物业公司程序文件控制程序

篇2：公司文件控制程序（13）

公司文件控制程序(十三)

1.目的:

对文件进行控制,确保文件的使用场所使用有效文件,并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件,防止作废文件被错用、误用,从而保证管理体系的有效运行。

2.范围:

本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制,规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。

3.职责:

3.1总裁负责管理文件的批准。

3.2管理者代表负责管理文件的审核。

3.3办公室负责文件的管理和控制,包括外来文件的管理和控制。

3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。

4.程序:

4.1文件的编写、审批。

4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。

a)管理体系文件由总裁批准。

b)行政文件由办公室起草或委托有关部门起草,办公室主任审核,总裁批准。

c)作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制,经部门领导人审核后,由主管领导批准。

4.2文件的编号

所有文件都应有唯一的编号,以便区别、归档、保存。具体编号方法:

a)管理手册的编号方法

SYMM****

年代号

管理手册代号(MM―ManagementManual:管理手册)

公司代号()

b)程序文件的编号方法

SYPF**

顺序号

程序文件代号(PF―ProcedureFile:程序文件)

公司代号()

c)作业文件的编号方法

SYOF***

顺序号

作业文件代号(OF―OperantionFile)

公司代号()

d)记录文件的编号方法

RF****

顺序号

程序文件顺序号

记录代号(RF―RecordFile:记录文件)

e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。

4.3文件的发布

4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围,经管理者代表审批,并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)

4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。

4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。

4.4文件的标识

4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。

4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。

4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。

4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。

4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。

4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签,标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。

4.5文件的使用的实施

4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。

4.5.2受控文件不可转抄、外传,管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。

4.5.3工作场所如发现过期或作废文件,应交办公室处理,过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。

4.5.4文件要完好保存,如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁,不可乱涂乱画。

4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单,控制本部门文件使用情况。

4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查,以监督文件的完好保存及贯彻实施,并做好《文件检查记录表》(QR0503)

4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强,可申请更改,更改程序按本程序4.6条执行。

4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄,并妥善保管。

4.6文件的更改

4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504),经审批后交原发放部门执行更改。

4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。

4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504),经管理者代表审核,总裁批准后,办公室统一发放。

4.6.2文件更改方式

4.6.2.1笔误可用划改。

4.6.2.2文件只改动某页内容时,可用换页方式。

4.6.2.3文件内容多处或多次改动,可用改版方式。

4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存,以控制文件修改状态。

4.6.4《文件更改申请单》(QR0504)应注册更改性质:笔误、更改、删除、新增。

4.7作废文件处置

4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放,并从原使用场所收回失效文件。

4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505),经管理者代表审批后销毁。

4.7.3因需要保留作废文件,由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批,办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。

4.7.4电子媒体文件作废处置程序

4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。

4.7.4.2经管理者代表审核,

总裁批准。

4.7.4.3由电脑操作员进行清除。

4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》,经总裁批准后自行销毁。

4.8文件的归档

4.8.1文件经批准发布后,经批准人签署的原件及打印件,由办公室归档并登记。

4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查,再登记归档。需贯彻执行的外来文件,经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。

4.9文件和资料的借阅

4.9.1部门经理及以下人员借阅文件,应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507),在公司内阅览由管理者代表审批,借出公司外由总裁审批,并登记。

4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅,并作好登记。

4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批,并作好登记。

4.9.4外来文件的管理控制:标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制,并作好登记。

4.10行政文件由办公室,管理体系文件由质管部,技术文件由技术部按本程序控制。

5.相关文件:

SYPF02《记录控制程序》

6.记录:

QR0501《文件发放范围/签收表》

QR0502《文件清单》

QR0503《文件检查记录表》

QR0504《文件更改申请单》

QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》

QR0506《文件和资料归档登记卡》

QR0507《文件和资料借阅登记卡》

QR0508《文件和资料编号登记卡》

QR0509《文件和资料修改状态控制清单》

篇3：X物业公司程序文件控制程序

物业公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.1物业公司程序文件控制程序页码:1/3

1.目的:

建立程序文件控制系统,明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。

2.适用范围:

适用于公司程序文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1公司“推行ISO9002标准工作小组”负责编写程序文件,由副总经理批准。

4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的管理。

4.3由综合办公室负责程序的发放,各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行,并由各部门主任负责文件的保管。

4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可,才能执行,综合办公室负责文件更改的换版。

5.工作程序:

5.1文件标识:

5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。

5.2文件的发布:

5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况,及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。

5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件,或改版某个已发布程序文件的要求,由部门负责人将草案上报管理者副代表审核,管理者代表批准。

5.3首版文件发布前,每一个文件必须进行校对,并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求,只有经管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能确认是正式颁布。

5.4程序文件的借阅:

5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过管理者副代表批准,并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》,方可借阅。

5.5程序文件的修改:

5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》,经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。

5.5.2修改文件只有经过管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能被认为已正式发布并生效。

5.6首版文件和修改文件的发放:

5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单,主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围,交副总经理审批。

5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》,将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门,并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。

5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。

5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。

5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件,未加盖受控章和复印受控章文件为无效文件,无执行依据。

5.7作废程序文件的处理:

5.7.1作废程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版发放时,由发放部门综合办公室统一收回,并建立《过期文件/资料清单》。

5.7.2作废程序文件的正本及副本应由综合办公室统一销毁,如因积累资料或法规需要加以保存的,必须作出“作废”或“仅供参考”标识,并与现行有效程序文件隔离存放。

6.支持文件与质量记录:

6.1《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01

6.2《程序文件主清单》

EJ-QR-QP6.1-02

6.3《文件修改报批单》EJ-QR-QP6.1-03

6.4《文件/资料发放登记表》EJ-QR-QP6.1-04

6.5《过期文件/资料清单》EJ-QR-QP6.1-05

篇4：物业公司住户文件提供管理控制程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.4物业公司提供给住户的文件管理控制程序页码:1/2

1.目的:

对提供给住户及住户管理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施控制。

2.适用范围:

适用于公司对所管理的小区向住户提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1日常管理业务中需要提供给住户的文件由各相关部门制订。

4.2新的物业项目入住时的住户公约等文件由经营管理部或由副总经理指定人员负责制订。

4.3管理者副代表负责对住户提供文件进行规范性审查。

4.4管理者代表负责提供给住户的文件的审批。

4.5综合办公室负责提供给住户的文件的发放工作。

5.工作程序:

5.1提供给住户的文件的制订:

5.1.1各相关部门在管理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指维修、管理需要住户配合时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。

5.1.2根据物业管理方案和合同的要求,每年由经营管理部应对上年物业管理费用的收支作出总结,并制订本年的管理工作计划。

5.1.3新承接的物业项目,总经理应指定项目小组或特定人员在住户入住前应准备住户公约及其它管理文件。详见EJ-QP3.2《物业的入住管理》。

5.2提供给住户文件的审批和标识:

5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由管理者副代表进行审查、批准。

5.2.2文件审批后由综合办公室进行打印、标识,并登记在《文件/资料一览表》上。

5.3提供给住户的文件的发放:

5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进行发放。

5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。

5.3.3管理工作报告或费用收支情况等应提供给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供给住户的文件发生修改时,必须经原审批人复审,发放给住户时需要声明旧文件作废。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《文件/资料一览表》EJ-QR-QP6.4-01

篇5：物业公司外来文件管理控制程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.3物业公司外来文件的管理控制程序页码:1/2

1.目的:

对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。

2.适用范围:

适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。

4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。

4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。

5.工作程序:

5.1外来文件的接收:

5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。

5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。

5.2外来文件的处理:

5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。

5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。

5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。

5.3外来文件的档案管理:

5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。

5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。

5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《外来文件接收登记表》EJ-QR-QP6.3-01

6.2《外来文件处理表》EJ-QR-QP6.3-02

6.3《外来文件销毁登记表》EJ-QR-QP6.3-03

6.4《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01

6.5《文件/资料发放登记表》EJ-QR-QP6.1-04