L公司电话管理规定
公司电话管理规定
1.目的
规范公司电话管理与使用,提高电话使用率,降低办公费用。
2.范围
本规定适用于集团各公司办公室电话管理。
3.职责
3.1人力资源及行政部负责对公司所有电话的管理监督。
3.2财务部对电话费用行使稽查权。
3.3各部门经理负责对部门所属的电话使用进行监督。
3.4信息部负责公司办公电话整体规划、配布及日常维护。
4.公司电话配布
4.1总经理或以上高层管理人员开通国际直拔电话功能。
4.2副经理、经理、高级经理、副总经理、总经理秘书等开通国内直拔电话功能。
4.3其他各分机开通本市市话功能,如需拔打长途可通过前台转接。
4.4其他人员因工作需要开通国内或国际长途直拔专线的,须由总经理(副总裁)批准。
5.使用规定
5.1所有直线电话分别设立责任人,责任人职责包括呼出控制、密码控制及电话机/传真机的维护保养。
5.2通话内容应言简意赅、长话短说,如遇事情复杂、内容较多,可事先拟好相应提纲。
5.3传真机不能作电话使用,传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。
5.4当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修,严禁擅自拆卸。
5.5直拔长途电话前应加拔IP号(17909或96688)。
5.6各分机拔打长途电话均由总机转拨,通话时间原则上要求不超过五分钟;转接国际长途需说明事由,否则总机有权不予授话。
5.6接听电话一般最迟不得超三声铃响。
5.7传真机不能作电话使用,传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。
5.8当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修,严禁擅自拆卸。
5.9各分机拔打长途电话均由总机转拨,通话时间原则上要求不超过五分钟;转接国际长途需说明事由,否则总机有权不予授话。
6.前台电话管理
6.1树立良好的企业形象,对外来电话应及时接听,最迟不得超三声铃响,规范用语:“您好!****,请问您找哪位请问哪里找好的,请稍等”;如遇当事人不在,应问明对方需要转告与否。
6.2无特殊情况,不准他人在前台拨打及接听电话。
6.3所拨出的长途电话一律造册登记,必须照实填写。
6.4对需拨打的外线电话,按登记先后顺序拨出,同时尽量保持一条线空置,以便外线打入。
6.5严禁利用前台电话拔打私人电话;
6.6前台工作人员下班时应将前台电话用密码控制呼出功能,调至自动转接功能。
6.7前台文员定于每月5日前汇总上月各长途电话登记表交人力资源及行政经理审核。
7.对擅自拔打与公司无关的电话或声讯台(聊天)电话的,将相关追究责任人,由责任人承担该部分话费。
篇2：某品牌服装公司电话管理规定
品牌服装公司电话管理规定
第一条本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话在。
第二条员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。
第三条总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。
第四条总台文员接听外线电话的标准用语为:"您好,"某品牌"毛衫公司"当对方告知分机电话时,说:"请稍等!"如分机占线,说:"电话占线,请稍后再打!"接听内线电话的用语为:"您好,总台!"其他内容视情况回答,答的要求是规范、简洁、礼貌。
第五条公司不允许员工在公司拨打私人长途电话。
第六条公司为高层领导、业务需要人员报销电话费(额度由公司视情况而定)。其他员工公司不予考虑电话问题。
篇3：大学办公电话管理规定
大学学校办公电话管理规定
第一章总则
第一条为进一步加强办公电话管理,适应学校办学和发展的工作需要,提高工作效率,保障学校工作信息渠道畅通,本着满足需要、合理开支、有利工作的原则,特制定本管理办法。
第二条本办法管理的办公电话是指学校党政管理部门、教学部门、处级研究机构、教辅和后勤管理专门用于办公的电话。
第三条学校办公电话实行按需配置、学校补贴、超额付费的管理原则。
第四条后勤管理处代表学校对全校办公电话进行管理。
第二章补贴标准
第五条根据实际需要安装电话,办公电话分为A、B、C三类:A级电话可拨打长途电话;B级电话可拨打市内电话;C级电话只可拨打校内电话。
第六条为控制话费支出,学校电话管理部门根据组织部、人事处提供的聘任职数按以下规定核定办公电话补贴的数量和标准:
(一)补贴数量:
1、机关、教辅及学校直属处级(含副处级)部门,厅局级、正处职干部各补贴A级电话一部(包含副处级部门负责人);副处职、正副处级、正科职干部各补贴B级电话一部;副科职及以下人员办公室补贴C级电话若干部(每个科室最多三部)。
2、院(部)等教学部门及处级研究机构,书记、院(部)长、处长各补贴A级电话一部;副书记、副院(部)长、正副处级、院办、学生工作办公室、分团委和辅导员室各补贴B级电话一部。
3、各教学楼教师休息室补贴C级电话一部。
(二)补贴标准:
1、A级电话:每部每月补贴166元;
2、B级电话:每部每月补贴126元;
3、C级电话:每部每月补贴21元;
第七条确因特殊情况需要增加电话补贴的,报分管校领导审批。
第三章话费管理
第八条办公电话经费实行定额补贴、包干使用、超支自付、节约有奖。
第九条有关部门增加或减少干部职数以发文时间为准,发文下月起调整办公电话补贴,年终一次结算,在下年度中体现。
第十条各部门超出核定数量的电话,发生费用由部门自理。
第十一条后勤管理处根据补贴数量和标准进行测算,年初发放各部门电话补贴经费卡,年终节余部分的60%作为奖励发放给各部门,节余部分的40%返回学校。
第十二条办公电话的话费(含月租费)由用户直接到电信营业网点自行缴纳。逾期未交者,引起的一切后果自负。
第四章安装与移机
第十三条办公电话安装、移机、拆机程序:使用部门通过学校办公系统向后勤管理处提出申请,申请中注明用户名称、安装地址、经费支出渠道等,经过主管领导审核批准后,由电话管理部门安排安装、移机、拆装。
第十四条办公电话安装到位后,不得私自拆装、改变使用性质。
第十五条学校电话需进行总体调整时,经主管领导批准,由电话管理部门负责实施。
第五章其他
第十六条各部门须确定一名电话管理的负责人,具体负责本部门电话的使用及日常管理。
第十七条用户电话出现故障,可直接拨打中国电信服务热线10000报修。
第十八条所有办公电话用户以及校内一切人员都应遵守电信公司各项电话管理规定,要保护电话通讯设施,违者所产生的一切后果由用户自负。
第十九条因基建施工、维修等原因,需迁移电话、通讯线路或设备时,施工管理部门必须事先向后勤管理处申报计划和方案,经同意方可施工;施工完毕,施工管理部门应及时通知后勤管理处参与验收,并提供相关图纸资料。
第二十条为了方便教职工和学生的生活,在校内设若干个公用电话服务点,公用电话收费按电信公司公用电话管理规定执行。
第二十一条经营性部门的办公电话安装程序均可参照上述规定执行,一切费用自理。
第二十二条本规定自发布之日起实施。若以往学校有关文件规定与本规定相抵触的,以本规定为准。
第二十三条本规定由后勤管理处负责解释。
篇4：电话使用管理规定范例
电话使用管理规定
1.公司各部门办公电话必须合理使用,长话短说。
2.正常使用电话时,应控制通话时间,用语简明扼要,以免妨碍正常工作。
3.员工有急事或下班后需用电话,须经当值人员或有关领导同意后方可使用(不得开长途线),若需使用长途,必须自备电话卡。
4.上班时间一律禁止使用私人电话(特殊情况除外)。
5.禁止利用公司电话打私人长途话务,违者每发现一次扣罚100元,并给予相应的行政处分。
6.禁止跨部门使用私人长途电话,违者每发现一次扣罚200元,并给予相应的行政处分。
7.禁止利用公司电话听取信息台(听歌)等行为,违者每发现的一次扣罚300元,并给予相应的行政处分。
8.因公需要使用长途电话,必须先到办公室专项工作人员处登记后,方可使用。
篇5：Z公司电话管理规定
公司电话管理规定
第一条本公司电话,主要是为了方便与外界沟通,展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条为发挥电话最大效能,节省开支,员工打电话时,用语应尽量简洁,明确,以减少通话时间。
第三条电话管理由综合部统筹负责,使用则由各单位主管负责监督与控制。
第四条电话使用须知:
辖区内去洽谈业务,以三分钟为限,把握时间。
注意礼节,长话短说,简洁扼要,避免耗时又占线。
使用前应对讨论,商洽事情稍加构思或略作记录。
使用电话时应登记,内容包括姓名,受话人(号码),起止时间,联络事项等。文秘资源网原创本表每月转综合部呈总经理核阅。
长途电话一般由部门负责人挂拨,一般人员挂拨须先经部门主管允许。
禁止打打私人长途电话。
违反电话使用规定,电话记录未记载或记载不实,一律做记过处分,并处50-100元罚款。
第五条接听外线电话的标准用语为:“您好,大道网络公司!对方告之找某人时,说:“请稍等!”如不在,说:“他不在,有事我可转告或请稍后再打!”等。视情况回答,原则是规范,简洁,礼貌。
第六条极其特殊情况需打私人电话时,公司将另行考虑。
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