行政印章管理使用制度(范本)

篇2：行政值班制度(范本)

1、实行节假日值班制度。由办公室统一安排节假日值班名单,值班时间与上班时间同步(有特殊情况的按通知执行)。基层分局应每月初向办公室报送分局节假日值班名单。

2、增强值班责任意识。必须按规定2名以上人员值班,严禁相互轮班;按规定时间,在规定地点值班,并确保12315网络畅通,在值班期间不得擅自离岗。值班人员应认真处理好相关问题,做好值班记录,遇有紧急或重大情况,应及时请示汇报,因工作失职误事的,要按过错责任予以追究。

3、确保电话畅通。不论在工作时间还是节假日,科室(分局)负责人应确保电话(手机或小灵通)24小时畅通,电话号码更改的,应及时通知办公室,以应对紧急或重大事宜。

4、分局除在节假日按排值班外,每天晚上必须按排专人值班,确保公共产物的安全。

5、局督查大队要定期不定期的对值班人员的在岗在位情况进行督查,对督查情况做好记录,发现问题及时纠正。

篇3：印章管理办法(范本)

印章管理非常重要,下面qiquha小编整理了印章管理制度,欢迎阅读!

公司印章管理

公司各部门应按规定办理用印手续用印。公司所属各项目经理部用印,须经对口业务部门和主管领导的同意并按规定程序办理用印手续。原则上不办理各单位、外单位人员到办公室直接用印。

办理使用公司印章的事项,须由经办人认真填写《公司印章使用登记表》,写明用印单位、印别、用印时间、用印内容等,经主管领导审核批准,再由办公室严格把关后由经办人签字用印。

各部门借用公司印章到公司外部用印时,必须经业务主管领导和总经理批准,并填写《公司印章外出使用登记表》,限当天下午4:30以前将印章归还。若不能按时归还,经办人员须向部室负责人及办公室主任报告。

印别及盖印位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。

介绍信、证明信,要在落款和间缝处一并加盖印章。

严禁在空白介绍信、空白信函、空白授权书、空白证件上用印。遇特殊情况用印,须经主管领导批准。

项目印章管理

项目印章,是指项目经理部公章、合同专用章、财务专用章。

新开工项目经理部印章启用时,应填写《印章刻制审批表》、《印章备案表》,并向公司办公室报备经理部公章印模式样,项目要指定印章管理人员。

工程完工后,项目印章应交相关部门登记、保管。

未经公司批准,严禁项目为分包单位刻制带有公司**项目经理部**分部或**工区的印章;严禁将印章借给他人;严禁给公司以外的人提供的担保文件、介绍信、委托书、证明材料上用印。

机关部(室)印章管理

机关部(室)印章,是指财务部、人力资源部和党群工作部等各类专用章。

部(室)新印章的启用,由办公室统一刻制并进行登记后,发放各部(室)。

部(室)印章应指定专人保管。对局和公司各项目的用印由部门负责人同意;对于其他单位的用印,应填写《公司印章使用登记表》,经公司总经理审核批准的方可用印。

印章更新时应向公司办公室报备印章式样。

篇4：2019公司行政管理制度

一个公司的行政管理非常重要,下面qiquha小编整理了行政管理制度,欢迎阅读!

第一章文书管理办法

第一条文件流传细则

一、分类:

(一)、外来文件:公文(命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等。

(二)、本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件。

二、收文

(一)、本公司与外界往来的文件,由行政部统一登记、收文。

(二)、内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

三、发文

(一)、以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,总经理审批后,统一由行政部登记签发。发文须填写《发文卡》(附表一)。

(二)、以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。

四、分文

(一)、外来文件由行政部登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

(二)、内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

五、会签

(一)、需多部门或多人会签处理的文件应附上“文件签收单”或“文件批阅单”。

(二)、各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

(三)、文件收文后,再依“文件签收单”或“文件批阅单”内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后将本文件转送行政部。

第二条重要文件的审核、执行

一、审批

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由行政部汇总签办意见,呈总经理做最终的审核、批示。

二、执行

经总经理或有关人员的批示后,发文卡、正本留行政部归档存查,由行政部将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第三条撰写文书格式

一、公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

二、对已经统一的文书类,要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。

三、文书规范格式

公司的标准字体为宋体和仿宋,如无特殊说明,公司所有文件执行《公司文件写作标准》中的规定。

第一条会议分类

会议分为常规会议、专题会议。

第二条会议通知

一、例会时间固定,不需另行通知,如出现会议时间调整,公司级例会由行政部通知各参加人员。部门例会则由部门自行通知并报行政部说明原因。

二、会议通知需明确会议时间、地点,内容和参会人员等。

三、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会议安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知。

第三条会议准备

公司级会议由行政部负责会场安排,部门级会议由部门指定人员负责会场安排,会议准备须在会前半小时准备完毕。

第四条会议纪律

一、会议组织部门负责会议纪律的维护,准备签到表,组织参会人员签到。

二、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时,组织人收回签到表。会后,组织人在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员。

三、公司例会原则上不允许请假,未参会者按每次扣款50元给予处理,迟到者按迟到规定进行处理;公司例会上,手机铃响,按50元/次给予处罚。

四、公司临时性会议参会人员如不能按时出席,需提前向会议组织部门请假并详细说明理由,会后需向行政部门补交说明,由上级领导签字。

第五条会议记录

一、会议组织部门安排专人进行会议记录,会后整理会议纪要,并于会后两个工作日内,发送到群空间,便于各参会部门负责人及时查阅。会议纪要文字记录(附签到表)交行政部存档。会议表决的重大规章制度,行政部负责在公告栏公示。

二、公司会议纪要由总经理签字,直接下发;部门例会纪要由部门负责人签字;专题会议纪要需参会主要人员(或部门)签字。

三、会议纪要按公司模板记录,会议迟到、未到人员名单附后。

第三章办公用品及劳保用品管理

第一条各部门员工办公用品配备按其部门办公用品配备标准执行。

第二条办公用品申请

各部门于每月20日前填写《办公用品申购单》(附表二),经部门领导签字批准后交行政部,行政部根据库存情况进行采购。

第三条办公用品配备、领用

一、职能部门新员工入职时,每人配备笔记本和签字笔各一,其他办公用品根据岗位配备标准予以配备。

二、销售部、预算部、工程部员工所需办公用品由销售内勤至行政部集中领取,其他部门所需办公用品由部门指定人员负责领取,并建立部门内部领用台账。领用时,领用人需在《办公用品领用登记表》上进行登记。

三、员工领用的所有办公用品必须合理使用,杜绝浪费。

第四条办公设备管理

一、个人办公设备

(一)、员工入职或转岗时,行政部根据其岗位要求为其配备相应的办公桌椅、电脑、电话等办公设备。

(二)、公司为员工配备的各类办公设备需爱惜并妥善保管。由于自然磨损或老化致不能正常使用的,可向行政部申请更换,以旧换新,申请时需填写《办公设备更换申请表》(附表三)并报部门领导批准。如因人为原因导致或故意损坏致不能正常使用的,由相关责任人照价赔偿。

二、公共办公设备

(一)、对于打印机、复印机、传真机、笔记本、照相机、投影仪等公共办公设备,由行政部根据公司及各部门需求统一申请,并提交总经理审批后,方可购买配备。

(二)、员工可根据实际工作需要借用笔记本、照相机、投影仪等公共办公设备,借用及归还时,需进行登记。

以上公共办公设备属公司固定资产类别,已收录财务固定资产账,由财务部对公共办公设备进行定期的核查盘点。

第五条劳动保护用品管理目的及适用范围

一、劳保用品管理目的

规范公司劳保用品的管理从而提高车间劳动安全、保障员工身体健康,为员工提供符合国家相关标准的劳保用品,并监督、教育员工按照使用规则佩戴使用。

二、本规定适用于本公司各部门劳动防护用品的发放、使用、回收和管理。

第六条职责分工

一、行政部制定劳保用品的管理规范并对规范进行执行和监督,发放标准原则上每年审核、调整一次,以使发放标准符合实际性。并根据危害因素的变化情况提出变更防护用品建议并报总经理批准,以降低有毒有害因素对员工的伤害。

二、行政部负责所有劳保用品的采购、保管和发放。

三、凡上岗操作的员工必须配备与本岗位相应的防护用品,并按规定使用。

第七条管理程序

一、行政专员根据劳保用品的库存情况,于每月的25日前提报《采购计划》,经部门负责人批准后进行采购。于当月27日之前,将所需的劳保用品采购入库并完成发放。

二、当月10号(含)之前入职人员,当月享受劳保待遇,10号之后入职人员,下月享受劳保待遇。

三、劳保用品的发放标准一经批准后,全体员工原则上不得额外领取劳保用品。如有领用,按劳保用品的实际价格,由领用人承担,领用人需至财务部付款,凭财务开具的收据至仓库管理员处领取劳保用品;特殊情况必须有部门经理批准才能领用。

四、新员工入厂安排工作岗位后,由本班组长带领该员工到仓库管理员处按该岗位的劳保用品发放标准办理劳保用品的领用手续。

第八条劳保用品的发放标准及发放规定

二、劳保用品的发放手续和管理办法

(一)、行政部结合实际情况(包括人数、用品使用情况),将需领用的劳动保护用品品名、数量统一编制《劳动保护用品发放单》,必须严格按发放标准进行发放,发放完毕后,将发放单据存档保管。

(二)、员工入职后可根据岗位需求发放基本劳保用品(口罩、手套),砂浆车间员工双选期满即可发放其它劳保用品。

(三)、公司为正式员工提供工作服,试用期内可自愿领取旧工作服,转正后以旧换新。工作服使用期届满后不再收回,员工中途离职需将使用期内的工作服清洗干净后交行政专员,未交回者按工作服剩余使用时间扣除工装费。

(四)、临时上岗员工口罩、手套可以随岗位及时发放。

(五)、员工休假(病、产、事、工伤及脱产学习)超过一个月者,停发月度劳保用品。

(六)、生产、技术岗位特殊工种的劳动保护用品需至仓库管理员处领取。

(七)、由财务部会同行政部对各车间劳动保护用品的领用情况进行季度统计结算,结算情况纳入各部门业绩考核内容。

第九条其他用品管理

一、各类钥匙的配置管理

(一)、行政部根据各部门实际需求配置部门及车间钥匙,员工不得私自配置钥匙,有需求时,需报行政部批准并备案,统一进行配置。

(二)、员工应妥善保管好公司为其配置的所有钥匙,如有损坏、遗失等情况,由保管人照价赔偿。

(三)、因钥匙遗失或保管不当,造成各部门、车间等失窃的,其保管人应承担相应责任。

(四)、如遇工作调动、离职等情况,保管人应将钥匙妥善交给行政部保管,并记录备案,不得随意处置。

第四章档案管理

第一条文件材料的收集管理

一、公司指定专人负责文件材料的管理。

二、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交行政部归档。

三、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第二条档案分类

一、制度性文件:各项规章制度、管理办法等;

二、会议性文件:股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等;

三、计划性文件:企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等;

四、证件性文书资料:法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等;

五、汇报性文书资料:企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导相关发言及汇报材料等;

六、声像资料:本公司的大事记及反映本公司重要活动的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等;

七、技术性资料:各类工程图纸、竣工资料、验收资料、试验资料等。

八、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

九、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第三条归档

一、各部门负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理,并编制部门档案管理记录目录。

二、对于需要移交档案管理部门的资料,各部门应按要求进行整理,向行政部移交。移交档案要填写《档案移交目录清单》(附表四),移交清单一式二份,双方签字后各执一份。行政部对档案进行审核后签字,并按规定对档案分类、编号、归档。各部门须每月底将档案目录备份至行政部。

三、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

四、立卷时应概括而简洁地写好案卷标题,编制好案卷目录,并装订整齐;

五、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损;

第四条档案资料的日常管理

一、公司档案管理人员须按照档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。

二、部门档案资料要登记详细信息,并编制《部门档案管理记录目录》,以便检索利用。

三、文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。

四、行政部负责除财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

五、财务类的档案由财务部门负责归档与保管。

六、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第五条档案的使用

一、借阅档案原件只限在档案室,不能带出,档案外借原则上只借复印件,档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》(附表五),按权限完成审批程序后,档案管理人员进行登记。

二、借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。

三、借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。

四、档案管理员和借阅人员,要负责做好档案的保密工作。

第六条档案销毁

行政部对已失去利用价值的档案,申请销毁,销毁时,行政部必须填写申请销毁报告,编制《档案文件销毁审批清单》(附表六),经归属部门审核,行政部领导审批确定,重要档案须报总经理审批。

经批准销毁的文件应留存半年,确无保存价值后再销毁。将销毁目录和批准手续文件一并存档备查。

第五章印章管理

第一条本制度所指印章为公司的所有印章,包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章,以及因工作发展需要需印制的其他印章。

第二条本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

第三条印章的刻制

一、公司所有印章的刻制由财务部统一归口办理。因公司业务发展需要申请部门印章时,由申请部门填写《印章刻制申请表》(详见附表七),经规定的审批程序后,由财务部根据具体规格要求统一安排刻制。

二、印章刻制的审批权限:

(一)、公司印章、公司法定代表人印章、由行政部提出申请,总经理批准。

(二)、公司其他印章,由使用人提出,用章部门核准,财务部审核,总经理批准。

三、公司印章、公司法定代表人印章的刻制,必须符合国家的有关规定。

第四条印章的启用

一、新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。

二、印章启用应报总经理批准,并下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。

第五条印章的管理

一、公司所有印章,均由财务部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人(以下简称印章专管员)。

二、公司部门撤销或重组,原部门有关印章交回财务部,由财务部负责销毁。

三、严禁印章专管员将印章转借他人。印章保管人员交接印章应填写《印章保管交接表》(附表八),并到财务部办理相关交接手续。

四、印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章应由印章专管人员直接上级代管,印章专管人员要向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项。

五、印章专管人员离职或调动时,应及时上缴印章并办理印章的移交手续并填写《印章保管交接表》后方可离职,不得将其所保管的印章私自转交他人。

六、印章专管人员如将印章不慎遗失,应立即向主管领导报告,并上报总经理,依法将遗失的印章公告作废。

七、印章应及时清洗,确保清晰、端正。印章专管人员下班时应将其保管的各类印章置于专用保险柜或保险箱内,专门加锁,密码应保密。

第六条印章的使用

一、各部门如因业务需要使用公章,使用人至财务部登记并经直接上级签字批准后,方可盖章。

涉及到投资、筹资活动的合同、及初次签订的采购合同需填写《印章使用申请表》(附表九),经总经理审批后方可至财务部用章。

二、员工因个人事务需公司盖章的文件,需填写《印章使用申请表》,经行政部审批后,可由个人直接至财务部登记用章,其它文件按第六条第一款执行。

三、印章专管员对未经核准文件,不得擅自用印,造成公司损失的,视情节追究其赔偿责任。

四、公司印章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带印章外出,必须填写《印章外出使用审批表》(附表十),由部门核准,财务部审核,总经理审批后方可外借,携带印章外出必须由印章专管部门人员与经办人二人同行。

五、已盖章的文件若未使用,必须立即交回财务部销毁。

六、禁止在手写文件上加盖公司印章。

七、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、邀请函等加盖公司印章。

第六章证照管理

第一条证照管理的范围

公司法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、行业资质证、开户许可证等;

第二条证照管理的内容

证照的办理、保管、年检、登记、备案、归档和根据公司经营变化需加强管理的其他内容;

第三条证照原件均归财务部档案专管员统一保管;

第四条证照的年审、变更、延期等相关手续,由财务部负责办理;

第五条证照资料的使用管理

一、各部门因工作需要,借阅、借用、复印公司证照资料,须填写《证照使用申请表》(附表十一),写明使用事由及使用证照资料名称、件数、归还日期等,经部门审批后,方可至财务部办理相关手续;

二、凡借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申请延期,办理流程与上述相同,但最长不得超过15天;

三、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向部门领导报告外,要立即通知财务部,财务部及时与发证机关联系办理证照的挂失及补办手续;

四、任何机构及人员不许擅自使用公司的证照进行各种担保;

第六条证照保管人应在所复印证照上加盖“仅供办理****业务使用”字样,确保证照使用用途的唯一性;

第七条证照借阅人负责借阅期间的文件保管,确保公司证件的完整性和整洁性,使用完毕后应及时归档。借阅,不得将证件转借其他人使用,借阅期间产生的任何责任由借阅人负责。

第七章车辆管理

第一条公车管理条例

一、公司公务车统一由行政部管理,具体负责车辆管理事务,配备各部门的车辆,由各部门经理指定专人管理。

二、各部门如因工作需要使用公车,须填写《车辆派遣单》(附表十二),经部门经理签字同意后,使用人凭《车辆派遣单》到行政部领取车钥匙。部门经理应综合考虑,审慎签字。使用人如实填写《车辆行车记录表》(附表十三)。

三、行政部负责公务车的保养、维护、维修等相关事务,并负责公务车的年度检验及保险的购买工作,每周一对公务车进行检查,并交检查表存档保存,以备查询。

第二条私车公用补贴标准

一、天然气、汽油、柴油车按以下标准:

1.6升(含)汽油车:(总监级以下按每百公里13个油;总监级及以上按每百公里12个油);

1.8升(含)汽油车:(总监级以下按每百公里14个油;总监级及以上按每百公里13个油);

2.0升(含)汽油车:(总监级以下按每百公里15个油;总监级及以上按每百公里14

个油);

2.5升以上汽油车按16个油计算补贴。

二、电车按不含购置税的购买价进行补贴:

10万元以下:(总监级以下按每百公里10个油;总监级及以上按每百公里9个油);

10万元(含)--20万元:(总监级以下按每百公里13个油;总监级及以上按每百公里12个油);

20万元(含)--30万元:(总监级以下按每百公里14个油;总监级及以上按每百公里13个油);

30万元(含)--40万元:(总监级以下按每百公里15个油;总监级及以上按每百公里14个油);

40万元(含)以上:按16个油计算补贴。

其他类型车辆另行规定,因公过路费与停车费全额报销。其他产生费用(含但不限于

保养费、磨损费、修理费)自理。

第三条驾驶人员的工作条例

一、驾驶人员必须树立安全第一的观念,确保行车安全。

二、驾驶人员必须保持车辆内外的清洁卫生,降低油耗,减少洗车费用开支,做好汽车的日常维护。

三、未经同意,不得交由他人驾驶,如未经同意,擅自交由他人驾驶,途中发生的一切负责事故,均同当事人承担全部经济及事故责任。

第四条车辆的损伤维修及事故处理

一、由于驾驶人使用不当或车辆负责人疏于保养,而导致车辆损坏或机件故障,所需维护费由驾驶人或车辆负责人全部承担。

二、公务车在非公务途中发生事故,所需赔偿费用维修费,除保险赔偿外,差额由驾驶人承担(最低承担额为500元),如保险全部赔偿处罚驾驶人500元。

三、因驾驶公务车发生交通事故,所需赔偿及维修费,按下面规定执行:

(一)、事故负责人属驾驶人的,除保险赔偿外其差额由驾驶人承担80%(最低承担额为300元),公司承担20%。

(二)、事故责任人属对方的,除保险赔偿外,其差额由驾驶人承担20%,公司承担80%,

(三)、保险公司全部赔偿且事故责任人属驾驶人的,处罚驾驶人100元。

四、严禁未经批准驾驶公务车办私事,违者罚款500元,如发生交通事故,相关责任及维修费用由驾驶人本人承担。

五、车辆使用人承担违章罚款。

第八章员工宿舍管理

第一条员工入住宿舍必须具备以下条件:

入住员工必须自愿接受并保证遵守此制度。

第二条有下列情况之一者,不得入住公司宿舍:

一、患有传染病者;

二、有不良嗜好者;

三、携眷住宿;

四、三次以上违反公司宿舍管理制度,屡劝不改的。

第三条员工离职(包括辞职、辞退)时,其对宿舍的使用权终止。将使用的床位、物品清理干净,离职员工在离职手续办理完毕后,最迟第二天搬离公司宿舍,逾期按20元/天缴纳滞留金,辞退员工当天搬离宿舍。

第四条员工宿舍缴费办法:

一、公司为员工免费提供宿舍,员工宿舍每间每月基础用电量30度,用水量4吨(1吨/人),由公司负担。每个房间用电量超过30度,个人用水量超过1吨/人次(按房间实际人数计算)由本宿舍入住人员平摊。

二、公司由专人每月底抄表记录数字上墙,予以公示。

三、公司由专人负责每周对宿舍卫生情况进行不定期检查并根据检查情况每月综合评比一次,进行相关奖惩。

第五条住宿员工管理制度:

一、室内禁止使用电炉、热得快等大功率电器,禁止私自接配电线行为,禁止随意挪动消防安全设施;

二、室内不得使用或存放鞭炮、炸药、管制刀具、煤油炉、汽油等危险及违禁物品;

三、夜间原则上最迟应于23时前就寝,每日23时后不得有影响他人睡眠的行为。加班人员回宿舍后应尽量做到轻手轻脚,不影响他人的正常入睡。

四、请勿损坏门、窗、玻璃等公共设施,宿舍内设施损坏由当事人赔偿,当事人不明确的由屋内全体人员共同承担;

五、保持公共区域的卫生,不得在洗漱间倾倒饭菜。杜绝将杂物、垃圾等扔进厕所,造成堵塞,影响使用,疏通管道所产生的费用,当事人不明确的由屋内全体人员共同承担。

六、员工发现宿舍水、电出现问题应及时向行政部报修。

七、个人贵重物品、现金等应妥善保管,贵重物品应避免携入,遗失各自负责,员工不得攀爬宿舍窗户,在未受邀请或得到室员允许的情况下,不得私自进入他人宿舍或动用他人物品,违者一经发现以盗窃嫌疑论处,视情节轻重处理或交公安机关。

八、禁止在宿舍墙上乱钉、乱画、乱写,每个宿舍由宿舍长安排卫生值日人员并应保持地面及门前清洁;每周应组织一次大扫除以清洁卫生死角;保持宿舍内整洁卫生,室内无杂物,地面、墙面无污迹,天花板无蛛网,空气清新、无异味。

九、住宿员工必须服从公司统一安排,不得私自随意调换房间。上述规定,公司派专人负责检查并记录,一经违反查处后罚款50元并全厂通报批评。

十、住宿员工有下列情形之一者,取消其住宿权利,并处以100元罚款:

(一)不服从管理人员的监督、管理者;

(二)在宿舍赌博、斗殴及酗酒或有伤风化之行为;

(三)蓄意破坏室内公用物品者;

(四)未经公司许可擅自留宿外人;

(五)经常妨碍宿舍安宁、屡教不改者;

(六)违反宿舍安全规定者;

(七)偷窃他人财物者(严重的报警处理)。

第六条行政部将不定期安排人员对宿舍卫生进行检查。

第九章食堂管理

第一条公司食堂为住宿员工提供一日三餐,每月每人缴纳50元;为非住宿员工提供免费午餐,非住宿员工早、晚不得在食堂内就餐。遇有加班等其他特殊情况由部门经理报行政部,由行政部通知食堂安排就餐。

第二条食堂财务预算

一、食堂采购员应严格按预算支出,认真执行公司财务制度。

二、食堂采购预备金按照标准核定,如遇物价大幅上扬或降低,或其它情况需要调整预备金,可由行政部据实调查后以书面报告的形式报总经理批准,增加或减少预备金。

三、坚持实物验收,搞好成本核算,做到日清月结,帐物相符,每月初核算上月餐费。

第三条食堂进货管理及物品管理

一、食堂采购人员要严把质量关,不准采购变质食品,不准采购超过保质期食品。

二、购进货物必须逐项上帐。验收人员要把好验收关,严禁腐烂、变质的原料入库,以防止食物中毒。验收人员要根据验收情况填写食品采购清单,详细登记菜品、食物名称、价格及购买地点。

三、食堂货物入库必须按品种、生熟分类放置,不得随意摆放,确保物品在保质期内加工。

四、行政部负责全面指导、监督和安排食堂的日常工作,每月不定期到市场了解物品价格或参与采购活动,控制采购成本。

五、食堂的一切设备、设施、餐具、厨具均要建立物品台帐,要专物专用,不得擅自挪作他用,不得向外租借或出售食堂物品。

六、对故意损坏各类设备、设施、餐具、厨具的要照价赔偿,并由行政部依据《员工奖惩制度》进行处理。

第四条食堂人员及饭食操作管理

一、食堂人员应严格遵守公司的一切规章制度。按时上下班,坚守工作岗位,服从上级安排,未经同意不得擅自离开工作岗位。

二、炊事人员应具有良好的个人卫生习惯。每年随公司进行一次健康检查,健康合格者,方可在食堂工作。

三、炊事员应尽量结合就餐人员的口味及饮食习惯和喜好,精心选择相符合的菜系和菜品,要不断提高烹调技术,改善员工伙食。

第五条食堂炊事器具安全操作管理

一、炊事员必须了解各种炊事器具和设备、设施的性能和使用方法,否则不得使用。

二、做好食堂安全工作。电动炊事器具、设备要经常检查,在通风、干燥处放置。易燃、易爆物品要严格按规定放置,杜绝意外事故的发生。每日下班时必须保证人走火灭,以防火灾发生。

三、每日下班时必须检查食堂所有门窗,所有电源是否关闭,以确保公司财物安全。

第六条员工就餐管理

一、中午开饭时间为每天12:05。根据公司工作安排,行政部应尽量将每餐就餐人数提前告知炊事员,以避免剩饭和缺量等情况的发生。

二、员工就餐时须保持良好的就餐秩序及餐厅卫生,保持地面清洁,就餐后的残物、牙签、纸巾等杂物不能随地乱丢,须倒入指定的垃圾桶内,并把餐具按指定位置分类累放整齐。

三、为保证用餐卫生,盛饭菜时,要使用食堂提供的公用饭勺,不得直接使用个人筷子或勺子;违者将给予20元的处罚。

四、员工应在公司内完成就餐,严禁将食堂饭菜带出公司。一经发现,将给予每次扣款50元的处罚。

篇5：H酒店行政管理条例

qiquha小编整理了酒店行政管理条例,欢迎阅读!

呈文管理规定

为使酒店各部门行文规范化,提高整体办公效率,特做如下规定:

一、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。

二、呈文专题专用,一文一事,内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见,请酒店领导酌定。

三、呈文由本部门承办人拟定,由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏,写出部门的具体意见。态度要明朗,简明扼要,最后签名并注明时间。

四、呈文格式包括:呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复;呈文题目简明扼要,高度概括;主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后,另起一行书写请示报告的主要内容;末尾签署呈文部门及时间。

五、各部门负责人作为核稿人,不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范,对呈文负全面责任。

六、各部门呈取文,需严格办理收发文手续,写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全,总经理办公室有权不负责递送。

七、各部门送来阅批的文件,总经理签发后两个工作日内发出。

八、呈文程序:

在呈文本上登记

各部门呈文行政办主管领导

在收文本上登记

不按上述公文传递程序越级呈文,行政办将予以退回。

行文管理制度

一、以酒店名义的行文,先由部门承办人拟稿,经部门经理审阅后,送总经理办公室核稿并请总经理签发。

二、缮印的文件均由拟稿人负责校对,重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。

三、经修改后的稿件,如字迹潦草,涂改较多,模糊不清的,应由原拟稿人誊清后再打印。

收发文管理制度

一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。

二、酒店的收文,由档案秘书签收登记,总经理的收文由酒店总经理签收,属酒店领导亲收件,一律交收件人亲自拆封。

三、公文登记后,由行政办公室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由档案秘书送交,并经登记、签收后才可送交。

四、阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。

五、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

六、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第一季度移交完成。

七、各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送行政办公室登记保管。

八、没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由行政办公室定期销毁,销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。

印章管理制度

一、印章刻制

刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。酒店需刻制新印章须报总经理批准;酒店各部门需刻制新印章,要写出报告,并附上新印章的名称、式样和规格,报经行政办公室批准,方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记,并留样保存,以便被查。启用新印章,应选择好时间,并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。

二、印章保管

酒店的行政印章和总经理的私章,由总办统一保管,并有专人专管;各部门的印章也要指定专人保管。未经领导批准,印章保管人不得委托他人代管印章,并不得携带出办公室使用。

三、印章使用

印章使用要做到:严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。印章使用必须经批准,其权限可分级掌握。使用部门的印章,需经部门领导批准;使用酒店印章,须认真填写用印申请表,并附有关材料,经主管店领导审批后,方可使用印章,并进行登记,店领导不在时,授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明,加盖酒店印章,必须书面申请并附有关材料,经部门经理批准并报酒店领导审批。

四、印章停用

由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用,按规定进行清理,并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管,同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后,按规定将停用印章存档或销毁。

档案文件借阅管理制度

一.借阅档案(包括文件、资料),必须先履行档案借阅登记手续,秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅。

二.案卷不能借出,只供在行政办公室阅看,未立卷的文件及资料可借出。

三.文件、资料借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。

四.借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与完整,对档案内容要保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则按违反《保密法》追究当事人的责任。

五.借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告领导。

六.外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能带离行政办公室。

七.外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。

介绍信管理制度

一.介绍信种类

1.信笺介绍信:用这种信笺开介绍信,可以表达较为复杂内容。

2.存根介绍信:用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。这种介绍信的存根要归档,保存期五年。

3.证明信:以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。

二.介绍信保管与使用

酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具,开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜需由部门领导签署意见后,报经主管店领导审批;一般事宜需由部门经理签字,人事部经理审批,方可开具介绍信。严禁开出空白介绍信。

办公用品(设备)领用管理办法

为了进一步加强酒店办公用品(设备)的申购领用管理,降低办公成本费用,根据有关财务规定和本酒店当前实际情况,特制订如下办法:

一、酒店办公用品(设备)由总经理办公室统一购买及发放。

二、各部门领用办公用品(设备)需填写“办公用品领用单”,经部门经理签字认可后,到人事行政部领取。

三、人事部根据各部门领用情况,对无库存的办公用品(设备)进行申购,填制酒店申购单,列明品名、规格型号及数量,并向供应商询价。经财务部经理审核、总经理批准后,方可购买。

车辆管理规定

(暂行)

一、公司办公用车由总办统一调派。

二、各部门每日上午9时,将当日用车计划填写“用车申请单”,注明目的地、事由等,由部门经理签字后,交总办统一安排。临时用车也应填写“用车申请单”,由总办视事情的缓急另行安排。申请单如无部门经理签字,总办有权不予做派车安排。特殊情况除外。

三、总办接到申请单后,开具“派车单”给相关驾驶员。驾驶员在接到“派车单”后方可出车。否则,视为私自出车,按旷工处理。

四、驾驶员完成出车任务回到单位后,应立即将派车单填写完整交回行政办,以便备查。

五、驾驶员在无出车任务时,应在休息室待命,不得私自外出。否则,视为旷工。

档案管理制度

一、酒店档案

酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的,具有保存价值的,以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。

酒店档案管理机构

总经理

总办文员

各部门兼职档案管理员

1.文件立卷

1.1文件立卷

即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料,系统、完整地归入卷宗暂保管,以备随时调用参考。

1.2文件立卷的原则

按照文件形成的自然规律,保持文件之间的历史联系,反映酒店工作活动特点和真实面貌,以利于加强酒店文件的保管和参考利用。

1.3文件立卷的范围

1.3.1重要的会议材料,包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等;

1.3.2上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等;

1.3.3酒店向上级单位的正式发文,包括请示、报告、计划、各类统计报表等;

1.3.4酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结,以及营业收入、创汇等统计材料等;

1.3.5酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书,以及签订的各类契据,如合同、协议书等;

1.3.6酒店各级管理人员的任免书,职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等;

1.3.7酒店财产、物资、档案交接的凭证等;

1.3.8酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等;

1.3.9酒店的大事记录,反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等;社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等;

1.3.10重要投诉及其他信访工作的材料等;

1.3.11重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等;

1.3.12其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。

2.档案的收集

2.1各部门随时收集办理完毕的文件材料,按类别分别存放。第二年经检查齐全后,整理归档。

2.2各部门设兼职档案管理员,负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。

2.3文字档案的收集使用档案袋或档案夹。

2.4电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存,机密文件加设保护密码。

3.档案的分类

3.1按事宜分类:即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。

3.2按时间分类:即按文件形成的时间进行分类。

3.3按收、发文单位分类。

3.4按酒店部门设置分类。

4.档案的编号

4.1文件编号

各部门对本部门发出的文件(发文、会议纪要等),采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号:*******。机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。

酒店部门设置及代码如下:(英文开头字母)

行政办EO

财务部FC

营业部MS

人事部HR

工程部EN

保安部SE

前厅部FO

房务部HK

餐饮部FB

4.2案卷编号

对已处理完毕的文件,按照文件类别及次序进行编号。

5.档案的整理

5.1检查文件

认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。

5.2文件排序

每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后,应用阿拉伯数字统一编写页码,以固定排列顺序,保证材料完整。

5.3编写案卷标题

5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征,要求严谨,文字通顺、扼要。

5.5填写案卷目录

案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。

5.6填写案卷封皮

案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。

5.7案卷装订

案卷装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的文件,要按卷宗大小摺叠整齐。

5.8案卷归档

装订后的案卷,应按照年度进行排列,统一编号登记,填写《归档案卷目录》。

6.档案的保管

6.1涉及经济的档案,如合同、协议书、保证书等(原件)档案由财务部统一保管;硬件设施使用说明书或操作手册(原件)档案由工程部统一保管,其余档案由总办统一管理。

6.2档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6.3每年对档案进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

6.4对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送总经理审批后销毁。

6.5销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。

7.档案的借阅

7.1借阅档案,必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅;机密级以上的档案文件须经总经理批准方能借阅。

7.2借阅期限不得超过两周,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。

7.3借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、复制、摄影、转借或损坏。否则,按违反保密法追究当事人责任。

7.4借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告档案管理负责人。

7.5外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。

7.6外单位摘抄档案材料,应经总经理同意;档案管理负责人应对其摘抄的材料进行审查、签章。

各办公室操作手册

1.图文传真、电话和电子邮件的处理(商务中心)

1.1.传真操作

1.1.1.打入的传真/电子邮件

必须要记录接收日期及时间、传真机或电子

邮件地址,以便收件人直接签收。

1.1.2.因公务而发出的传真/电子邮件:

1.预备消息内容。

2.校对讯息内容及资料,确保以最短时间发出准确的消息。

3.查明对方(接收者)姓名、职位、机构、地域(国家或城市)名称、传真机号码或邮件地址。

4.待部门经理批阅签字后,方可发出。

5.跟催有关消息发出后打印副本,作为存档之用。

1.2.电话操作

员工在电话里的良好谈吐、得体应对是替酒店建立良好形象的重要一环。

1.2.1.接听外来电话

1.听到电话铃声,立即接听。说出部门名称或你的名字,再加上礼貌的问候,例如“早晨好”、“您好”等。

2.表现友善及乐于帮忙的态度。

3.不可使用俚语,更不可粗言秽语。

4.通话内容均须保密不可外涉。

5.不要让对方等候太久,必要时请他(她)留言以便回复。

6.应随时预备笔及记事簿。

7.当你不在办公室时,应通知总机或其他同事代为接听。

8.要找寻资料而须对方等候,应通知对方所需的时间,让对方决定继续等候抑或稍后再联络。

9.若对方因任何理由被转错电话,应尽量帮助他(她)转到正确的部门、内线,

转回总机。

10.若谈话中断,应把听筒放回,等待对方再来电。

11.若对方要找的人不在,应询问对方:

A)可否转到办公室中其他同事处理;

B)记下对方姓名、电话、公司名称,有待回复;

C)请对方稍后再来电。

12.确保上司不会被不必要的电话骚扰。

记录留言的要点:

A)接听日期及时间

B)被电访的人是谁

C)对方的姓名、电话号码(及内线)及公司名称

D)留言(消息)内容

E)复述一遍有关资料,让他(她)知道你已记下正确的消息

F)最后,把留言便条放在被访者的桌上,使他(她)回来后能即时知道。

1.2.2.打出电话

1.认定电话号码无误。

2.接不通电话应稍后片刻再打。

3.对方接听后,你应说出要找谁人或内线号码。

4.若屡次接不通,而你的电话机操作正常,应将接通工作交予下属初级员工负责,以免浪费你宝贵时间。此外,可透过电话房查询对方电话是否失灵。

5.在打出电话前,应记下通话内容要点,以免遗漏某一部分而要重打,对方也会欣赏你的工作效率。

6.谈话中断,应由你负责重打电话,继续通话内容。

2.办公室文件处理

2.1.档案系统、分类、取阅

档案储存的主要原因是保存文件整齐及在有需要时第一时间可找寻得到。

2.1.1.设立档案系统必需合乎下列七大原则:

1.操作简单、快捷

2.必须易于翻查

3.考虑文件的数量、大小及性质

4.只存放最新的资料

5.能配合日后扩充的需要

6.所占空间大小适中

7.防火及防盗(例如存放法律文件)

2.1.2.分类大致可分为:

1.按笔划、字母来分类(优点:可作无限的扩充)。

2.按项目来分类,而项目的先后次序也用笔划来区分。

(优点:同类型的事情集中一起,方便查阅)

3.按地区(国家、城市)来分类。

4.以编号(代码)代替名称存档。

5.采用索引卡可快捷准确地找出资料,以找寻编号档案索引卡必须按笔划排序,放在特别抽屉中。

2.1.3.顺序存档

适用于每个档案之中,按日期先后存档,把最新(最近期)的文件放在档案的最前或最上面。

2.1.4.档案储放的形式

1.直立式

2.横放式

3.图表

4.盒装

5.待处理文件

6.微型胶卷

2.1.5.取档记录卡

为省却追寻被取出或外借档案的时间,“取档记录卡”可协助索回档案。

每次取出文件后,把该卡放入填补空位。卡有:借件人姓名、部门、借

出日期、答允归还日期、借件人及经办人签署,方便日后追寻。取档记

录卡宜用鲜明颜色纸制成(例如红色),卡纸标题应高出其他档案,令

人一目了然,容易跟催。

**每次外借档案均须获得直属上级同意才可办理

2.1.6跟催档案

为确保按时处理任务,而且不会有所遗漏,这个档案非常有效。档案以

一年十二个月份来分隔,与及以三十一天来分隔。把将要做的工作写成

字条,放在预定的“月份”或“日期”的小格中。只要我们每天查看这

档案,便可作出当天应做的“跟催”工作。

2.1.7存档的一般守则

1.按档案系统把文件分类、集中。

2.把文件放在正确的档案内。

3.存档时按日期的次序正确地排列,最近期的放在前。

4.为避免档案堆积,应将过时的或现时不需要的文件与其他的分隔。考

虑将这些拔归入“旧档案”中或甚至将它毁灭。在已抽出旧资料的档

案中记下那些文件所属的旧档编号、名称或存放位置。“旧档案”也

须按放妥当及分类,方便日后翻查。

5.不可随意把档案中的文件取去。若有必要,须把“取档记录卡”放在

取去文件的位置。甚至整个档案亦须使用此卡。

6.如无足够资料来建立新的档案,应把这些文件集中在“杂项”档案中。

7.找寻某些档案名称可能涉及多个途径,应把有关资料分别记在不同的

索引卡上,加快翻查速度。

例如档案名称“CHIEFCONSTABLEOFBLANKSHIREPETERJENKINS”,应记在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS

(即C,B,及J字)索引卡上。

8.每天存档令你的档案储有最新的资料。

9.放置档案或索引卡应遵守下列原则:

A)先排姓氏,再排名字。若同姓则以名字笔划、字母排列。

B)若公司名称包含姓名,例如LEONARDWHITEANDCOMPANY,

应将此档案放在“W”(WHITE)档中。

C)若公司名称包含多个人名,取其第一个。例如:“MESSERSMAY,JONESANDJENKINS”应放在“M”档中。

D)若公司名称包含“THE”字,可省去。例如:“THEHIGHPRESSURETOOLSLTD”应放在“H”(HIGH)档中。

文件应在存档前作分类,一个分类架(或分类盒)实在合用。它可以是按笔划多寡(或英文字母先后)来分成多格,帮助应付大量文件存档。

10.酒店内部各部门间的沟通,其中一个主要方式为来往之备忘录,所

有经行政部发出之信件,备忘录应有一影印本存放于独立的总档案

内,此外,亦须影印一份存放于有关该事项或该部门的档案内。

3.处理邮递文件

3.1.1外来的信件

处理外来信件需要系统并有效率,以求尽快送到收件人手中。

1.把商业信件与“私人”信件及“机密”文件分开。

2.用开信刀或开信机拆信,并确保文件完整。

3.打开信件,如有附件,将它一并钉装。

4.在信件上盖收件日期作为记录。

5.到挂号邮件,须在邮局的收据上盖印、签署。

6.若信件连同支票、汇票或汇款,应把金额写在信件的右上角及签署,以便财务部进一步工作。

7.把信件连同信封分发到各收件人。

8.“私人”及“机密”信件应原封送往收件人。

9.收到资料不全的邮件,例如没有注明部门,或只写上人名及地址等,应向前厅部或人事部查询。

3.1.2行政办秘书必须把其上司的信件细阅,然后指出重要的部份,节省其上司的阅读时间。信件中会提及几个有关事项而需要知会不同部门,则可以下列方法处理:

1.把文件传阅各有关部门

2.把正本交给须处理信件中重要事情的部门,再由他们负责传给其他。

3.影印该文件送交各部门

3.1.3发出的信件

由秘书预备好发出的信件:

1.交给其上司签署。

2.检查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存档之用)

3.核对信件与信封所写的收件人是否无误。

4.摺起文件放入信封内并封口。

5.由于酒店部门众多,应在信封上当眼位置用铅笔写上部门名称或代号,方便信差计算各部门邮费及日后退件处理。

6.集中所有发出的邮件,交由商务中心统一寄出。

7.计算信件重量,记录邮费。

8.将一般信件与挂号、特快、航空邮件、包裹等分开,并且填妥所需的表格或报关表等。

3.1.4中央信箱

1.设置在各办公室职员容易到达的地方。

2.信箱尺码宜于可放置标准信件。

3.每部门一格,设一格较大的来放置寄出的信件。

3.1.5内部信封

使用内部信封,可节省传送内部文件的成本。

4.复印文件

4.1复印

复印操作的要点:

1.尺码合用的纸张,以免造成不必要的浪费。

2.各部门自带复印纸张。

3.正确地摆放正本,使影印之副本(无论文件或图形)合理工整。

4.按需要可将文件缩印,节省储存空间。

5.操作完毕,切记带走所有文件,尤其是正本。

6.勿浪费不合用的副本,这些纸张之背面可作草稿。机密文件,应立刻销毁。

5.出外公干的安排

5.1出外公干主要涉及公干人员的交通、住宿的安排。

1.查询预计出发、回程日期、目的地、公干人员正确姓名。

2.查询航班时间表及到达时间,以配合预计行程。

3.把以上资料交给旅行社代办,或直接与铁路局、轮船公司、航空公司联系。

4.若不能符合预计中的安排,应尽快知会公干人员并落实修改行程与否。

5.当所有安排确实后,尽快安排付款及取票。

6.准备明细行程表给公干人员备用。

5.2.住宿安排

在订房之前,应考虑酒店地点是否接近探访的机构,交通方便,价格适中。

酒店订房应提供的事项:

1.入住公干人员的姓名

2.入住及离店日期

3.入住人数及房间数量(基本为双人标准客房)

4.到达及离开时使用的交通工具及详细资料

5.若正值旅游旺季,应在订房时确保房间的预定。

6.说明公司名称、地址、电话、传真等,以便酒店参考及方便进一步联络。

5.3.行程表

行程表是预先对公干期间的安排及把需确认的事项列明,使其上司能利用有限的时间作出最大的利益。当编制行程表时请注意以下各点:

1.行程表应方便随身携带及翻阅。

2.大城市通常有多个火车站(机场或码头),尽可能安排在同一地方进出境。

3.留意交通工具的时间表,随时更新资料。

4.留意各地时差,正确说明离境及到达目的地的当地时间。

5.在公干期间,应花最短的时间在交通上。

5.4.计划海外公干

搜集目的地一般资料,例如面积、人口、主要城市、气候、服饰、工作

时间等。入境方面则查询有关护照、入境签证、防疫注射、通用货币、生活习惯等;酒店及餐厅;邮务、电话及电讯设施;经济发展、进出口贸易条例、政府及工商机构、商务法则等。

1.公干费用:按已批准预算案向财务部申请公干费用,兑换目的地流通货币。

2.其它事项:

-预备当地的地图或交通图

-确认交通、酒店订房、被访者的约会详情

-制作行程表,内容包括酒店、约会、会议日期、时间、地点、联络电话等。

-若其上司出外公干,出发前须集中一切行程中所需要的文件、文具交付。

6.办公室文仪器材

6.1.计算机

操作计算机须先练习指法。

1.保持机器清洁,用干抹布擦试。

2.清洁鼠标内壁。

3.将计算机移走时应先关掉电源,并以机背为重心。

4.切勿把计算机放近热源。

5.切勿把计算机放进通道,容易被人碰倒。

6.计算机操作有偏差,可尝试找出根源,作适当调正。若修正无效或理由不明,应停止使用及通知维修人员。

6.2.碎纸机

旧档案或机密文件初稿不适合留存在办公室内,应利用碎纸机第一时间把它们毁灭,将纸张放在机内切成条状或碎屑。

6.3.订装机

为配合大型工商机构的需要,例如内部预算、计划书,可能有数十页纸之多,小型订装机便甚为全用。由于订装机款式形形种种,操作按个别种类而定。

7.辅助记忆材料

为求部门运作过程中所有工作、资料不致遗漏,文职人员必须采取下列辅助工具作记录及跟催。

7.1.日志

使用日志要点:

1.不确定之项目可用铅笔记下,方便更改。待确定后可用原子笔、墨水笔记下。

2.在有关日期之栏内记下时间,会面者之姓名(及公司名)、地点及话题。

3.遇上西式社交场合,应记下酒会时间及有关衣着服饰提示之类。

4.每天约会须按时间先后(分上、下午)记下。

5.一天工作开始,应先看日志,预备其上司的约会、备好会议所需要的文件。

6.一天工作完毕,确定日志上每一事项都已办理,没有遗漏。

从日志谈到安排约会应注意的事项:

1.记着其上司日常的工作,避免与会面重叠。

2.当其上司须外出会客,预留一些花在交通上的时间。

3.若来访者约会在其上司参加会议之后,应先向前者解释有可能延迟散会。除非其上司事先声明或来访者乃非常重要人物,否则不可骚扰会议的进行。

4.约会通常以电话联络,挂线后应补发信确认谈话内容,将信件副本存档,还须记录在其上司的日志内。

5.记下来访者的姓名、职衍、公司名称、地址、电话,若更改约会可与他(她)联系。

6.遇上社交场合须携伴出席,确定其上司的伴侣(女伴)是否有空才作回复。

7.2.约会卡

其上司可能一整天在外会面及拜访,不方便携带日志,这时便可替他预备一张约会卡。把当天约会卡连同有关文件放在他的桌上。

7.3.任务表

综合所有工作的清单,内容包括:记录日期、任务内容、预计完成日期、实际完成日期等各项。

7.4.年志

一页年志提供年、月、日、星期,方便记下每天大计。便于全年事项一目了然,易于系统筹备。

8.会议

会议是一个机构内不可缺乏的沟通方式。

8.1.议程

议程是有次序地列出会议中所要进行的项目。此外还有会议日期、星期、时间、地点。议程在会议前七至十四天发给出席者,令他们早作准备。每次会议日期在每一年度开始便已决定,并在上一次会议终结时重申。

议程由行政办经理制作,内容除了包括上次会议仍未解决之项目外,行政办经理应咨询其上司其他新的事项。

会议主席议程

会议主席议程有别于一般议程,它包括会议中需要的额外资料,与及在议程中右方腾出空白部份,方便主席记下重点。

8.2.在会议前后总办主任的工作:

会议以前

1.咨询会议主席,预备议程并分发各与会者。

2.预备会议主席议程

3.预留会议场地(会议室、会客室或其他指定地点)

4.与会者若有任何动议或对议程中项目有重点意见,但因任何理由不能出席,应预早以书面列明有关事项,让行政办秘书转交会议主席在会上提出。

5.集中各项用品:

1.文具、纸张

2.议程副本

3.上次会议记录

4.有关议题的文件、档案

5.出勤记录

6.名牌

开会当天

1.提早到达会场,带备文具、文件、出勤记录等。

2.若有需要,在会场通道放置指示牌。

3.安排座位,放上名牌。

4.派发纸张。

5.安排开水及水杯、烟灰碟放在方便地方。

6.检查出勤记录,确定所有出席者都已签署。

7.读出上一次会议记录、缺席者通知书及其他信件。

8.提供讨论事项的文件。

9.详细记录会议过程内容、动议者、和议者及投票结果。

8.3.会议结束

1.确保所有文件已带回办公室。

2.草拟会议记录待会议主席批阅。

3.将批阅后的记录整理,并分发各出席者。

4.预备议决后的跟催文件。

5.把第4项及会议中使用的文件存档。

6.把下次会议日期记在日志中。

8.4会议记录

会议记录必须小心保存,每一项议决都是日后执行及参考的依据。它是一项永久的记录,亦有其法律效力。

会议记录包括跟催上次会议内容、是次会议事项、下次会议的日期、时间及休会时间各项。