L公司行政报表编制管理办法

公司行政报表编制管理办法

1.目的

为促进公司行政管理的规范化、制度化、标准化建设,加强行政费用的统计工作,特写此报表管理制度。

2.适用范围

本办法适用于集团行政报表的编制管理工作。

3.行政报表目录、报送时间、收件人

序号报表类型报表名称报表时间收件人抄送人

1临时性报表《工伤(意外)事故报告书》及时

2《消防事故报告书》3

《林木事故报告书》4

《财产出险通知书》5

《交通事故报告书》6

《大事记》7

月报《行政费用汇总表》每月15日

8《行政费用月度分摊表》每月15日

9《车辆费用月报表》每月10日

10《宿舍状况表》每月10日

11《通讯录》每月5日

12季报《消防事故统计表》每季度5日前

14《林木事故统计表》

15《工伤(意外)事故统计表》

16《财产保险事故统计表》

17《车辆交通事故统计表》

18《印章使用登记表》

19《机动车辆统计表》

20《租赁物业统计表》

21《自购物业统计表》

4.报送方式

4.1各子公司需在报表规定的时间内,将当月行政报表以电子文档形式通过E-mail报送到集团人力资源及行政部行政主任处,并抄送相关人员。

4.2集团人力资源及行政部行政主任需及时将各子公司、集团总部的行政数据统计汇总后,于规定内将该表上报香港总部人力资源及行政部审核。

5.报表编制说明

5.1行政报表体系纳入年度考核,由集团人力资源及行政部负责对各公司人力资源及行政部行政报表编写责任人实施考核。

5.2为保证行政报表统计资料的连续性、准确性和时效性,请各子公司安排专人做好行政报表的编写统计工作。严格按照填报标准和要求及时准确地做好统计、汇总,并按时限上报。

5.3各子公司可根据本公司实际情况,选择以上报表填写,例如有的公司没有车辆或购买林地的,可以不用填写相关表单。

5.4如果本月(季)报表与上月(季)报表数据一致没有变化时,必须将报表时间与填报日期更新后上报。

5.5临时性报表是指子公司有事故(事件)发生后填写的报表,临时性报表必须是在事故发生后2日内填

写相关表单报告集团人力资源及行政部相关人员。例如子公司员工发生工伤事故或意外事故,填写《工伤(意外)事故报告书》,获得相关荣誉时,填写《大事记》。

5.6月(季)度报表的统计必须准时完成,数据准确无误,如果因为特殊情况不能准时填报,须提前向集团人力资源及行政部行政主任说明原因。

5.7《租赁物业统计表》、《自购物业统计表》统计数据应包括办公室、宿舍、厂房、仓库等一切建筑物及土地。

5.8行政费用分摊方法,各部门申请的文具、办公耗材、纸张及印刷用品等计入申请部门费用;公司产生的公共行政费用(如房屋租金、水电费、管理费、维修费、电话费、饮用水、财产保险等)按当月各部门人数进行分摊到每个人;车辆费用按各部门实际使用分摊,维修、保养、保险、税费按当月各部门人数进行分摊到每个人。

5.9集团人力资源及行政部因工作需要,可以临时增加报表数量或修改报表格式内容。

5.10按照公司财务管理制度或固定资产管理制度列入固定资产的设备和工具等费用,不需要列入行政费用内。

5.11各子公司如在报表填写过程中,对报表格式等内容不清楚时,应向集团人力资源及行政部行政主任咨询后再填报,不得擅自更改报表内容和格式。

6.报表管理

6.1行政报表文档以书面文件或电子文件两种方式给予存档保存,并按时间顺序排列。

6.2为使行政数据可追溯性,行政报表保存时间为二年。

7.本办法由集团人力资源及行政部制定和解释。