大学外事接待管理办法

大学外事接待管理暂行办法

为了进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务质量,促进我校国际交流与合作,根据国家有关政策法规,结合我校实际,特制定本办法。

第一条外事接待原则

1.发扬爱国主义精神,维护国家主权和利益,维护民族尊严,严守外事纪律。

2.严格遵守国家有关部门的规定。

3.坚持一切从实际出发,坚持务实原则,坚持平等、对等原则,服务学校发展大局,维护学校利益,坚持勤俭办外事。

4.参加外事接待人员应做到热情、友好、不卑不亢。及时请示汇报工作。

第二条外事接待审批程序

1.外事办是学校外事工作的综合归口管理和协调部门。邀请各类国(境)外人员来校访问的申报归口单位为外事办。各部门各单位进行外事接待要严格按照规定程序,遵守事前申报,事后报告原则。

2.凡属学校邀请的国(境)外代表团、国际知名人士、校友等来华访问,均由外事办负责向上级有关部门申报。

3.学校各部门邀请国(境)外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等,应在外宾来校前一个月向外事办提交申请,详细说明来访团组或个人来校目的、时间、费用来源等,并提供背景材料(姓名、性别、国籍、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、联系地址、电话、传真、电子邮件等);先由部门或单位领导签字同意,盖章后交外事办,并同时报保卫处备案经请示校领导同意,报上级主管部门审批。

1)拟邀请来校的外宾已办理好来华签证的,校内邀请单位需填报《z医科大学国(境)外来宾外事接待工作信息表》(附件1);

2)拟邀请来校的外宾需我校出示相关文件办理来华签证的,校内邀请单位需提前一个半月向外事办提供以下材料:姓名、性别、国籍、出生日期、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、来访事由、停留期限、联系方式(地址、电话、传真、电子信箱等);填报《z医科大学国(境)外来宾外事接待工作信息表》(附件1)、《z医科大学邀请国(境)外专家短期来访申请表》(附件2)。

4.由校外单位接待,到我校顺访的外宾,则由学校相关部门或单位向学校请示,并附接待计划或公函,交外事办报校长审批后备案。

5.聘请海外人士为学校客座教授、名誉教授,由人事处行文,并附被聘用者的简历和背景资料,经外事办会签呈校长签发报上级主管部门审批、备案。

第三条外事接待工作程序

1.做好学校外事接待工作,对于拓展我校与国外相关院校的长期友好合作关系有着重大意义。各部门应给予大力支持,积极配合相关的学术交流及参观、访问活动。

2.外事办负责安排外宾的食宿、与校领导会谈、宴请、参观游览等。校际交流项目所在部门负责安排学术活动(包括主持人、布置会场、组织与会人员、制作和张贴海报、翻译、通知时间、地点等)。

3.各单位邀请国(境)外来校访问、参观、讲学的专家学者,原则上由各部门自行接待,外事办予以积极协作,需校领导出席的,要提前报请。各单位须做好以下工作:

1)拟出接待计划,并提前交外事办;

2)确定会谈内容、方式、会谈主持人和其他参加人员;

3)事先联系、落实好参观事项;

4)做好接待记录;

5)专家离校后两周内,将专家在校期间交流活动的图片和文字材料送交外事办。

第四条接待规格和标准

外事接待要按照接待外宾的礼仪、规格和标准进行。我校外事接待原则上采取对等原则,外事办根据来访者的级别和重要性制定接待计划,安排有关领导和人员参加,邀请单位应协助做好工作。由上级部门安排或学校邀请的国(境)外大学副校长及以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访,可由校长或校长委托的副校长会见并宴请一次;院长、系主任级别或我校客座教授来访,可由副校长会见并宴请一次;其他来访外宾,原则上不安排校领导出面会见、宴请。

第五条本办法由校外事办负责解释,自发布之日起施行。

附件(详见电子政务)

1、z医科大学国外来宾外事接待工作信息表2、z医科大学邀请外国(境外)专家短期来访申请表