完善企业制度建设办法

制度是企业运营的法规性保障,没有制度的企业很难想象会乱成个什么样子。

制度建设不够完善【1】

制度是企业运营的法规性保障,没有制度的企业很难想象会乱成个什么样子。

可现实中我们见到的制度要么是过于完美了,要么是过于呆板了。

有的公司花很长时间辛辛苦苦制作出厚厚的一本制度,就是执行不下去,员工都不买账。

这是为什么呢?多数情况下原因出在理论合理,实际没用。

就是说理论上是合理的,是考虑到企业利益的,但不可能执行下去,因为并不适合企业实际。

搞理论上的东西很容易,只要想想企业大概需要哪几方面的内容,然后分细就行,这种东西不可能有什么用的。

如果制定者把企业需要的都能“想”出来,那他就应该老板,因为他什么都想到了,所以跟着他肯定发大财。

一部完善的制度应该反应在两方面:适合企业实际,最大激发集体的创造潜能。

做到第一方面其实不是件容易的事,想做到第二件更难!首先要求人们改变对制度的狭义思考:它不仅仅是约束性的东西,也必须是有激励作用的。

有时我们看到一些企业的制度里几乎全是如何罚,如何奖的很少,这就是狭义思考的结果了。

中国人都不喜欢被人管着,即便你管他也得表现出来是在帮他、拉他,这样才能让他对你心服口服,管理上的策略是这样,制度制定上是一样的。

这是中国企业与外国企业不一样的地方。

企业制度的制定要从以下几方面出发综合研究,就能搞出适合企业实际的且能激发集体创造力的本子了。

一、结合企业文化

制度是灌输和贯彻企业文化的一条重要渠道。

例如强调“奉献”的企业里,制度就应该多一些反对私利,打击因私损公,而倡导公的内容;强调“沟通”的企业里,制度就应该多一些反对自我封闭,打击地盘主义,

而倡导团队凝聚的内容;强调“创新”的企业里,制度就应该多一些反对固步自封,打击过份经验主义,而包容某些失败,倡导学习的内容……反过来讲离开了企业文化的制度就没有生命力了。

有时会听到员工在底下这样议论:唉,都这样。

我工作过好几个企业了,他们都这样……这就是离开了企业文化的反应。

企业在强调产品差异化、品牌差异化的同时,也必须考虑到制度差异化,因为既然你想搞差异,你在运作上就必然和别人不一样,你也就需要不一样的保障了。

二、与企业发展阶段的适应性

在不同的发展阶段,企业会面临不同的阶段性任务,相应地就不可避免的要应对不同的问题。

制度这时的作用是就保障企业在这个阶段的运营,圆满完成阶段性任务。

例如在成长阶段的企业中大多强调销售,这时的制度应该偏重销售方面,“能抓住老鼠的猫就是好猫”,而其他的某方面是应该包容;而在发展已经成熟的企业中,更加注重整体协调,所以制度就必须考虑全局,注重综合治理。

三、与企业资源的适应性

制度的功能之一就是不断促进企业资源的完善,而不是无谓消耗资源。

就拿人才来说,当企业处于人才缺乏时期的时候,在制度的某些方面就必须考虑到包容性,不要人都让制度罚走了、吓走了,谁还为企业做事?而在人才充沛的时间,就要考虑到对人的综合要求--现在是要质的时期了。

四、充分考虑到市场因素

这是很多企业制度中所缺乏的,所以一线工作人员常常会有所抱怨:领取某物料要签N个字……每个企业因自身业务组合、主力业务及赢利模式等的差异会形成不同的作业流程。

制度在这里的任务就是充分保障作业流程的顺利实施,就是说手里拿着笔,眼睛却要盯到市场上去,盯到一线去,这样出来的制度才不会成为效率的绊脚石,而且将促进效益提升。

五、服务于员工的理念

前面讲过了,中国人是最不服管的,所以你不能讲你是管他的人,你只能讲你是帮他、拉他的人,他有什么困难都可以找你。

制定制度是一样的,要确立服务员工的理念。

首先就是制度本身要易于理解,要简化,让员工很快能看明白,这样也容易记得住了。

至于简化这点在西方企业就不适合,因为那边就是法(制度)来管人,法(制度)是最高的,没有能超越它的东西,所以西方企业的制度很厚;但中国人是讲理(合理)、讲情(感情)的,

不仅仅讲法,只跟员工讲法他就不愿意、不接受了,因为他在想这件事不是我愿意的,而是有原因的……这就是中国人,所以制度要简化,不仅仅是易记,更重要的是留下合理权变的空间。

没有这个空间,你权变了,员工会认为制度根本没用,有了这个空间,员工会认为你讲理讲情,即便罚了,也服了。

再有就是考虑到执行层面,能签两个字绝不签三个,多的那个字是制造员工的麻烦,是浪费管理者的时间,是消耗企业的资源。

六、共同制定

就是要发动所有员工对制度的建设献计献策。

也许您已经尝试过了,直接跟员工讲让他们提意见他们是不理会的,这种心态很普遍:你搞吧,你搞出来了我们再否定。

所以不能直接跟他们讲提意见,而是采取一些策略探测他们的内心。

例如我们就这样做过:在为某企业制定制度前,我们让每个员工包括中高层管理者写一篇东西,就是如果给他机会做一个企业,他会怎样去创建。

当时采取的匿名打印投箱的征稿形式,加上之前又做了一些动员工作(当然没告诉他们真实目的),所以参与的热情都很高,而从汇总的结果里面确实找到了不少宝贵的意见及建议。

七、有罚必有奖

前面我们举过一个例子,就是某企业罚太多而基本找不到什么奖的制度。

这是不对的,中国人最善于思考了,这么明显的“不公平条约”摆在他们面前还能看不出来吗?很可能一些人在看着这样的制度同时就想着如何找个新工作离开了。

其实这是个很简单的逻辑,错的反面就是对,罚的反面就是奖。

当然实际制定的时候真的完全这么做就太呆板了,不同的事情上奖和罚的比例肯定是不一样的。

注意到整体比例就好了,45:55或者55:45都可以,不要失调。

八、治病救人的心态

西方企业制度是“杀人”的,你干的好留下,出差子了走人;中国企业不是这样的,因为我们更人本。

有一个企业曾经用过这样的办法:三个业务员没有完成月销售任务,按规定是要扣工资的,后来工资也确实扣了,但又给他们加了一条罚:让他们去看《羊皮卷》,连续一周的时间内每天早会上讲他们的感悟。

后一个月,除一个人量很接近任务未完成外,另外两个都完成了。

原因很简单,就是治病救人,多救一个企业多一个可用之人。

当然,也有那种“扶不起的阿斗”,那就请他回家了。

九、奖罚手段创新

其实上面的例子已经谈到了创新手段。

这里要指出的是,很多企业的制度里面到处都是钱:罚**元,奖**元。

这并不好,会让员工觉得就是种金钱交易。

变种方式,首先会让人感到新奇、有兴趣,其次只要变到点子上,比单纯金钱手段有用。

怎么就到点子上了?员工不想做、不愿做的是什么,不想失去的是什么,这些就是罚的点,当然一定要合理的;员工想做、愿做的是什么,想得到的是什么,这些就是奖的点,当然也必须是合理的。

十、实时更新

制度不能是死东西,一成不变最终肯定变为形式主义了。

就象杀毒软件几乎天天都要更新,因为天天都有新病毒;企业面临的市场环境是不断变化的,员工队伍、企业组织相应的也是变化状态中,企业制度要注意实时更新,当然并不是要天天变、月月变,这就不是制度了。

当外界发生的变化导致企业自身在组织、管理、运营层面发生改变的时候,制度就必须变了,而且最好是变在前面,这样主动权就在企业手里了。

所以制定制度肯定要考虑要制定制度的更新机制,由谁来做,怎样去做,这也是整体制度的一部分内容。

制度建设不够完善【2】

所谓制度,是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则,包括各种规章、规定、办法、条例以及实施细则等等。

优良的企业制度对于企业日常管理和持续发展具有十分重要的意义。

俗话说:“没有规矩,不成方圆”制度是企业所有干部职工都必须遵守的行为规范。

制度明确规定了什么可以做、什么不可以做以及怎么做、做到什么程度、实现什么目标等。

倘若失去了制度的约束和引导,干部职工的日常行为将无从规范。

企业制度建设则是指企业根据自身情况和发展需要,不断改进原有制度或建立新制度,以保证和促进企业健康持续发展的过程。

制度建设可固化企业已有的成功经验和做法,确保企业各项工作按照制度约束的轨道运行,避免偏离企业长远战略目标;可对企业的各项制度进行协调整合,

使企业形成良性机制,确保各项工作有序进行;可体现并促进企业文化的形成和落实,制度建设过程也是企业文化形成的过程,企业文化可通过企业的各项规章制度反映出来;可促进工作作风转变,对工作的各个岗位、各个环节进行严格规范,杜绝违规行为的发生。

加强企业制度建设,笔者认为应该做好以下三方面工作:

一是制度的制定。

在制定制度的过程中,要注重联系实际,发扬调查研究之风,制度出台前要经过深入的调研分析和充分的讨论,使制度具有实际操作性;要遵守国家、行业的法律法规,

不违背上级要求,涉及广大干部职工切身利益的制度要广泛征求意见;要符合企业的发展战略目标,能够引导全体干部职工朝着企业的既定目标前进;要保证制度体系的完整性、统一性,要涵盖工作的全部内容和过程,各项制度之间不能相互矛盾、相互冲突,注重发挥制度体系的整体效能。

二是制度的遵守和执行。

制度制定部门要牵头组织干部职工学习,让大家熟悉制度的规定要求、程序步骤、目的意义,做到内化于心、外化于行;领导干部要带头遵守和执行,做遵守制度的表率,

坚持“制度面前人人平等”的原则,增强大家的规范自律意识,形成人人学制度、用制度、守制度的良好风气和自觉用制度管权、管人、管事的良性机制;要注重加强对制度执行情况的监督,

部门间、同事间按照制度、规定的程序要求相互提醒、监督,督促各项制度的贯彻落实,凡违规者都要受到处罚,确保制度严格执行。

三是制度的修正和完善。

制度不是一成不变的,随着企业的不断发展,相应的制度也要不断修订和完善,以适应新形势、新任务的要求。

要按时对现行制度进行梳理评审,结合上级要求和工作实际,形成制度的“立、改、废”计划,由责任部门监督实施;针对工作中存在的漏洞和管理的薄弱环节,

应及时建立健全科学合理、具体实在、切实可行的制度;结合质量监管体系及安全标准化等工作的最新要求,不断修正制度标准,细化工作流程,加强制度间的联系和对接,形成良性机制,发挥制度的整体效能。

制度建设不够完善【3】

完善企业内部控制制度建设的对策

1.营造企业良好的内部控制环境

任何一家企业的控制活动都是存在于必要的控制环境当中。

控制环境通常是指建立、强化或者减少特定政策、程序与效率所产生影响的各类因素,一般是指那些重要的影响因素。

控制环境的优劣将直接影响到企业内部控制之贯彻与执行、企业的经营目标和整体目标的实现程度,从而加强本企业的内部控制机制。

应当注意到企业内部的控制环境之营造。

要完善企业的内部控制环境,就应当规范企业的治理结构。

规范性的企业治理结构主要应当看董事会与企业的负责人是否能够充分地发挥作用。

企业的内部控制成效主要取决于该企业员工之控制意识以及行为,而企业管理层内部控制所具有的自觉意识与行为十分重要。

就理论而言,内部控制自身就具有局限性,其中关键在于企业主要负责人的控制是否随意,或者是否会相互串通,从而搞出内部人控制。

所以,提高企业主要负责人自觉地执行内部控制之意识变得十分重要。

要建立起更加合理的组织机构,明确相关管理职能与关系,从而为每一个组织的内部划分责任权限明确实施办法。

企业内部的组织和管理机构主要有股东会或者股东代表大会、董事会、经理层及监事会。

股东会一般是从资产所有者的角度实施重大决策的,通过监督经营者,能够有效防止企业资产的流失,以促进资产的增值与保值。

在所有权和经营权分离之时,经营管理机构和股东会的责任是不一样的,有利于经营管理岗位上的人员选拔,并自主地开展经营与管理。

董事会与经营管理部门之分设,有利于企业进行科学化管理与经营。

2.设置富有成效的内部控制活动

针对企业人员的内部控制活动,具体包括以下内容:一是职责分离。

职责分离可以说是现代企业进行内部控制的主要要求,而企业的交易或者事项均应严格地依照不相容职务彼此分离之原则,科学规范地划分各种职责权限,从而形成彼此制衡之机制。

二是工作流程。

要确定各个岗位的具体职责,让每一位员工的工作均能自动地检查另一位员工或者更多人的工作过程,以实现相互牵制之目的。

为了真正实现以上目标,应当对每一个岗位设计采用工作流程图之办法,在工作流程图当中,应当明确地规定每一个员工应当做些什么,怎么去做,什么时候去做和怎么正确地进行工作等等。

工作流程图设计之目的应实现让管理的过程更加标准化,也就是要能实现让不同的员工都依据工作流程图去开展相同的工作,并能得到一样的工作结果。

三是票据和记录控制。

票据可以说是证明交易发生之证据。

应当实行票据保管、收款和会计记录人员之岗位分离:对全部票据开展预先编号,全部作废票据都应妥善地保存,对于已使用的票据主要是由会计人员开展定期消号,

并及时和票据保管人员加以核对,从而防止交易漏记或者出现重复记录等现象,以保障全部收入与结算款项均能及时和准确地入账。

四是资产接触和记录使用。

资产接触和记录使用一般是指限制接近资产与接近重要的记录,从而保障资产与记录之安全。

保护资产与记录安全所具有的重要措施是运用实物与技术保护措施。

例如,把存货存入仓库从而防止偷盗,仓库主要是由胜任的员工来管理的,还能减少存货之残损。

对于凭证与记录实施实物安全保护,从而能够有效地降低因为凭证与记录出现丢失而重新建立所需要的支付成本。

在应用电算化核算的状况下,每一个岗位均只能应用自身所设置的密码接触由自身所负责的数据,而复核岗位只能开展数据查询与复核,而并不具备修改已形成数据记录之权力。

五是绩效考评。

为实现一定的工作目标,应当进行更有成效的激励与奖惩机制,从而能够激励各位员工参与到企业的管理与控制的主动性。

企业各个部门可以通过定期进行绩效考评会议的方式,作为对其工作目标最后完成情况进行事后控制,不但能够总结一定时期内的工作成果,而且也是一个发现问题与改进工作之过程。

运用绩效考评,并配合相关的奖惩措施,并将各部门之目标和个人的工作目标进行紧密地结合,而部门之工作目标也能够通过个人工作目标之达成而实现。

3.强化内部审计以提高内控制度的执行力

在企业各层级的员工当中,从企业内部财务控制来说,内部审计人员一般都具有十分重要而且又极为特殊的地位,内部审计不仅是企业内部控制的重要内容之一,也是监督内部控制其他环节当中的重要力量。

在企业的经营管理过程当中,内部审计人员一般都被赋予了全新的职责与使命。

所以,企业审计部门之作用不但要监督本企业的内部控制是否真正被执行,而且还应当帮助企业去进行控制环境之建设,从而成为内部控制过程中设计之顾问,建议企业管理层建立起一种健康而积极的公司文化,让员工们能够自觉地将办事准确与职业道德放置于第一位。

企业总部应当建立起审计部门,直接接受企业董事会的领导,而且二级公司也应当建立起审计部门,并做到和财务部门平级,从而确保审计具有独立性,而各审计部门的主要职责是对下一级单位实施审计,并对本级公司负责。

4.提高内部控制人员的综合素质

提高内控人员的综合素质是企业内部控制机制得以合理运行之前提条件。

为此,一是要真正改变当前会计人员的年龄结构与知识结构,从而引进与招聘所需的高校财经专业大学生。

他们不仅知识水平比较高,而且观念比较新,能够快速接受新事物,从而能够为企业带来更新的观念与思想,从而有利于各项新制度之制定与落实。

二是要强化专业会计人员的方针政策教育、法制法规教育和会计职业道德教育等,从而提高财务管理人员的纪律性,让其能够具有更为强烈的责任感。

在履行职责的过程中应当遵纪守法,不管什么情况都不能丧失应有的原则。

三是要强化对于专业会计人员的业务教育,要坚持定期开展培训,定期进行考核,进行严格的上岗证管理,从而提高会计人员的业务知识与素质。

与此同时,会计人员还要掌握本岗位所需要的内部会计控制方面知识,并能合理地运用内部控制之方法,并实现企业之内部控制目标。

同时,对于企业内部审计人员所具有的道德教育与技能培训也不可忽视,唯有让企业内部审计人员真正地意识到自身职责所具有的重要性,从而掌握了更加科学的企业内部审计办法,内部审计才能真正地发挥对于内部控制进行监督的作用。

5.切实提高企业的风险意识

对于风险的关注程度将直接影响到企业的生存和发展等能力,并将对企业的市场竞争力产生作用。

在企业的实际经营与管理过程当中,风险管理和内部控制之间的关系并非是一成不变的。

在制定战略这一阶段,内部控制主要是服务于风险管理之需求:而到了战略实施这一阶段之后,风险管理主要就体现在内部控制之过程。

不管以上两者之间的关系怎么样,对于风险进行积极管理依然是实施内部控制之大势所趋。

当前,我国的内部会计控制规范主要是依据业务项目分别加以制定的,对于风险评估与风险管理之要求一般都是分散在贯穿于各个规范当中的。

在今后对于规范的制定和修订之时,应当不断加强对于风险因素的重视程度,从而督促各家企业真正地建立起风险意识。

要围绕着各个风险控制点,建立起富有成效的企业风险管理机制,并通过对风险进行预警、识别、评估、分析与报告等各种措施,对于财务风险与经营风险开展全面性防范与控制。