医院档案管理制度（5）
医院档案管理制度(五)
第一章总则
第一条为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》的《浙江省科学技术事业单位档案管理工作实施意见》,进一步加强本院档案管理,充分发挥档案在医疗卫生事业中的作用,根据本院实际情况,特制定本制度。
第二条本院医疗卫生档案是指各科在从事医疗、教学、科研、培训、卫生宣教及党群、行政管理等活动中形成的具有备考、利用、保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第三条本院设立综合档案室,作为管理本院档案工作的职能机构,由一名院领导负责领导,医院办公室主任或副主任分管,并设立一名专职档案员,各科室确定一名兼职档案员,督促指导本科档案的积累、整理和归档工作。综合档案室集中统一管理本院全部档案(人事、病史档案除外),负责对本院各科档案工作的业务指导和督促工作,并接受上级卫生管理部门及本区档案局的监督、检查和指导。
第四条医疗卫生档案是提高医疗、防病工作和管理水平的重要条件,本院将档案工作列入事业发展规划和年度工作计划,加强管理,做好归档立卷工作。
第五条全院职工都有保护档案的义务和利用档案的权利,每个职工对应当立卷归档的材料,应按照本办法规定,及时向院综合档案室或各科兼职档案员移交,统一管理,任何人不得以任何理由将应归档的材料占为己有。
第六条评聘技术职务所需的科研成果、论文专著材料,必须以档案室提供的为依据。已发表论文必须经档案员登记,原件归档。
第七条档案管理人员的待遇与其他技术人员等同。
第八条对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的科室和个人,应给予表彰、奖励;对违反档案管理法规的,要根据不同情况,给予批评和必要的处分。
第二章档案的收集与整理
第九条建立健全文件资料的形成、积累、归档制度,并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围和考核项目,确保归档材料的准确、完整。本院在各项工作和活动中形成的应归档材料,应由材料的直接形成者或兼职档案员负责收集、整理,按本制度规定,完成组卷工作并向综合档案室移交。
本院职工因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等,其带回的文件材料必须按归档范围的规定及时向综合档案室移交。归档范围按《萧山区中医院文件材料归档与不归档范围》执行。
第十条归档时间
一、定期归档的材料
1.本院全部应当归档的材料,必须于次年六月底前完成立卷归档(由综合档案室共同参与进行)。
2.各科室的业务技术档案,在次年六月底前,由职能部门兼职档案员将应归档材料组成保管单位后,经科负责人审定后移交综合档案室归档。
二、随时归档的材料
1.本院基建工程项目竣工验收后,其全部材料即归档。
2.仪器设备安装验收合格,正常运行后其材料即归档。
3.专题调查、科研课题待调查、研究结束或告一段落时,做出总结和经成果鉴定后归档。
4.论文、著作、科技文章正式发表后归档。
5.本院编写印制的出版物装订成册后,原稿与印本即一并归档。
第十一条归档要求
1.各科室的归档立卷工作,由文件材料形成者或兼职档案员承担,院综合档案室协助、负责。
2.归档材料必须是原件(外来复印件除外),做到完整、齐全、系统、准确,底稿与印刷件一并归档;纸张质量和规格符合要求,书写必须使用蓝黑墨水、碳素墨水等符合归档要求的耐久字迹材料,不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、签字笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久材料。
一式数份的发票、检验报告、鉴定证书及报表等,可使用标有“DA”的圆珠笔芯及档案用复写纸。
3.归档案卷的文件材料要求排列有序、装订美观、编好页号,卷内目录填写完整,案卷题名确切,书写整齐美观,卷内目录和案卷目录一律用钢笔或毛笔书写。
4.归档材料必须经形成部门负责人审定,并在卷内备考表检查人一栏上签字。
5.各科室按综合档案室统一规定编写全宗号、目录号和案卷号并编制卷目录、全引目录和移交目录,一式三份,一份交综合档案室,其中移交目录在向综合档案室移交档案时,按目录点清后,在移交目录上签字。
第十二条综合档案室的全部档案,应进行统一的分类、编号和排列。具体方法按《萧山区中医院档案实体分类、立卷、编号、排列规则》执行。
第十三条本院档案保存期限分永久(50年以上),长期(16-49年)、短期(15年以下)三种。具体保管期限分类详见《萧山区中医院档案保管期限表》。
第三章档案的保管与库房设施
第十四条医院须配备档案专用库房,档案工作用房及阅览室。档案库房要配备相应的仪器设备及防盗、防火、防光、防污染、防腐蚀、防有害生物等安全措施,并保持适当的温、湿度。存入的声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理,保持室内整洁、卫生、有序,定期检查档案保管状况,对破损、变质的档案及时修复和补救。
第十五条建立档案的保密制度和档案室管理制度,严格按照要求加强档案的保管,确保档案的安全。
第四章档案的统计和利用
第十六条综合档案室要采用科学化管理,大力开发档案信息资源,提高档案现代化管理水平,科学地编制检索工具和编研材料,准确及时地为利用者提供资料,并加强利用效果的反馈、收集。
第十七条综合档案室要建立档案的借阅和利用制度,根据档案的机密程序确定不同的利用范围,规定不同审批手续。
第十八条建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时完整做好登记并进行统计分析,按档案业务部门的要求,按时填报各种统计报表。
第五章档案的鉴定、销毁
第十九条成立由院领导、档案管理人员和有关业务科室负责人组成的档案鉴定小组,负责本院档案鉴定工作的组织和实施。
第二十条销毁失去保存价值的档案须由档案鉴定小组鉴定,提出审查意见;由综合档案室编制销毁目录,经分管院长批准后,二人以上在指定地点监销,监销人员要在销毁清册上签字。
第六章附则
第二十一条
;本制度由院综合档案室负责解释。
第二十二条本制度自公布之日起施行。
篇2：医院档案管理制度（2）
医院档案管理制度
档案保密:
l、认真学习、宣传贯彻执行《保密法》;对保密文件、资料、档案的划分,密级的变更,必须按国家有关制度和规定处理。
2、严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续,并只限于在阅文室内阅读,不得私自抄录或拍照,更不得带回家。
3、保密文件、资料、档案阅读完毕,应交保密员存放在专柜内,妥善保管,以防丢失、泄密事件的发生。
4、要对全体干部职工进行保密教育,并对“三密”文件、资料定期清理,重点保护。
5、对造成失、泄密的科室和个人,应追究其责任,并视其情节轻重,给予必要处罚。
档案保管:
l、机关全部档案必须由中心档案室集中统一保管,任何人不得据为己有。
2、加强库房管理,做好防盗窃、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作,做好库房内温、湿度测记,保持室内合理温度。
3、严禁无关人员进入档案库房。
4、室藏档案应排列整齐有序,并定期进行清理,核对工作,做到目录与室藏档案相符。
5、严格按档案管理的规定履行档案移交、接收等手续。
6、认真做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,首先编制销毁清册,由鉴定小组批准鉴定,在有人监销的情况下,方能销毁。
7、档案保管不善造成毁册和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
档案利用:
l、凡因公需到档案室利用档案的,必须填写使用登记,外单位利用者,必须持单位介绍信或有关证件,经院领导批准后方可使用。
2、档案原则上不外借,利用者可在阅文室查阅,特殊情况需要借出者,必须经分管院领导批准,并办理借阅手续,外借时间不得超过三天。
3、档案利用者必须爱护档案,严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料,否则,按《档案法》的有关规定追究责任。
4、档案工作人员要热情招待档案利用者,准确迅速地调出利用者所需档案,同时,要认真做好查阅档案的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果。
5、“三密”文件借阅范围要从严掌握,必须借阅时,要经分管领导批准。
档案的借、传阅:
1、借阅和传阅文件,要办理登记手续,退还文件要办理注销手续。
2、对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意,任何科室或个人不得自行复印或传阅,复印件视同正式件一样管理,如系秘密材料应加盖档案号章并注明材料的出版社和依据。
3、利用者应精心爱护和妥善保管档案,不得在上画线条,作标记,不得涂改,玷污,拆散档案,未经允许不得转借他人或携带外出。
4、一般文件一周内归还,几个科室合办的文件两周内归还,特殊情况要办理续借手续。
5、个人不得查阅涉及本人有关问题的档案,如需查证可通过有关职能部门审档。
6、上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意后方可查阅,如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
7、档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内的文件清点检查无误后方可注销。
篇3：P中医院档案管理制度
中医院档案管理制度
一、档案保密
1.认真学习,宣传贯彻执行(保密法);
2.对保密文件、资料、档案的划分,等级的变更,必须按国家有关制度和规定处理。
3.严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续,并只限于在阅览室内阅读,不得私自抄录或拍照,更不得带回家。
4.保密文件、资料、档案阅读完毕,应交保密员存放在专柜内,妥善保管,以防丢失、泄密事件的发生。
5.凡遇重大节、假日,要对全体干部、职工进行保密教育,并对“三密”文件、资料进行一次清理,重点保护。
6.对造成损失、泄密的科室和个人,应追究其责任,并视其情节轻重给予必要处罚。
二、档案保管
1.机关全部档案必须由档案室集中统一保管,任何人不得据为已有。
2.加强库房管理,做好防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作,做好库房内温、湿度测记,保持室内合理温度。
3.严禁无关人员进入档案库房。
4.室藏档案必须排列整齐有序,并定期进行清理,校对工作,做到目录与室藏档案相符。
5.严格按档案管理的规定履行档案移交,接收等手续。
6.认真做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,首先编制销毁清册,由鉴定小组批准鉴定,在有人监督的情况下,方能销毁。
7.档案保管不善造成毁册和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
三、档案利用
1.凡因公需到档案室利用档案的,必须填写使用登记,外单位利用者,必须持单位介绍信或有关证件,经院领导批准后方可使用。
2.档案原则上不外借,利用者可在阅览室查阅,特殊情况需要借出者,必须经分管院领导批准,并办理借阅手续,外借时间不得超过三天。
3.档案利用者必须爱护档案,严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料,否则,按《档案法》的有关规定追究责任。
4.档案工作人员要热情招待档案利用者,准确迅速地调出利用者所需档案,同时,要认真做好查阅档案的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果。
5.“三密”文件借阅范围要从严掌握.必须借阅时,要经分管领导批准。
四、档案的借、传阅
1.借阅和传阅文件,要办理登记手续,退还文件要办理注销手续。
2.对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意,任何科室或个人不得自行复印或传阅,复印件视同正式件一样管理,如系秘密材料应加盖档案号章并注明此材料的出处和依据。
3.利用者应精心爱护和妥善保管档案,不得在上画线条,作标记,不得涂改,沾污,拆散档案,未经允许不得转借他人或携带外出。
4.普通文件一般一周内归还,几个科室合办的文件两周内归还,特殊情况要办理续借手续。
5.个人不得查阅涉及本人有关问题的档案,如需查证某一问题,可通过有关职能部门审档。
6.上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意后方可查阅,如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
7.档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内的文件情况仔细进行清点,检查无误后方可注销。
篇4：SS医院综合档案室管理制度
第一人民医院综合档案室管理制度
1、认真贯彻执行《档案法》,依法管理档案。不断完善医院档案的各种管理制度。
2、档案是指在医疗、科研、教学、基建、设备、财务、党政管理以及其他各项活动中直接形成的,对医院和社会有保存价值和各种文字、图表、照片、磁介质(录音带、录像带、软盘、光盘)及其他实物的真实记录。
3、按照档案集中统一管理的原则,综合档案室负责全院医疗、教学、科研、基建、设备、财务、文书档案的管理工作,以确保档案的完整、准确、系统、安全,有利于开发利用。任何部门、科室或个人不得私自保存医院档案。
4、指导全院各科室的档案业务工作,并实行"四同步管理"(即布置、检查、总结、验收与档案工作同时进行)。
文艺工作档案包括党、政、工、团形成的档案,由文书部门统一立卷归档。
各科室按照归档范围要求,将上年的档案在本年度3月底前完成立卷,并向档案室移交。
(1)会计档案在本科室保存二年;然后列清册,向综合档案室移交。
(2)基建档案在工程(或项目)完成竣工验收后,两个月内完成立卷后向市城建档案移交的同时向综合档案室移交一套复制件。
(3)综合档案室永久、长期保管的文书档案,保管满十年后向市档案馆移交。
综合档案室利用现代化工具管理档案,编制各种索引工作。档案一般不外借,如确需外借,需信息处负责人批准;密级、受控档案报分管院长审批。外单位凭介绍信或身份证查阅档案。
严格执行档案的安全、保密制度。做好"七防"(即防火、防盗、防高温、防光、防尘、防潮、防虫鼠)。
建立档案鉴定小组,根据档案的保管期限,定期对档案进行鉴定,对于超过保管期限的档案,列清册,经分管院长审批后,定点销毁。
篇5：建康医院档案管理制度
第三人民医院档案管理制度
1.医院全部档案(病案除外)实行集中统一管理,各类档案按要求于相应期限内统一归档,任何科室或个人不得长期或私自保存应归档的文件资料保证档案的完整、准确、系统。
2.二级甲等以上医院设立档案管理部门,其它医院应设专(兼)职人员管理,建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
3.根据需要编制各种检索工具,并利用计算机进行检索,开展档案编研工作,积极开展档案利用工作,提高利用效果。
4.保存的档案,主要供本单位和上级主管机关利用。建立、健全档案的借阅制度和档案室保密制度,档案立卷归档制度、档案鉴定制度、档案库房管理制度、专兼职档案员职责等各种制度。
5.根据国家的有关规定,编制本单位或本专业系统的《档案材料保管期限表》,并报档案业务管理机关备案。
6.医院档案库房应该坚固,并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。
7.档案保管不善,造成毁坏和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
8.档案保管人员必须严格执行《档案法》和《保密法》,在公共场所不得随意谈论档案中的有关秘密事项,档案保管人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。
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