理体系是适宜、充分、有效的,并能满足标准和方针、目标的要求。

2.0范围

公司最高管理层对公司质量管理体系运行的评审。

3.0职责

3.1总经理负责管理评审及批准《管理评审计划》、《管理评审报告》。

3.2管理者代表负责审核《管理评审计划》、《管理评审报告》。

3.3质管部负责编写《管理评审计划》、《管理评审报告》。

3.4质管部负责相关文件的收集和发放、保管。

3.5各单位负责准备相关的管理评审资料。

4.0程序

4.1评审计划的制定

4.1.1质管部应于每次管理评审会议前两周拟出该次的《管理评审计划》,经公司领导审批后提前一周发放给各单位主管。各单位主管应认真学习、全面准确把握《管理评审计划》,准备好与各自有关议题的议案并形成书面材料。

4.1.2评审计划包括评审目的、评审依据、评审组织、评审地点、评审时间、评审内容等。

4.2评审内容

4.2.1依据近期的内审报告、服务质量汇总资料及其它有关质量、安全、环保等重要信息,对体系的运作是否达到三性一率的要求进行准确的评审;

1)内审结果是否准确,质量体系运作是否有效;

2)服务质量是否符合物业使用人的规定或要求;顾客对投诉处理的反馈是否感到满意;

3)质量体系是否持续、有效和适宜;是否达到公司的质量方针、质量目标规定的要求;

4)服务过程的实施和监控是否达到预期目标,服务的符合性如何;

5)预防和纠正措施的实施是否有效;

6)以往管理评审中提出的问题是否有效、按时解决;

7)质量改进的建议;

8)其它需评审的内容。

4.3评审结果

4.3.1每次管理评审后应形成完整的评审报告。评审报告应详细记录有关评审内容的结果。

4.3.2对评审中提出的不合格项,由相关单位提出纠正措施,按《纠正措施控制程序》执行.

4.3.3管理者代表负责验证纠正措施实施效果,及时向总经理汇报纠正措施执行情况,并保证不合格关闭。

4.4评审报告的管理

4.4.1质管部负责在批准评审报告后一周内将其发放给与会相关单位,正本由质管部存档。报告正本与所有副本各项内容应完全一致,但管理者代表应在正本上填写验证相关措施的落实情况,评审报告保存期为3年。

4.5总经理负责每年至少组织一次管理评审,时间间隔不超过一年度。

4.6必要时总经理有权决定临时进行管理评审。

4.7管理评审以会议形式进行,参加人员为公司领导、部门主管及中心或独立管理处主任等人员。

5.0相关文件与记录

COP8.5.1《纠正措施控制程序》

COP8.5.2《预防措施控制程序》

QR-5.6.0-01《管理评审计划》

QR-5.6.0-02《管理评审报告》

QR-5.6.0-03《管理评审签到表》