制度文件格式(一)
公司标准行文规定
一、目的
为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化,特制定本规定。
二、范围
本规定适用于公司对内、对外公文的管理。
三、职责
1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门,为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档;
2、各部门领导负责本部门的公文拟稿;
3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核;
4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。
四、发文分类
公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度:公司在管理中依照执行的各项制度(规定/办法/准则/政策/措施)等;公务文书:请示(申请)、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等;事务性文件:说明、各类统计报表等;
公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。
1、规定/办法/准则/政策/措施:对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度;
2、请示(申请):用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项;
3、报告:向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级的询问;
4、通知:传达公司指示、要求,告知各部门办理中需要的事情;
5、通报:公司认定的,表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况;
6、通告:公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项;
7、决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项;
8、决定:对重要事项或重大行动做出安排,对有关部门及人员的奖惩,组织变更或人事任免等;
9、函:于对外沟通,用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽,联系工作的,或称公函(可不受行文规定拟定);
10、会议纪要:用于各类会议的记录、整理与总结;
11、说明、表格:用于日常事务工作,由撰写部门领导决定是否受行文进行制定;
五、发文格式
1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm,左右边距为2.0cm,表格排版上下左右边距为2cm;
2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中,正文为小四、宋体;表格版标题为二号、宋体加黑,表内文字为五号、宋体;
3、文字行距1.5倍行距;段落设置一般为首行缩进2个字符;
4、文本中所有的符号、数字、英文均选用TimesNewRoman体;
5、页眉页脚:
对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“***管理文件K*-**-001(编号格式见本规定附录)”;页脚格式均为“第*页,共*页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗、带格式线;
对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”;页脚同对内行文;
6、落款为4号、宋体、加黑,发文单位写在公文下面偏右,写全称;发文日期在发文单位下面向右错开,写全年月日,日期为发文公布日为准;
7、发文中有附件,应在正文后、落款前,注明附件数及附件名称;
六、行文要素要求
1、标准发文即为红头文件的形式,除第五条的各项外,包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中:
文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级;普通指在工作当中随时让员工
可以借阅、查看、了解的文件资料;秘密指在一定的时间和范围内,需加以限制、保护,避免外界知悉的保密性文件资料;机密指关系到公司的利益,依照公司的规定,在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料;
?涉及公司保密的文件应当标明密级,其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。
对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求,公司人员严格遵守保密协议中提及的各项;
?文件按紧急程度分为:“急件”、“一般”;急件需立即办理;一般文件可根据岗位
工作进展调整办理时间;
?发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起:可信[20**]**号(字
体:宋体;字号:5号,其他符号:用TimesNewRoman体,5号)各部门频布公文时,应向行政人力资源部申请文件编号;
2、主送、抄送部门,属上级的列入主送,平级或下级列入抄送;
3、所有发布文件,除封皮隐藏页码外,其他页数一律设置页码,页码设置在每页的右侧。
七、发文管理
1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。
保管
2、文件编制、审核、批准流程:
制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人力资源部发布;通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人力资源部发放;
会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人力资源部存。
3、公司内部行文,各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围;相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的,应以红头文件的形式;
4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等,公司行政人力资源部对生效公文(加盖公章)进行签字留存;
5、公文作废时,需向总经理进行申报请示,获批后,进行统一整理销毁;八、其他注意事项
1、所拟稿件的密级等级,应先通报总经理进行初步定级;
2、公文在讨论期间需要打印时,均应先用已单面使用过的废弃纸张,包括呈送公司相关领导的纸质文件。
附1部门文件格式:
1、销售管理文件:K*-*S-001
2、客服管理文件:K*-KF-0013、技术管理文件:K*-JS-001
4、物流管理文件:K*-WL-0015、财务管理文件:K*-CW-001
6、行政人力资源管理文件:K*-*R-001
7、电子商务管理文件:K*-DS-001附2行文流转表格:
1、发文登记表
2、收文登记表
3、文件签阅表
4、文件销毁审批表
5、文件格式
发文登记表
收文登记表
文件销毁审批表
文件格式:
关于××××的请示/报告
正文
妥否,请批示。
年月日主送:抄送:
篇2：纸质文件管理制度范文
信息化环境中,企业加强电子文件管理制度建设是提高电子文件质量,发挥信息资源价值的必然之举,下面是小编为大家带来的纸质文件管理制度:
纸质文件管理制度【1】
公司纸质文件归档管理办法
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益,把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。
根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例》的规定,结合我司实际情况,特制定如下纸质文件归档管理办法。
第二条档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。
在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。
第二章纸质文件归档的具体实施
第三条纸质归档文件的收集范围
1.红头文件,如批复、决定、通知等
2.白头文件,如经验介绍、会议材料等;
3.公布性文件,如公告、通告、布告等;
4.记载性文件,如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;
5.内部使用文件,如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;
6.报道性文件,如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。
7.证明性文件,如介绍信存根、党组织关系转移证明等;
8.信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;
9.契约性文件,如协议、合同、意向书等;
10.登记性文件,如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。
第四条纸质归档文件的整理注意事项
1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③
正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;
⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;
⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。
3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。
分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。
4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。
如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;
④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。
5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。
具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。
6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。
7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。
8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。
第五条纸质归档文件的保管办法
1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作,是档案管理中的一项重要内容。
基本任务和要求是维护档案的完整与安全。
2.档案保管的软硬件设施管理
2.1档案室/柜管理。
要建立完善的档案室/柜管理制度,配备必要的防护设备,合理调节和控制温度、湿度,做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作,定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作,保持整洁、有序,保证档案安全无损。
2.2档案检查。
对于已存档案的状况应定期进行全面检查,必要时可临时进行部分检查。
着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况,检查时要逐卷进行,要作出详细记录并写出正式报告。
一旦发现档案缺少或严重破损等问题,要及时采取措施,妥善处理。
2.3防止泄密。
对于保密文件,要保护其机密不被盗窃,严防泄密。
对涉密档案安全进行检查,特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞,确保档案信息安全。
节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
3.保管期限的划分
3.1永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。
它主要包括:(1)本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。
(2)同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。
(3)本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
3.2长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1)本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。
(2)政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3)各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。
3.3短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。
它主要包括:(1)本公司一般事务性的文件材料。
(2)政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。
(3)各级部门报送的一般性的文件材料。
3.4根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:①原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
②应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
③一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。
④本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。
第六条纸质归档文件的借阅使用
1.公司各部门借阅档案,必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
外来公司单位企业来人查阅本单位档案,需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚,办理手续。
用完的档案要归还原位。
2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
3.查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。
特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。
需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。
4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
第七条纸质归档文件的鉴定销毁
1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。
档案鉴定销毁小组组长为董事长,作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理,作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员,作为档案销毁的执行人。
2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定,对保管期限已满但仍有保存价值的,应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。
3.销毁档案必须编制档案销毁册,登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。
4.销毁档案时,应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁,参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字,严禁将档案作废纸出售。
第八条以上办法自2011年11月1日起执行,解释权归公司行政部。
二○一一年十月
纸质文件管理制度【2】
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档,交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。
(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件,不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
篇3：安全社区创建文件资料管理档案制度
安全社区创建文件与资料管理档案制度
1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作,保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管,专人负责。
2、创建办公室负责文件与资料的归档,督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷,各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。
3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。
4、归档范围:重要的会议资料,包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。
5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理。
篇4：文件审批制度范本
(1)报市妇联领导审批的文件,按照文件的审批程序和领导分工负责的原则办理。
(2)各部室报领导审批的文件,除紧急、重大或需特殊保密的事项外,均应经办公室文书呈送领导审批。
(3)市妇联收到的文电,由办公室主任按照市妇联机关公文处理有关规定,呈主席阅示后送交副主席和有关部室阅处。
(4)以市妇联党组名义上报、下发的文电,由党组书记或党组书记委托的党组成员签发。
(5)市妇联会同其他部门的联合发文或会签发文,原则上对方是哪一级领导会签,市妇联也由哪一级领导会签。
(6)以市妇联名义报告市委、市政府领导同志指示交办件的办理情况和意见时,市委、市政府领导同志指示交办件的复印件应随市妇联党组或市妇联文件一并报送,其原件由办公室留存备查。
(7)市妇联印鉴由办公室文书保管,经主席或主任签字才能使用。
篇5：文件管理制度范例
1、文件管理人员收到文件后,要立即登记,填写文件处理单,及时送分管主任批办。
2、批办后的文件,要根据批办意见及时办理或传阅,保证在尽可能短的时间内传阅完毕,并将文件处理结果填写在文件处理单上,及时送交领导阅知。
3、密级文件不准在个人手里过夜,不得带到家中或公共场所,借阅文件要严格完备手续。
4、对上级文件(包括领导人讲话)未经批准不得复印,经批准复印的要搞好登记、编号,将复印件及时收回,不得遗失。
5、中央、某某某委文件、领导人讲话,每年清退一次,按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料,要及时搞好立档工作。
制度专栏
