某科技公司档案管理规定

科技公司档案管理规定

一、档案管理机构及其职责

1、公司档案管理由技术质量部指派专人负责,各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。

2、各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。

二、归档制度

1、凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均实行集中统一管理,任何人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或下属机构须保留的,保存人必须到技术质量部登记,技术质量部保存复印件。

4、以下文件资料应统一由人事行政部归档管理:

(1)公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;

(2)一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。

(3)经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档;

(4)上报和外发文件有上级来文的,要将上级来文一并附后归档。

(5)业务活动中的有关请示报告及公司领导批复,涉及人力资源问题或属付款性质的,由技术质量部和财务部予以相应处理后,由经办人整理后,移交人事行政部;

(6)其它重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。

(7)由公司对外签订的经济合同,均保留两份原件,技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时,技术质量部保存原件,财务部保存复印件并注明原件存放处。

(8)公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。

5、以下文件资料应统一由各部门归档管理:

(1)各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。

(2)各种传真函件,由收、发函部门保存。

三、档案保管制度

1、技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、所有归档资料要分类进行登记。

3、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

4、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。

(1)技术资料、合同协议保管期限暂定为10年,有明确规定的,从其规定;

(2)文档性资料,保管5年;

(3)其它资料销毁时报批执行。

5、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

6、档案管理人员要定时检查档案专柜,核对件数,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理。

7、凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

四、档案借阅制度

1、档案属于公司机密档案,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅任何资料。

2、借阅由部门保管的档案、材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理批准;借阅重要密件,必须经副总经理或总经理批准后,方可借阅。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理。

7、发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。